3.1. Tăng cƣờng công tác tổ chức quản lý
3.1.1. Đổi mới công tác quản lý
Hoạt động thực tiễn của ngành thông tin - thƣ viện đang có sự đổi mới. Trên cơ sở ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin đã làm thay đổi sâu sắc diện mạo của một thƣ viện từ truyền thống chuyển dần sang mơ hình hoạt động của thƣ viện hiện đại. Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng
TP.HCM cần nghiên cứu và đề xuất lãnh đạo về việc xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động thƣ viện trƣờng đại học theo công văn ban hành ngày 10 tháng 3 năm 2008, số 13/2008-BVHTTDL về việc ban hành quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thƣ viện trƣờng đại học
Bảng 3.1. Sơ đồ tổ chức quản lý Trung tâm TT-TV
Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM cần xây dựng đề án vị trí việc làm theo hƣớng dẫn thực hiện nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 05 năm 2012 của chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập. Dựa trên hƣớng dẫn của nghị định này là mơ hình quản lý tập trung thống nhất, toàn bộ hoạt động của thƣ viện phục tùng những quy chế tập trung do ban lãnh đạo đề xuất, khách quan hóa, mọi ngƣời chấp hành. Mơ hình này đảm bảo tính ổn định nhƣng lại chủ quan, cần phải phân quyền cho một nhóm, một tổ phải tự tìm ra cách thức tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ. Với cung cách do họ tự tìm ra, cơng việc sẽ đƣợc hồn thành tốt hơn, khơng bị gị bó ở các chuẩn mục mà cấp trên ra lệnh.
3.1.1.1. Giám đốc
Cơng việc chính:
- Quản lý, điều hành chung
- Xây dựng, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tƣ liệu
- Phối hợp với các phòng, ban chức năng, các trung tâm, các khoa/bộ môn thực hiện tốt mọi nhiệm vụ do lãnh đạo nhà trƣờng giao
- Hợp tác, trao đổi với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc
- Chỉ đạo và kiểm tra việc xây dựng và tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ dạy và học
3.1.1.2. Tổ trưởng bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ công nghệ
- Tổ chức xử lý tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập toàn trƣờng
- Tổ chức số hóa, xây dựng nguồn tài liệu điện tử
- Tổ chức quản lý và vận hành website, phần mềm quản lý thƣ viện - Trực tiếp kiểm tra nguồn tài liệu bổ sung và hƣ hỏng mất mát.
- Tham gia vào công tác thu thập tài liệu biên soạn các ấn phẩm thông tin chọn lọc, thơng tin chun đề, các loại hình thƣ mục, hƣớng dẫn tra cứu tìm tin
- Đề xuất cải tiến các hoạt động của bộ phận nghiệp vụ
3.1.1.3. Tổ trưởng bộ phận công tác bạn đọc
- Tổ chức các dịch vụ thông tin thƣ viện đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin
- Hƣớng dẫn bạn đọc - ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện, tra cứu tìm tin. - Xây dựng và cải tiến sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện đáp ứng yêu cầu đào tạo
- Giải quyết trực tiếp các sự cố và khiếu nại của bạn đọc - ngƣời dùng tin trong quá trình sử dụng thƣ viện
3.1.1.4. Chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ
- Tổ chức thực hiện các chu trình xử lý kỹ thuật, xử lý thơng tin nguồn tài liệu; Bảo đảm chất lƣợng xử lý kỹ thuật, xử lý thông tin, xây dựng các cơ sở dữ liệu, các bộ sƣu tập số, tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo tiêu chuẩn quốc tế về thông tin-thƣ viện.
- Tham gia biên soạn các ấn phẩm thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, các loại hình thƣ mục, hƣớng dẫn tra cứu tìm tin điện tử
- Hƣớng dẫn bạn đọc - ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện, tra cứu tìm tin. - Quản lý server, máy vi tính
- Báo cáo thống kê tình hình sử dụng nguồn tài nguyên - Hỗ trợ phòng đọc sách
3.1.1.5. Chuyên viên kỹ thuật công nghệ
- Quản lý và cập nhật thông tin trên website/cổng thông tin điện tử của Thƣ viện
- Xây dựng các sản phẩm thông tin thƣ viện và hệ thống tra cứu thích hợp đáp ứng các yêu cầu đào tạo
- Điện tử hóa những thơng tin thu thập đƣợc, xử lý thơng tin, tham gia xây dựng các cơ sở dữ liệu môn học, các bộ sƣu tập số, phổ biến các sản phẩm đến ngƣời sử dụng, đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho ngƣời sử dụng.
