Nhằm đảm bảo chức năng hoạt động của thƣ viện và từng bƣớc nâng chất lƣợng phục vụ bạn đọc và thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc. Căn cứ vào tình hình phát triển của thƣ viện hằng năm nguồn ngân sách thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên đƣợc cân đối nhƣ sau:
Kinh phí bổ sung cho hoạt động thông tin thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng dựa trên 2 nguồn chủ yếu đó là nguồn ngân sách nhà nƣớc và nguồn đóng góp lệ phí sử dụng của sinh viên học sinh chính quy toàn trƣờng. Qua bản thống kê trên cho thấy nguồn kinh phí bổ sung thông tin tƣ liệu cho thƣ viện tƣơng đối tốt trong vòng 3 năm đào tạo theo học chế tín chỉ. Kinh phí bổ sung năm 2013 có giảm do yếu tố khách quan đó là một số giáo trình đặt mua xuất bản đã lâu mà chƣa tái bản lại nên trên thị trƣờng không còn và một số giáo trình xuất bản nội bộ của các trƣờng đại học khác không xuất đƣợc hóa đơn tài chính để làm thủ tục thanh toán.
2.2.1.3. Số lượng, thành phần nguồn lực thông tin
* Tài liệu dạng giấy
- Sách: 6,745 đầu sách/ 73,415 bản sách
-Báo, tạp chí: 39 nhan đề
- Tài liệu tiếng Anh: chiếm 12% đầu sách
PHÂN LOẠI TÀI LIỆU THEO KHOA
(đầu sách/bản sách) 2010 2011 2012 2013 CN dệt, sợi, may 139/ 1647 146/ 1686 159/ 1722 164/ 1741 CN kỹ thuật cơ khí 297/ 3870 305/ 4101 323/ 4637 335/ 4886 Cơ khí động lực 50/402 60/650 79/941 81/981 CN kỹ thuật điện 202/ 2317 215/ 2418 229/ 2525 253/ 3018 Công nghệ da giày 24/ 104 24/ 104 24/ 105 24/ 105 Công nghệ hóa học 224/ 2212 232/ 2332 252/ 2609 253/ 2612 Kế toán 408/8484 427/10722 455/12351 474/12965
Công nghệ thông tin 489/ 2787 557/ 3748 568/ 3962 583/ 4019
Quản trị kinh doanh 815/8774 871/9868 938/11614 983/11924
Đại cƣơng 386/ 5392 408/ 6386 433/ 6573 456/ 7214
Lý luận chính trị 441/ 6808 461/ 7183 476/ 7407 485/ 7417
Ngôn ngữ 212/ 1799 222/ 1904 258/ 2063 288/ 2249
Khác 1916/ 9391 1964/ 12551 2154/ 14866 2366/ 18767
Tổng cộng 5391/ 53987 5892/ 63653 6348/ 71402 6745/ 73415
Số liệu thống kê nội dung tài liệu truyền thống 2% 6% 1% 3% 0% 3% 17% 5% 16% 9% 10% 3% 25% Công nghệ dệt, sợi, may Công nghệ kỹ thuật cơ khí Cơ khí động lực
Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử
Công nghệ da giày Công nghệ hóa học Kế toán
Công nghệ thông tin Quản trị kinh doanh Đại cương
Lý luận chính trị Ngôn ngữ Khác
Bảng 2.4. Biểu đồ so sánh tỉ lệ nội dung tài liệu truyền thống * Tài liệu điện tử
+ CD - ROM, DVD : 42 tên / 42 đĩa
+ CSDL toàn văn từ mạng Internet 1500 tin bài / 68,520 Kb + CDSL toàn văn 730 cuốn/ 14,567 Kb
+ CSDL mua quyền truy cập và miễn phí: tailieu.vn, Proquest - Tài liệu nội sinh. Trong đó,
+ Thƣ mục giới thiệu tài liệu mới (định kỳ hàng tháng, quí) + Thƣ mục chuyên đề sự kiện (các ngày lễ...)
