3.2.1. Chuẩn hóa quy trình hoạt động thông tin thƣ viện
Xây dựng các quy trình làm việc từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng trong dây chuyền thông tin tƣ liệu: quy trình bổ sung, xử lý tài liệu giấy, tài liệu số, quy trình làm thẻ, mƣợn trả tài liệu, xử lý vi phạm,…nhằm tăng cƣờng tính hiệu quả, đảm bảo định mức lao động đƣợc trình bày theo các bảng dƣới đây:
Bảng 3.2: Bảng quy trình bổ sung tài liệu
Bƣớc Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1.
- Nhận yêu cầu đặt mua tài liệu từ các Khoa - Nhận yêu cầu từ các phòng đọc, mƣợn tài liệu - Đón đầu nhu cầu tin: chọn tài liệu mới hoặc hồi cố - - CB bổ sung - CB phục vụ - CB bổ sung - 2. - Chọn lọc tài liệu - Tra trùng - Lập danh mục đặt mua - CB bổ sung
3. - Kiểm tra khả năng tài chính - Trình phê duyệt
- CB bổ sung
4. - Tìm nhà cung cấp (Báo giá) - Chọn nhà cung cấp (Quyết định)
- CB bổ sung - Trƣởng TV
5.
- Nhận hàng đối chiếu hóa đơn, kiểm tra chất lƣợng tài liệu (nhập kho)
- Lập thủ tục thanh toán (Hợp đồng, Thanh lý)
- P. QTTB, CB bổ sung
- CB bổ sung
6. - Chuyển giao bộ phận xử lý tài liệu - CB bổ sung - CB xử lý tài liệu
7.
- Lƣu hồ sơ
- Thông báo tình hình bổ sung (bƣớc 1)
- Lập danh mục tài liệu chƣa bổ sung đƣợc hoặc hết hàng đặt lại kỳ sau.
- CB bổ sung
Bảng 3.3: Quy trình xử lý tài liệu giấy
Bƣớc Tiến trình thực hiện
1 Nhận tài liệu, kiểm tra số lƣợng theo hóa đơn 2 Đóng dấu, đóng số ĐKCB, dán mã vạch 3 Tra trùng biểu ghi trong CSDL
5 Nếu có: Copy dữ liệu, nhập thêm những trƣờng còn thiếu Nếu chƣa: Nhập dữ liệu biên mục
6 Định chỉ số phân loại, chủ đề, từ khóa, tóm tắt, dán chỉ số xếp giá 7 Kiểm tra dữ kiệu, xuất dữ liệu theo kho, phân kho
8 Giao kho (lập biên bản)
Bảng 3.4: Quy trình kiểm kê tài liệu
Bƣớc Tiến trình thực hiện Trách
nhiệm
1.
- Lên kế hoạch, thông báo thời gian ngƣng phục vụ bạn đọc để kiểm kê
- Phân công khu vực, nhân sự
- Chuẩn bị thiết bị hỗ trợ (máy quét, máy vi tính) 2. - Quét mã vạch từng TL
- Lƣu danh sách (loại bỏ mã vạch trùng, lỗi)
3.
- Tổng hợp các danh sách
- Chuyển dữ liệu vào phần mềm quản lý - Xuất danh mục kiểm kê đƣợc
4. - Kiểm tra các trƣờng hợp sau:
+ Trùng DL + DL mã vạch thực tế có nhƣng CSDL quản lý không có + DL mã vạch thực tế không có nhƣng CSDL quản lý có
5. TL đã đƣợc kiểm kê xong TL chƣa đƣợc xử lý TL mất trong quá trình đổ DL Mất DL do nguy ên nhân khác TL để nhầ m kho Chuy ển kho nhƣng chƣa sửa DL Tron g xử lý TL nhập sai số ĐKC B (thừa hoặc thiếu ) M ất TL
6. Chỉnh sửa, biên mục bổ sung Lập danh mục sách mất
7. Báo cáo kết quả kiểm kê
Bảng 3.5: Quy trình mƣợn sách về nhà Bƣớc Tiến trình thực hiện
* Mƣợn sách:
1. Xuất trình thẻ sinh viên tại bàn mƣợn sách (thẻ chỉ có giá trị với đúng người trong hình). Túi xách, vật dụng cá nhân gửi tại tầng trệt. 2. Vào kho sách chọn sách theo các bảng hƣớng dẫn
