Sơ đồ 2.1 TỔ CHỨC QUẢN LÝ – CÔNG TY TNHH LONG SINH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC Ban Cố Vấn Phó Tổng giám đốc Marketing-KD Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Sản xuất Chi nhánh Long An Bộ phận Sản xuất Phòng Môi trường Bộ phận KCS Hóa nghiệm Bộ phận Kho Chi nhánh Đà Nẵng Bộ phận NV kinh doanh thuốc
Bộ phận NV kinh doanh Post
Bộ phận Marketing Bộ phận Kinh doanh phân bón Hành chính-Pháp lý Công nợ Phòng Kế toán PhòngQuản lý Kinh doanh Phòng Kỹ thuật - Thu mua Phòng Tổ chức
2.1.6.2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban.
Từ năm 2002 Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý Ban Giám đốc thành cơ cấu quản lý theo Ban Tổng giám đốc.
Dưới Hội đồng thành viên là Ban Tổng giám đốc bao gồm một Tổng giám đốc và ba Phó tổng giám đốc. Đây có thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiệm vụđiều hành mọi hoạt động diễn ra tại Công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Cố vấn của Công ty gồm các chuyên gia nước ngoài, chuyên cố vấn cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty có 3 bộ phận chính bao gồm: Bộ phận Quản trị Hành chính, Bộ phận
Marketing – Kinh doanh, Bộ phận Sản xuất.
a. Bộ phận Quản trị Hành chính
Do Tổng Giám đốc phụ trách, gồm các phòng ban chức năng: phòng Kế toán, phòng Quản lý kinh doanh, phòng Kỹ thuật – Thu mua, phòng Tổ chức hành chính. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt các công việc được giao, góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
Phòng Kế toán: gồm 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán và 2 kế toán viên. Phòng Kế toán có nhiệm vụ: quản lý, sử dụng nguồn vốn, tài sản, nguồn quỹ; tính toán giá thành, phân bổ chi phí, duyệt chi thanh toán và thanh toán theo thời hạn thoả thuận, thu hồi công nợ, lập bảng cân đối kế toán và hiệu quả SXKD, báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm; theo dõi về thuế...; Phụ trách quản lý bộ phận kế toán tại các chi nhánh; tham mưu cho cấp trên trong công tác quản trị tài chính, hoạch định doanh lợi, dự đoán và kiểm soát tài chính, quyết định đầu tư,...
Phòng Quản lý kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác liên hệ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng thương mại, nhận đơn hàng, thông báo cho bộ phận sản xuất khi có đơn hàng, liên hệ phương tiện vận chuyển, lập bảng kê bán hàng, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho ban Tổng
giám đốc và bộ phận nghiệp vụ kinh doanh, tổ chức các chương trình khuyến mãi; theo dõi công việc liên quan tại các chi nhánh.
Phòng kỹ thuật – Thu mua: chỉ có 1 trưởng phòng chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lượng hàng hóa, thiết kế bao bì, nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên liệu trong và ngoài nước. Đảm bảo chất lượng nguyên liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
Phòng Tổ chức hành chính: gồm 1 trưởng phòng và một nhân viên, phụ trách công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, tính lương, theo dõi bảo hiểm của CB- CNV, liên hệ công việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức sự kiện trong Công ty, đồng thời quản lý tổlái xe, xưởng vụ, tổ bảo vệ, tạp vụ và y tế.
b. Bộ phận Marketing – kinh doanh
Chia thành 2 nhóm sản phẩm do 2 phó Tổng Giám đốc quản lý. Ranh giới khu vực phụtrách theo địa lý: phía Bắc từ Bình Thuận trở ra, phía Nam từĐồng Nai trở vào.
