- Nhằm kiểm soỏt quỏ trỡnh thiết lập và triển khai một dự ỏn từ khi bắt đầu đến khi kết thỳc để đạt yờu cầu của khỏch hàng, gúp phần đảm bảo tiến độ, chi phớ và
T Khối lượng Mức độ hoàn thành Ghi chỳ
2.4.3 Quản lý chi phớ dự ỏn
Cụng ty CIENCO 4 chi nhỏnh Hà Nội tham gia vào quỏ trỡnh quản lớ một dự ỏn đầu tư xõy dựng với tư cỏch là đơn vị thầu xõy lắp. Do đú quỏ trỡnh quản lớ chi phớ dự ỏn tại cụng ty là quỏ trỡnh quản lớ chi phớ xõy lắp trong giai đoạn thực hiện dự ỏn. Cụng tỏc quản lớ chi phớ dự ỏn được Cụng ty xỏc định khụng phải là một hoạt động riờng lẻ tại một thời điểm nhất định mà là cả một quỏ trỡnh theo dừi, giỏm sỏt, kiểm tra toàn bộ, cỏc khoản mục chi phớ mà Cụng ty bỏ ra trong quỏ trỡnh thực hiện thi cụng xõy lắp cụng trỡnh sao cho khụng vượt quỏ tổng dự toỏn được lập và nhằm mục đớch cuối cựng là hạ thấp giỏ thành cụng trỡnh, thu được lợi nhuận cao nhất trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ mà vẫn bảo đảm tiến độ thi cụng và chất lượng cụng trỡnh.
Quản lý chi phớ dự ỏn tại Cụng ty bao gồm những quy trỡnh yờu cầu đảm bảo cho dự ỏn được hoàn tất trong sự cho phộp của ngõn sỏch bao gồm :
•Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyờn: xỏc định nguồn tài nguyờn cần thiết và số lượng để
thực hiện dự ỏn.
•Ước lượng chi phớ: ước tớnh chi phớ về cỏc nguồn tài nguyờn để hoàn tất một dự ỏn.
•Dự toỏn chi phớ: phõn bổ toàn bộ chi phớ ước tớnh vào từng hạng mục cụng việc để thiết lập một đường mức cho việc đo lường việc thực hiện
•Kiểm soỏt và Điều chỉnh chi phớ: điều chỉnh thay đổi chi phớ dự ỏn.
Lập kế hoạch cho ngõn sỏch phụ thuộc vào bản chất của dự ỏn và tổ chức quản lý. Theo đú, để lờn kế hoạch, Cụng ty đó tớnh toỏn cỏc khoản chi phớ trực tiếp trờn từng cụng việc và hạng mục cụng việc đó được xỏc định ở bước lập kế hoạch tổng thể, bao gồm chi phớ nhõn cụng, chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ cụng cụ thiết bị hay cơ sở hạ tầng, đồng thời dự toỏn cỏc khoản chi phớ giỏn tiếp liờn quan như chi phớ quản lý, chi phớ đào tạo, chi phớ khấu hao thiết bị, cỏc dịch vụ hợp đồng, chi phớ tổ chức.... Cuối cựng, Cụng ty lờn kế hoạch tổng số lượng cần để thực hiện dự ỏn và phõn bổ hợp lý trong từng giai đoạn thực hiện.
Dự toỏn cụng việc dự ỏn: Cụng ty đó dự toỏn theo từng khoản mục chi phớ như chi phớ lao động, thiết bị, nguyờn vật liệu, chi phớ vận chuyển,…Ngõn sỏch cụng việc được lập trờn cơ sở phương phỏp phõn tỏch cụng việc và được cụng ty thực hiện theo cỏc bước sau:
Bước 1 : Chọn một hoạt động trong cơ cấu phõn tỏch cụng việc để lập dự toỏn chi phớ
Bước 2: Xỏc định cỏc tiờu chuẩn hoàn thiện cho cụng việc
Bước 3: Xỏc định định mức từng nguồn lực phự hợp cho cụng việc Bước 4: Tớnh toỏn chi phớ thực hiện cụng việc
Việc tổ chức giỏm sỏt hoạt động chi phớ sẽ do phũng Tài chớnh Kế toỏn – Tài chớnh và Kinh doanh đảm nhận. Cụng tỏc này cần phải đảm bảo và ghi nhận sự thay đổi chi phớ hợp lý trong phạm vi cho phộp, đồng thời cú trỏch nhiệm thụng bỏo những thay đổi đến những người cú thẩm quyền. Để đảm bảo cỏc cụng việc khụng bị chậm trễ, bộ phận quản lý trong quỏ trỡnh giỏm sỏt sẽ tiến hành cập nhật lịch trỡnh dự ỏn, thực hiện theo cỏc bước :
- Tớnh toỏn chi phớ dự toỏn của việc được thực hiện - Tớnh toỏn chi phớ thực của cụng việc đó thực hiện
- Tớnh biến động chi phớ để xỏc định xem dự ỏn nào chưa sử dụng triệt để kinh phớ (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quỏ kinh phớ (kết quả mang số õm -).
