- Nhằm kiểm soỏt quỏ trỡnh thiết lập và triển khai một dự ỏn từ khi bắt đầu đến khi kết thỳc để đạt yờu cầu của khỏch hàng, gúp phần đảm bảo tiến độ, chi phớ và
T Khối lượng Mức độ hoàn thành Ghi chỳ
2.7.3 Đối với quản lý dự ỏn theo nội dung:
a. Cụng tỏc lập kế hoạch : a.1 Những điểm đó đạt được:
Cụng tỏc lập kế hoạch ở Cụng ty được xem là bước khởi đầu và căn cứ quan trọng cho cỏc hoạt động của dự ỏn. Cụng ty đó xõy dựng được quy trỡnh lập kế hoạch khỏ phự hợp từ khõu xỏc định mục tiờu, xỏc định cụng việc, tổ chức, xỏc định kế hoạch tiến độ, đến kế hoạch tài chớnh. Quy trỡnh này là căn cứ để Cụng ty chuẩn bị và huy động nguồn lực phục vụ dự ỏn. Quy trỡnh này khỏ hợp lý ở chỗ đó đi từ khõu mục tiờu tổng quỏt chung nhất đến cỏc kế hoạch cụ thể.
Bộ phận lập kế hoạch cũng chỳ trọng đến cụng tỏc hiệu chỉnh kế hoạch và khi thực hiện cú tớnh đến mục tiờu giảm thiểu sự thay đổi đến cỏc yếu tố của dự ỏn. Cụng việc này là cần thiết do dự ỏn xõy dựng cơ bản được thực hiện dưới sự ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khỏc nhau mà cụng tỏc lập kế hoạch ban đầu khụng thể dự bỏo được. Việc hiệu chỉnh kế hoạch là điều khụng thể trỏnh khỏi.
Cỏc bước của cụng tỏc soạn lập kế hoạch cũng được giao trỏch nhiệm cho từng bộ phận, phũng ban cụ thể và cú tớnh đến sự phối kết hợp giữa cỏc bờn với nhau. Điều này làm cho bản kế hoạch cú chất lượng cao hơn, do từng khõu được chuyờn mụn húa. Cỏch thức soạn lập này cũn dẫn tới thuận lợi trong việc triển khai và theo dừi giỏm sỏt. Mỗi sai sút hay vấn đề xảy ra trong thực tế sẽ dễ dàng điều chỉnh hơn khi được quy trỏch nhiệm chi tiết đến cỏc bộ phận chuyờn trỏch. Trong thực tế triển khai, bộ phận thi cụng cũn tương tỏc với cỏc đơn vị liờn danh và cỏc đơn vị tư vấn giỏm sỏt, việc giao trỏch nhiệm đến từng bộ phận vừa giỳp cho lónh đạo Cụng ty dễ dàng kiểm soỏt hoạt động, vừa làm cho việc hợp tỏc giữa cỏc bờn thuận lợi hơn.
b.1 Những điểm cũn tồn tại và nguyờn nhõn:
Tuy nhiờn, hiện nay cụng tỏc lập kế hoạch dự ỏn của Cụng ty vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Việc hoạch định cỏc mục tiờu chưa bỏm sỏt căn cứ về khả năng của đơn vị và cỏc yếu tố về mụi trường mà chủ yếu dựa trờn nhận định mang tớnh chủ quan và cảm tớnh của cỏn bộ lập kế hoạch. Cụng tỏc dự bỏo chưa được chỳ trọng, gõy trở ngại trong việc triển khai do nhiều cụng việc phải tiến hành hiệu chỉnh do chưa bỏm sỏt thực tế.
Nguyờn nhõn của hạn chế này một phần do Cụng ty cũn phụ thuộc vào Tổng cụng ty, cỏc nguồn lực, dự ỏn nhận được phần lớn do Tổng cụng ty điều phối. Do
đú, kế hoạch hoạt động cũng chủ yếu dựa vào kế hoạch chung của Tổng cụng ty, Cụng ty cũng thiếu tớnh chủ động, linh hoạt. Bộ phận kế hoạch mang tõm lý ỷ lại vào cấp trờn, kế hoạch thường chỉ được chi tiết húa dựa trờn cỏc chỉ tiờu được giao từ trờn xuống.
