* Tác động tin học nâng hiệu quả nguồn lực thông tin: sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông gần đây đã làm biến đổi sâu sắc đến hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện, nếu thƣ viện không ứng dụng công nghệ này sẽ trở nên lạc hậu. Các thƣ viện có thể sử dụng một số phƣơng tiện truyền thông hiện đại nhƣ websites, blog, RSS hoặc email để phổ biến nguồn lực thông tin.
Từ năm 2010, thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã dần tiếp cận, đổi mới, điện tử hóa các công đoạn trong chu trình thông tin tƣ liệu làm đa dạng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tối đa nhu cầu ngƣời dùng tin
* Tác động của cán bộ thông tin thƣ viện nâng cao hiệu quả nguồn lực thông: Ngƣời cán bộ thông tin thƣ viện ngày nay ngoài các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, cần phải có các kỹ năng mềm, kỹ năng tin học ngoại ngữ,…Nếu thiếu các kỹ năng trên: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin thì hiệu quả trong việc phổ biến thông tin sẽ thấp nhất là trong môi trƣờng giáo dục sẽ tạo cho sinh viên các nhìn tiêu cực về cán bộ thƣ viện nhƣ một số bài báo gần đây phản ảnh.
2.2.6. Mức độ đáp ƣ́ ng của nguồn lực thông tin
Trong thời đại bùng nổ thông tin, sự tác động mạnh mẽ giữa các ngành, các lĩnh vực hoạt động văn hóa, sản phẩm, dịch vụ văn hóa diễn ra hết sức gay gắt. Ngành Thƣ viện cũng không tránh khỏi quy luật chung đó. Trong bối cảnh này, để tồn tại và phát triển thì việc nâng cao chất lƣợng nguồn lực thông tin, dịch vụ cung cấp thông tin là một biện pháp hữu hiệu hơn cả. Nghiên cứu, khảo sát ý kiến này thông qua nghiên cứu mức độ sử dụng tài liệu và khả năng đáp ứng nhu cầu và đặc tính của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện để xác định và sau đó đánh giá các thành phần của chất lƣợng nguồn lực thông tin, dịch vụ phổ biến thông tin trong thƣ viện. Đồng thời, tìm hiểu mối
quan hệ giữa thƣ viện và sự hài lòng của ngƣời dùng tin. Qua đó, giúp cho thƣ viện nhận thức rõ hơn về nguồn lực thông tin và đề xuất các giải pháp nâng cao nguồn lực thông tin để thỏa mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin.
2.2.6.1. Mức độ sử dụng loại hình tài liệu
Mức độ sử dụng loại hình tài liệu Thƣ viện qua ý kiến bạn (tính theo tỉ lệ 100%) thể hiện ở bảng dƣới đây:
Loại hình
tài liệu Kém Trung bình Khá Tốt
Giáo trình 3,5% 19,6% 63,7% 13,2%
Tài liệu tham khảo 4,5% 21,7% 65% 8,8%
Luận văn, khóa luận, BCTN 3,7% 19,6% 63,7% 13,2% Từ điển bách khoa 4,5% 36,9% 50% 8,6% Văn học, giải trí, kỹ năng sống 3,2% 25,6% 58% 13,2% Báo, tạp chí 5,3% 29,1% 56,2% 9,4% Khác 3,7% 38,2% 51,9% 6,2%
Tài liệu điện tử 5,1% 32% 53,8% 9,1%
Bảng 2.10. Tỷ lệ sử dụng tài liệu theo loại hình (%)
Qua biểu đồ trên cho thấy các loại hình tài liệu mà ngƣời dùng tin sử dụng trên 50% đƣợc đánh giá tốt nhất là loại tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo trên 63%. Tỉ lệ từ 3%- 5% các bạn đọc cho rằng các loại hình tài liệu của thƣ viện là kém, chiếm tỉ lệ cao số ngƣời dùng tin cho rằng kém là loại hình tài liệu điện tử, báo, tạp chí. Có thể do nhiều nguyên nhân nhƣ: công tác tuyên truyền, giới thiệu còn yếu, trang web hoạt động không ổn định, khó khăn cho việc truy cập sử dụng, việc di dời phòng đọc báo tạp chí cũng có thể
là nguyên nhân của kết quả trên. Mặt khác loại hình tài liệu mới xây dựng nên còn ít và thiếu những thiết bị hỗ trợ cho ngƣời dùng tin khai thác sử dụng.