Số liệu thống kê nội dung tài liệu điện tử
Cơ khí chế tạo máy 2%
Cơ khí động lực 4%
Công nghệ hóa học 19%
Công nghệ thông tin 2% Công nghệ da giày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3%
Công nghệ dệt may 14% Công nghệ điện, điện tử
11% Công nghệ điện tử viễn
thông 0% Kế toán 7% Tài chính ngân hàng 2% Quản trị kinh doanh
1% Khoa học cơ bản 5% Lý luận chính trị 3% Ngôn ngữ 0% CSDL LA - LV - BCTN 27% 0%
Bảng 2.5. Bảng số liệu thống kê nội dung tài liệu điện tử
Nguồn lực thông tin thƣ viện trƣờng đƣợc bổ sung dàn trãi, đồng đều, tăng trƣởng song song với sự phát triển số lƣợng ngƣời học của một số khoa nhƣ kế toán, tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh, chiếm tỉ lệ 70% số lƣợng sinh viên học sinh theo học vào những năm 2010, 2011, 2012.
Năm 2013, do ảnh hƣởng của kinh tế và những cảnh báo về nguồn nhân lực về lĩnh vực kế toán, tài chính ngân hàng nên số lƣợng sinh viên đăng ký theo học các ngành trên giảm đáng kể, gia tăng trở lại các ngành công nghệ, kỹ thuật. Vì vậy, diện bổ sung cũng phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu trên
Ngoài việc chú trọng bổ sung giáo trình, tài liệu tham khảo cho những ngành nghề đào tạo, thƣ viện trƣờng cũng rất chú trọng bổ sung các lĩnh vực khoa học xã hội, chính trị, tài liệu Đảng và Nhà nƣớc, kiến thức phổ thông,
kiến thức xã hội, văn hóa, văn học, giải trí, chiếm khoảng 20% tổng số tài liệu bổ sung.
Về tài liệu số, trong kế hoạch năm 2013-2014, thƣ viện sẽ tiến hành số hóa toàn bộ kho sách tăng cƣờng phục vụ trong nhà trƣờng. Tiếp tục nghiên cứu và đề xuất việc mua một số CSDL tăng cƣờng nguồn tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập.
2.2.2. Xử lý thông tin
2.2.2.1. Xử lý kỹ thuật
*Công tác đăng ký
Đăng ký tài liệu là quá trình kê khai vốn tài liệu vào thƣ viện. Nhằm mục đích kiểm kê, theo dõi thông kê, báo cáo và quản lý tốt tài sản của thƣ viện, đăng ký để nắm hiện trạng của tài liệu từ đó lên kế hoạch bổ sung phù hợp, đầy đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin. Trƣớc năm 2008 (chƣa áp dụng phần mềm Libol) Thƣ viện tổ chức đăng ký tài liê ̣u theo 2 hình thức sau:
* Đăng ký tổng quát
Đƣợc tiến hành sau khi làm xong thủ tụ c tiếp nhâ ̣n tài liê ̣u. đăng ký tổng quát là đăng ký theo từng đợt sách nhập vào thƣ viện theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát. Đăng ký tổng quát giúp thƣ viện nắm đƣợc những thông tin :
- Tổng số tài liệu có trong thƣ viện vào từng thời điểm nhất định. - Tổng số tiền bổ sung tài liệu về thƣ viện.
- Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân của sách xuất kho. - Số lƣợng tài liệu có trong kho.
* Đăng ký cá biệt
Là đăng ký cho tƣ̀ng bản sách, các vật mang tin khác (mỗi bản sách là một số đăng ký) để nhập vào thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t đƣợc phải thống nhất cho tất cả các kho của thƣ viê ̣n. Sổ đăng ký cá biê ̣t chính là sổ quản lý tài
- Quá trình bổ sung tài liệu của thƣ viê ̣n, số lƣợng, loại hình tài liệu… - Thông tin về giá tiề n của từng cuốn sách để căn cứ vào đó mà tính toán khi bạn đọc làm mất sách hoặc hƣ hỏng buộc phải xử lý phạt.
- Phục vụ cho công tác kiểm kê kho tài liệu
Khi chƣa áp dụng phần mềm thƣ viện phải thực hiện thủ công nên mất rất nhiều thời gian, công sức, sai sót nhiều khó chỉnh sửa (theo qui định cán bộ không đƣợc tùy tiện sửa thông tin trên sổ đăng ký cá biệt)… Tài liệu khi hoàn thành các thủ tục bổ sung về thƣ viện cán bộ phải đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt đó là một khâu bắt buộc để quản lý tài sản.
Năm 2008 Thƣ viện đã đƣợc trang bị phần mềm Libol nên khâu đăng ký tài liệu thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian đăng ký (viết tay) vào số theo mẫu do Thƣ viện Quốc gia cung cấp mà nhập biểu ghi và đăng ký một lần trên phần mềm và in sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt và các khâu khác liên quan đƣợc giải quyết từ phần mềm Libol.
