III. Giải phỏp nhằm hoàn thiện và nõng cao hiệu quả cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư tại Cụng ty CIENCO 4 Chi nhỏnh Hà Nội.
a. Về quy trỡnh quản lý
Quy trỡnh quản lý chi phớ của Cụng ty tuy đỳng trỡnh tự nhưng cũn khỏ sơ lược, đặc biệt là cụng tỏc lập dự toỏn và theo dừi kiểm soỏt. Việc theo dừi, kiểm soỏt mới dừng lại ở việc so sỏnh đối chiếu với kế hoạch chứ chưa đào sõu phõn tớch nguyờn nhõn dẫn đến những thất thoỏt lóng phớ. Cụng tỏc theo dừi mới chỉ thực hiện một chiều, chưa cú cỏc hỡnh thức kiểm tra chộo, dẫn đến cỏc sai phạm trong việc thực hiện quản lý chi phớ khú bị phỏt hiện và xử lý. Để nõng cao hiệu quả quản lý, Cụng ty nờn cải tiến quy trỡnh theo hướng chi tiết húa khõu quản lý này theo một quy trỡnh lập kế hoạch cụ thể, nghĩa là phải đi từ khõu xỏc định mục tiờu hoàn thành của cụng việc cần dự toỏn. Tiếp theo cần xỏc định cỏc yờu cầu về thời gian và nguồn lực thực hiện cụng việc, sau đú tớnh toỏn theo một trong hai hướng là xỏc định định mức về thời gian trước, xỏc định hạn định về thời gian sau hoặc ngược lại, trờn cơ sở đú tớnh toỏn được chi phớ cho từng cụng việc. Cỏch làm này kết hợp được cả ba yếu tố thời gian, nguồn lực và chi phớ trong việc hoàn thành một nhiệm vụ. Quy trỡnh này cũn tạo cơ hội cho hiệu chỉnh cỏc bước khi nhận thấy khụng cú sự hợp lý trong phõn bổ chi phớ cho từng cụng việc. Cụng ty cú thể tham khảo quy trỡnh dự toỏn chi phớ được sơ đồ húa như sau :
Sơ đồ 9: Quy trỡnh dự toỏn đề xuất
Sơ đồ 6 : Quy trỡnh quản lý dự toỏn đề xuất :
Chọn một hoạt động cần dự toỏn trong cơ cấu phõn tỏch
cụng việc
Xỏc định tiờu chuẩn cần hoàn thành của cụng việc Xỏc định nguồn lực cần thiết để thực hiện cụng việc Xỏc định định mức nguồn lực phự hợp Xem xột cỏc kết quả ảnh hưởng nếu kộo dài thời
gian
Tớnh toỏn cỏc chi phớ cho cụng việc đú
Xỏc định thời gian để thực hiện từng cụng
việc
Xỏc đinh cỏc nguồn lực và đũi hỏi kĩ thuật
cần thiết để đỏp ứng tiờu chuẩn hoàn thiện
cụng việc
Tớnh toỏn chi phớ cho từng cụng việc