1.3. Khái quát về Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Thành phố
1.3.2.2. Đặc điểm nhu cầu tin
Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Mặc dù, đây là nhóm đối tƣợng chiếm số ít trong tổng số ngƣời dùng tin của thƣ viện nhƣng thơng tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo. Lƣợng thơng tin ở diện rộng nhƣng mang tính khái qt, nên họ cần những thơng tin có chất lƣợng, có độ tin cậy lớn vừa phải đảm bảo sự nhanh chóng, kịp thời.
Vì bận rộn nhóm này có rất ít thời gian để tìm đến các nguồn tin, do vậy trong quá trình làm việc họ rất cần ngƣời trợ giúp và các phƣơng tiện hỗ trợ khác. Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý rất năng động, tự tin, có khả năng tổ chức điều hành và rất có uy tín. Nhu cầu tin của họ khơng những cao mà cịn rộng, đa dạng. Nhu cầu tin của họ cũng rất ít khi bị thay đổi và cần thơng tin có tính chất bền vững.
Thông tin họ cần là những thơng tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, đƣờng lối phát triển và những thơng tin có tính chất định hƣớng. Thơng tin phải vừa cơ đọng, vừa súc tích, đầy đủ, cơ đọng, chính xác, hệ thống và chọn lọc. Hình thức phục vụ thơng tin: có tính chất hiện đại (dạng điện tử) và bằng các phƣơng tiện nhanh nhất, thuận lợi nhất. Các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin,…là hình thực phục vụ thƣờng đƣợc lựa chọn.
Nhóm các nhà nghiên cứu, khoa học, giảng viên
Đây là nhóm đối tƣợng cần thông tin rất lớn để hỗ trợ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu. Đối tƣợng này, nhu cầu thơng tin của họ có thực và rất cao. Thông tin đảm bảo vừa chuyên sâu vừa tổng hợp, có tính logic và hệ thống. Thơng tin cần phải đảm bảo tính kịp thời, đúng thời điểm. Tuy nhiên mức độ kịp thời này phụ thuộc vào tính chất của từng lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu. Đối với chuyên ngành về lĩnh vực kinh tế thƣờng xuyên có sự cập nhật nên cần những thơng tin mới, cập nhật và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ bên cạnh những dịng thơng tin đã có tính chất bền vững. Đây cũng là nhóm đối tƣợng có rất ít thời gian nên việc cung cấp thơng tin cho họ phải nhanh và nhất là thông tin luôn phải đảm bảo đƣợc tính chất chuyên ngành. Đối với chun ngành kỹ thuật thì ngồi việc cung cấp nguồn thơng tin trong nƣớc thƣ viện cịn phải thƣờng xun thơng tin cho họ những nguồn tài liệu mới cập nhật từ nƣớc ngoài.
Họ vừa là những ngƣời dùng tin thƣờng xuyên vừa là ngƣời cung cấp thông tin thơng qua các giáo trình, bài giảng, các cơng trình nghiên cứu khoa học đƣợc công bố, các đề xuất, các dự án, các hội nghị, hội thảo khoa học,..
Nhóm học sinh, sinh viên
Việc đổi mới phƣơng thức đào tạo niên chế sang phƣơng thức đào tạo tín chỉ địi hỏi sự biến chuyển phƣơng pháp học tập. Phƣơng pháp tự học, tự
nghiên cứu đang đƣợc chú trọng. Do đó, học sinh sinh viên rất cần tài liệu, thơng tin để sử dụng trong q trình tự học.
Nhu cầu tin của nhóm này khá đa dạng, phong phú xuất phát từ yêu cầu, tính chất của từng chuyên ngành đào tạo. Những tài liệu, thông tin chuyên ngành dƣới dạng giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo đƣợc chú trọng. Ngành chủ lực của trƣờng là ngành kế toán, quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng nên nhu cầu tin về lĩnh vực trên của sinh viên, học sinh rất cao. Những thơng tin về kế tốn, tài chính ln đƣợc sinh viên cập nhật hàng ngày, thậm chí hàng giờ để có thể nắm bắt kịp với tốc độ thay đổi thơng tin chóng mặt của xã hội và nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu trong quá trình học tập. Nhóm đối tƣợng này cần thông tin đa dạng, nhƣng cũng phải chính xác và mang tính chất rộng. Nhiệm vụ chính của sinh viên là học tập, do đặc tính của khối ngành kinh tế nên sinh viên ngồi tìm tài liệu từ thƣ viện và internet là một nguồn thông tin đƣợc sinh viên sử dụng khá nhiều, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay để họ cập nhật thơng tin một cách nhanh nhất. Ngồi những nhu cầu thông tin chuyên mơn nghề nghiệp, họ cịn có nhu cầu cao về thơng tin giải trí, kiến thức xã hội, kỹ năng xã hội, nghề nghiệp,…
Tuy nhiên hạn chế lớn của nhóm đối tƣợng này là việc lựa chọn, đánh giá, xử lý thông tin chƣa đƣợc tốt. Sự đa dạng của thông tin, tài liệu làm cho họ khá lúng túng trong quá trình sử dụng do họ thiếu kinh nghiệm trong việc lọc, đánh giá thông tin.
