1.3. Khái quát về Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Thành phố
1.3.3.2. Nguồn lực thông tin điện tử
+ 730 nhan đề
+ Đĩa CD ROM: 120 nhan đề
+ CSDL thƣ mục, toàn văn: OPAC, Dspace, + CSDL miễn phí: Tailieu.vn, Ebook, Proquest
Với hơn 20 ngành nghề đang đƣợc đào tạo tại trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM thuộc nhiều lĩnh vực khoa học nhƣ: khoa học xã hội, kinh tế, công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật: điện, điện tử, tự động hóa, nhiệt lạnh, cơ khí,… và một số ngành kỹ thuật cơng nghiệp nhẹ: dệt, sợi, may, da giày. Số lƣợng sinh viên theo học những năm 2010, 2011, 2012 gia tăng đột biết ở các ngành kế tốn, quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng . Chính vì vậy, về mặt nội dung tài liệu cần chú trọng bổ sung tài liệu các lĩnh vực trên, về loại hình tài liệu bổ sung cả hai dạng truyền thống cũng nhƣ điện tử . Tài liệu điện tử các lĩnh vực này trên thị trƣờng cịn ít, chủ yếu là tài liệu nƣớc ngoài trong khi ngƣời dùng tin của thƣ viện chuộng sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt.
1.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật
Trụ sở Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Tp.HCM tại địa chỉ: Số 20, đƣờng Tăng Nhơn Phú, phƣờng Phƣớc Long B, quận 9, Tp.HCM, vị trí rất thuận lợi ngay đối diện cổng chính nhà trƣờng, khn viên sử dụng có diện tích: 1.000 m2
sát với khu giảng đƣờng. Trong đó, các phịng phục vụ chiếm 50% diện tích sử dụng, các kho tài liệu chiếm trên 40% diện tích sử dụng, cịn lại l0% là chỗ làm việc cho cán bộ và nhân viên, máy móc thiết bị.
* Trang thiết bị: bao gồm:
+ Máy chủ (Server) 01 cái
+ Máy vi tính để bàn 60 cái (50 máy phục vụ tìm tin)
+ Router 02 cái
+ Swith (HUB) 04 cái
+ Đầu đọc mã vạch 05 cái
+ Máy in các loại 02 cái + Máy in thẻ nhựa 01 cái
+ Photocopy 01 cái
+ Scan 02 cái
+ Máy hút bụi 01 cái
+ Máy ép thẻ 01 cái
+ Máy điều hòa nhiệt độ 12 cái
- Giá, kệ sách 120 cái
- Các loại tủ trƣng bày tài liệu 60 cái - Bàn, ghế cho bạn đọc… 400 cái
- Thiết chữa cháy (chủ yếu các loại bình chữa cháy) 10 bình
- Hệ thống mạng LAN và Internet, Wifi không dây với đƣờng truyền cáp quang tốc độ cao
* Kinh phí hoạt động
Đƣợc sự quan tâm trực tiếp của Ban giám hiệu tạo điều kiện thuận lợi hơn về kinh phí so với các đơn vị khác đã tác động tích cực trực tiếp đến các mặt hoạt động của Thƣ viện.
Nguồn kinh phí hoạt động của Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM chủ yếu do hai nguồn thu là nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp và một phần thu phí của sinh viên
Bảng 1.5. Bảng số liệu kinh phí hoạt động
Mặc dù kinh phí đầu tƣ trong năm 2013 có giảm so với năm 2012 nhƣng hiệu quả tổ chức quản lý và hoạt động thông tin thƣ viện cũng khơng vì thế mà sa sút bởi vì: một số trang thiết bị đã đƣợc đầu tƣ những năm trƣớc vẫn còn sử dụng tốt nhƣ máy chủ , máy vi tính, máy in, phần mềm quản lý, kệ sách, bàn ghế,…Nguồn sách bổ sung đã tƣơng đối đầy đủ, một số sách cũ chƣa tái bản nên khơng mua đƣợc. Vì vậy, khi nhìn vào bảng số liệu, ta thấy kinh phí hoạt động thƣ viện năm 2013 có giảm đi đáng kể.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trên cơ sở lý luận thực tiễn về tổ chức quản lý và hoạt động nói chung, tổ chức quản lý và hoạt động thơng tin thƣ viện nói riêng, nhận thức rõ bƣớc đi quan trọng đầu tiên trong lộ trình đổi mới giáo dục để hội nhập ở nƣớc ta là thay đổi phƣơng thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ. Theo đó, Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã cùng nhiều trƣờng đại học ở nƣớc ta đã bắt đầu triển khai đào tạo theo hƣớng học chế tín chỉ. Với phƣơng thức đào tạo theo học chế tín chỉ, một trong những yếu tố quan trọng về cơ sở vật chất có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng đào tạo đó là hoạt động thơng tin thƣ viện, trên cơ sở kế thừa những ƣu điểm trong hoạt động phục vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo theo niên chế, nhƣ vậy, để phát huy vai trò là một trung tâm Thông tin Thƣ viện của Nhà trƣờng, Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM ngồi việc thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải gánh vác thêm các nhiệm vụ mới. Thƣ viện phải trở thành mơi trƣờng lý tƣởng ở đó ngƣời thầy - ngƣời trị là ngƣời dùng tin chính của thƣ viện tƣơng tác với nhau nhằm nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học.