Trong quy trỡnh lập kế hoạch, bước theo dừi và đỏnh giỏ việc thực hiện kế hoạch cũn khỏ mờ nhạt, chỉ xem xột xem thực tế cú đạt được mục tiờu kế hoạch hay khụng, chưa đi sõu phõn tớch những nguyờn nhõn của việc chưa đạt được mục tiờu. Khõu hiệu chỉnh kế hoạch cũn khỏ lỳng tỳng do khõu theo dừi và đỏnh giỏ chưa được thực hiện tốt. Kế hoạch được hiệu chỉnh phần lớn cũn dựa vào kinh nghiệm của nhà lập kế hoạch. Bờn cạnh đú, khõu hiệu chỉnh kế hoạch chưa phỏt huy hết tỏc dụng của nú. Vấn đề ở đõy là thành viờn quản lý dự ỏn của Cụng ty thường khụng chuẩn bị tốt cho cỏc bờn tham dự về sự thay đổi của mỡnh. Hơn nữa, vỡ chưa cú sự trao đổi cởi mở cả trờn lẫn dưới trong phõn cấp quản lý, dõy chuyền chỉ huy và về sau là với khỏch hàng, nờn cỏn bộ quản lý thường đối diện với việc ớt cú sự hỗ trợ cho kế hoạch của mỡnh.
Bản kế hoạch dự ỏn được xõy dựng lại tập trung vào số lượng hơn là về chất lượng, mới đưa ra nội dung kế hoạch chung chung, tổng quỏt, tương tự nhau mà chưa vạch ra được kế hoạch cụ thể, chi tiết, cú tớnh đặc trưng riờng của từng giai đoạn thực hiện dự ỏn.
Bờn cạnh đú, chất lượng chưa cao của cụng tỏc lập kế hoạch cũn từ một số nguyờn nhõn sau :
•Lượng thời gian và tiền bạc mà Cụng ty dành cho quỏ trỡnh lập kế hoạch chưa hợp lý so với cỏc cụng việc khỏc trong toàn bộ quỏ trỡnh quản lý kế hoạch.
• Trờn thực tế, lập kế hoạch là một kỹ năng mà nhiều thành viờn trong bộ phận quản lý của Cụng ty nghĩ rằng đó cú đủ kinh nghiệm, kỹ năng. Song rất ớt người hoàn thành tốt cụng việc này. Bản thõn lập kế hoạch là một cụng việc đũi hỏi kỹ năng và chuyờn mụn sõu, đặc biệt để xõy dựng một bản kế hoạch dự ỏn toàn diện là một trong những cụng việc khú khăn nhất mà người quản lý dự ỏn cần phải thực hiện trong suốt vũng đời của dự ỏn.
b. Đối với cụng tỏc quản lý tiến độ thi cụng b.1 Những điểm đó đạt được :
Tiến độ thi cụng là một trong những yếu tố then chốt quyết định thành cụng của dự ỏn. Cụng ty đó xõy dựng được một quy trỡnh tương đối chi tiết phục vụ cụng tỏc quản lý tiến độ thi cụng. Quy trỡnh này khỏ khoa học và hợp lý. Hơn nữa quy
trỡnh này cũn khỏ chi tiết, bước sau sử dụng kết quả của bước trước, khụng cú bước nào thừa. Quy trỡnh này đó quy định nhiệm vụ của cỏc bờn liờn quan, tạo thuận lợi cho việc theo dừi và giỏm sỏt.
Cụng ty đó sử dụng cụng cụ sơ đồ cấu trỳc phõn việc và biểu đồ Gantt làm căn cứ lập kế hoạch tiến độ, đõy là hai cụng cụ phự hợp với điều kiện của Cụng ty vỡ tớnh chất đơn giản nhưng vẫn đạt được hiệu quả của chỳng, nhất là trong điều kiện chất lượng nguồn nhõn lực tham gia quản lý của Cụng ty cũn hạn chế, hệ thống thụng tin quản lý cũng chưa cho phộp Cụng ty ỏp dụng cỏc cụng cụ quản lý tiờn tiến hơn.
Cụng tỏc theo dừi, giỏm sỏt tiến độ cũng được thực hiện liờn tục theo định kỳ hàng thỏng bằng cỏch thiết lập cỏc bảng giao việc hàng thỏng, qua đú theo dừi và tổng kết mức độ hoàn thành cụng việc từ đú cú biện phỏp đụn đốc kịp thời.
b.2 Những điểm cũn tồn tại và nguyờn nhõn:
Mặc dự đó ỏp dụng mụ hỡnh sơ đồ cấu trỳc phõn việc tuy nhiờn mức độ phõn nhỏ, chi tiết húa cỏc bước cụng việc chưa đạt yờu cầu. Điều này dẫn đến cỏc kế hoạch tiến độ chi tiết cũn chung chung, chưa đi sõu vào từng cụng việc cụ thể.
Việc lập kế hoạch, triển khai kế hoạch tiến độ cũn chưa nhận định được cỏc bước cụng việc mà ở đú dễ xảy ra tỡnh trạng chậm trễ về mặt tiến độ, cũng như mức độ quan trọng tương đối của bước cụng việc này với bước cụng việc kia.