Loại hình tài liệu SV mong muốn sử dụng
395, 63% 174, 28%
11, 2%
20, 3% 28, 4%
Tài liệu giấy in
Tài liệu điện tử, trực tuyến Tài liệu trên CD ROM Ý kiến khác
Không trả lời
Bảng 2.11. Tỷ lệ hình thức tài liệu thích đƣợc sử dụng (%)
Với số liệu trên cho thấy, Sinh viên học sinh của Nhà trƣờng vẫn có thói quen sử dụng tài liệu giấy in. Tỉ lệ khảo sát SVHS vẫn rất đƣợc ƣu chuộng sử dụng tài liệu giấy in chiếm 63%, tiếp theo là tài liệu điện tử trực tuyến chiếm khoảng 30%
2.2.6.2. Mức độ đáp ứng nội dung tài liệu
Mức độ đáp ứng của nội dung tài liệu
23% 0% 4% 20% 1% 2% 4% 19% 8% 18% 1%
Tài chính ngân hàng Kế toán kiểm toán Kinh tế QTKD, Marketting Khoa học xã hội, chính trị, pháp luật Tin học
Ngoại ngữ Cơ khí Điện, điện tử Khác Không trả lời
s
Số liệu trên cho thấy nội dung tài liệu thƣ viện bổ sung tƣơng đối hợp lý, phù hợp với yêu cầu của ngƣời dùng tin. Tuy nhiên, nhu cầu của ngƣời dùng tin về chuyên ngành tài chính ngân hàng và quản trị kinh doanh chiếm tỷ lệ cao so với các môn ngành tri thức khác bởi vì số lƣợng sinh viên theo học các ngành này tƣơng đối cao.
2.2.6.3. Mức độ đáp ứng nhu cầu tin
Mục đích sử dụng thƣ viện
80% 4%
6%7%3%
Học tập
Nghiên cứu khoa học Giải trí
Khác Không trả lời
Bảng 2.13. Bảng thống kê mục đích sử dụng thƣ viện
Quan sát số liệu trên cho thấy ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện để học tập là chủ yếu chiếm gần 80%, vậy thƣ viện cần có kế hoạch, chính sách phát triển tài liệu giáo trình chính, tài liệu tham khảo bám sát đề cƣơng chi tiết môn học, hỗ trợ tối đa về phƣơng tiện học tập nhƣ là nguồn học liệu, phòng học nhóm, tự học, hệ thống máy tính, wifi,…
Lý do sử dụng Số phiếu trả lời 100 % Tỉ lệ/
Tài liệu phong phú, phù hợp 207 30,3
Tài liệu cần không có ở nơi khác 52 8,3
Không gian học tập thuận lợi 126 20,1
Tiết kiệm tiền mua sách, lên mạng 179 28,5
Ý kiến khác 56 9,9
Quan sát số liệu của bảng 2.6 và 2.7 trên cho thấy ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện mục đích học tập là chủ yếu chiếm gần 80%, vậy nên thƣ viện cần phải có kế hoạch, chính sách phát triển tài liệu giáo trình chính, tài liệu tham khảo bám sát đề cƣơng chi tiết môn học. Bên cạnh đó, có kế hoạch mở rộng không gia, tăng cƣờng trang thiết bị hỗ trợ học tậpnhƣ: phòng học nhóm, tự học, hệ thống máy tính, máy chủ, đƣờng truyền internet, wifi,…
2.3. Nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý và hoạt động thông tin thƣ viện của Trƣờng
2.3.1 Nhận xét và đáng giá về tổ chức quản lý
- Về tổ chức quản lý của Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM nhiều năm qua đƣợc sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo, Ban Giám Hiệu nhà Trƣờng, Thƣ viện đã có những bƣớc phát triển tƣơng đối toàn diện về mọi mặt, thể hiện đƣợc vai trò tích cực là một đơn vị cung cấp thông tin tƣ liệu chính trong hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của nhà Trƣờng.
-Về cơ cấu tổ chức nhân sự đang từng bƣớc xây dựng phù hợp mô hình thƣ viện đại học căn cứ Quyết định Số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 03 năm 2008 về việc ban hành Quy chế mẫu tổ chức quản lý và hoạt động thƣ viện trƣờng đại học. Trên cơ sở đó, thành lập Phòng Thông tin Thƣ viện và bổ nhiệm Trƣởng phòng, tổ trƣởng chuyên môn, tuyển dụng cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin thƣ viện dần dần xây dựng tổ chức quản lý thƣ viện lớn mạnh hơn
- Có cơ chế chi tiêu phục vụ về tài chính, thời gian cho CB-CNV thƣ viện thƣờng xuyên đi học các lớp ngắn hạn, hội thảo nghiệp vụ, tin học và nâng cao trình độ,…là một trong những điểm mạnh của tổ chức quản lý Thƣ viện.