3. Kiểm tra sách trƣớc khi mƣợn, nếu có rách, hƣ hỏng phải báo ngay, nếu không khi trả sẽ phải chịu trách nhiệm.
4. Mƣợn đƣợc tối đa 5 sách/ 90 ngày (đóng tiền thế chân 100.000 đồng, nhận lại ngay khi trả hết sách)
* Trả sách:
1. Xuất trình thẻ sinh viên và tài liệu bàn trả sách. Túi xách, vật dụng cá nhân gửi tại tầng trệt.
2. Kiểm tra sách trƣớc khi trả, nếu sách rách, hƣ hỏng hoặc trả trễ hạn sẽ xử lý vi phạm theo quy định
3. Khi thực hiện việc trả sách, nếu muốn mƣợn lại sách khác báo ngay cho nhân viên.
4. Tiếp tục thực hiện theo quy trình mƣợn sách
* Gia hạn sách:
1. Xuất trình thẻ sinh viên và sách cần gia hạn tại bàn trả sách (1 lần gia hạn = 90 ngày)
2.
Bạn đọc cần ghi nhớ thời hạn trả sách bằng các cách sau: - Ghi nhận lại thời gian sau khi hoàn tất thủ tục mƣợn sách.
- Tra cứu trên website: http://192.168.1.101:8080/Opac/index.asp - Hỏi nhân viên phòng mƣợn sách
Bảng 3.6: Quy trình mƣợn đọc tại chỗ Bƣớc Tiến trình thực hiện
1. Xuất trình thẻ sinh viên (thẻ chỉ có giá trị với đúng người trong hình)
2. Không mang túi xách, vật dụng cá nhân vào kho sách
3. Kiểm tra tài liệu trƣớc khi mƣợn, nếu có rách hoặc hƣ hỏng phải báo ngay, nếu không khi trả sẽ phải chịu trách nhiệm.
4. Mƣợn tối đa 2 tài liệu/bạn đọc
5. Đọc sách đúng nơi quy định trong thƣ viện
Bảng 3.7: Quy trình tra cứu thông tin
Bƣớc Tiến trình thực hiện
1
Đăng ký và xuất trình thẻ sinh viên tại quầy (thẻ chỉ có giá trị với đúng người trong hình)
- Trường hợp sử dụng lần đầu sẽ được nhân viên cung cấp usename và password
2 Làm thủ tục mƣợn máy và nhận máy. (Hạn mức sử dụng: 20 giờ/tháng/sinh viên)
3 Mở máy bằng usename và password
(sinh viên nên đổi password ngay sau khi được cấp)
4
Tra cứu thông tin, tìm tin trên internet
(không chơi game online và truy cập những trang web không lành mạnh)
5 Đăng xuất sau khi sử dụng, làm thủ tục trả máy và nhận lại thẻ 6 Sau 1 tháng tài khoản sẽ hết hạn, đăng ký sử dụng vào tháng tiếp
theo
Bảng 3.8: Quy trình làm thẻ
Bƣớc Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1
Tiếp nhận yêu cầu làm thẻ khi có các thông tin sau : - Đối với sinh viên : Họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu thƣờng trú, lớp, mã lớp, khóa học, mã số sinh viên, hình 3*4 (đối chiếu CMND bản chính). Trƣờng hợp làm lại có thu lệ phí.
- Đối với giảng viên : Họ tên, khoa, chức vụ, hình ảnh 3*4 ( lƣu Quyết định tuyển dụng, điều chuyển công tác,…)
Giao thẻ vào chiều thứ 6 hàng tuần (trừ trường hợp đột xuất hoặc số lượng nhiều)
2
Kiểm tra và cập nhật thông tin bạn đọc trong Module bạn đọc (Libol 6.0).Đối với các trƣờng hợp chuyển lớp, khoá học, không tồn tại mã số sinh viên phải có giấy xác nhận của khoa đang theo học).
Bộ phận tiếp nhận
3
Có 2 trƣờng hợp:
-Làm lần đầu mà chƣa có dữ liệu: quản lý hồ sơ cập nhật thông tin bạn đọc quay lại mục “làm lại thẻ”
đăng ký cập nhật
- Làm lần thứ 2 trở đi: vào mục “làm lại thẻ” đăng ký (kiểm tra lại thông tin bạn đọc nếu sai xót sửa cập nhật. - Thống kê báo cáo trên Libol giao bộ phận in thẻ: sáng thứ 5 hàng tuần
Bộ phận tiếp nhận
4
- Kiểm tra đối chiếu danh sách và số lƣợng hình - Nhận vật tƣ in thẻ ( dự trù vật tƣ trong 1 học kỳ/lần)
Bộ phận in thẻ
5
- Tạo dữ liệu mới nếu sinh viên chƣa có CSDL trên phần mềm in thẻ, sửa các thông tin sai ( ngày sinh, HKTT…) trên dữ liệu cũ.
