Báo tạp chí đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở bạn đọc đến đọc báo, tạp chí có thể lựa chọn theo nhu cầu của mình. Đối với bạn đọc đọc báo, tạp chí lƣu thì phải có phiếu yêu cầu qua thủ thƣ.
2.2.3.3. Kho mượn, Phòng mượn tự chọn
Kho sách phòng mƣợn tự chọn tính đến 2012 có 5,065 tên/67,632 bản với nhiều giáo trình đƣợc bổ sung bám sát đề cƣơng chi tiết môn học thuộc 19 ngành nghề đang đƣợc đào tạo tại trƣờng, đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở.
Năm 2009, phòng đọc, mƣợn Thƣ viện máy quét mã vạch, nhằm giải quyết nhanh nhất nhu cầu của bạn đọc. Tháng 7/2012 Thƣ viện đã triển khai Web-Part và dịch vụ tra cứu Opac trên Internet tạo điều thuận lợi hơn cho bạn đọc bạn đọc có thể ngồi tại nhà, tại văn phòng làm việc để tra tìm kho sách của Thƣ viện và gửi yêu cầu cho thƣ viện phục vụ thông qua mạng Internet, hoặc tra cứu thông tin bạn đọc, gia hạn sách,…
2.2.3.4. Bộ phận tra cứu tìm tin và đa phương tiện
Bắt đầu đƣợc triển khai từ tháng 5/2011, bƣớc đầu trang bị 20 máy, sau đó nhu cầu của bạn đọc quá cao, tăng lên 50 máy, nhƣng hiện nay bộ phận này lúc nào cũng quá tải mặc dù nhà trƣờng đã trang bị thêm 2 đƣờng truyền cáp quang không dây phủ sóng toàn trƣờng
Số băng đĩa CD, DVD trƣớc khi thành lập phòng tra cứu tìm tin đƣợc nhập chung kho sách phòng đọc sách, sau đó tách ra cho bộ phận tra cứu tìm tin quản lý và cũng đƣợc xử lý và lƣu trữ tƣơng tự tài liệu giấy.
2.2.3.5. Bảo quản và thanh lọc nguồn lực thông tin
* Bảo quản nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin của cơ quan thƣ viện nói chung và Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM nói riêng đƣợc xây dựng từ nhều nguồn khác nhau, thu thập và tích lũy dần dần, số lƣợng vốn tài liệu ngày một tăng lên. Chính vì vậy cần đƣợc thực hiện bảo quản tài liệu. Công tác bảo quản góp phần gìn giữ nguồn thông tin đó, đảm bảo nguồn thông tin luôn trong tƣ thế sẵn sàng phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin. Và nhằm mục đích bảo quản tài liệu tốt hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẽ, trao đổi thông tin, tăng năng lực nguồn tin, bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu và tăng tuổi thọ tài liệu. Đồng thời thực hiện tốt bảo quản tài liệu góp phần tiết kiệm chi phí là vì hạn chế mất mát, hƣ hỏng tài liệu do tác động chủ quan của cán bộ thƣ viện, sự thiếu hiểu biết của bạn đọc và tác động từ môi trƣờng thiên nhiên.
Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện chƣa đƣợc tập trung và đầu tƣ đúng mức về trang thiết bị cũng nhƣ cán bộ chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn chuyên sâu về bảo quản tài liệu. Thƣ viện thực hiện bảo quản tài liệu chủ yếu bằng những hình thức tuyên truyền nhắc nhở ngƣời dùng tin về các biện pháp cơ bản cần tránh khi sử dạng tài liệu , bằng những phƣơng pháp thủ công đơn giản nhƣ: tài liệu đƣợc bao bọc bằng giấy bóng (chọn loại tài liệu có giá trị ); với những tài liê ̣u hƣ hỏng nhe ̣ nhƣ : long gáy, rách trang…, thì thƣ viện trực tiếp giao cho cán bô ̣ để bảo quản , sƣ̉a chƣ̃a, nhƣ̃ng tài liê ̣u nào hƣ hỏng nă ̣ng hoặc các loại báo, tạp chí phải đóng tập thì thuê bên ngoài bảo quản, sƣ̉a chƣ̃a phục hồi . Tuy nhiên công tác này không thực hiện thƣờng xuyên bởi phụ thuộc quá nhiều về kinh phí cấp hàng năm.
Trong công tác bảo quản tài liệu, theo xu hƣớng chung hiện nay của các thƣ viện tổ chức thực hiện việc chuyển dạng tài liệu nhằm mục đích bảo quản và đa dạng các hình thức phục vụ, vì vậy công tác bảo quản tài liệu truyền thống không đầu tƣ kinh phí cao.