- Xỏc định cú nờn lấn sang cỏc khoản dự trữ dự phũng hay dự trữ cho quản lý dựa trờn kế hoạch quản lý rủi ro mà Ban quản lý đưa ra
Trờn cơ sở tớnh toỏn, Giỏm đốc dự ỏn và cỏc thành viờn quản lý sẽ đưa ra biện phỏp xử lý kịp thời giỳp dự ỏn được hoàn thành theo đỳng kế hoạch dự toỏn ngõn sỏch đặt ra, đảm bảo thành cụng cho dự ỏn sau này.
b. Nội dung quản lý chi phớ :
Cụng ty thực hiện quản lớ tài chớnh dự ỏn phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng bằng cỏch tập hợp cỏc khoản mục chi phớ liờn quan đến cụng trỡnh và khi quỏ trỡnh thi cụng kết thỳc, cụng trỡnh được đưa vào sử dụng, cỏc cỏn bộ chuyờn trỏch tiến hành thanh quyết toỏn chi phớ thực tế ở cụng trỡnh hỡnh thành giỏ thành thực tế của cụng trỡnh xõy lắp.
Cụng ty thực hiện cụng tỏc quản lớ chi phớ dự ỏn theo nội dung cỏc khoản mục chi phớ phỏt sinh tại cụng trường trong quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp, bao gồm chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ mỏy thi cụng, chi phớ nhõn cụng, chi phớ sản xuất chung.
Chi phớ nguyờn vật liệu: Cỏc loại nguyờn vật liệu, vật liệu phục vụ cho cụng tỏc thi cụng rất đa dạng và thường chiếm một phần lớn trong chi phớ thi cụng xõy lắp cụng trỡnh, do đú, việc quản lớ khoản mục chi phớ này cũng rất khú khăn. Cỏn bộ kế toỏn cụng trường phải theo dừi cỏc húa đơn giỏ trị gia tăng và cỏc chứng từ mua hàng hoỏ, vật tư phục vụ cho thi cụng cụng trỡnh. Sau đú cỏc húa đơn chứng từ được tập hợp và lập thành bảng tổng hợp chứng từ vật tư mua vào. Song song vơi cụng việc đú, kế toỏn cụng trỡnh tiến hành theo dừi vật tư hàng hoỏ phỏt sinh bằng cỏc bảng kờ cỏc loại vật tư mua vào, cỏc phiếu theo dừi nhập xuất vật tư ( sau đú được tập hợp vào sổ kho vật liệu) và cỏc sổ theo dừi chi tiết từng loại vật tư hàng hoỏ.
Chi phớ nhõn cụng : Bao gồm cỏc loại tiền lương cấp bậc, phụ cấp lao động, lương phụ và một số khoản chi phớ cú thể khoỏn cho người lao động. Khoản mục chi phớ này được quản lớ bằng cỏc bản hợp đồng cho thuờ nhõn cụng và cỏc bảng chấm cụng.
Chi phớ mỏy thi cụng bao gồm cỏc chi phớ nhiờn liệu, sửa chữa, những hao mũn mỏy múc thiết bị và cỏc vật tư xe mỏy mua về dựng để thay thế.
trường thi cụng, tiền lương giỏn tiếp của cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng trường, cỏc chi phớ và dịch vụ mua ngoài...
Cỏc khoản mục chi phớ này được cỏc cỏn bộ tài chớnh- kế toỏn cụng trường quản lớ bằng cỏch tập hợp tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh thành bảng tổng hợp chi phớ hàng thỏng từ khi cụng trỡnh bắt đầu khởi cụng đến khi cụng trỡnh hoàn thành đưa vào sử dụng. Thụng qua cỏc bảng tổng hợp này, kế toỏn cụng trường cú thể theo dừi những phỏt sinh ngoài kế hoạch dự toỏn để cú phương ỏn điều chỉnh thớch hợp. Bảng tổng hợp chi phớ hàng thỏng được đưa lờn cụng ty để duyệt và theo dừi. Kết thỳc cụng trỡnh, cỏc loại chi phớ phỏt sinh hàng thỏng được tập hợp thành bảng tổng hợp chi phớ dự ỏn xõy dựng cụng trỡnh. Bảng tổng hợp này tổng hợp tất cả cỏc khoản mục chi phớ thực tế mà đội thi cụng tại cụng trường bỏ ra từ khi cụng trỡnh khởi cụng đến khi cụng trường hoàn thành.
Phương phỏp ước tớnh : cụng ty sử dụng phương phỏp ước tớnh từ trờn xuống. Cỏn bộ quản lý sẽ dựa trờn số liệu từ cỏc dự ỏn tương tự trước đú để ước tớnh toàn bộ chi phớ cũng như chi phớ cho cỏc cụng việc lớn của dự ỏn. Sau đú cỏc ước tớnh này được chuyển xuống cho cỏc cấp cụng việc thấp hơn.