2.2.1. Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin
2.2.1.1. Chính sách bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lƣợng hoạt động Thƣ viện để thỏa mãn nhu cầu ngƣời dùng tin. Bổ sung tài liệu trong Thƣ viện là một quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và bổ sung những tài liệu phù hợp
với nhu cầu của ngƣời dùng tin, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, với chiến lƣợc phát triển của thƣ viện. Đây là hoạt động nhằm xây dựng cho Thƣ viện một bộ sƣu tập riêng biệt. Công tác bổ sung là một công việc đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và liên tục. Bộ phận làm công tác bổ sung nắm vững chủ trƣơng, mục tiêu trọng tâm hoạt động thƣ viện và hƣớng đến ngƣời dùng tin nhƣ là khách hàng của Thƣ viện.
Việc xây dựng chính sách bổ sung nguồn lực thơng tin phù hợp với quy hoạch phát triển kinh tế, phù hợp với đặc điểm các đối tƣợng ngƣời dùng tin, từng bƣớc phát triển ổn định văn hóa đọc trong cộng đồng. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM các phƣơng thức bổ sung đƣợc áp dụng nhƣ:
- Mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí của ngân sách nhà nƣớc và lệ phí
thu từ bạn đọc. Thơng thƣờng Thƣ viện bổ sung định kỳ hằng quí, chủ yếu chấm chọn, đặt tài liệu trên danh mục của các cơ quan phát hành cung cấp, ít khi đi bổ sung trực tiếp tại các nhà sách.
- Nhận biếu tặng, trao đổi: Trong hệ thống thƣ viện, từ các cơ quan tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc.
- Nhận tài liệu (theo nhƣ phƣơng thức lƣu chiểu): Đây chính là
nguồn tài liệu rất tốt làm nền tảng để phát triển nguồn lực thông tin nội sinh. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM thì phƣơng thức nhận tài liệu giống lƣu chiểu là phƣơng thức bổ sung tài liệu này cịn hạn chế vì các tài liệu giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, tập san cịn ít, chủ yếu là Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên.
- Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM chƣa có một văn bản chính thức nào qui định về việc bổ sung nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, căn cứ vào nguồn kinh phí đƣợc cấp của năm đó, Trƣởng thƣ viện giao cho bộ
phận bổ sung lập kế hoạch, xác định các loại tài liệu phù hợp với vốn sách, báo tạp chí của thƣ viện và phối hợp với yêu cầu tài liệu của giảng viên, nhu cầu thực tế của ngƣời dùng tin để cân đối bổ sung.
Chủ yếu bổ sung phân chia tƣơng đối theo các ngành nghề đào tạo và lĩnh vực liên quan. Trong đó:
+ Các văn kiện của Đảng và Nhà nƣớc về đƣờng lối, chính sách, nhiệm vụ và phƣơng hƣớng phát triển kinh tế - xã hội;
+ Giáo trình, tài liệu tham khảo phù hợp với 19 ngành nghề đào tạo, cân đối về số lƣợng bản/số lƣợng sinh viên chuyên ngành
+ Tài liệu phổ biến khoa học bao gồm sách, báo, tạp chí về khoa học, công nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học…
+ Tài liệu tra cứu: Văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nƣớc; Bách khoa toàn thƣ tổng hợp, chuyên ngành; Các loại từ điển; Sách tra cứu – chỉ dẫn,…
Ngoài ra, bổ sung thƣờng xuyên các tài liệu giáo dục nhân cách, hạt giống tâm hồn, văn học, nghệ thuật, những tài liệu liên quan đến những đợt kỷ niệm các ngày lễ lớn,…
- Loại hình tài liệu bổ sung: Sách, báo, tạp chí, các tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, các cơ sở dữ liệu trực tuyến, CD-ROM, băng đĩa,… Ngôn ngữ tài liệu cũng đƣợc chú ý bổ sung.
Nhìn chung, Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM đã chú trọng thực hiện bổ sung tài liệu với các biện pháp tích cực nhằm nâng cao năng lực nguồn tin để phục vụ ngƣời dùng tin tốt hơn đồng thời với việc thực hiện thƣờng xuyên các biện pháp nâng chất lƣợng công tác tổ chức các kho tài liệu. Công tác bổ sung nguồn lực thông tin đã đƣợc thực hiện theo phƣơng châm: đúng kế hoạch, đa dạng hình thức, tăng tài liệu tra cứu tăng phƣơng
thức phối kết hợp, vận động bạn đọc biếu, tặng sách báo qua phong trào “góp 01 quyển sách để đọc nhiều quyển”, tạo CSDL điện tử tồn văn chủ yếu là giáo trình và chọn lọc phù hợp với nhu cầu bạn đọc. Tổng số tài liệu mới bổ sung từ các phƣơng thức vận động, chia sẻ đã chiếm tỉ lệ khoảng 10% tổng số đầu tài liệu của thƣ viện.