* Thanh lọc tài liệu
Trong Nghị định số 72/2002/NĐ-CP của Thủ tƣớng Chính phủ tại chƣơng III, Điều 9 qui định: Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ của thƣ viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng, các tài liệu hƣ nát không thể phục hồi; trừ những tài liệu quý hiếm đƣợc công nhận là di sản văn hóa thì đƣợc xử lý, bảo quản theo Luật Di sản Văn hóa. Tiêu chuẩn và thủ tục thanh lọc tài liệu do Bộ Văn hóa - Thông tin phối hợp với Bộ Tài chính quy định.
Thanh lọc tài liệu nhằm nâng chất lƣợng và hiệu quả sử dụng của kho tài liệu thƣ viện. Kho tài liê ̣u thƣờng xuyên đƣợc đổi mới , tài liệu lạc hậu, hƣ hỏng không sử dụng đƣợc , thanh lý ra khỏi kho để không gian cho nhƣ̃ng tài liê ̣u mới bổ sung về. Ngoài những tài liệu bị rách nát, hƣ hỏng nặng không thể
phục hồi cần phải thanh lọc còn những tài liệu khác nhƣ lạc hậu, không còn tính thời sự…thì đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nƣớc về kinh tế, khoa học – văn hóa và xã hội, có tinh thần trách nhiệm cao, kiến thức, trình độ đánh giá chính xác nội dung tài liệu, giá trị của từng tài liệu có thật sự là không còn phù hợp để đề nghị thanh lọc.
Việc thanh lọc tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc, qui định về quản lý tài sản, khi tiến hành thanh lọc tài liệu ra khỏi thƣ viê ̣n phải thực hiện đúng qui trình thủ tục theo qui định trình giám đốc quyết định thanh lọc.
Đối vối Thƣ viện tổ chức tổng kiểm kê, thanh lọc tài liệu đi ̣nh kỳ 1 năm một lần. Công tác thanh lọc tài liệu tài liệu rách, vàng ố, tài liệu quá lâu không có ngƣời sử dụng.
2.2.3.6. Xử lý hồi cố nguồn lực thông tin
* Yêu cầu đề ra
Theo tinh thần Quyết định số 1598/BVHT ngày 07/05/2007 của Bộ văn hóa Thông tin (nay là Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch) hƣớng dẫn áp dụng chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21, AACR2 trong các thƣ viện Việt Nam. nhằm thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, hiện đại hóa tiến tới hội nhập, liên thông trong nƣớc và quốc tế. Đây là một nhiệm vụ đƣợc xác định có quá trình thực hiện lâu dài nên mỗi thƣ viện chọn lộ trình và bƣớc đi khác nhau phù hợp với năng lực và điều kiện thực tế. Từ sự đầu tƣ ban đầu, trên cơ sở nắm bắt đƣợc xu hƣớng, định hƣớng phát triển thƣ viện giai đoạn 2010-2015, bám xác định hƣớng đó Thƣ viện tổ chức thực hiện việc hồi cố dữ liệu. Với tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể cán bộ thƣ viện đã hiểu rõ tầm quan trọng và hiệu quả mang lại rất lớn cho bạn đọc khi hoàn thành việc hồi cố cơ sở dữ liệu, tài liệu hoàn chỉnh. Vì thế toàn thể cán bộ thƣ viện đã và đang tích cực thực hiện một
cách nghiêm túc có khoa học và đảm bảo đúng chuẩn nghiệp vụ thƣ viện để hoàn thành hồi cố trong thời gian nhanh nhất đƣa vào phục vụ bạn đọc.
Phòng nghiệp vụ căn cứ vào chuẩn nghiệp vụ thƣ viện, lập phƣơng án qui trình thực hiện và đề ra một số qui định chung cùng nhau thảo luận và thống nhất, tham mƣu cho lãnh đạo thƣ viện đƣa vào thực hiện hồi cố toàn bộ CSDL biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol và đăng ký lại tài liệu trong các kho.
Loại tài liệu Số biểu ghi/ số bản sách
2009 2010 2011 2012 2013
Sách các loại 3980/32371 275/1251 153 89 0
Bảng 2.6. Bảng số liệu xử lý hồi cố tài liệu 2.2.4. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
Sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cùng nhau phát triển, nhiều khi chúng không thể tách rời nhau để hƣớng tới mục đích cao nhất là đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm và khai thác thông tin. Thƣ viện trƣờng Cao đẳng công thƣơng TP.HCM đã và đang xây dựng và phát triển một số sản phẩm cơ bản cần thiết để đáp ứng nhu cầu tự học, tự nghiên cứu trong giai đoạn đổi mới phƣơng thức đào tạo của nhà trƣờng. Bên cạnh đó, với nhiều nguyên nhân khách quan cũng nhƣ chủ quan mà hiện nay một số sản phẩm cũng không thật sự hiệu quả cần phải đƣợc đầu tƣ công sức và tài chính để các sản phẩm này thật sự hỗ trợ đắc lực cho việc tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của thƣ viện.