Giữa cỏc bước cụng việc của dự ỏn cũn chưa cú sự liờn kết chặt chẽ với nhau, từ đú hạn chế khả năng phối kết hợp hoạt động của cỏc tổ, nhúm thi cụng cũng như khú cú thể cú phương ỏn huy động và điều phối nguồn lực một cỏch tối ưu để thực hiện cỏc bước cụng việc.
Nguyờn nhõn của hạn chế này là do trỡnh độ của cỏn bộ chuyờn trỏch cũn hạn chế, thúi quen làm việc dựa trờn kinh nghiệm là chớnh cũn phổ biến. Bờn cạnh đú, hệ thống thụng tin quản lý của Cụng ty cũn chưa cho phộp triển khai nhiệm vụ này một cỏch chi tiết hơn vỡ thiếu thụng tin cụ thể. Việc quản lý và thực hiện dự ỏn đạt và vượt tiến độ gần đõy mới được Cụng ty chỳ trọng và nỗ lực thực hiện. Quan điểm cho rằng việc chậm trễ trong tiến độ thực hiện dự ỏn là điều khụng thể trỏnh khỏi và hầu như xảy ra với tất cả cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng cơ bản đó tồn tại trong suy nghĩ, ý thức của phần lớn người dõn cũng như cả những người trực tiếp tham gia quản lý và thực hiện dự ỏn. Việc thay đổi nếp nghĩ, nếp làm việc này đũi hỏi sự nỗ lực hơn nữa của những người chịu trỏch nhiệm cụng tỏc quản lý cũng như toàn bộ bộ mỏy của doanh nghiệp.
Nhận thức được lợi ớch mang lại từ việc đảm bảo thi cụng đỳng và vượt tiến độ như tiết kiệm được về mặt thời gian, cụng sức cũng như đạt hiệu quả cao hơn cho dự ỏn, từ đú củng cố vị thế và hỡnh ảnh của cụng ty, ban lónh đạo đó chỳ trọng cụng tỏc chỉ đạo quản lý tiến độ. Cỏc dự ỏn thi cụng thường được xem xột rỳt ngắn tiến độ nếu cú thể. Tuy nhiờn, việc nghiờn cứu rỳt ngắn tiến độ cũn dựa trờn kinh nghiệm là chớnh, chứ chưa dựa trờn những tớnh toỏn chặt chẽ về việc đỏnh đổi chi phớ hay đảm bảo chất lượng cụng trỡnh.
Cụng tỏc giải phúng mặt bằng là nguyờn nhõn gõy sự chậm trễ đối với nhiều dự ỏn. Nguyờn nhõn gõy yếu kộm ở cụng tỏc này là do chưa phối hợp tốt với chớnh quyền địa phương trong việc tuyờn truyền hay đỏm phỏn với người dõn.
Khõu nghiệm thu và thanh quyết toỏn cũn chậm trễ và cũn nhiều vướng mắc do cỏn bộ chuyờn trỏch cũn nhiều lỳng tỳng, đồng thời cỏc đơn vị chủ đầu tư cũng chậm trễ trong việc giải ngõn vốn cho cụng trỡnh
c. Đối với cụng tỏc quản lý chi phớ : c.1 Những điểm đó đạt được :
Cụng ty đó xõy dựng được quy trỡnh quản lý chi phớ đỳng trỡnh tự và đó thực hiện đầy đủ cỏc bước. Quy trỡnh này đảm bảo cho ngõn sỏch của dự ỏn được tớnh toỏn phõn bổ cho cỏc đầu cụng việc, hạn chế việc bỏ sút cỏc bước cụng việc. Cụng tỏc kiểm soỏt chi phớ được thực hiện xuyờn suốt trong thời gian thực hiện dự ỏn.
Về mặt nội dung, cụng tỏc quản lý chi phớ đó tớnh đến tất cả cỏc khoản mục lớn liờn quan đến thi cụng xõy lắp theo đỳng quy định của phỏp luật. Cụng tỏc tổng hơp bỏo cỏo cũng được thực hiện đều đặn trong suốt vũng đời của dự ỏn.
c.2 Những điểm cũn tồn tại và nguyờn nhõn :
Quy trỡnh quản lý chi phớ tuy đỳng trỡnh tự nhưng cũn khỏ sơ lược, đặc biệt là cụng tỏc lập dự toỏn và theo dừi kiểm soỏt. Việc theo dừi, kiểm soỏt mới dừng lại ở việc so sỏnh đối chiếu với kế hoạch chứ chưa đào sõu phõn tớch nguyờn nhõn dẫn đến những thất thoỏt lóng phớ. Cụng tỏc theo dừi mới chỉ thực hiện một chiều, chưa cú cỏc hỡnh thức kiểm tra chộo, dẫn đến cỏc sai phạm trong việc thực hiện quản lý chi phớ khú bị phỏt hiện và xử lý.