Thƣ viện cần phải nhận thức rõ về văn hóa tín chỉ để đáp ứng u cầu của học chế tín chỉ, thƣ viện cần phải làm gì để tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời thầy và ngƣời trò? Phát triển nguồn tài nguyên nhƣ thế nào để đáp ứng nguồn học liệu bắt buộc, tài liệu tham khảo cho từng môn học? xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện nào để tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin?...Vì vậy, Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng cần phải tự đánh giá về thực trạng tổ chức quản lý và hoạt động thơng tin thƣ viện của mình dựa trên những đặc điểm của Nhà trƣờng, đặc điểm của Thƣ viện nhƣ đã đƣợc trình bày ở trên, từ đó đề xuất những biện pháp đổi mới tổ chức quản lý và hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của Nhà trƣờng.
CHƢƠNG 2
THƢ̣C TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG THƢƠNG
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Thực trạng tổ chức quản lý tại Thƣ viện Trƣờng
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Phịng Thơng tin – Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển nhà trƣờng, từ những năm 1976 – 2003, thƣ viện Trƣờng với biên chế một ngƣời, là đơn vị trực thuộc Phòng đào tạo. Năm 2004, tách khỏi Phòng Đạo tạo trở thành tổ Thƣ viện trực thuộc Ban Giám Hiệu, nhân sự vào thời điểm này là 05 CB-CNV. Năm 2009, Thành lập Phịng Thơng tin Thƣ viện và có số lƣợng nhân sự tăng theo từng năm đến nay là 10 CB-CNV, trong đó 01 trƣởng phịng và 01 tổ trƣởng chun mơn.
Mục đích của cơng tác tổ chức thƣ viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp, đảm bảo cho việc sử dụng, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin và các nguồn lực khác một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Hoạt động tổ chức nhân sự trong thƣ viện - cơ quan thơng tin: phân bổ nhân viên giữa các phịng ban phù hợp với năng lực mỗi ngƣời. Hoạt động thu hút, phân bổ các nguồn tài nguyên trong thƣ viện, cơ quan thông tin nhằm phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động nghiên cứu khoa học về lĩnh vực thƣ viện thông tin. Thông qua hoạt động nghiên cứu này nhằm phục vụ sự phát triển của ngành trong tƣơng lai…Tóm lại, muốn đạt đƣợc hiệu quả nhƣ trên thì cơ cấu vận hành đó phải gọn nhẹ, khơng đƣợc cồng kềnh.
Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM cũng đã bƣớc đầu cơ cấu và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng chức danh theo sơ đồ sau:
Bảng 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Thƣ viện Trƣờng
* 01 Trƣởng phòng: kiêm tổ trƣởng nghiệp vụ: nhiệm vụ quản lý chung * 01 Tổ trƣởng tổ cơng tác bạn đọc: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho thƣ viện, đề xuất đổi mới công tác phục vụ, bổ sung, báo cáo, thống kê báo cáo công tác thƣ viện
* 02 Nhân viên tổ kỹ thuật nghiệp vụ: xử lý hình thức, nội dung tài liệu, xây dựng website thƣ viện
* 06 Nhân viên tổ công tác bạn đọc: quản lý mƣợn trả tài liệu phịng đọc tại chỗ, phịng đọc tạp chí, phịng mƣợn sách, phịng tra cứu thơng tin
2.1.2. Năng lực đội ngũ nhân lực
Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã có bƣớc phát triển đáng kể về mọi mặt so với điểm xuất phát, trong đó đội ngũ cán bộ đã đƣợc tăng lên về số lƣợng và chất lƣợng. Lãnh đạo thƣ viện chú trọng công tác đào tạo, chuẩn hóa cán bộ: về trình độ lý luận, tổ chức quản lý, chun mơn, ngoại ngữ, tin học và các kiến thức bổ trợ khác đã đƣợc nâng lên
+ Tổng số cán bộ, công chức - viên chức: 10; trong đó nữ: 05; Đảng viên: 01; Đại học: 06; Cao đẳng: 01; Trung cấp: 02; phổ thông trung học: 01;
+ Cử nhân văn hóa: Chun ngành đại học Thơng tin Thƣ viện: 04; cao đẳng Thông tin - Thƣ viện: 01
+ Ngành khác: Đại học kế toán: 01; Đại học báo chí: 01; trung học chuyên nghiệp: 02; phổ thông trung học: 01 chuyên nghiệp: 02; phổ thơng trung học: 01
* Trình độ ngoại ngữ
01 ngƣời tốt nghiệp Đại học Anh văn tại chức 02 ngƣời trình độ A.
