* Yêu cầu đề ra
Theo tinh thần Quyết định số 1598/BVHT ngày 07/05/2007 của Bộ văn hóa Thông tin (nay là Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch) hƣớng dẫn áp dụng chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21, AACR2 trong các thƣ viện Việt Nam. nhằm thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, hiện đại hóa tiến tới hội nhập, liên thông trong nƣớc và quốc tế. Đây là một nhiệm vụ đƣợc xác định có quá trình thực hiện lâu dài nên mỗi thƣ viện chọn lộ trình và bƣớc đi khác nhau phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế. Từ sự đầu tƣ ban đầu, trên cơ sở nắm bắt đƣợc xu hƣớng, định hƣớng phát triển thƣ viện giai đoạn 2010-2015, bám xác định hƣớng đó Thƣ viện tổ chức thực hiện việc hồi cố dữ liệu. Với tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể cán bộ thƣ viện đã hiểu rõ tầm quan trọng và hiệu quả mang lại rất lớn cho bạn đọc khi hoàn thành việc hồi cố cơ sở dữ liệu, tài liệu hoàn chỉnh. Vì thế toàn thể cán bộ thƣ viện đã và đang tích cực thực hiện một
cách nghiêm túc có khoa học và đảm bảo đúng chuẩn nghiệp vụ thƣ viện để hoàn thành hồi cố trong thời gian nhanh nhất đƣa vào phục vụ bạn đọc.
Phòng nghiệp vụ căn cứ vào chuẩn nghiệp vụ thƣ viện, lập phƣơng án qui trình thực hiện và đề ra một số qui định chung cùng nhau thảo luận và thống nhất, tham mƣu cho lãnh đạo thƣ viện đƣa vào thực hiện hồi cố toàn bộ CSDL biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol và đăng ký lại tài liệu trong các kho.
Loại tài liệu Số biểu ghi/ số bản sách
2009 2010 2011 2012 2013
Sách các loại 3980/32371 275/1251 153 89 0
Bảng 2.6. Bảng số liệu xử lý hồi cố tài liệu 2.2.4. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
Sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cùng nhau phát triển, nhiều khi chúng không thể tách rời nhau để hƣớng tới mục đích cao nhất là đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin. Thƣ viện trƣờng Cao đẳng công thƣơng TP.HCM đã và đang xây dựng và phát triển một số sản phẩm cơ bản cần thiết để đáp ứng nhu cầu tự học, tự nghiên cứu trong giai đoạn đổi mới phƣơng thức đào tạo của nhà trƣờng. Bên cạnh đó, với nhiều nguyên nhân khách quan cũng nhƣ chủ quan mà hiện nay một số sản phẩm cũng không thật sự hiệu quả cần phải đƣợc đầu tƣ công sức và tài chính để các sản phẩm này thật sự hỗ trợ đắc lực cho việc tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của thƣ viện.
2.2.4.1. Sản phẩm thông tin thư viện
Danh mục giới thiệu sách mới: danh mục giới thiệu tổng quát cho bạn đọc các tên sách mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện theo từng tháng
Danh mục tài liệu theo môn học: danh mục này cho biết các giáo trình chính, tài liệu tham khảo cho từng môn học hiện có tại thƣ viện hay không? Số lƣợng?
CSDL tra cứu Opac: sử dụng phần mềm Libol 6.0. Phần mềm này hỗ trợ các chuẩn biên mục quốc tế: AACR2, MARC 21, Dewey, … thƣ viện đã xử lý đƣợc 5.658 biểu ghi/ 72.463 đầu sách của toàn bộ tài liệu trong thƣ viện. Với việc xây dựng CSDL trên phần mềm này giúp bạn đọc trong trƣờng và ngoài trƣờng có thể tra cứu và tiếp cận nguồn tài liệu trong thƣ viện nhanh chóng và hiệu quả thông qua hệ thống mạng internet.
CSDL tài liệu môn học: cũng là kết quả của quá trình xử lý thông tin của cán bộ biên mục dựa trên đề cƣơng chi tiết môn học. CSDL này rất hiệu quả trong quá trình học tập theo học chế tín chỉ. CSDL chỉ cho bạn đọc đối với ngành học nào, môn học nào có giáo trình nào, tài liệu tham khảo nào đang có trong thƣ viện , giáo trình có bao nhiêu bản , đƣợc mƣợn về hay đọc tại chỗ, có tài liệu số không ,…? Tổ chức nguồn tài liê ̣u theo hê ̣ thống môn học giúp giảng viên có hê ̣ thống thông tin phù hợp cho viê ̣c nghiên cƣ́u và phát triển, giúp sinh viên có đủ nguồn học liệu nghiên cứu , tƣ̣ ho ̣c và tham khảo trƣớc khi vào lớp , giúp thƣ viện quản lý có chất lƣợng hơn nguồn lực thông tin hiện ta ̣i và tƣơng lai.