Nhóm sản phẩm thủy sản: do phó Tổng Giám đốc Marketing – kinh doanh trực tiếp phụ trách quản lý, bao gồm các bộ phận chức năng: chi nhánh Đà Nẵng, bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Thuốc, bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Post và bộ phận marketing.
o Chi nhánh Đà Nẵng gồm 1 phó phòng quản lý kinh doanh, 1 thủ kho, 1 bảo vệ thực hiện công tác liên hệ khách hàng, phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Bắc.
o Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Thuốc TYTS gồm trưởng phòng và 6 nhân viên kinh doanh trực tiếp gặp gỡ người tiêu dùng, hộ nuôi thủy sản để hướng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm và nắm bắt thông tin thị trường. Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ tổ chức các hội nghị, hội thảo đầu bờ cho từng khu vực để thu hút khách hàng.
o Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh thức ăn tôm Post gồm 1 phó phòng và các nhân viên kinh doanh. Chức năng, nhiệm vụ giống như bộ phận kinh doanh Thuốc TYTS. Tuy nhiên bộ phận kinh doanh Post chỉ hoạt động chủ yếu ở khu vực phía Nam.
o Bộ phận Marketing được thành lập tháng 3 năm 2010 với 3 nhân viên, đến nay gồm có 8 người là phó phòng và các nhân viên. Bộ phận Marketing có nhiệm vụ lập hồ sơ khách hàng toàn tuyến Bắc – Nam, hỗ trợ nhân viên kinh doanh tổ chức các hội nghị, hội thảo, tuần lễ bán hàng, các sự kiện quảng cáo sản phẩm…
Nhóm sản phẩm phân bón: do phó Tổng Giám đốc trực tiếp phụ trách, quản lý. Bao gồm bộ phận kinh doanh phân bón và phòng Hành chính – pháp lý – công nợ
o Bộ phận kinh doanh phân bón sinh học có chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh Thuốc TYTS.
o Bộ phận hành chính – pháp lý – công nợ thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu công nợ và làm đại diện pháp lý cho Công ty nếu xảy ra những vụ việc liên quan đến khiếu kiện.
c. Bộ phận sản xuất
Do phó Tổng Giám đốc sản xuất phụ trách, bao gồm chi nhánh Long An, bộ phận sản xuất, phòng môi trường, phòng KCS – hóa nghiệm và bộ phận kho.
Chi nhánh Long An (mới mở) bao gồm phó phòng Quản lý kinh doanh, phó phòng XNK và các công nhân Sản xuất, chức năng chính là trung chuyển hàng hóa phân phối các tỉnh thành khu vực phía Nam.
Bộ phận sản xuất gồm 1 trưởng phòng quản lý, phó phòng, ca trưởng, các công nhân vận hành lò sấy và trực tiếp sản xuất.
o Bộ phận sản xuất Thuốc TYTS phụ trách sản xuất Thuốc TYTS bao bì nhỏ và bao bì lớn từ khâu nhập nguyên liệu đến đóng gói thành phẩm.
o Bộ phận sản xuất phân bón sinh học phụ trách đóng gói sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.
o Bộ phận sản xuất thức ăn tôm Post phụ trách sản xuất từ khâu nhập liệu đến đóng gói thành phẩm.
o Bộ phận sản xuất bột cá phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm.
Phòng môi trường – vật tư gồm 1 trưởng phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác xử lý nước thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh môi trường trong tất cả các phân xưởng sản xuất. Đồng thời vận hành lò hơi, quản lý tổ điện nước, cơ khí toàn nhà máy.
Phòng KCS – hóa nghiệm gồm 3 nhân viên phụ trách việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng đối với nguyên liệu và thành phẩm.
Bộ phận thủ kho gồm thủ kho vật tư, thủ kho nguyên liệu và thủ kho thành phẩm, có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tư, bao bì, nguyên liệu, thành phẩm.
Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty TNHH Long Sinh.
Phân xưởng sản xuất của Công ty gồm 4 bộ phận: Sản xuất chính, Môi trường, KCS – Hóa nghiệm và Kho.
Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận phân xưởng:
Bộ phận sản xuất lại được chia ra theo 4 nhóm mặt hàng: bộ phận thuốc TYTS, bộ phận thức ăn giống thủy sản, bô phận phân bón lá sinh học và bộ phận nguyên liệu thức ăn chăn nuôi; thực hiện các nhiệm vụ tổ chức sản xuất các mặt hàng có liên quan.