06 ngƣời trình độ B.
* Trình độ tin học
01ngƣời trình độ A. 05 ngƣời trình độ B.
Cán bộ biết sử dụng thành thạo máy vi tính trong cơng tác chun mơn chiếm tỷ lệ 50% trên tổng số CB-CNV. Hiện nay, hầu hết đội ngũ cán bộ chun mơn đều sử dụng thành thạo chƣơng trình quản trị thƣ viện Libol 6.0 . Điểm hạn chế của CB-CNV khơng có chun mơn thơng tin thƣ viện lại yếu về trình độ ngoại ngữ và tin học nên khi tiếp cận sử dụng máy móc chỉ dừng lại ở mức độ giải quyết công việc sự vụ, biết và xử lý công việc theo lối truyền nghề, không nắm hết về bản chất của các chƣơng trình ứng dụng.
* Về lứa tuổi và giới tính
Trong số 10 CB-CNV, có 01 cán bộ độ tuổi 54 tuổi. Còn lại tuổi từ 25- 40 tuổi, đây là độ tuổi mà hầu hết rất năng động, chịu khó học hỏi và tiếp thu. Hiện tại, thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM có tỉ lệ qn bình về giới tính: có 05 cán bộ nam và 05 cán bộ nữ.
* Về yếu tố tâm lý
Thu nhập của cán bộ thƣ viện trƣờng gần nhƣ thấp nhất so với mặt bằng thu nhập của các phòng ban khác trong Trƣờng, trong khi phải chấp hành giờ giấc làm việc một cách nghiêm túc nhất. Điều này ảnh hƣởng không nhỏ đến tâm lý của cán bộ thƣ viện.
Một số cán bộ cịn ngại khó, thụ động khi phải tiếp xúc với những kiến thức mới, tiếp quản và sử dụng các thiết bị hiện đại nhƣ máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng.
Chiếm 50% trên tổng số CB-CNV tốt nghiệp các chuyên ngành khác vì vậy họ tốn khá nhiều thời gian mới có thể tiếp cận với cơng việc mới
Một số CB-CNV nữ để cố gắng đạt đƣợc tiêu chí giỏi việc nƣớc, đảm việc nhà địi hỏi phải có sự nỗ lực rất lớn.
Mặc dù cịn có một số hạn chế nhất định, nhƣng nhìn chung CB-CNV tại Thƣ viện đã có những đóng góp đáng kể trong thời gian qua. Với lịng nhiệt tình, yêu nghề, cần cù và có trách nhiệm đối với cơng việc, đội ngũ cán bộ thƣ viện đã cơ bản đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, tự trao dồi học hỏi, ứng dụng góp phần xây dựng và phát triển thƣ viện trong giai đoạn đổi mới phƣơng thức đào tạo tín chỉ trong Nhà trƣờng
Để phát huy hơn nữa vai trò của đội ngũ CB-CNV, Cán bộ lãnh đạo thƣ viện cần phải có những biện pháp và chính sách phù hợp nhằm tiến tới xây dựng đội ngũ cán bộ của thƣ viện mạnh cả về số lƣợng và chất lƣợng.
