*Biên mục mô tả
Biên mục mô tả còn đƣợc gọi là mô tả hình thức tài liệu hoặc mô tả thƣ mục đó là một công đoạn nằm trong khâu xử lý tài liệu của dây truyền thông tin tƣ liệu. Đây là công đoạn xuất hiện sau bổ sung và trƣớc lƣu trữ thông tin nhằm khép kín dây truyền thông tin tƣ liệu, là cơ sở để xây dựng bộ máy tra cứu, là công cụ phổ biến thông tin cho ngƣời dùng tin giúp họ tìm đƣợc các thông tin chính xác nhất, phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Biên mục mô tả là hình thức trình bày ngắn gọn các thông tin đặc trƣng nhất của tài liệu lên phích hoặc worksheet, biểu ghi tuân theo các chuẩn biên mục mà Thƣ viện đang áp dụng nhằm giúp ngƣời dùng tin chƣa tiếp xúc đƣợc với tài liệu cũng nắm đƣợc nội dung và hình thức của chúng để xác định chính xác tài liệu mình đang cần tìm.
Hiện nay, Thƣ viện áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc AACR2 theo qui định chung của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. – Vụ Thƣ viện mà đứng đầu là Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Việc biên mục theo chuẩn qui tắc AACR2 không có gì khó đối với cán bộ Thƣ viện bởi vì trƣớc đó Thƣ viện đang áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc mô tả quốc tế ISBD, nên khi chuyển sang áp dụng qui tắc chuẩn AACR2 thì chỉ thay đổi chút ít.
Điểm mới khác với các qui tắc trƣớc đây, là nhấn mạnh đến sự ƣu tiên lấy các thông tin trên trang nhan đề để đƣa vào mô tả. Các thông tin trong lời nói đầu, lời giới thiệu và trong chính văn chỉ sử dụng đến khi trang nhan đề không có hay nói không rõ AACR chú trọng lập tiêu đề theo các loại tên ngƣời (tác giả chính, phụ và những ngƣời khác tham gia xây dựng tác phẩm, nhân vật), hơn là thể loại.
Khác với cách bố cục của các qui tắc biên mục trƣớc đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trƣớc các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tƣƣơng lai tại phần lớn các thƣ viện và cơ quan thƣ mục. Ngoài ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tƣ liệu khác trong cùng một thƣ mục.
Trong các qui định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập), AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức của bản mô tả chính và bản mô tả phụ và tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thƣ mục đầy đủ.
Một thay đổi lớn nữa là trong khi chọn mô tả chính, ngƣời ta không sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm "tác giả tập thể" mà chỉ qui định một số trƣờng hợp mà thôi, còn các trƣờng hợp khác đƣợc chuyển sang mô tả bổ sung, nếu cần.
Trong các qui tắc mô tả theo ISBD, ở vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, số lƣợng các tác giả đƣợc qui định ghi nhƣ sau: Nếu có từ 4 tác giả trở
xuống, thì ghi họ tên của tất cả các tác giả ấy; Nếu có từ 5 tác giả trở lên thì chỉ ghi họ tên của 3 tác giả đầu tiên rồi phẩy ... Trong khi đó, theo Điều 1.1F5 của AACR2, thì nếu có trên 3 tác giả thì chỉ ghi tên tác giả đầu tiên rồi phẩy... [và những ngƣời khác].
*Nhập biểu ghi
Công tác nhập biểu ghi nhằm mục đích cơ bản nhất là quản lý, lƣu trữ cơ sở dữ liệu thƣ mục của tài liệu trên máy tính nhằm giúp cho việc cán bộ thƣ viện tra cứu nắm đƣợc các loại hình tài liệu để bổ sung kể cả việc tra trùng tài liệu tránh bổ sung bị trùng lấp. Đặc biệt là phục vụ nhu cầu tra cứu của ngƣời dùng tin đƣợc thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
Với việc ứng dụng phần mềm Libol, thƣ viện tham gia vào công tác xử lý phần đầu trong quy trình kỹ thuật, những thay đổi cơ bản trong xử lý truyền thống đã đƣợc nghiên cứu và đƣa vào thực hiện, ngừng sử dụng phiếu tiền máy trong biên mục mô tả sách mới mà mô tả trực tiếp nhập biểu ghi trên máy, thay việc đăng ký cá biệt thủ công trên số bằng việc lấy ra dữ liệu từ phần mềm,… Các thao tác nghiệp vụ sau đó đã đƣợc tích hợp, giúp cho quá trình xử lý tài liệu đạt hiệu quả cao hơn.