Ngoài ra, thƣờng xuyên tìm kiếm các nguồn tài liệu biếu tặng từ các tổ chức trong và ngoài nƣớc, sử dụng các cơ sở dữ liệu miễn phí trong và ngồi nƣớc, chia sẻ các tài nguyên điện tử với các thƣ viện trƣờng có ngành nghề đào tạo gần giống.
2.2.1.2. Kinh phí bổ sung
Nhằm đảm bảo chức năng hoạt động của thƣ viện và từng bƣớc nâng chất lƣợng phục vụ bạn đọc và thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc. Căn cứ vào tình hình phát triển của thƣ viện hằng năm nguồn ngân sách thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên đƣợc cân đối nhƣ sau:
Kinh phí bổ sung cho hoạt động thông tin thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng dựa trên 2 nguồn chủ yếu đó là nguồn ngân sách nhà nƣớc và nguồn đóng góp lệ phí sử dụng của sinh viên học sinh chính quy tồn trƣờng. Qua bản thống kê trên cho thấy nguồn kinh phí bổ sung thơng tin tƣ liệu cho thƣ viện tƣơng đối tốt trong vòng 3 năm đào tạo theo học chế tín chỉ. Kinh phí bổ sung năm 2013 có giảm do yếu tố khách quan đó là một số giáo trình đặt mua xuất bản đã lâu mà chƣa tái bản lại nên trên thị trƣờng khơng cịn và một số giáo trình xuất bản nội bộ của các trƣờng đại học khác khơng xuất đƣợc hóa đơn tài chính để làm thủ tục thanh tốn.
2.2.1.3. Số lượng, thành phần nguồn lực thông tin
* Tài liệu dạng giấy
- Sách: 6,745 đầu sách/ 73,415 bản sách - Báo, tạp chí: 39 nhan đề
- Tài liệu tiếng Anh: chiếm 12% đầu sách
PHÂN LOẠI TÀI LIỆU THEO KHOA
(đầu sách/bản sách) 2010 2011 2012 2013 CN dệt, sợi, may 139/ 1647 146/ 1686 159/ 1722 164/ 1741 CN kỹ thuật cơ khí 297/ 3870 305/ 4101 323/ 4637 335/ 4886 Cơ khí động lực 50/402 60/650 79/941 81/981 CN kỹ thuật điện 202/ 2317 215/ 2418 229/ 2525 253/ 3018 Công nghệ da giày 24/ 104 24/ 104 24/ 105 24/ 105 Cơng nghệ hóa học 224/ 2212 232/ 2332 252/ 2609 253/ 2612 Kế toán 408/8484 427/10722 455/12351 474/12965
Công nghệ thông tin 489/ 2787 557/ 3748 568/ 3962 583/ 4019
Quản trị kinh doanh 815/8774 871/9868 938/11614 983/11924
Đại cƣơng 386/ 5392 408/ 6386 433/ 6573 456/ 7214
Lý luận chính trị 441/ 6808 461/ 7183 476/ 7407 485/ 7417
Ngôn ngữ 212/ 1799 222/ 1904 258/ 2063 288/ 2249
Khác 1916/ 9391 1964/ 12551 2154/ 14866 2366/ 18767
Tổng cộng 5391/ 53987 5892/ 63653 6348/ 71402 6745/ 73415
Số liệu thống kê nội dung tài liệu truyền thống 2% 6% 1% 3% 0% 3% 17% 5% 16% 9% 10% 3% 25%
Công nghệ dệt, sợi, may Cơng nghệ kỹ thuật cơ khí Cơ khí động lực
Cơng nghệ kỹ thuật điện, điện tử
Cơng nghệ da giày Cơng nghệ hóa học Kế tốn
Cơng nghệ thơng tin Quản trị kinh doanh Đại cương
Lý luận chính trị Ngơn ngữ Khác
Bảng 2.4. Biểu đồ so sánh tỉ lệ nội dung tài liệu truyền thống * Tài liệu điện tử
+ CD - ROM, DVD : 42 tên / 42 đĩa
+ CSDL toàn văn từ mạng Internet 1500 tin bài / 68,520 Kb + CDSL toàn văn 730 cuốn/ 14,567 Kb
+ CSDL mua quyền truy cập và miễn phí: tailieu.vn, Proquest - Tài liệu nội sinh. Trong đó,
+ Thƣ mục giới thiệu tài liệu mới (định kỳ hàng tháng, quí) + Thƣ mục chuyên đề sự kiện (các ngày lễ...)