- Scan hình
Bộ phận in thẻ
6 Tiến hình in: 4 bƣớc mặt trƣớc và mặt sau Bộ phận in thẻ
7
Bàn giao thẻ và yêu cầu bộ phận tiếp nhận thông tin làm thẻ kiểm tra , ký nhận số lƣợng thẻ đã giao (chiều thứ 5 hoặc sáng thứ 6 tuỳ theo số lƣợng)
- Thẻ bị lỗi trong quá trình in phải đƣợc lƣu lại để kiểm kê
Bộ phận in thẻ
8 Giao thẻ trực tiếp cho bạn đọc và ký nhận Bộ phận tiếp nhận
3.2.2. Nâng cao chất lƣợng và hiệu quả nguồn lực thông tin
Xem xét lại diện bổ sung và xây dựng chính sách bổ sung theo hƣớng bám sát, phù hợp với các đề cƣơng môn học theo tín chỉ đã đƣợc hội đồng khoa học của các khoa thông qua và đƣợc nhà trƣờng phê duyệt. Lập danh mục tài liệu bắt buộc và danh mục tài liệu tham khảo yêu cầu sinh viên đọc thêm. Thƣờng xuyên liên hệ phối hợp các Khoa, giảng viên cập nhật tài liệu mới, tài liệu hồi cố đầy đủ cho từng môn học
Phát triển mạnh kho học liệu cả hai dạng giấy và điện tử, phấn đấu đạt đầy đủ số đầu sách, giáo trình, tài liệu tham khảo đáp ứng yêu cầu sử dụng của ngƣời dạy-ngƣời học
3.2.2.1 Xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin
Hình thành chính sách phát triển nguồn lực thông tin. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin đóng vai trò tiên quyết trong việc xây dựng nguồn lực thông tin và hiệu quả sử dụng tài liệu của thƣ viện.
Phát triển có chọn lọc nhiều loại hình tài liệu mới nhằm đa dạng hóa tài liệu. Định kỳ tổ chức hội nghị bạn đọc và thƣờng xuyên thăm dò ý kiến ngƣời dùng tin nhằm bổ sung tài liệu phù hợp với mô hình đào tạo của nhà trƣờng và nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Phân bổ hợp lý nguồn ngân sách bổ sung nguồn lực thông tin, định kỳ đánh giá tính hiệu quả của nguồn lực thông tin sau một thời gian sử dụng và điều tra nhu cầu của ngƣời dùng tin.
3.2.2.2. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin
Công tác phát triển nguồn lực thông tin phải đƣợc thực hiện bởi đội ngũ cán bộ bổ sung có trình độ chuyên môn, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu đối tƣợng phục vụ và nguồn cung cấp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, mục tiêu và hƣớng ƣu tiên trong việc bổ sung tài liệu, Thƣ viện tăng cƣờng khả năng thiết lập quan hệ trao đổi, bổ sung tài liệu
Trên cơ sở các định hƣớng và phƣơng hƣớng phát triển nguồn lực thông tin trên, Thƣ viện xác định chính sách bổ sung tài liệu là xây dựng đƣợc nguồn lực thông tin có cơ cấu môn loại phù hợp với ngƣời dùng tin của thƣ viện với số lƣợng bản hợp lý, bảo đảm chất lƣợng nội dung, phù hợp với quy mô đào tạo và xu hƣớng phát triển của văn hóa, kinh tế - xã hội, chủ động tìm các nguồn cung cấp tài liệu đa dạng bảo đảm tính đầy đủ, kịp thời của tài liệu nhập vào thƣ viện. Ngoài việc bổ sung thƣờng kỳ, thƣ viện cần có kế hoạch bổ sung hoàn chỉnh, chú trọng các tài liệu có giá trị khoa học cao.
Bổ sung nguồn tài liệu đồng bộ trên cơ sở dự báo nhu cầu của ngƣời dùng tin và sự phát triển của nhà trƣờng, xây dựng các CSDL, tiến tới xây dựng những bộ sƣu tập có giá trị và đƣợc phổ biến rộng rãi trong và ngoài nƣớc.
Tạo cơ sở vật chất và kỹ thuật cho mạng thông tin nội bộ, mạng internet và liên kết với các mạng khác, tăng khả năng khai thác, tích hợp thông tin, tổng hợp xử lý thông tin. Để thỏa mãn những yêu cầu phục vụ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ngƣời dùng tin trong tìm kiếm, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin.
Xây dựng mối liên kết trong và ngoài hệ thống thƣ viện về thông tin chuyên dạng bằng mọi phƣơng thức và phƣơng tiện có thể để làm giàu thêm nguồn lực thông tin, rút ngắn khoảng cách về địa lý, tiết kiệm thời gian, mở rộng khả năng và cơ hội tiếp cận những thông tin cập nhật mới nhất.