1.3.3. Đặc điểm nguồn lực thông tin của Thƣ viện
Nguồn lực thông tin là kho báu, là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và là niềm tự hào của Thƣ viện. Việc gìn giữ và phát triển nguồn lực thông tin để phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của thƣ viện.
Nguồn lực thơng tin của Thƣ viện Trƣờng Tp.HCM hiện có:
1.3.3.1. Nguồn lực thông tin truyền thống
+ Sách: 6,745 nhan đề/ 73,415 bản + Báo Tạp chí: 72 tên
+ BCTN: 2,000 bản
+ Cơng trình nghiên cứu khoa học: 57
1.3.3.2. Nguồn lực thông tin điện tử + 730 nhan đề + 730 nhan đề
+ Đĩa CD ROM: 120 nhan đề
+ CSDL thƣ mục, toàn văn: OPAC, Dspace, + CSDL miễn phí: Tailieu.vn, Ebook, Proquest
Với hơn 20 ngành nghề đang đƣợc đào tạo tại trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM thuộc nhiều lĩnh vực khoa học nhƣ: khoa học xã hội, kinh tế, công nghệ thông tin, công nghệ kỹ thuật: điện, điện tử, tự động hóa, nhiệt lạnh, cơ khí,… và một số ngành kỹ thuật cơng nghiệp nhẹ: dệt, sợi, may, da giày. Số lƣợng sinh viên theo học những năm 2010, 2011, 2012 gia tăng đột biết ở các ngành kế tốn, quản trị kinh doanh, tài chính ngân hàng . Chính vì vậy, về mặt nội dung tài liệu cần chú trọng bổ sung tài liệu các lĩnh vực trên, về loại hình tài liệu bổ sung cả hai dạng truyền thống cũng nhƣ điện tử . Tài liệu điện tử các lĩnh vực này trên thị trƣờng cịn ít, chủ yếu là tài liệu nƣớc ngồi trong khi ngƣời dùng tin của thƣ viện chuộng sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt.
1.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật
Trụ sở Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Tp.HCM tại địa chỉ: Số 20, đƣờng Tăng Nhơn Phú, phƣờng Phƣớc Long B, quận 9, Tp.HCM, vị trí rất thuận lợi ngay đối diện cổng chính nhà trƣờng, khn viên sử dụng có diện tích: 1.000 m2
sát với khu giảng đƣờng. Trong đó, các phịng phục vụ chiếm 50% diện tích sử dụng, các kho tài liệu chiếm trên 40% diện tích sử dụng, cịn lại l0% là chỗ làm việc cho cán bộ và nhân viên, máy móc thiết bị.
* Trang thiết bị: bao gồm:
+ Máy chủ (Server) 01 cái
+ Máy vi tính để bàn 60 cái (50 máy phục vụ tìm tin)
+ Router 02 cái
+ Swith (HUB) 04 cái
+ Đầu đọc mã vạch 05 cái
+ Máy in các loại 02 cái + Máy in thẻ nhựa 01 cái
+ Photocopy 01 cái
+ Scan 02 cái
+ Máy hút bụi 01 cái
+ Máy ép thẻ 01 cái
+ Máy điều hòa nhiệt độ 12 cái
- Giá, kệ sách 120 cái
- Các loại tủ trƣng bày tài liệu 60 cái - Bàn, ghế cho bạn đọc… 400 cái
- Thiết chữa cháy (chủ yếu các loại bình chữa cháy) 10 bình
- Hệ thống mạng LAN và Internet, Wifi không dây với đƣờng truyền cáp quang tốc độ cao
* Kinh phí hoạt động
Đƣợc sự quan tâm trực tiếp của Ban giám hiệu tạo điều kiện thuận lợi hơn về kinh phí so với các đơn vị khác đã tác động tích cực trực tiếp đến các mặt hoạt động của Thƣ viện.
