Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định chất lƣợng hoạt động Thƣ viện để thỏa mãn nhu cầu ngƣời dùng tin. Bổ sung tài liệu trong Thƣ viện là một quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và bổ sung những tài liệu phù hợp
với nhu cầu của ngƣời dùng tin, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, với chiến lƣợc phát triển của thƣ viện. Đây là hoạt động nhằm xây dựng cho Thƣ viện một bộ sƣu tập riêng biệt. Công tác bổ sung là một công việc đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và liên tục. Bộ phận làm công tác bổ sung nắm vững chủ trƣơng, mục tiêu trọng tâm hoạt động thƣ viện và hƣớng đến ngƣời dùng tin nhƣ là khách hàng của Thƣ viện.
Việc xây dựng chính sách bổ sung nguồn lực thông tin phù hợp với quy hoạch phát triển kinh tế, phù hợp với đặc điểm các đối tƣợng ngƣời dùng tin, từng bƣớc phát triển ổn định văn hóa đọc trong cộng đồng. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM các phƣơng thức bổ sung đƣợc áp dụng nhƣ:
- Mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí của ngân sách nhà nƣớc và lệ phí thu từ bạn đọc. Thông thƣờng Thƣ viện bổ sung định kỳ hằng quí, chủ yếu chấm chọn, đặt tài liệu trên danh mục của các cơ quan phát hành cung cấp, ít khi đi bổ sung trực tiếp tại các nhà sách.
- Nhận biếu tặng, trao đổi: Trong hệ thống thƣ viện, từ các cơ quan tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc.
- Nhận tài liệu (theo nhƣ phƣơng thức lƣu chiểu): Đây chính là nguồn tài liệu rất tốt làm nền tảng để phát triển nguồn lực thông tin nội sinh. Đối với Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM thì phƣơng thức nhận tài liệu giống lƣu chiểu là phƣơng thức bổ sung tài liệu này còn hạn chế vì các tài liệu giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, tập san còn ít, chủ yếu là Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên.
- Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM chƣa có một văn bản chính thức nào qui định về việc bổ sung nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, căn cứ vào nguồn kinh phí đƣợc cấp của năm đó, Trƣởng thƣ viện giao cho bộ
phận bổ sung lập kế hoạch, xác định các loại tài liệu phù hợp với vốn sách, báo tạp chí của thƣ viện và phối hợp với yêu cầu tài liệu của giảng viên, nhu cầu thực tế của ngƣời dùng tin để cân đối bổ sung.
Chủ yếu bổ sung phân chia tƣơng đối theo các ngành nghề đào tạo và lĩnh vực liên quan. Trong đó:
+ Các văn kiện của Đảng và Nhà nƣớc về đƣờng lối, chính sách, nhiệm vụ và phƣơng hƣớng phát triển kinh tế - xã hội;
+ Giáo trình, tài liệu tham khảo phù hợp với 19 ngành nghề đào tạo, cân đối về số lƣợng bản/số lƣợng sinh viên chuyên ngành
+ Tài liệu phổ biến khoa học bao gồm sách, báo, tạp chí về khoa học, công nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học…
+ Tài liệu tra cứu: Văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nƣớc; Bách khoa toàn thƣ tổng hợp, chuyên ngành; Các loại từ điển; Sách tra cứu – chỉ dẫn,…
Ngoài ra, bổ sung thƣờng xuyên các tài liệu giáo dục nhân cách, hạt giống tâm hồn, văn học, nghệ thuật, những tài liệu liên quan đến những đợt kỷ niệm các ngày lễ lớn,…
- Loại hình tài liệu bổ sung: Sách, báo, tạp chí, các tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, các cơ sở dữ liệu trực tuyến, CD-ROM, băng đĩa,… Ngôn ngữ tài liệu cũng đƣợc chú ý bổ sung.
Nhìn chung, Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đã chú trọng thực hiện bổ sung tài liệu với các biện pháp tích cực nhằm nâng cao năng lực nguồn tin để phục vụ ngƣời dùng tin tốt hơn đồng thời với việc thực hiện thƣờng xuyên các biện pháp nâng chất lƣợng công tác tổ chức các kho tài liệu. Công tác bổ sung nguồn lực thông tin đã đƣợc thực hiện theo phƣơng châm: đúng kế hoạch, đa dạng hình thức, tăng tài liệu tra cứu tăng phƣơng
thức phối kết hợp, vận động bạn đọc biếu, tặng sách báo qua phong trào “góp 01 quyển sách để đọc nhiều quyển”, tạo CSDL điện tử toàn văn chủ yếu là giáo trình và chọn lọc phù hợp với nhu cầu bạn đọc. Tổng số tài liệu mới bổ sung từ các phƣơng thức vận động, chia sẻ đã chiếm tỉ lệ khoảng 10% tổng số đầu tài liệu của thƣ viện.
Ngoài ra, thƣờng xuyên tìm kiếm các nguồn tài liệu biếu tặng từ các tổ chức trong và ngoài nƣớc, sử dụng các cơ sở dữ liệu miễn phí trong và ngoài nƣớc, chia sẻ các tài nguyên điện tử với các thƣ viện trƣờng có ngành nghề đào tạo gần giống.