Số liệu thống kê nội dung tài liệu điện tử
Cơ khí chế tạo máy 2%
Cơ khí động lực 4%
Cơng nghệ hóa học 19%
Công nghệ thông tin 2% Công nghệ da giày
3%
Công nghệ dệt may 14% Công nghệ điện, điện tử
11% Cơng nghệ điện tử viễn
thơng 0% Kế tốn 7% Tài chính ngân hàng 2% Quản trị kinh doanh
1% Khoa học cơ bản 5% Lý luận chính trị 3% Ngơn ngữ 0% CSDL LA - LV - BCTN 27% 0%
Bảng 2.5. Bảng số liệu thống kê nội dung tài liệu điện tử
Nguồn lực thông tin thƣ viện trƣờng đƣợc bổ sung dàn trãi, đồng đều, tăng trƣởng song song với sự phát triển số lƣợng ngƣời học của một số khoa nhƣ kế tốn, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, chiếm tỉ lệ 70% số lƣợng sinh viên học sinh theo học vào những năm 2010, 2011, 2012.
Năm 2013, do ảnh hƣởng của kinh tế và những cảnh báo về nguồn nhân lực về lĩnh vực kế tốn, tài chính ngân hàng nên số lƣợng sinh viên đăng ký theo học các ngành trên giảm đáng kể, gia tăng trở lại các ngành cơng nghệ, kỹ thuật. Vì vậy, diện bổ sung cũng phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu trên
Ngồi việc chú trọng bổ sung giáo trình, tài liệu tham khảo cho những ngành nghề đào tạo, thƣ viện trƣờng cũng rất chú trọng bổ sung các lĩnh vực khoa học xã hội, chính trị, tài liệu Đảng và Nhà nƣớc, kiến thức phổ thông,
kiến thức xã hội, văn hóa, văn học, giải trí, chiếm khoảng 20% tổng số tài liệu bổ sung.
Về tài liệu số, trong kế hoạch năm 2013-2014, thƣ viện sẽ tiến hành số hóa tồn bộ kho sách tăng cƣờng phục vụ trong nhà trƣờng. Tiếp tục nghiên cứu và đề xuất việc mua một số CSDL tăng cƣờng nguồn tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập.
2.2.2. Xử lý thông tin
2.2.2.1. Xử lý kỹ thuật
*Công tác đăng ký
Đăng ký tài liệu là quá trình kê khai vốn tài liệu vào thƣ viện. Nhằm mục đích kiểm kê, theo dõi thơng kê, báo cáo và quản lý tốt tài sản của thƣ viện, đăng ký để nắm hiện trạng của tài liệu từ đó lên kế hoạch bổ sung phù hợp, đầy đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin. Trƣớc năm 2008 (chƣa áp dụng phần mềm Libol) Thƣ viện tổ chức đăng ký tài liê ̣u theo 2 hình thức sau:
* Đăng ký tổng quát
Đƣợc tiến hành sau khi làm xong thủ tụ c tiếp nhâ ̣n tài liê ̣u. đăng ký tổng quát là đăng ký theo từng đợt sách nhập vào thƣ viện theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát. Đăng ký tổng quát giúp thƣ viện nắm đƣợc những thông tin :
- Tổng số tài liệu có trong thƣ viện vào từng thời điểm nhất định. - Tổng số tiền bổ sung tài liệu về thƣ viện.
- Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân của sách xuất kho. - Số lƣợng tài liệu có trong kho.
* Đăng ký cá biệt
Là đăng ký cho tƣ̀ng bản sách, các vật mang tin khác (mỗi bản sách là một số đăng ký) để nhập vào thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t đƣợc phải thống nhất cho tất cả các kho của thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t chính là sổ quản lý tài
- Quá trình bổ sung tài liệu của thƣ viê ̣n, số lƣợng, loại hình tài liệu… - Thơng tin về giá tiề n của từng cuốn sách để căn cứ vào đó mà tính tốn khi bạn đọc làm mất sách hoặc hƣ hỏng buộc phải xử lý phạt.