Nguồn kinh phí hoạt động của Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM chủ yếu do hai nguồn thu là nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp và một phần thu phí của sinh viên
Bảng 1.5. Bảng số liệu kinh phí hoạt động
Mặc dù kinh phí đầu tƣ trong năm 2013 có giảm so với năm 2012 nhƣng hiệu quả tổ chức quản lý và hoạt động thơng tin thƣ viện cũng khơng vì thế mà sa sút bởi vì: một số trang thiết bị đã đƣợc đầu tƣ những năm trƣớc vẫn còn sử dụng tốt nhƣ máy chủ , máy vi tính, máy in, phần mềm quản lý, kệ sách, bàn ghế,…Nguồn sách bổ sung đã tƣơng đối đầy đủ, một số sách cũ chƣa tái bản nên khơng mua đƣợc. Vì vậy, khi nhìn vào bảng số liệu, ta thấy kinh phí hoạt động thƣ viện năm 2013 có giảm đi đáng kể.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trên cơ sở lý luận thực tiễn về tổ chức quản lý và hoạt động nói chung, tổ chức quản lý và hoạt động thơng tin thƣ viện nói riêng, nhận thức rõ bƣớc đi quan trọng đầu tiên trong lộ trình đổi mới giáo dục để hội nhập ở nƣớc ta là thay đổi phƣơng thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ. Theo đó, Trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM đã cùng nhiều trƣờng đại học ở nƣớc ta đã bắt đầu triển khai đào tạo theo hƣớng học chế tín chỉ. Với phƣơng thức đào tạo theo học chế tín chỉ, một trong những yếu tố quan trọng về cơ sở vật chất có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng đào tạo đó là hoạt động thơng tin thƣ viện, trên cơ sở kế thừa những ƣu điểm trong hoạt động phục vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo theo niên chế, nhƣ vậy, để phát huy vai trò là một trung tâm Thông tin Thƣ viện của Nhà trƣờng, Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM ngồi việc thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải gánh vác thêm các nhiệm vụ mới. Thƣ viện phải trở thành mơi trƣờng lý tƣởng ở đó ngƣời thầy - ngƣời trị là ngƣời dùng tin chính của thƣ viện tƣơng tác với nhau nhằm nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học.
Thƣ viện cần phải nhận thức rõ về văn hóa tín chỉ để đáp ứng u cầu của học chế tín chỉ, thƣ viện cần phải làm gì để tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời thầy và ngƣời trò? Phát triển nguồn tài nguyên nhƣ thế nào để đáp ứng nguồn học liệu bắt buộc, tài liệu tham khảo cho từng môn học? xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện nào để tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin?...Vì vậy, Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng cần phải tự đánh giá về thực trạng tổ chức quản lý và hoạt động thơng tin thƣ viện của mình dựa trên những đặc điểm của Nhà trƣờng, đặc điểm của Thƣ viện nhƣ đã đƣợc trình bày ở trên, từ đó đề xuất những biện pháp đổi mới tổ chức quản lý và hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của Nhà trƣờng.
CHƢƠNG 2
THƢ̣C TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG THƢƠNG
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Thực trạng tổ chức quản lý tại Thƣ viện Trƣờng
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Phịng Thơng tin – Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển nhà trƣờng, từ những năm 1976 – 2003, thƣ viện Trƣờng với biên chế một ngƣời, là đơn vị trực thuộc Phòng đào tạo. Năm 2004, tách khỏi Phòng Đạo tạo trở thành tổ Thƣ viện trực thuộc Ban Giám Hiệu, nhân sự vào thời điểm này là 05 CB-CNV. Năm 2009, Thành lập Phịng Thơng tin Thƣ viện và có số lƣợng nhân sự tăng theo từng năm đến nay là 10 CB-CNV, trong đó 01 trƣởng phịng và 01 tổ trƣởng chun mơn.
Mục đích của cơng tác tổ chức thƣ viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp, đảm bảo cho việc sử dụng, khai thác các nguồn tài nguyên thông tin và các nguồn lực khác một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Hoạt động tổ chức nhân sự trong thƣ viện - cơ quan thơng tin: phân bổ nhân viên giữa các phịng ban phù hợp với năng lực mỗi ngƣời. Hoạt động thu hút, phân bổ các nguồn tài nguyên trong thƣ viện, cơ quan thông tin nhằm phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin, hoạt động nghiên cứu khoa học về lĩnh vực thƣ viện thông tin. Thông qua hoạt động nghiên cứu này nhằm phục vụ sự phát triển của ngành trong tƣơng lai…Tóm lại, muốn đạt đƣợc hiệu quả nhƣ trên thì cơ cấu vận hành đó phải gọn nhẹ, khơng đƣợc cồng kềnh.
Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM cũng đã bƣớc đầu cơ cấu và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng chức danh theo sơ đồ sau:
Bảng 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Thƣ viện Trƣờng
* 01 Trƣởng phòng: kiêm tổ trƣởng nghiệp vụ: nhiệm vụ quản lý chung * 01 Tổ trƣởng tổ công tác bạn đọc: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho thƣ viện, đề xuất đổi mới công tác phục vụ, bổ sung, báo cáo, thống kê báo cáo công tác thƣ viện
* 02 Nhân viên tổ kỹ thuật nghiệp vụ: xử lý hình thức, nội dung tài liệu, xây dựng website thƣ viện
* 06 Nhân viên tổ công tác bạn đọc: quản lý mƣợn trả tài liệu phịng đọc tại chỗ, phịng đọc tạp chí, phịng mƣợn sách, phịng tra cứu thơng tin
2.1.2. Năng lực đội ngũ nhân lực
Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM đã có bƣớc phát triển đáng kể về mọi mặt so với điểm xuất phát, trong đó đội ngũ cán bộ đã đƣợc tăng lên về số lƣợng và chất lƣợng. Lãnh đạo thƣ viện chú trọng cơng tác đào tạo, chuẩn hóa cán bộ: về trình độ lý luận, tổ chức quản lý, chun mơn, ngoại ngữ, tin học và các kiến thức bổ trợ khác đã đƣợc nâng lên
+ Tổng số cán bộ, công chức - viên chức: 10; trong đó nữ: 05; Đảng viên: 01; Đại học: 06; Cao đẳng: 01; Trung cấp: 02; phổ thông trung học: 01;
+ Cử nhân văn hóa: Chun ngành đại học Thơng tin Thƣ viện: 04; cao đẳng Thông tin - Thƣ viện: 01
+ Ngành khác: Đại học kế toán: 01; Đại học báo chí: 01; trung học chuyên nghiệp: 02; phổ thông trung học: 01 chuyên nghiệp: 02; phổ thơng trung học: 01
* Trình độ ngoại ngữ
01 ngƣời tốt nghiệp Đại học Anh văn tại chức 02 ngƣời trình độ A.
06 ngƣời trình độ B.
* Trình độ tin học
01ngƣời trình độ A. 05 ngƣời trình độ B.
Cán bộ biết sử dụng thành thạo máy vi tính trong cơng tác chun mơn chiếm tỷ lệ 50% trên tổng số CB-CNV. Hiện nay, hầu hết đội ngũ cán bộ chun mơn đều sử dụng thành thạo chƣơng trình quản trị thƣ viện Libol 6.0 . Điểm hạn chế của CB-CNV khơng có chun mơn thơng tin thƣ viện lại yếu về trình độ ngoại ngữ và tin học nên khi tiếp cận sử dụng máy móc chỉ dừng lại ở mức độ giải quyết công việc sự vụ, biết và xử lý công việc theo lối truyền nghề, không nắm hết về bản chất của các chƣơng trình ứng dụng.
* Về lứa tuổi và giới tính
Trong số 10 CB-CNV, có 01 cán bộ độ tuổi 54 tuổi. Cịn lại tuổi từ 25- 40 tuổi, đây là độ tuổi mà hầu hết rất năng động, chịu khó học hỏi và tiếp thu. Hiện tại, thƣ viện trƣờng Cao đẳng Cơng thƣơng TP.HCM có tỉ lệ qn bình về giới tính: có 05 cán bộ nam và 05 cán bộ nữ.
* Về yếu tố tâm lý
Thu nhập của cán bộ thƣ viện trƣờng gần nhƣ thấp nhất so với mặt bằng thu nhập của các phòng ban khác trong Trƣờng, trong khi phải chấp hành giờ giấc làm việc một cách nghiêm túc nhất. Điều này ảnh hƣởng không nhỏ đến tâm lý của cán bộ thƣ viện.
Một số cán bộ cịn ngại khó, thụ động khi phải tiếp xúc với những kiến thức mới, tiếp quản và sử dụng các thiết bị hiện đại nhƣ máy vi tính, các phần mềm chuyên dụng.
Chiếm 50% trên tổng số CB-CNV tốt nghiệp các chuyên ngành khác vì vậy họ tốn khá nhiều thời gian mới có thể tiếp cận với công việc mới