Xây dựng chính sách phát triển nguồn tài liệu nội sinh là các giáo trình, bài giảng, đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, bài báo của CB, GV trong nhà trƣờng để tổ chức lƣu trữ và phổ biến dƣới dạng tài liệu số
3.2.2.3. Tăng cường kinh phí bổ sung
Thƣ viện phải tạo đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và làm cho lãnh đạo hiểu rõ hơn về hoạt đông của thƣ viện. Trong đó, việc đầu tƣ nguồn lực thông tin phải đƣợc xem là đầu tƣ cho phát triển và ở mức độ nhất định và
thƣờng xuyên. Hiệu quả của hoạt động thông tin là hiệu quả xã hội, nó thể hiện chủ yếu ở ngƣời dùng tin, thông tin phục vụ quá trình quản lý, nghiên cứu khoa học, học tập và sản xuất - kinh doanh. Do đó, cần có sự quan tâm và đầu tƣ kinh phí và thời gian đáng kể. Đó cũng là điều kiện quan trọng để hoạt động thƣ viện góp phần thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp thƣ viện, đáp ứng tốt nhất mục tiêu nâng cao trình độ, dân trí xã hội.
Hằng năm kinh phí phát triển nguồn lực thông tin chủ yếu từ ngân sách nhà nƣớc cấp và nguồn thu phí dịch vụ của sinh viên. Đây là một nguồn vô cùng quan trọng tăng cƣờng tài liệu cho thƣ viện. Bên cạnh đó thƣ viện phải chú trọng phát triển nguồn lực thông tin bằng các hình thức xã hội hóa nhƣ: quyên góp sách cho thƣ viện, kêu gọi các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp… ủng hộ và tài trợ cho thƣ viện và tăng cƣờng công tác trao đổi, nhận tặng biếu, phối kết hợp thƣờng xuyên hơn với các ban ngành, cá nhân trong và ngoài nƣớc phát triển nguốn lực thông tin. Cần tăng tốc độ xây dựng các CSDL nội sinh, đặc biệt ƣu tiên các bài giảng, giáo trình
Kinh phí bổ sung hằng năm đang ở mức thấp nên sử dụng nguồn kinh phí bổ sung phải phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin.
3.2.3. Đa dạng hóa, nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
- Đa dạng hóa các dịch vụ thƣ viện, mở rộng đối tƣợng và không ngừng đổi mới phƣơng thức phục vụ nhƣ trong công tác tuyên truyền giới thiệu tài liệu không dừng lại ở loại hình tài liệu là sách, báo tạp chí nhƣ lâu nay thƣ viện thƣờng thực hiện mà phải giới thiệu các loại hình tài liệu khác: băng hình, các tài liệu trên CD-ROM, tài liệu điện tử…, phƣơng thức phục vụ cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin, tạo điều kiện tốt nhất cho họ khai thác nguồn lực thông tin không chỉ ở thƣ viện mà của các thƣ viện trong nƣớc và thế giới.
- Tăng cƣờng các hình thức tổ chức trƣng bày triển lãm, nói chuyện chuyên đề, tọa đàm, hội thảo… trong nội dung chƣơng trình cần thiết lồng ghép với việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông tin, hƣớng dẫn sử dụng cho ngƣời dùng tin.
- Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, tìm tin trên mạng nội bộ và internet. Đặc biệt giới thiệu, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác thông tin qua Web- Portal của thƣ viện.
- Tuyên truyền, quảng bá CSDL học liệu số và hoàn thiện CSDL tài liệu môn học, đây sẽ là các dịch vụ chủ lực của thƣ viện trong tƣơng lai. Đây là hình thức phục vụ làm thay đổi diện mạo của thƣ viện
- Xây dựng các thƣ mục chuyên đề phục vụ thông tin có chọn lọc cho các đối tƣợng cán bộ quản lý, nhà nghiên cứu
- Tổ chức dịch vụ bán giáo trình, bài giảng nội bộ đáp ứng nhu cầu sinh viên về tài liệu bắt buộc sử dụng trong môn học theo học chế tín chỉ.
3.2.4. Ứng dụng công nghệ hiện đại
Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện là nhằm phát huy tối đa nguồn lực thông tin của thƣ viện này và với các thƣ viện khác, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nƣớc
Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại. Chủ động cung cấp các điều kiện thuận lợi cho ngƣời sử dụng khai thác, truy cập qua cổng thông tin điện tử đến các CSDL, ngân hàng dữ liệu, các nguồn tin theo yêu cầu của ngƣời