2.2.4.1. Sản phẩm thông tin thư viện
Danh mục giới thiệu sách mới: danh mục giới thiệu tổng quát cho bạn đọc các tên sách mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện theo từng tháng
Danh mục tài liệu theo môn học: danh mục này cho biết các giáo trình chính, tài liệu tham khảo cho từng môn học hiện có tại thƣ viện hay không? Số lƣợng?
CSDL tra cứu Opac: sử dụng phần mềm Libol 6.0. Phần mềm này hỗ trợ các chuẩn biên mục quốc tế: AACR2, MARC 21, Dewey, … thƣ viện đã xử lý đƣợc 5.658 biểu ghi/ 72.463 đầu sách của toàn bộ tài liệu trong thƣ viện. Với việc xây dựng CSDL trên phần mềm này giúp bạn đọc trong trƣờng và ngoài trƣờng có thể tra cứu và tiếp cận nguồn tài liệu trong thƣ viện nhanh chóng và hiệu quả thông qua hệ thống mạng internet.
CSDL tài liệu môn học: cũng là kết quả của quá trình xử lý thông tin của cán bộ biên mục dựa trên đề cƣơng chi tiết môn học. CSDL này rất hiệu quả trong quá trình học tập theo học chế tín chỉ. CSDL chỉ cho bạn đọc đối với ngành học nào, môn học nào có giáo trình nào, tài liệu tham khảo nào đang có trong thƣ viện , giáo trình có bao nhiêu bản , đƣợc mƣợn về hay đọc tại chỗ, có tài liệu số không ,…? Tổ chức nguồn tài liê ̣u theo hê ̣ thống môn học giúp giảng viên có hê ̣ thống thông tin phù hợp cho viê ̣c nghiên cƣ́u và phát triển, giúp sinh viên có đủ nguồn học liệu nghiên cứu , tƣ̣ ho ̣c và tham khảo trƣớc khi vào lớp , giúp thƣ viện quản lý có chất lƣợng hơn nguồn lực thông tin hiện ta ̣i và tƣơng lai.
Bộ sƣu tập tài liệu số : đƣợc phát triển trên phần mềm mã nguồn mở Dspace. Phần mềm Dspace cho phép xây dựng và khai thác các bộ sƣu tập tài liệu số. Đây là nguồn học liệu do cán bộ thƣ viện sƣu tầm đƣợc hoặc chia sẻ của giảng viên, sinh viên và các thƣ viện khác. Bạn đọc có thể đƣa tài liệu và đóng góp ý kiến cho thƣ viện trực tiếp thông qua phần mềm mã nguồn mở này. Nguồn tài liệu trong CSDL này rất có giá trị, chủ yếu là giáo trình, bài giảng của các trƣờng đại học có uy tín trong nƣớc. Vì vậy, đây là nguồn tài liệu có bản quyền nên thƣ viện chỉ cho xem và download miễn phí thông qua mạng nội bộ nhà trƣờng vào giờ hành chính. Truy cập bằng liên kết http://192.168.1.248:8080/dspace/
Website này do cán bộ thƣ viện thiết kế, trong đó giới thiệu đầy đủ các thông tin về thƣ viện, hƣớng dẫn truy cập và khai thác các nguồn tài nguyên thông tin mà thƣ viện thu thập đƣợc. Đây chính là công cụ hữu hiệu kết nối thƣ viện với bạn đọc mà không giới hạn không gian và thời gian
Sản phẩm thông tin thƣ viện Kém Trung bình
Khá Tốt
CSDL tra cứu mục lục 5,9 27,5 60 6,6
CSDL toàn văn 3,3 22,1 65,9 8,7
Website thƣ viện 4,3 29,6 58 8,1
Bảng 2.7. Bảng số liệu thống kê hiệu quả sử dụng sản phẩm TTTV
Bảng khảo sát trên cho chúng ta thấy, thƣ viện cần phải nghiên cứu đầu tƣ hoàn thiện và hƣớng dẫn đến bạn đọc nhiều hơn nữa các sản phẩm thông tin thƣ viện đạt đƣợc các tiêu chí đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng
2.2.4.2. Dịch vụ thông tin thư viện
Bên cạnh việc xây dựng và phát triển các sản phẩm, thƣ viện còn cung cấp rất nhiều các loại hình dịch vụ thông tin – thƣ viện nhằm tổ chức khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin. Chỉ cần có thẻ sinh viên, thẻ cán bộ công chức thì có thể sử dụng các loại hình dịch vụ sau:
Dịch vụ mƣợn đọc tại chỗ: đƣợc tổ chức thành hai phòng: phòng đọc sách và phòng đọc báo tạp chí – báo cáo tốt nghiệp. Hệ thống phòng đọc tƣơng đối mát mẻ, thoải mái, sức chứa khoảng 300 - 500 chỗ ngồi, hình thức kho mở giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu dễ dàng. Tài liệu trong các phòng đọc đa dạng và phong phú: giáo trình, tài liệu tham khảo, tra cứu, tài liệu giải trí, nghệ thuật, văn học,..; báo ngày, tạp chí chuyên ngành, giải trí,.. Chính sách bổ sung tài liệu mới thƣờng xuyên nên khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc là rất cao. Nhƣng hiện nay nguồn tài liệu báo cáo thực tập tốt nghiệp còn nghèo nàn cần phải đƣợc chú trọng hơn.