- Phục vụ cho công tác kiểm kê kho tài liệu
Khi chƣa áp dụng phần mềm thƣ viện phải thực hiện thủ công nên mất rất nhiều thời gian, cơng sức, sai sót nhiều khó chỉnh sửa (theo qui định cán bộ không đƣợc tùy tiện sửa thông tin trên sổ đăng ký cá biệt)… Tài liệu khi hoàn thành các thủ tục bổ sung về thƣ viện cán bộ phải đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt đó là một khâu bắt buộc để quản lý tài sản.
Năm 2008 Thƣ viện đã đƣợc trang bị phần mềm Libol nên khâu đăng ký tài liệu thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian đăng ký (viết tay) vào số theo mẫu do Thƣ viện Quốc gia cung cấp mà nhập biểu ghi và đăng ký một lần trên phần mềm và in sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt và các khâu khác liên quan đƣợc giải quyết từ phần mềm Libol.
2.2.2.2. Xử lý hình thức (Biên mục mơ tả)
*Biên mục mô tả
Biên mục mơ tả cịn đƣợc gọi là mơ tả hình thức tài liệu hoặc mơ tả thƣ mục đó là một cơng đoạn nằm trong khâu xử lý tài liệu của dây truyền thông tin tƣ liệu. Đây là công đoạn xuất hiện sau bổ sung và trƣớc lƣu trữ thơng tin nhằm khép kín dây truyền thơng tin tƣ liệu, là cơ sở để xây dựng bộ máy tra cứu, là công cụ phổ biến thơng tin cho ngƣời dùng tin giúp họ tìm đƣợc các thơng tin chính xác nhất, phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Biên mục mô tả là hình thức trình bày ngắn gọn các thơng tin đặc trƣng nhất của tài liệu lên phích hoặc worksheet, biểu ghi tuân theo các chuẩn biên mục mà Thƣ viện đang áp dụng nhằm giúp ngƣời dùng tin chƣa tiếp xúc đƣợc với tài liệu cũng nắm đƣợc nội dung và hình thức của chúng để xác định chính xác tài liệu mình đang cần tìm.
Hiện nay, Thƣ viện áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc AACR2 theo qui định chung của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. – Vụ Thƣ viện mà đứng đầu là Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Việc biên mục theo chuẩn qui tắc AACR2 khơng có gì khó đối với cán bộ Thƣ viện bởi vì trƣớc đó Thƣ viện đang áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc mô tả quốc tế ISBD, nên khi chuyển sang áp dụng qui tắc chuẩn AACR2 thì chỉ thay đổi chút ít.
Điểm mới khác với các qui tắc trƣớc đây, là nhấn mạnh đến sự ƣu tiên lấy các thông tin trên trang nhan đề để đƣa vào mô tả. Các thơng tin trong lời nói đầu, lời giới thiệu và trong chính văn chỉ sử dụng đến khi trang nhan đề khơng có hay nói khơng rõ AACR chú trọng lập tiêu đề theo các loại tên ngƣời (tác giả chính, phụ và những ngƣời khác tham gia xây dựng tác phẩm, nhân vật), hơn là thể loại.
Khác với cách bố cục của các qui tắc biên mục trƣớc đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trƣớc các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tƣƣơng lai tại phần lớn các thƣ viện và cơ quan thƣ mục. Ngồi ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mơ tả sách và các loại hình tƣ liệu khác trong cùng một thƣ mục.
Trong các qui định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập), AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức của bản mơ tả chính và bản mơ tả phụ và tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thƣ mục đầy đủ.
Một thay đổi lớn nữa là trong khi chọn mơ tả chính, ngƣời ta khơng sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm "tác giả tập thể" mà chỉ qui định một số trƣờng hợp mà thơi, cịn các trƣờng hợp khác đƣợc chuyển sang mô tả bổ sung, nếu cần.
Trong các qui tắc mô tả theo ISBD, ở vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, số lƣợng các tác giả đƣợc qui định ghi nhƣ sau: Nếu có từ 4 tác giả trở
xuống, thì ghi họ tên của tất cả các tác giả ấy; Nếu có từ 5 tác giả trở lên thì