Phòng Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển nhà trƣờng, từ những năm 1976 – 2003, thƣ viện Trƣờng với biên chế một ngƣời, là đơn vị trực thuộc Phòng đào tạo. Năm 2004, tách khỏi Phòng Đạo tạo trở thành tổ Thƣ viện trực thuộc Ban Giám Hiệu, nhân sự vào thời điểm này là 05 CB-CNV. Năm 2009, Thành lập Phòng Thông tin Thƣ viện và có số lƣợng nhân sự tăng theo từng năm đến nay là 10 CB-CNV, trong đó 01 trƣởng phòng và 01 tổ trƣởng chuyên môn.
Mục đích của công tác tổ chức thƣ viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp, đảm bảo cho việc sử dụng, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin và các nguồn lực khác một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Hoạt động tổ chức nhân sự trong thƣ viện - cơ quan thông tin: phân bổ nhân viên giữa các phòng ban phù hợp với năng lực mỗi ngƣời. Hoạt động thu hút, phân bổ các nguồn tài nguyên trong thƣ viện, cơ quan thông tin nhằm phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động nghiên cứu khoa học về lĩnh vực thƣ viện thông tin. Thông qua hoạt động nghiên cứu này nhằm phục vụ sự phát triển của ngành trong tƣơng lai…Tóm lại, muốn đạt đƣợc hiệu quả nhƣ trên thì cơ cấu vận hành đó phải gọn nhẹ, không đƣợc cồng kềnh.
Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM cũng đã bƣớc đầu cơ cấu và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng chức danh theo sơ đồ sau:
Bảng 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Thƣ viện Trƣờng
* 01 Trƣởng phòng: kiêm tổ trƣởng nghiệp vụ: nhiệm vụ quản lý chung * 01 Tổ trƣởng tổ công tác bạn đọc: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho thƣ viện, đề xuất đổi mới công tác phục vụ, bổ sung, báo cáo, thống kê báo cáo công tác thƣ viện
* 02 Nhân viên tổ kỹ thuật nghiệp vụ: xử lý hình thức, nội dung tài liệu, xây dựng website thƣ viện
* 06 Nhân viên tổ công tác bạn đọc: quản lý mƣợn trả tài liệu phòng đọc tại chỗ, phòng đọc tạp chí, phòng mƣợn sách, phòng tra cứu thông tin