2.2.2.2. Xử lý hình thức (Biên mục mô tả)
*Biên mục mô tả
Biên mục mô tả còn đƣợc gọi là mô tả hình thức tài liệu hoặc mô tả thƣ mục đó là một công đoạn nằm trong khâu xử lý tài liệu của dây truyền thông tin tƣ liệu. Đây là công đoạn xuất hiện sau bổ sung và trƣớc lƣu trữ thông tin nhằm khép kín dây truyền thông tin tƣ liệu, là cơ sở để xây dựng bộ máy tra cứu, là công cụ phổ biến thông tin cho ngƣời dùng tin giúp họ tìm đƣợc các thông tin chính xác nhất, phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Biên mục mô tả là hình thức trình bày ngắn gọn các thông tin đặc trƣng nhất của tài liệu lên phích hoặc worksheet, biểu ghi tuân theo các chuẩn biên mục mà Thƣ viện đang áp dụng nhằm giúp ngƣời dùng tin chƣa tiếp xúc đƣợc với tài liệu cũng nắm đƣợc nội dung và hình thức của chúng để xác định chính xác tài liệu mình đang cần tìm.
Hiện nay, Thƣ viện áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc AACR2 theo qui định chung của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. – Vụ Thƣ viện mà đứng đầu là Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Việc biên mục theo chuẩn qui tắc AACR2 không có gì khó đối với cán bộ Thƣ viện bởi vì trƣớc đó Thƣ viện đang áp dụng biên mục tài liệu theo qui tắc mô tả quốc tế ISBD, nên khi chuyển sang áp dụng qui tắc chuẩn AACR2 thì chỉ thay đổi chút ít. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điểm mới khác với các qui tắc trƣớc đây, là nhấn mạnh đến sự ƣu tiên lấy các thông tin trên trang nhan đề để đƣa vào mô tả. Các thông tin trong lời nói đầu, lời giới thiệu và trong chính văn chỉ sử dụng đến khi trang nhan đề không có hay nói không rõ AACR chú trọng lập tiêu đề theo các loại tên ngƣời (tác giả chính, phụ và những ngƣời khác tham gia xây dựng tác phẩm, nhân vật), hơn là thể loại.
Khác với cách bố cục của các qui tắc biên mục trƣớc đó, AACR2 trình bày các qui định về mô tả trƣớc các qui định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tƣƣơng lai tại phần lớn các thƣ viện và cơ quan thƣ mục. Ngoài ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tƣ liệu khác trong cùng một thƣ mục.
Trong các qui định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập), AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức của bản mô tả chính và bản mô tả phụ và tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thƣ mục đầy đủ.
Một thay đổi lớn nữa là trong khi chọn mô tả chính, ngƣời ta không sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm "tác giả tập thể" mà chỉ qui định một số trƣờng hợp mà thôi, còn các trƣờng hợp khác đƣợc chuyển sang mô tả bổ sung, nếu cần.
Trong các qui tắc mô tả theo ISBD, ở vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, số lƣợng các tác giả đƣợc qui định ghi nhƣ sau: Nếu có từ 4 tác giả trở
xuống, thì ghi họ tên của tất cả các tác giả ấy; Nếu có từ 5 tác giả trở lên thì chỉ ghi họ tên của 3 tác giả đầu tiên rồi phẩy ... Trong khi đó, theo Điều 1.1F5 của AACR2, thì nếu có trên 3 tác giả thì chỉ ghi tên tác giả đầu tiên rồi phẩy... [và những ngƣời khác].