- In thẻ sinh viên, thẻ viên chức
- Báo cáo kết quả sử dụng nguồn tài nguyên thông tin điện tử - Hỗ trợ phòng đọc BCTN
3.1.1.6. Nhân viên kho đọc, phòng đọc sách
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, giữ gìn tài sản chung, áp dụng mọi biện pháp kéo dài tuổi thọ của tài liệu và sử dụng hiệu quả thiết bị.
- Thƣờng xuyên kiểm tra tình hình sử dụng, tình trạng tài liệu trong kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Theo dõi, quan sát trực tiếp ngƣời sử dụng TV, tham gia nghiên cứu, điều tra nhu cầu tin của ngƣời sử dụng TV thƣờng kỳ và đột xuất.
- Báo cáo mất mát tài liệu hàng tháng cho Trƣởng phòng, tổ trƣởng bộ phận
3.1.1.7. Nhân viên kho mượn, phòng mượn sách
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, giữ gìn tài sản chung, áp dụng mọi biện pháp kéo dài tuổi thọ của tài liệu và sử dụng hiệu quả thiết bị.
- Thƣờng xuyên kiểm tra tình hình sử dụng, tình trạng tài liệu trong kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Theo dõi, quan sát trực tiếp ngƣời sử dụng TV, tham gia nghiên cứu, điều tra nhu cầu tin của ngƣời sử dụng TV thƣờng kỳ và đột xuất.
- Báo cáo mất mát tài liệu hàng tháng cho Trƣởng phòng, tổ trƣởng bộ phận
- Theo dõi quản lý bạn đọc quá hạn, vi phạm nội quy
3.1.1.8. Nhân viên kho báo tạp chí, phịng báo, tạp chí, BCTN
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, giữ gìn tài sản chung, áp dụng mọi biện pháp kéo dài tuổi thọ của tài liệu và sử dụng hiệu quả thiết bị.
- Thƣờng xuyên kiểm tra tình hình sử dụng, tình trạng tài liệu trong kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Theo dõi, quan sát trực tiếp ngƣời sử dụng TV, tham gia nghiên cứu, điều tra nhu cầu tin của ngƣời sử dụng TV thƣờng kỳ và đột xuất.
- Báo cáo mất mát tài liệu hàng tháng cho Trƣởng phòng, tổ trƣởng bộ phận
3.1.1.9. Nhân viên phịng tra cứu tìm tin, đa phương tiện
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, giữ gìn tài sản chung, quản lý phịng máy tính
- Phục vụ đọc, tra cứu tài liệu điện tử. Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin điện tử, đáp ứng các yêu cầu về sử dụng nguồn tài nguyên điện tử.
- Hƣớng dẫn bạn đọc - ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện, tra cứu tìm tin. Theo dõi quá trình sử dụng và nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử.
- Tiếp nhận làm thẻ sinh viên, thẻ công chức
- Báo cáo kết quả công việc cho Trƣởng phòng, Trƣởng bộ phận thƣ viện số
3.1.1.10. Nhân viên dịch vụ hỗ trợ và cung cấp thông tin
- Tổ chức và cung cấp tài liệu in ấn hoặc số theo yêu cầu - Quản lý phòng tự học, học nhóm
- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ học tập: tủ đồ dùng cá nhân, bài giảng, giáo trình của giảng viên, triễn lãm, giới thiệu sách hay,…
Trên đây là bảng mơ tả vị trí việc làm đang đƣợc xây dựng và thực hiện tại thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng TP.HCM trong thời gian tới
3.1.2. Nâng cao trình độ cán bộ thơng tin thƣ viện
Nhân tố quyết định là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ đủ khả năng, kiến thức về hoạt động thơng tin thƣ viện trong q trình hiện đại hóa. Việc đào tạo một đội ngũ cán bộ thông tin là một việc làm rất cần thiết, cấp bách và không thể tách rời trong toàn bộ chiến lƣợc xây dựng nguồn lực thông tin. Thực tế, mọi hoạt động của thƣ viện trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Tp.HCM chỉ đem lại hiệu quả thiết thực cho ngƣời dùng tin khi đội ngũ cán bộ nhiệt tình, tâm huyết với nghề và đƣợc trang bị những kiến thức bồi dƣỡng nghiệp vụ và kỹ năng cho đội ngũ cán bộ thông tin thƣ viện.