Bộ phận môi trường được phân thành hai bộ phận cơ khí và điện nước. Hai bộ phận này có nhiệm vụ quản lý, bảo trì, bảo dưỡng, vận hành máy móc thiết bị được giao, quản lý hệ thống cơ điện lạnh, máy móc thiết bị một các thường xuyên; đồng thời điều hành tổ chức mọi hoạt động của phân xưởng nhằm khai thác tối đa các yếu tố, tay nghềcông nhân để phục vụ cho việc sản xuất diễn ra liên tục, không bị ngưng vì những lý do bất ngờ.
Bộ phận KCS – Hóa nghiệm có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa của Công ty theo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Mặt khác, bộ phận này còn kiểm tra giám sát việc thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến các sản phẩm mới.
Bộ phận kho gồm kho vật tư, kho nguyên liệu và kho thành phẩm. Mỗi kho có các thủ kho chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm.
2.1.7.Thực trạng hoạt động và kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. 2.1.7.1 Môi trường kinh doanh của Công ty.
a. Môi trường vĩ mô
- Môi trường kinh tế.
Một doanh nghiệp muốn đững vững và phát triển đòi hỏi môi trường kinh tếđất nước đó phải phát triển bền vững. Các yếu tố tốc độtăng trưởng kinh tế, lãi suất ngân hàng, lạm phát, tỷ giá hối đoái, mức độ thất nghiệp là những yếu tố then chốt quyết định đến môi trường kinh tế.
Bảng 2.1: Tốc độtăng trưởng kinh tế và chỉ số giá tiêu dùng Việt Nam, năm 2006-2012. Chỉ tiêu Năm 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 1. GDP (%) 8.17 8.44 6.23 5.2 6.47 5.89 5.03 2. CPI (%) 6.6 12.63 19.89 6.88 11.75 18.58 6.81 (Nguồn: Tổng cục Thống kê)
Trước khi khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 nổ ra Việt Nam là một trong những nước có nền kinh tế phát triển bậc nhất trên thế giới tuy nhiên trong nhưng năm trở lại đây nên kinh tế của chúng ta đang phải đối mặt với rất nhiều vấn đề làm cho môi trường kinh doanh của chúng ta phần nào kém hấp dẫn trong con mắt nhà đầu tư nước ngoài.
Nhìn chung trong khoảng thời gian từ năm 2006-2012 nền kinh tế nước ta có những bước tiến đáng kể. Mức GDP trên đầu người tăng khá so với phần còn lại của thế giới vẫn đang chìm trong khủng hoảng kinh tế thế giới kéo dài và cuộc khủng hoảng nợ công ở khu vực châu Âu. Nhưng năm 2012, tốc độtăng trưởng của nước ta thấp nhất trong những năm trở lại đây chỉ đạt 5.03% thấp hơn cả năm 2009 là 5.2%; cho thấy nước ta có một năm kinh tế gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên CPI của Việt Nam thì lại đang có rất nhiều vấn đềđể nói.
Thứ nhất trong khoảng thời gian này chỉ số giá tiêu dùng CPI của Việt Nam năm 2011 theo công bố là khoảng 18.58% một con số thực sự đáng phải suy nghĩ khi mức tăng GDP ở cùng thời điểm chỉ là 5.89%. Là một trong số những nước có chỉ số CPI cao nhất Thế giới điều này gây ra một khó khăn chung cho các nhà đầu tư khi nhìn vào môi trường kinh doanh ở Việt Nam.
Thứ 2 chỉ số CPI cao như vậy đã ảnh hưởng rất tiêu cực đến đời sống của tất cả người dân Việt Nam khi mà giá cả tiêu dùng ngày càng đắt đỏ. Lương tăng không bắt kịp với nhịp độtăng giá.
Thứ 3 khi CPI cao đồng nghĩa giá cả các yếu tố đầu vào của Công ty tăng lên liên tục, làm cho tổng chi phí của Công ty tăng lên tương ứng. Chi phí vận chuyển, chi phí điện nước, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công đều tăng lên. Đây là một khó khăn đối với Công ty và điều này đã dẫn đến giá thành của sản phẩm tăng.