2.2. Thực trạng hoạt động thông tin thƣ viện Trƣờng
2.2.1. Xây dựng và phát triển nguồn lực thơng tin
2.2.1.1. Chính sách bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lƣợng hoạt động Thƣ viện để thỏa mãn nhu cầu ngƣời dùng tin. Bổ sung tài liệu trong Thƣ viện là một quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và bổ sung những tài liệu phù hợp
với nhu cầu của ngƣời dùng tin, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, với chiến lƣợc phát triển của thƣ viện. Đây là hoạt động nhằm xây dựng cho Thƣ viện một bộ sƣu tập riêng biệt. Công tác bổ sung là một công việc đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và liên tục. Bộ phận làm công tác bổ sung nắm vững chủ trƣơng, mục tiêu trọng tâm hoạt động thƣ viện và hƣớng đến ngƣời dùng tin nhƣ là khách hàng của Thƣ viện.
Việc xây dựng chính sách bổ sung nguồn lực thơng tin phù hợp với quy hoạch phát triển kinh tế, phù hợp với đặc điểm các đối tƣợng ngƣời dùng tin, từng bƣớc phát triển ổn định văn hóa đọc trong cộng đồng. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM các phƣơng thức bổ sung đƣợc áp dụng nhƣ:
- Mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí của ngân sách nhà nƣớc và lệ phí
thu từ bạn đọc. Thông thƣờng Thƣ viện bổ sung định kỳ hằng quí, chủ yếu chấm chọn, đặt tài liệu trên danh mục của các cơ quan phát hành cung cấp, ít khi đi bổ sung trực tiếp tại các nhà sách.
- Nhận biếu tặng, trao đổi: Trong hệ thống thƣ viện, từ các cơ quan tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc.
- Nhận tài liệu (theo nhƣ phƣơng thức lƣu chiểu): Đây chính là
nguồn tài liệu rất tốt làm nền tảng để phát triển nguồn lực thông tin nội sinh. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM thì phƣơng thức nhận tài liệu giống lƣu chiểu là phƣơng thức bổ sung tài liệu này cịn hạn chế vì các tài liệu giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, tập san cịn ít, chủ yếu là Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên.
- Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM chƣa có một văn bản chính thức nào qui định về việc bổ sung nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, căn cứ vào nguồn kinh phí đƣợc cấp của năm đó, Trƣởng thƣ viện giao cho bộ
phận bổ sung lập kế hoạch, xác định các loại tài liệu phù hợp với vốn sách, báo tạp chí của thƣ viện và phối hợp với yêu cầu tài liệu của giảng viên, nhu cầu thực tế của ngƣời dùng tin để cân đối bổ sung.
Chủ yếu bổ sung phân chia tƣơng đối theo các ngành nghề đào tạo và lĩnh vực liên quan. Trong đó:
+ Các văn kiện của Đảng và Nhà nƣớc về đƣờng lối, chính sách, nhiệm vụ và phƣơng hƣớng phát triển kinh tế - xã hội;
+ Giáo trình, tài liệu tham khảo phù hợp với 19 ngành nghề đào tạo, cân đối về số lƣợng bản/số lƣợng sinh viên chuyên ngành
+ Tài liệu phổ biến khoa học bao gồm sách, báo, tạp chí về khoa học, cơng nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học…
+ Tài liệu tra cứu: Văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nƣớc; Bách khoa toàn thƣ tổng hợp, chuyên ngành; Các loại từ điển; Sách tra cứu – chỉ dẫn,…
Ngoài ra, bổ sung thƣờng xuyên các tài liệu giáo dục nhân cách, hạt giống tâm hồn, văn học, nghệ thuật, những tài liệu liên quan đến những đợt kỷ niệm các ngày lễ lớn,…
- Loại hình tài liệu bổ sung: Sách, báo, tạp chí, các tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, các cơ sở dữ liệu trực tuyến, CD-ROM, băng đĩa,… Ngôn ngữ tài liệu cũng đƣợc chú ý bổ sung.
Nhìn chung, Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM đã chú trọng thực hiện bổ sung tài liệu với các biện pháp tích cực nhằm nâng cao năng lực nguồn tin để phục vụ ngƣời dùng tin tốt hơn đồng thời với việc thực hiện thƣờng xuyên các biện pháp nâng chất lƣợng công tác tổ chức các kho tài liệu. Công tác bổ sung nguồn lực thông tin đã đƣợc thực hiện theo phƣơng châm: đúng kế hoạch, đa dạng hình thức, tăng tài liệu tra cứu tăng phƣơng
thức phối kết hợp, vận động bạn đọc biếu, tặng sách báo qua phong trào “góp 01 quyển sách để đọc nhiều quyển”, tạo CSDL điện tử toàn văn chủ yếu là