Bộ sƣu tập tài liệu số : đƣợc phát triển trên phần mềm mã nguồn mở Dspace. Phần mềm Dspace cho phép xây dựng và khai thác các bộ sƣu tập tài liệu số. Đây là nguồn học liệu do cán bộ thƣ viện sƣu tầm đƣợc hoặc chia sẻ của giảng viên, sinh viên và các thƣ viện khác. Bạn đọc có thể đƣa tài liệu và đóng góp ý kiến cho thƣ viện trực tiếp thông qua phần mềm mã nguồn mở này. Nguồn tài liệu trong CSDL này rất có giá trị, chủ yếu là giáo trình, bài giảng của các trƣờng đại học có uy tín trong nƣớc. Vì vậy, đây là nguồn tài liệu có bản quyền nên thƣ viện chỉ cho xem và download miễn phí thông qua mạng nội bộ nhà trƣờng vào giờ hành chính. Truy cập bằng liên kết http://192.168.1.248:8080/dspace/
Website này do cán bộ thƣ viện thiết kế, trong đó giới thiệu đầy đủ các thông tin về thƣ viện, hƣớng dẫn truy cập và khai thác các nguồn tài nguyên thông tin mà thƣ viện thu thập đƣợc. Đây chính là công cụ hữu hiệu kết nối thƣ viện với bạn đọc mà không giới hạn không gian và thời gian
Sản phẩm thông tin thƣ viện Kém Trung bình
Khá Tốt
CSDL tra cứu mục lục 5,9 27,5 60 6,6
CSDL toàn văn 3,3 22,1 65,9 8,7
Website thƣ viện 4,3 29,6 58 8,1
Bảng 2.7. Bảng số liệu thống kê hiệu quả sử dụng sản phẩm TTTV
Bảng khảo sát trên cho chúng ta thấy, thƣ viện cần phải nghiên cứu đầu tƣ hoàn thiện và hƣớng dẫn đến bạn đọc nhiều hơn nữa các sản phẩm thông tin thƣ viện đạt đƣợc các tiêu chí đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng
2.2.4.2. Dịch vụ thông tin thư viện
Bên cạnh việc xây dựng và phát triển các sản phẩm, thƣ viện còn cung cấp rất nhiều các loại hình dịch vụ thông tin – thƣ viện nhằm tổ chức khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin. Chỉ cần có thẻ sinh viên, thẻ cán bộ công chức thì có thể sử dụng các loại hình dịch vụ sau:
Dịch vụ mƣợn đọc tại chỗ: đƣợc tổ chức thành hai phòng: phòng đọc sách và phòng đọc báo tạp chí – báo cáo tốt nghiệp. Hệ thống phòng đọc tƣơng đối mát mẻ, thoải mái, sức chứa khoảng 300 - 500 chỗ ngồi, hình thức kho mở giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu dễ dàng. Tài liệu trong các phòng đọc đa dạng và phong phú: giáo trình, tài liệu tham khảo, tra cứu, tài liệu giải trí, nghệ thuật, văn học,..; báo ngày, tạp chí chuyên ngành, giải trí,.. Chính sách bổ sung tài liệu mới thƣờng xuyên nên khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc là rất cao. Nhƣng hiện nay nguồn tài liệu báo cáo thực tập tốt nghiệp còn nghèo nàn cần phải đƣợc chú trọng hơn.
Dịch vụ mƣợn về nhà: với loại hình dịch vụ này bạn đọc có thể mƣợn tài liệu về nhà với thời gian quy định. Hiện nay loại hình dịch vụ này tại thƣ viện Cao đẳng Công thƣơng Tp. HCM đƣợc bạn đọc sử dụng rất đông, nhất là vào thời điểm đầu năm học và cuối năm học vì tài liệu ở đây chủ yếu là giáo trình, thời gian mƣợn tƣơng đối dài (90 ngày/ gia hạn một lần) và số lƣợng đầu sách đƣợc mƣợn cũng tƣơng đối nhiều (năm đầu sách/ sinh viên). Sắp tới, thƣ viện sẽ phát triển thêm nguồn tài liệu tham khảo để cho mƣợn về nhà.
Dịch vụ tra cứu trực tuyến: đây là dịch vụ rất hữu ích, với dịch vụ này bạn đọc có thể tra cứu các CSDL, các bộ sƣu tập, thông tin cá nhân mà không cần mất thời gian đến thƣ viện.