Dịch vụ mƣợn về nhà: với loại hình dịch vụ này bạn đọc có thể mƣợn tài liệu về nhà với thời gian quy định. Hiện nay loại hình dịch vụ này tại thƣ viện Cao đẳng Công thƣơng Tp. HCM đƣợc bạn đọc sử dụng rất đông, nhất là vào thời điểm đầu năm học và cuối năm học vì tài liệu ở đây chủ yếu là giáo trình, thời gian mƣợn tƣơng đối dài (90 ngày/ gia hạn một lần) và số lƣợng đầu sách đƣợc mƣợn cũng tƣơng đối nhiều (năm đầu sách/ sinh viên). Sắp tới, thƣ viện sẽ phát triển thêm nguồn tài liệu tham khảo để cho mƣợn về nhà.
Dịch vụ tra cứu trực tuyến: đây là dịch vụ rất hữu ích, với dịch vụ này bạn đọc có thể tra cứu các CSDL, các bộ sƣu tập, thông tin cá nhân mà không cần mất thời gian đến thƣ viện.
Dịch vụ phát hành bài giảng, giáo trình nội bộ: đây là loại dịch vụ mới đƣợc triển khai, nếu tổ chức tốt loại hình dịch vụ này sẽ tập hợp đƣợc toàn bộ nguồn tài liệu xám do giảng viên nhà trƣờng biên soạn. Bên cạnh đó, giúp sinh viên mua đƣợc tài liệu chất lƣợng, giá cả phải chăng, tạo thêm nguồn thu cho nhà trƣờng.
Dịch vụ photocopy: là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc trong trƣờng hợp bạn đọc muốn sử dụng tài liệu hoặc một số thông tin đó lâu dài.
Dịch vụ tìm kiếm thông tin theo yêu cầu: bạn đọc có thể gửi yêu cầu về chủ đề tài liệu, thông tin mà bạn muốn. Thƣ viện có thể cung cấp thông tin thô về tài liệu hoặc toàn văn. Hình thức này có thu phí tùy theo mức độ phức tạp của thông tin.
Dịch vụ cung cấp phƣơng tiện học tập: wifi, máy vi tính, máy in, phòng học nhóm, tự học, hội thảo,…
Dịch vụ triễn lãm, giới thiệu sách: là các phong trào tuyên truyền, giới thiệu sách đến bạn đọc có chủ đề về các vấn đề trong nƣớc, ngoài nƣớc nhƣ là kỉ niệm ngày giải phóng miền Nam, ngày quốc khánh, ngày sinh nhật Bác, ngày bản quyền sách thế giới 23/4, ngày thành lập Trƣờng,…
Dịch vụ thông tin thƣ viện Kém T. bình Khá Tốt
Dịch vụ đọc tại chỗ 4 18,2 63,9 13,9
Dịch vụ mƣợn về nhà 2,7 16,7 57 23,6
Dịch vụ tra cứu thông tin 4,3 28,2 55,6 11,9
Dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử 4,3 32,5 54,8 8,4
Dịch vụ in ấn, photocopy 3,7 27,9 57,8 10,6
Bảng 2.8. Bảng số liệu thống kê hiệu quả sử dụng dịch vụ TTTV
Mặc dù, một số dịch vụ mới triển khai thực hiện nhƣng cũng đƣợc rất nhiều bạn đọc đánh giá tốt nhƣ: dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ cung cấp tài liệu điện tử, cần phải phát huy hơn nữa.
2.2.5. Khai thác và phổ biến thông tin
2.2.5.1. Khai thác thông tin
- Đối với Thƣ viện:
Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, từng bƣớc bổ sung, nâng cấp, đổi mới trang thiết bị khai thác nguồn thông tin. Tận dụng công nghệ thông