Tiếp tục đào tạo, đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ… Đồng thời, bồi dƣỡng các kỹ năng, kiến thức mới về một thƣ viện hiện đại phù hợp cho một thƣ viện điện tử, thƣ viện số
Hiện nay, rất nhiều lĩnh vực, các hoạt động của thƣ viện có nhiều thay đổi về sự phát triển về cơng nghệ và nhu cầu của ngƣời dùng, có thể thấy một nhu cầu mạnh mẽ đào tạo cần thiết cho cán bộ, ngƣời quản lý thƣ viện. Việc
đào tạo thực tế, tức là kinh nghiệm thực hành sử dụng các công nghệ mới cần đƣợc tập trung, sử dụng các thiết bị, máy móc, thiết bị điện tử và cơng nghệ trong thực tế sẽ đem lại lợi ích thiết thực cho cán bộ thƣ viện.
Ngoài các kỹ năng về chuyên môn, nghiệp vụ, ngƣời cán bộ thƣ viện trong thời kỳ đổi mới cần phải học hỏi và trao dồi các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc đội nhóm, kỹ năng phân tích và tổng hợp thơng tin, kỹ năng ngoại ngữ, tin học
Các tiêu chí đào tạo
- Đối với chuyên môn: cán bộ thƣ viện phải đƣợc đào tạo lại về biên mục hiện đại, phải có sự hiểu biết sâu sắc về MARC21, về ngôn ngữ tƣ liệu trong công tác biên mục, xử lý thơng tin. Bắt nắm đƣợc vấn đề chuẩn hóa về nghiệp vụ, đƣợc trang bị kiến thức về thông tin học, tin học tƣ liệu, kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, có kỹ năng về tra cứu tin trên các hệ thống thông tin hiện đại. Đào tạo theo hƣớng chun mơn hóa có thể đƣợc chia ra nhƣ: Nhóm quản trị mạng, nhóm bổ sung vốn tài liệu, nhóm xử lý thơng tin, nhóm quản lý bạn đọc, nhóm lƣu thơng tài liệu, nhóm khai thác nguồn thông tin điện tử và phổ biến thông tin thƣ mục
- Đối với cán bộ lãnh đạo: Quản lý và điều hành một thƣ viện hiện đại,
cán bộ lãnh đạo khơng những phải có trình độ về lý luận chính trị, trình độ quản lý Nhà nƣớc, trình độ về chun mơn Thƣ viện, phẩm chất đạo đức lối sống tốt năng lực quản lý, có khả năng tập hợp, thuyết phục, động viên nhân viên hoàn thành thành tốt công việc đƣợc giao. Bên cạnh đó ngƣời cán bộ quản lý phải thƣờng xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có định hƣớng, đƣợc tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan TT-TV tiên tiến trong vào ngoài nƣớc, nắm bắt đƣợc xu hƣớng phát triển của hoạt động TT-TV theo hƣớng hiện đại để có khả năng đánh giá tình hình, đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và kịp thời.
- Về tin học: Trong quá trình vận hành thƣ viện hiện đại, yêu cầu về
trình độ cơng nghệ thơng tin là yếu tố quyết định sống cịn, ít nhất cán bộ trong thƣ viện cũng phải đƣợc đào tạo tin học căn bản đạt trình độ B mới có thể làm nền tảng để tiếp cận, làm chủ đƣợc các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong thƣ viện nhƣ phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện, mạng LAN và mạng Internet. Có kế hoạch cử cán bộ đào tạo chuyên sâu về quản trị mạng, bảo trì và vận hành hệ thống tin học tƣ liệu nhằm quản lý tốt các Module trong hệ thống thông tin tích hợp.
- Về ngoại ngữ: tiếng Anh cần phải đạt trình độ B trở lên để có thể giao lƣu hội nhập, trực tiếp khai thác thông tin từ mạng Internet nhằm tăng cƣờng nguồn lực thông tin cho thƣ viện.