- Cơ chế tổ chức quản lý bên trong linh hoạt, không gò bó phát huy tính chủ động tích cực đáp ứng sự thay đổi nhu cầu bạn đọc, bƣớc đầu chuyên môn hóa các công đoạn trong chu trình thông tin tƣ liệu. Tổ chức lại các
phòng phục vụ, hệ thống kệ sách, kho mở hợp lý hơn so với nhu cầu tự học trong phƣơng thức đào tạo tín chỉ.
- Chất lƣợng phục vụ bạn đọc đƣợc nâng cao với nguồn lực thông tin tƣơng đối đầy đủ hơn trên cơ sở thực hiện cùng việc khai thác, phát huy mặt tích cực của phƣơng thức hoạt động truyền thống với việc từng bƣớc xây dựng và khai thác các mô hình, phƣơng thức mới, ứng dụng tin học vào mọi khâu hoạt động phục vụ và nghiệp vụ, chú trọng xây dựng Cơ sở dữ liệu nâng chất lƣợng bộ máy tra cứu.
- Kinh phí hoạt động hằng năm đƣợc cấp tƣơng đối đầy đủ, cơ sở vật chất đƣợc đầu tƣ đồng bộ theo xu hƣớng phát triển chung của Nhà trƣờng, trụ sở thƣ viện đƣợc mở rộng theo nhu cầu. Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại và phần mềm Libol đã và đang hỗ trợ tích cực trong các việc khai thác, xử lý và phổ biến nguồn lực thông tin.
* Hạn chế
- Cần xác định lại chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận một cách rõ ràng. Cắt bỏ những khâu trung gian, những điểm bất hợp lý, những hoạt động bị chồng chéo lên nhau. Bổ nhiệm lại ngƣời phụ trách các bộ phận (nếu cần thiết). Xây dựng cụ thể các vị trí việc làm, bản mô tả vị trí việc làm, dựa theo đề án vị trí việc làm căn cứ thông tƣ số 14/2012-BNV ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ trƣởng Bộ nội vụ về việc xây dựng đề án vị trí việc làm các đơn vị công lập
- Đổi mới về cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với mô hình của một thƣ viện hiện đại. Việc mở rộng đáng kể diện tích thƣ viện, tổ chức thêm các phòng nhƣ: đọc đa phƣơng tiện, phòng học nhóm, phòng hội thảo… Nâng cấp hệ thống máy chủ, phần mềm thƣ viện, đƣờng truyền băng thông rộng, wifi mạnh
- Công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ về trình độ chuyên môn đƣợc chú trọng. Trình độ tin học và ngoại ngữ của CB- CNV vẫn còn ở mức hạn chế so với yêu cầu. Chính vì thế, khả năng giao lƣu hội nhập, tiếp cận với máy móc hiện đại, khai thác dữ liệu từ mạng Internet, chia sẻ nguồn lực thông tin của Thƣ viện còn hạn chế. Cán bộ thƣ viện cũng cần học thêm về các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phân tích, tổng hợp và tƣ vấn thông tin trong thời đại mới
- Các hoạt động hội thảo, hội nghị nghiên cứu khoa học về lĩnh vực Thƣ viện Thông tin trong tổ chức và hoạt động của đơn vị chƣa đƣợc quan tâm. Thông qua hoạt động nghiên cứu khoa học này nhằm xây dựng chiến lƣợc, định hƣớng cũng nhƣ đóng góp phục vụ sự phát triển của thƣ viện Trƣờng trong tƣơng lai
- Công tác đào tạo ngƣời dùng tin lâu nay chƣa đƣợc chú trọng, rất sơ sài, chủ yếu là giới thiệu nội quy, quy định, chỉ dẫn tra cứu OPAC. Nhƣng đối với bạn đọc chính của thƣ viện là đối tƣợng sinh viên học sinh, thƣ viện cần phải hƣớng dẫn phƣơng pháp tự học, tìm kiếm và chọn lọc thông tin trong thƣ viện và internet
2.3.2. Nhận xét và đánh giá về hoạt động thông tin thƣ viện * Ƣu điểm
- Hoạt động thu hút, phân bổ các nguồn tài nguyên trong Thƣ viện đƣợc bổ sung chủ lực là hệ thống giáo trình bắt buộc cho từng môn học đáp ứng 90%/ tổng số môn học có giáo trình chính. Bên cạnh đó, nguồn tài liệu tham khảo cũng đƣợc bổ sung trên diện rộng từ hệ thống giáo trình của các trƣờng đại học uy tín trong cả nƣớc. Số lƣợng tài liệu mới bổ sung hằng năm ƣớc tính khoảng 5.000 – 10.000 tài liệu/năm
- Về khả năng tiếp cận thƣ viện: dễ dàng cho ngƣời sử dụng, các thủ tục quy trình phục vụ dễ dàng, thuận lợi cho ngƣời sử dụng.