Với năm 2011 tỷ lệ lạm phát ở mức caocó nguy cơ rất lớn gây bất ổn kinh tế vĩ mô và đem lại hệ quả xấu cho nền kinh tế, do đó bước vào năm 2012 CPI đã được
kiểm soát tốt nhờ chính phủ đã quyết tâm thực hiện các biện pháp kinh tế nhằm kiềm
chế lạm phát, ổn định nền kinh tế. Tỷ lệ lạm phát năm 2012 đã được kéo xuống ở mức
rất thấp so với năm 2011 (từ 18,58% xuống còn khoảng 6,81%).Tuy nhiên, chính sách
tiền tệ để chống lạm phát đã gây ra hiệu ứng phụ: số lượng doanh nghiệp phá sản, giải thểtăng mạnh và thị trường bất động sản đóng băng.
Một điều đáng phải bàn đến là lãi suất ngân hàng của các ngân hàng Việt Nam. Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn những tưởng lãi suất ngân hàng sẽ ở một tỉ lệ thích hợp để kích thích nền kinh tế và các doanh nghệp phát triển nhưng thật đáng buồn là Việt Nam lại là một trong những nước có lãi suất ngân hàng cao nhất thế giới. Việc các doanh nghiệp muốn tiếp xúc được các nguồn vốn rất khó hoặc ở mức từ 17%- 24% điều này làm cho các doanh nghiệp e dè khi nghĩ tới phương án sử dụng vốn. Việc đi đêm của các ngân hàng là khá phổ biến dù Chính phủđã ban hành rất nhiều đạo luật để khống chế lãi suất của các ngân hàng cũng như kích thích các Doanh nghiệp phát
triển nhưng có lẽ cần phải có những biện pháp mạnh tay từ cơ quan chức năng mới hy vọng hoạt động cho vay được diễn ra bình thường.
Công ty Long Sinh đã tận dụng cơ hội khá tốt khi Việt Nam gia nhập WTO điều đó được thể hiện qua quy mô, doanh thu của Công ty không ngừng tăng lên. Việc xuất nhập khẩu cũng dễdàng hơn nhưng trong những năm trở lại đây Công ty đang gặp khá nhiều khó khăn từ việc canh tranh với các Công ty nước ngoài cũng như ảnh hưởng rừ việc khủng hoảng của các nước có quan hệlàm ăn với Công ty.
-Môi trường chính trị và pháp luật.
Việt Nam được biết đến như là một nơi có nền chính trịổn định điều này tạo ra một môi trường đầu tư sản xuất kinh doanh khá tốt để thu hút vốn đầu tư. Có thể nói chính trị ổn định là một lợi thế của Việt Nam tuy nhiên hệ thống pháp luật cần phải sửa đổi để bắt kịp với cơ chế thịtrường dù rằng chúng ta đã có những chuyển biến nhưng chưa thực sự rõ ràng. Các văn bản pháp luật còn chồng chéo nhau, nhiều văn bản pháp luật chưa hoàn thiện phần nào gây khó khăn cho Công ty Long Sinh nói riêng cũng như toàn bộ hệ thống nền kinh tế nói chung.
-Môi trường văn hóa, xã hội.
Văn hóa là hệ thống các yếu tố giá trị vật chất và tinh thần có mối quan hệ gắn bó với nhau. Muốn kinh doanh tốt thì Công ty cần bỏ nhiều thời gian để tìm hiểu và nghiên cứu các nền văn hóa khác nhau. Điều này giúp cho Công ty có thể tránh được những trở ngại trong việc giao dịch kinh doanh với các quốc gia khác trên thế giới, góp phần giảm bớt rủi ro cho Công ty. Tuy nhiên đây lại là một điều rất khó thực hiện, bởi nền văn hóa của các nước khác thì rất đa dạng, phong phú. Ngay như nước ta, các công ty kinh doanh trong nước cũng chưa thể nào tìm hiểu sâu sắc, tường tận bản sắc văn hóa của 54 dân tộc. Đây được xem là vấn đề mà các công ty hay gặp phải khi tiến hành kinh doanh với nước ngoài.
-Môi trường khoa học công nghệ.
Là yếu tố chứa đựng nhiều cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp. Những nhân tố có thể kể đến là: sản phẩm mới, chuyển giao công nghệ mới, tựđộng hóa và sử dụng người máy, tốc độ thay đổi công nghệ, chi phí cho công tác nghiên cứu và phát