3.1.3. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật
Mở rộng diện tích thƣ viện là một vấn đề hết sức cấp bách, đầu tƣ xây dựng trụ sở mới hoặc tăng cƣờng thêm diện tích là một trong hai biện pháp hữu hiệu. Cần phải phát triển thƣ viện hiện đại, có đầy đủ các phịng phục vụ, phịng tự học, phòng hội thảo, học nhóm và hội trƣờng…Tăng cƣờng các trang thiết bị hiện đại nhƣ: hệ thống cổng từ, camera quan sát, máy chủ, máy tính phục vụ sinh viên, máy in màu, máy photocopy
Trƣờng Cao đẳng Công thƣơng Tp.HCM là trƣờng công lập chịu quản lý của Bộ Công thƣơng, là đơn vị sự nghiệp có thu. Ngồi nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp, thƣ viện có thêm nguồn thu hợp pháp từ các dịch vụ. Vì vậy, cơng tác quản lý tài chính có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động của thƣ viện.
Công tác quản lý tài chính giúp cho Thƣ viện có kế hoạch thu, chi phù hợp nguồn kinh phí của thƣ viện để có thể chi tiêu một cách hợp lý, tránh tình trạng lạm phát, hao hụt ngân sách. Đối với Thƣ viện là đơn vị sự nghiệp có thu thì việc quản lý tài chính hợp lý sẽ giúp cho thƣ viện nắm vững tình hình
phát triển của Thƣ viện, qua các nguồn thu ngoài ngân sách do nhà nƣớc cấp. Thơng qua đó Thƣ viện có thể đƣa ra những phƣơng hƣớng phát triển mới, vạch ra kế hoạch chi tiêu phù hợp vào các hoạt động của Thƣ viện. Do vậy nhà quản trị Thƣ viện cần phải nắm rõ tình hình tài chính cũng nhƣ hoạt động của cơ quan mình, từ đó có chính sách phân bổ kinh phí phù hợp tạo điều kiện cho Thƣ viện phát triển. Lập kế hoạch dự trù đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực thông tin dài hạn trung hạn hoặc ngắn hạn. Cụ thể hóa các hạn mục tránh thiếu.
3.2. Nâng cao hoạt động thơng tin thƣ viện
3.2.1. Chuẩn hóa quy trình hoạt động thơng tin thƣ viện
Xây dựng các quy trình làm việc từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng trong dây chuyền thơng tin tƣ liệu: quy trình bổ sung, xử lý tài liệu giấy, tài liệu số, quy trình làm thẻ, mƣợn trả tài liệu, xử lý vi phạm,…nhằm tăng cƣờng tính hiệu quả, đảm bảo định mức lao động đƣợc trình bày theo các bảng dƣới đây:
Bảng 3.2: Bảng quy trình bổ sung tài liệu
Bƣớc Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1.
- Nhận yêu cầu đặt mua tài liệu từ các Khoa - Nhận yêu cầu từ các phòng đọc, mƣợn tài liệu - Đón đầu nhu cầu tin: chọn tài liệu mới hoặc hồi cố - - CB bổ sung - CB phục vụ - CB bổ sung - 2. - Chọn lọc tài liệu - Tra trùng - Lập danh mục đặt mua - CB bổ sung
3. - Kiểm tra khả năng tài chính - Trình phê duyệt
- CB bổ sung
4. - Tìm nhà cung cấp (Báo giá) - Chọn nhà cung cấp (Quyết định)
- CB bổ sung - Trƣởng TV
5.
- Nhận hàng đối chiếu hóa đơn, kiểm tra chất lƣợng tài liệu (nhập kho)
- Lập thủ tục thanh toán (Hợp đồng, Thanh lý)
- P. QTTB, CB bổ sung
- CB bổ sung
6. - Chuyển giao bộ phận xử lý tài liệu - CB bổ sung - CB xử lý tài liệu
7.
- Lƣu hồ sơ
- Thơng báo tình hình bổ sung (bƣớc 1)
- Lập danh mục tài liệu chƣa bổ sung đƣợc hoặc hết hàng đặt lại kỳ sau.
- CB bổ sung
Bảng 3.3: Quy trình xử lý tài liệu giấy
Bƣớc Tiến trình thực hiện
1 Nhận tài liệu, kiểm tra số lƣợng theo hóa đơn 2 Đóng dấu, đóng số ĐKCB, dán mã vạch 3 Tra trùng biểu ghi trong CSDL