Dịch vụ phát hành bài giảng, giáo trình nội bộ: đây là loại dịch vụ mới đƣợc triển khai, nếu tổ chức tốt loại hình dịch vụ này sẽ tập hợp đƣợc toàn bộ nguồn tài liệu xám do giảng viên nhà trƣờng biên soạn. Bên cạnh đó, giúp sinh viên mua đƣợc tài liệu chất lƣợng, giá cả phải chăng, tạo thêm nguồn thu cho nhà trƣờng.
Dịch vụ photocopy: là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc trong trƣờng hợp bạn đọc muốn sử dụng tài liệu hoặc một số thông tin đó lâu dài.
Dịch vụ tìm kiếm thông tin theo yêu cầu: bạn đọc có thể gửi yêu cầu về chủ đề tài liệu, thông tin mà bạn muốn. Thƣ viện có thể cung cấp thông tin thô về tài liệu hoặc toàn văn. Hình thức này có thu phí tùy theo mức độ phức tạp của thông tin.
Dịch vụ cung cấp phƣơng tiện học tập: wifi, máy vi tính, máy in, phòng học nhóm, tự học, hội thảo,…
Dịch vụ triễn lãm, giới thiệu sách: là các phong trào tuyên truyền, giới thiệu sách đến bạn đọc có chủ đề về các vấn đề trong nƣớc, ngoài nƣớc nhƣ là kỉ niệm ngày giải phóng miền Nam, ngày quốc khánh, ngày sinh nhật Bác, ngày bản quyền sách thế giới 23/4, ngày thành lập Trƣờng,…
Dịch vụ thông tin thƣ viện Kém T. bình Khá Tốt
Dịch vụ đọc tại chỗ 4 18,2 63,9 13,9
Dịch vụ mƣợn về nhà 2,7 16,7 57 23,6
Dịch vụ tra cứu thông tin 4,3 28,2 55,6 11,9
Dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử 4,3 32,5 54,8 8,4
Dịch vụ in ấn, photocopy 3,7 27,9 57,8 10,6
Bảng 2.8. Bảng số liệu thống kê hiệu quả sử dụng dịch vụ TTTV
Mặc dù, một số dịch vụ mới triển khai thực hiện nhƣng cũng đƣợc rất nhiều bạn đọc đánh giá tốt nhƣ: dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử, cần phải phát huy hơn nữa.
2.2.5. Khai thác và phổ biến thông tin
2.2.5.1. Khai thác thông tin
- Đối với Thƣ viện:
Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, từng bƣớc bổ sung, nâng cấp, đổi mới trang thiết bị khai thác nguồn thông tin. Tận dụng công nghệ thông tin, Internet để tích hợp nguồn lực thông tin từ bên ngoài thƣ viện, tạo ra các liên kết để chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin với các thƣ viện trong và ngoài hệ thống. Tổ chức vận hành hệ thống trang thiết bị của thƣ viện hoạt động mạng LAN. Internet tốt để kết nối với các thƣ viện khác nhằm tăng nguồn lực thông tin.
Khai thác nguồn lực thông tin đƣợc thực hiện bởi đội ngũ cán bộ tin học và cán bộ bổ sung có trình độ chuyên môn, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu đối tƣợng phục vụ và nguồn cung cấp. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện đã hỗ trợ mở rộng, phát triển và nâng cao chất lƣợng hoạt động trong việc chọn lọc, quản lý và cung cấp các dữ liệu, tài liệu và sách báo phù hợp.
Việc xây dựng và khai thác các cơ sở dữ liệu, tài liệu trong hoạt động thƣ viện trở thành hoạt động chính trong công tác phát triển nguồn lực thông tin.
Theo xu hƣớng phát triển chung, Thƣ viện cũng đang hƣớng theo quan điểm nguồn lực thông tin của một thƣ viện không đánh giá trên số lƣợng tài liệu thƣ viện sở hữu mà tính số lƣợng theo có khả năng truy cập đƣợc.
Cán bộ thƣ viện có khả năng khai thác tốt nguồn lực thông tin ngay trong chính thƣ viện của mình và bên ngoài thƣ viện sẽ làm tốt công tác hƣớng dẫn, chỉ chỗ, giúp ngƣời dùng tin khai thác hiệu quả nhất nguồn lực thông tin mà thƣ viện hiện có và nguồn lực thông tin vƣơn tới.
- Đối với ngƣời dùng tin
Hiện nay, Thƣ viện tổ chức phục vụ tại chỗ và mƣợn về nhà có 3 kho, phòng phục vụ. Trong đó, tất cả các kho sách đều đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở. Đối với kho mở tự chọn ngƣời dùng tin trực tiếp vào kho tài liệu để tìm liệu theo yêu cầu và đƣa thủ thƣ quét theo dõi mƣợn và phục vụ.