*Nhập biểu ghi
Công tác nhập biểu ghi nhằm mục đích cơ bản nhất là quản lý, lƣu trữ cơ sở dữ liệu thƣ mục của tài liệu trên máy tính nhằm giúp cho việc cán bộ thƣ viện tra cứu nắm đƣợc các loại hình tài liệu để bổ sung kể cả việc tra trùng tài liệu tránh bổ sung bị trùng lấp. Đặc biệt là phục vụ nhu cầu tra cứu của ngƣời dùng tin đƣợc thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
Với việc ứng dụng phần mềm Libol, thƣ viện tham gia vào công tác xử lý phần đầu trong quy trình kỹ thuật, những thay đổi cơ bản trong xử lý truyền thống đã đƣợc nghiên cứu và đƣa vào thực hiện, ngừng sử dụng phiếu tiền máy trong biên mục mô tả sách mới mà mô tả trực tiếp nhập biểu ghi trên máy, thay việc đăng ký cá biệt thủ công trên số bằng việc lấy ra dữ liệu từ phần mềm,… Các thao tác nghiệp vụ sau đó đã đƣợc tích hợp, giúp cho quá trình xử lý tài liệu đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.2.3. Xử lý nội dung
Xử lý nội dung thông tin (tài liệu) bao gồm các khâu phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt và chú giải, tổng quan, tổng luận và dịch thuật. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện nay vì một số nguyên nhân khách quan nên Thƣ viện Trƣờng chỉ mới tiến hành công tác phân loại tài liệu.
*Phân loại
Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành những tập hợp theo từng nhóm lớn, chia ra những nhóm nhỏ, những nhóm nhỏ phân chia ra những nhóm nhỏ hơn nữa, tiếp tục phân chia ra thành từng chi tiết theo môn ngành
tri thức hoặc từng lĩnh vực của nội dung, chủ dề tài liệu. Qua đó cán bộ phân loại gán cho mỗi loại tài liệu một chỉ số phân loại phù hợp theo chuẩn bảng phân loại hiện hành.
Tháng 6/2007 trở về trƣớc Thƣ viện áp khung phân loại 19 lớp. Sau khi Quyết định số 1598/BVHTT-TV ban hành ngày 7/5/2007 các thƣ viện trong cả nƣớc áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại.
Vụ Thƣ viện Việt Nam có công văn khuyến nghị áp dụng thống nhất 3 chuẩn nghiệp vụ là: DDC, MARC21 và AACR2 vào công tác xử lý, tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin.
Thƣ viện theo tinh thần chủ trƣơng chung, từ tháng 7/2007, chính thức triển khai, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới trong xử lý kỹ thuật tài liệu, và đã đặt ra chƣơng trình hành động cho cán bộ tiếp cận, chuẩn hóa kiến thức và thực hiện theo phƣơng châm vừa nghiên cứu vừa làm và học hỏi trao đổi kinh nghiệm thêm từ nhiều nguồn thông tin khác.
Thời gian đầu cán bộ phân loại gặp nhiều khó khăn: + Do sử dụng khung phân loại 19 dãy một thời gian dài khi áp dụng phân loại khung phân loại thập phân DDC gặp phải những sai sót và lƣợng tài liệu phân loại rất thấp; + Chƣa quen với cấu trúc của bản phân loại thập phân DDC vì vị trí của một số môn ngành tri thức giữa hai khung phân loại có nhiều khác biệt; Sử dụng khung phân loại thập phân DDC trong việc tìm chỉ mục có quá nhiều ghi chú, chỉ dẫn. Cùng nhiều qui tắc áp dụng trong bảng chính, bảng phụ, các lớp chính, phân lớp nên khi tìm để đánh số phân loại cho tài liệu tốn nhiều thời gian. Qua quá trình thực hiện, cán bộ phân loại đƣợc tham dự các lớp tập huấn và mỗi cán bộ đã tự tìm hiểu, nghiên cứu, trao đổi học tập cùng nhau về cách sử dụng khung phân loại thập phân DDC đã có những tiến bộ và nâng đƣợc kỹ năng nên số lƣợng tài liệu đã phân loại tăng lên và ít sai sót hơn.
Trong thời gian sắp tới, ấn bản 23 tiếng Việt – Khung phân loại thập phân Dewey đƣợc xuất bản thông qua Thƣ viện Quốc Gia việt Nam dự kiến phát hành đầu tháng 12/2013, sẽ đƣợc Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM đƣa vào sử dụng khắc phục đƣợc một số hạn chế khi phân loại một số tài liệu chuyên sâu, đảm bảo tính thống nhất trong việc chuẩn hóa và chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thƣ viện.
Quá trình xử lý thông tin có ý nghĩa rất lớn, là điều kiện tiên quyết cho việc hội nhập và phát triển thƣ viện. Việc thiết lập các chỉ số phân loại, hay định từ khóa tài liệu trong quá trình xử lý tài liệu cần có sự thống nhất và chuẩn xác. Các chỉ số này bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chủ quan của ngƣời xử lý tài liệu nên cần có những giải pháp để có thể thống nhất trong công