Phương phỏp dự toỏn chi phớ từ trờn xuống là phương phỏp cú độ chớnh xỏc khụng cao do dự vào kinh nghiệm của cỏn bộ quản lý và số liệu từ cỏc dự ỏn tương tự trước đú. Điều này dẫn đến sự rập khuụn mỏy múc trong phõn bổ chi phớ đối với cỏc dự ỏn khỏc nhau.
cũn mỏng và chất lượng chưa cao. Cụng tỏc quản lý chi phớ thường được kiờm nhiệm với cỏc cụng tỏc khỏc do đú nhiều khi cũn hời hợt và lỏng lẻo.
d. Về cụng tỏc quản lý chất lượng : d.1 Những mặt đó đạt được :
Nhỡn chung Cụng ty đó thực hiện kiểm soỏt chất lượng ở tất cả cỏc khõu, đặc biệt chi tiết nhất là khõu thiết kế và thi cụng xõy lắp. Khõu thiết kế được vận hành trờn quy trỡnh khỏ bài bản, phối kết hợp được cỏc bộ phận với nhau, đặc biệt là bước hiệu chỉnh khụng những được tớnh đến mà cũn lặp đi lặp lại, do đú cỏc sai sút được giảm thiểu. Quy trỡnh kiểm soỏt chất lượng thiết kế đỏp ứng được yờu cầu về việc tiến hành hiệu chỉnh để phự hợp với thực tế.
d.2. Những mặt cũn tồn tại và nguyờn nhõn :
Cỏc khõu cung ứng nguyờn vật liệu và bàn giao cụng trỡnh Cụng ty cũn quản lý khỏ mờ nhạt. Trong đú, khõu cung ứng nguyờn vật liệu tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ ảnh hưởng lớn đến chất lượng cụng trỡnh.
Khõu quản lý chất lượng thi cụng cũng chỉ thực hiện ở khõu sản xuất cuối cựng khi sản phẩm (cụng trỡnh xõy dựng ) đó được hoàn thành cựng lắm là sau khi hoàn thành từng phần hạng mục cụng trỡnh . Nú chỉ đơn thuần là việc so sỏnh cỏc chỉ tiờu chất lượng thực tế đó đạt được với cỏc chỉ tiờu đặt ra để đỏnh giỏ phõn chia mức độ ( loại) chất lượng. Cụng tỏc này chỉ dừng lại ở việc đỏnh giỏ tổng quỏt và kiểm định chất lượng ở cuối mỗi khõu chứ cụng ty lại khụng chỳ ý đến kiểm soỏt khống chế quỏ trỡnh hỡnh thành yếu tố chất lượng trong sản xuất, quỏ trỡnh của từng khõu, từng giai đoạn nhỏ và của toàn quỏ trỡnh làm ra sản phẩm cụng trỡnh xõy dựng. Điều này dẫn đến thực tế là nếu sản phẩm cuối cựng khụng đạt yờu cầu phải dỡ bỏ làm lại, như vậy gõy ra sự lóng phớ về lao động, vật tư, thời gian gõy ảnh hưởng tới chất lượng cụng trỡnh.
Trong quỏ trỡnh sản xuất, yếu tố cụng nghệ cú ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng sản phẩm làm ra, nếu cụng nghệ là tiờn tiến và hiện đại thỡ nú cho phộp chỳng ta cú được những chỉ tiờu chất lượng hoàn hảo hơn, cú thể làm giảm chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất do đú mà hạ giỏ thành sản phẩm. Cũn ngược lại với cụng nghệ lạc hậu, cũ kỹ thỡ khụng những ta khụng thể kiểm soỏt được, khống chế được cỏc chỉ tiờu chất lượng sản phẩm trong quỏ trỡnh sản xuất mà cũng gõy lóng phớ vố thời gian, nguyờn vật liệu, sức lao động... Hiện nay quy mụ và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty vẫn chưa cho phộp trang bị cú hiệu quả một số loại
mỏy múc, thiết bị, đú là những loại mỏy múc thiết bị cú giỏ trị lớn, mức độ sử dụng liờn tục, mà khi cú nhu cầu Cụng ty phải xin điều động từ Tổng cụng ty hoặc thuờ lại của cỏc đơn vị thành viờn, làm hạn chế sự chủ động và linh hoạt.
CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CễNG TÁC QUẢN Lí DỰ ÁN TẠI TỔNG CễNG TY CIENCO 4 – CHI NHÁNH HÀ NỘI