*Công tác đăng ký
Đăng ký tài liệu là quá trình kê khai vốn tài liệu vào thƣ viện. Nhằm mục đích kiểm kê, theo dõi thông kê, báo cáo và quản lý tốt tài sản của thƣ viện, đăng ký để nắm hiện trạng của tài liệu từ đó lên kế hoạch bổ sung phù hợp, đầy đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin. Trƣớc năm 2008 (chƣa áp dụng phần mềm Libol) Thƣ viện tổ chức đăng ký tài liê ̣u theo 2 hình thức sau:
* Đăng ký tổng quát
Đƣợc tiến hành sau khi làm xong thủ tụ c tiếp nhâ ̣n tài liê ̣u. đăng ký tổng quát là đăng ký theo từng đợt sách nhập vào thƣ viện theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát. Đăng ký tổng quát giúp thƣ viện nắm đƣợc những thông tin :
- Tổng số tài liệu có trong thƣ viện vào từng thời điểm nhất định. - Tổng số tiền bổ sung tài liệu về thƣ viện.
- Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân của sách xuất kho. - Số lƣợng tài liệu có trong kho.
* Đăng ký cá biệt
Là đăng ký cho tƣ̀ng bản sách, các vật mang tin khác (mỗi bản sách là một số đăng ký) để nhập vào thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t đƣợc phải thống nhất cho tất cả các kho của thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t chính là sổ quản lý tài
- Quá trình bổ sung tài liệu của thƣ viê ̣n, số lƣợng, loại hình tài liệu… - Thông tin về giá tiề n của từng cuốn sách để căn cứ vào đó mà tính toán khi bạn đọc làm mất sách hoặc hƣ hỏng buộc phải xử lý phạt.
- Phục vụ cho công tác kiểm kê kho tài liệu
Khi chƣa áp dụng phần mềm thƣ viện phải thực hiện thủ công nên mất rất nhiều thời gian, công sức, sai sót nhiều khó chỉnh sửa (theo qui định cán bộ không đƣợc tùy tiện sửa thông tin trên sổ đăng ký cá biệt)… Tài liệu khi hoàn thành các thủ tục bổ sung về thƣ viện cán bộ phải đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt đó là một khâu bắt buộc để quản lý tài sản.
Năm 2008 Thƣ viện đã đƣợc trang bị phần mềm Libol nên khâu đăng ký tài liệu thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian đăng ký (viết tay) vào số theo mẫu do Thƣ viện Quốc gia cung cấp mà nhập biểu ghi và đăng ký một lần trên phần mềm và in sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt và các khâu khác liên quan đƣợc giải quyết từ phần mềm Libol.