- Hoạt động tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin rất linh hoạt, nhanh chóng chuyển đổi phƣơng thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc tiếp cận trực tiếp đến tài liệu. Bên cạnh đó, với phƣơng thức phục vụ này còn có ƣu điểm nữa là giúp bạn đọc có thể tìm đƣợc tài liệu khác có môn loại gần đúng, gần kề hỗ trợ cho môn học
- Nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện đƣợc đánh giá cao nhƣ dịch vụ cung cấp tài liệu gốc, dịch vụ mƣợn về nhà, triển lãm sách báo.
- Tinh thần, thái độ phục vụ bạn đọc của cán bộ thƣ viện đƣợc đánh giá tƣơng đối tốt, nhiệt tình và thân thiện với bạn đọc
- Việc ứng dụng và quản lý thƣ viện bằng phần mềm quản lý thƣ viện Libol 6.0 thật sự là một bƣớc tiến trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thƣ viện. Các Module bổ sung, biên mục, quản lý xuất bản phẩm định kỳ, quản lý lƣu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, quản trị hệ thống và tra cứu trên OPAC đã đƣợc triển khai ứng dụng làm tăng năng suất lao động, giảm thời gian chờ đợi của bạn đọc mà độ chính xác lại rất cao.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách thiết thực, có hiệu quả và rõ hơn trong các kế hoạch thu thập, lựa chọn, khai thác, cung cấp thông tin, xây dựng và phát triển tiềm lực thông tin trên các mặt: bổ sung sách báo tạp chí mới, xây dựng các cơ sở dữ liệu, hiện đại hóa hình thức và phƣơng tiện phục vụ bạn đọc.v.v. nhằm nâng mức đáp ứng đầy đủ, thuận tiện và nhanh hơn cho nhu cầu khai thác thông tin của ngƣời dùng tin tại thƣ viện cũng nhƣ ngoài thƣ viện.
* Hạn chế
- Thời gian mở cửa phục vụ theo giờ hành chính chƣa thuận lợi ảnh hƣởng khả năng khai thác, sử dụng tài liệu của ngƣời dùng tin. Giờ sinh viên lên lớp thì thƣ viện mở cửa còn giờ sinh viên tự học thì lại không mở cửa.
Phòng đọc, phòng máy tính, phòng tự học quá chật hẹp không có đủ chỗ ngồi cho bạn đọc mùa cao điểm, mùa thi.
- Hệ thống tra cứu, biểu ghi biên mục thiếu chính xác, chƣa đầy đủ, công tác phục vụ đơn giản, không có những bộ phận phục vụ cần thiết nhƣ mƣợn liên Thƣ viện, chƣa có sự kết nối chia sẻ nguồn lực thông tin trong phục vụ giữa các Thƣ viện với nhau.
- Cần xây dựng hoàn chỉnh và đồng bộ Bộ sƣu tập thƣ viện số: chủ động số hóa một phần nguồn tài liệu quý, hiếm, ít bản phục vụ cùng lúc cho nhiều bạn đọc hơn, không phụ thuộc vào thời gian và không gian nhƣng vẫn đảm bảo luật sở hữu trí tuệ và bản quyền.
- Các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện hiện đại quá đơn giản và chƣa đồng bộ nên khả năng đáp ứng nhu cầu thấp nhƣ: CSDL tra cứu thƣ mục, CSDL toàn văn, CSDL tóm tắt, tổng luận, bài trích. Một số dịch vụ nhƣ hỏi đáp, cung cấp thông tin theo chuyên đề, dịch vụ trao đổi, tƣ vấn thông tin…chƣa khai thác hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Sau khi phân tích thực trạng tổ chức quản lý và hoạt động thông tin thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM. Tác giả nhận thức đƣợc rằng tổ chức quản lý thƣ viện nhƣ thế nào thì hoạt động nhƣ thế ấy, có nghĩa là tổ chức quản lý không khoa học thì hiệu quả hoạt động thông tin thƣ viện sẽ không cao. Hai vấn đề này cũng cần phải xem xét dựa trên những nguyên nhân khách quan và chủ quan để đề ra những giải pháp đồng bộ và hợp lý; khắc phục những bất cập, kế thừa những mặt mạnh, rút kinh nghiệm và cải