2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Phịng Thơng tin – Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển nhà trƣờng, từ những năm 1976 – 2003, thƣ viện Trƣờng với biên chế một ngƣời, là đơn vị trực thuộc Phòng đào tạo. Năm 2004, tách khỏi Phòng Đạo tạo trở thành tổ Thƣ viện trực thuộc Ban Giám Hiệu, nhân sự vào thời điểm này là 05 CB-CNV. Năm 2009, Thành lập Phịng Thơng tin Thƣ viện và có số lƣợng nhân sự tăng theo từng năm đến nay là 10 CB-CNV, trong đó 01 trƣởng phịng và 01 tổ trƣởng chuyên mơn.
Mục đích của cơng tác tổ chức thƣ viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp, đảm bảo cho việc sử dụng, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin và các nguồn lực khác một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Hoạt động tổ chức nhân sự trong thƣ viện - cơ quan thông tin: phân bổ nhân viên giữa các phòng ban phù hợp với năng lực mỗi ngƣời. Hoạt động thu hút, phân bổ các nguồn tài nguyên trong thƣ viện, cơ quan thông tin nhằm phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động nghiên cứu khoa học về lĩnh vực thƣ viện thông tin. Thông qua hoạt động nghiên cứu này nhằm phục vụ sự phát triển của ngành trong tƣơng lai…Tóm lại, muốn đạt đƣợc hiệu quả nhƣ trên thì cơ cấu vận hành đó phải gọn nhẹ, khơng đƣợc cồng kềnh.
Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM cũng đã bƣớc đầu cơ cấu và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng chức danh theo sơ đồ sau:
Bảng 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Thƣ viện Trƣờng
* 01 Trƣởng phòng: kiêm tổ trƣởng nghiệp vụ: nhiệm vụ quản lý chung * 01 Tổ trƣởng tổ cơng tác bạn đọc: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho thƣ viện, đề xuất đổi mới công tác phục vụ, bổ sung, báo cáo, thống kê báo cáo công tác thƣ viện
* 02 Nhân viên tổ kỹ thuật nghiệp vụ: xử lý hình thức, nội dung tài liệu, xây dựng website thƣ viện
* 06 Nhân viên tổ công tác bạn đọc: quản lý mƣợn trả tài liệu phịng đọc tại chỗ, phịng đọc tạp chí, phịng mƣợn sách, phịng tra cứu thơng tin
2.1.2. Năng lực đội ngũ nhân lực
Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã có bƣớc phát triển đáng kể về mọi mặt so với điểm xuất phát, trong đó đội ngũ cán bộ đã đƣợc tăng lên về số lƣợng và chất lƣợng. Lãnh đạo thƣ viện chú trọng công tác đào tạo, chuẩn hóa cán bộ: về trình độ lý luận, tổ chức quản lý, chun mơn, ngoại ngữ, tin học và các kiến thức bổ trợ khác đã đƣợc nâng lên
+ Tổng số cán bộ, công chức - viên chức: 10; trong đó nữ: 05; Đảng viên: 01; Đại học: 06; Cao đẳng: 01; Trung cấp: 02; phổ thông trung học: 01;
+ Cử nhân văn hóa: Chun ngành đại học Thơng tin Thƣ viện: 04; cao đẳng Thông tin - Thƣ viện: 01
+ Ngành khác: Đại học kế toán: 01; Đại học báo chí: 01; trung học chuyên nghiệp: 02; phổ thông trung học: 01 chuyên nghiệp: 02; phổ thơng trung học: 01
* Trình độ ngoại ngữ
01 ngƣời tốt nghiệp Đại học Anh văn tại chức 02 ngƣời trình độ A.
06 ngƣời trình độ B.
* Trình độ tin học
01ngƣời trình độ A. 05 ngƣời trình độ B.
Cán bộ biết sử dụng thành thạo máy vi tính trong cơng tác chun mơn chiếm tỷ lệ 50% trên tổng số CB-CNV. Hiện nay, hầu hết đội ngũ cán bộ chun mơn đều sử dụng thành thạo chƣơng trình quản trị thƣ viện Libol 6.0 . Điểm hạn chế của CB-CNV khơng có chun mơn thơng tin thƣ viện lại yếu về trình độ ngoại ngữ và tin học nên khi tiếp cận sử dụng máy móc chỉ dừng lại ở mức độ giải quyết công việc sự vụ, biết và xử lý công việc theo lối truyền nghề, không nắm hết về bản chất của các chƣơng trình ứng dụng.
* Về lứa tuổi và giới tính
Trong số 10 CB-CNV, có 01 cán bộ độ tuổi 54 tuổi. Còn lại tuổi từ 25- 40 tuổi, đây là độ tuổi mà hầu hết rất năng động, chịu khó học hỏi và tiếp thu. Hiện tại, thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM có tỉ lệ qn bình về giới tính: có 05 cán bộ nam và 05 cán bộ nữ.
* Về yếu tố tâm lý
Thu nhập của cán bộ thƣ viện trƣờng gần nhƣ thấp nhất so với mặt bằng thu nhập của các phòng ban khác trong Trƣờng, trong khi phải chấp hành giờ giấc làm việc một cách nghiêm túc nhất. Điều này ảnh hƣởng không nhỏ đến tâm lý của cán bộ thƣ viện.
Một số cán bộ cịn ngại khó, thụ động khi phải tiếp xúc với những kiến thức mới, tiếp quản và sử dụng các thiết bị hiện đại nhƣ máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng.
Chiếm 50% trên tổng số CB-CNV tốt nghiệp các chuyên ngành khác vì vậy họ tốn khá nhiều thời gian mới có thể tiếp cận với cơng việc mới
Một số CB-CNV nữ để cố gắng đạt đƣợc tiêu chí giỏi việc nƣớc, đảm việc nhà địi hỏi phải có sự nỗ lực rất lớn.
Mặc dù cịn có một số hạn chế nhất định, nhƣng nhìn chung CB-CNV tại Thƣ viện đã có những đóng góp đáng kể trong thời gian qua. Với lịng nhiệt tình, u nghề, cần cù và có trách nhiệm đối với công việc, đội ngũ cán bộ thƣ viện đã cơ bản đáp ứng thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, tự trao dồi học hỏi, ứng dụng góp phần xây dựng và phát triển thƣ viện trong giai đoạn đổi mới phƣơng thức đào tạo tín chỉ trong Nhà trƣờng
Để phát huy hơn nữa vai trò của đội ngũ CB-CNV, Cán bộ lãnh đạo thƣ viện cần phải có những biện pháp và chính sách phù hợp nhằm tiến tới xây dựng đội ngũ cán bộ của thƣ viện mạnh cả về số lƣợng và chất lƣợng.