0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Phòng đọc sách Phòng mƣợn về nhà Phòng báo tạp chí Phòng tra cứu thông tin
2.2.5.2. Phổ biến thông tin
* Tác động tin học nâng hiệu quả nguồn lực thông tin: sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông gần đây đã làm biến đổi sâu sắc đến hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện, nếu thƣ viện không ứng dụng công nghệ này sẽ trở nên lạc hậu. Các thƣ viện có thể sử dụng một số phƣơng tiện truyền thông hiện đại nhƣ websites, blog, RSS hoặc email để phổ biến nguồn lực thông tin.
Từ năm 2010, thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã dần tiếp cận, đổi mới, điện tử hóa các công đoạn trong chu trình thông tin tƣ liệu làm đa dạng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tối đa nhu cầu ngƣời dùng tin
* Tác động của cán bộ thông tin thƣ viện nâng cao hiệu quả nguồn lực thông: Ngƣời cán bộ thông tin thƣ viện ngày nay ngoài các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, cần phải có các kỹ năng mềm, kỹ năng tin học ngoại ngữ,…Nếu thiếu các kỹ năng trên: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin thì hiệu quả trong việc phổ biến thông tin sẽ thấp nhất là trong môi trƣờng giáo dục sẽ tạo cho sinh viên các nhìn tiêu cực về cán bộ thƣ viện nhƣ một số bài báo gần đây phản ảnh.
2.2.6. Mức độ đáp ƣ́ ng của nguồn lực thông tin
Trong thời đại bùng nổ thông tin, sự tác động mạnh mẽ giữa các ngành, các lĩnh vực hoạt động văn hóa, sản phẩm, dịch vụ văn hóa diễn ra hết sức gay gắt. Ngành Thƣ viện cũng không tránh khỏi quy luật chung đó. Trong bối cảnh này, để tồn tại và phát triển thì việc nâng cao chất lƣợng nguồn lực thông tin, dịch vụ cung cấp thông tin là một biện pháp hữu hiệu hơn cả. Nghiên cứu, khảo sát ý kiến này thông qua nghiên cứu mức độ sử dụng tài liệu và khả năng đáp ứng nhu cầu và đặc tính của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện để xác định và sau đó đánh giá các thành phần của chất lƣợng nguồn lực thông tin, dịch vụ phổ biến thông tin trong thƣ viện. Đồng thời, tìm hiểu mối
quan hệ giữa thƣ viện và sự hài lòng của ngƣời dùng tin. Qua đó, giúp cho thƣ viện nhận thức rõ hơn về nguồn lực thông tin và đề xuất các giải pháp nâng cao nguồn lực thông tin để thỏa mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin.
2.2.6.1. Mức độ sử dụng loại hình tài liệu
Mức độ sử dụng loại hình tài liệu Thƣ viện qua ý kiến bạn (tính theo tỉ lệ 100%) thể hiện ở bảng dƣới đây:
Loại hình
tài liệu Kém Trung bình Khá Tốt
Giáo trình 3,5% 19,6% 63,7% 13,2%
Tài liệu tham khảo 4,5% 21,7% 65% 8,8%
Luận văn, khóa luận, BCTN 3,7% 19,6% 63,7% 13,2% Từ điển bách khoa 4,5% 36,9% 50% 8,6% Văn học, giải trí, kỹ năng sống 3,2% 25,6% 58% 13,2% Báo, tạp chí 5,3% 29,1% 56,2% 9,4% Khác 3,7% 38,2% 51,9% 6,2%
Tài liệu điện tử 5,1% 32% 53,8% 9,1%
Bảng 2.10. Tỷ lệ sử dụng tài liệu theo loại hình (%)
Qua biểu đồ trên cho thấy các loại hình tài liệu mà ngƣời dùng tin sử dụng trên 50% đƣợc đánh giá tốt nhất là loại tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo trên 63%. Tỉ lệ từ 3%- 5% các bạn đọc cho rằng các loại hình tài liệu của thƣ viện là kém, chiếm tỉ lệ cao số ngƣời dùng tin cho rằng kém là loại hình tài liệu điện tử, báo, tạp chí. Có thể do nhiều nguyên nhân nhƣ: công tác tuyên truyền, giới thiệu còn yếu, trang web hoạt động không ổn định, khó khăn cho việc truy cập sử dụng, việc di dời phòng đọc báo tạp chí cũng có thể
là nguyên nhân của kết quả trên. Mặt khác loại hình tài liệu mới xây dựng nên