- Nhằm kiểm soỏt quỏ trỡnh thiết lập và triển khai một dự ỏn từ khi bắt đầu đến khi kết thỳc để đạt yờu cầu của khỏch hàng, gúp phần đảm bảo tiến độ, chi phớ và
8 Thực hiện cụng tỏc bảo hộ lao độn g Văn bản quy trỡnh quản lý chất lượng ISO 9001-200 của Bộ Xõy dựng
LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT
Sau đú, Cụng ty xõy dựng và chi tiết húa cỏc kế hoạch tài chớnh, tiến độ và kế hoạch kiểm soỏt chi phớ làm cơ sở cho cụng tỏc triển khai thực hiện.
Để cụng tỏc quản lý tổng thể dự ỏn đạt hiệu quả, đảm bảo thực hiện theo đỳng kế hoạch đề ra và cú giải phỏp xử lý kịp thời, Cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh quy trỡnh quản lý kế hoạch khỏ logic và rừ ràng.
Theo đú, đối với dự ỏn đầu tư, trước tiờn Giỏm đốc Cụng ty sẽ yờu cầu cỏc đơn vị liờn quan lập bản kế hoạch tổng quan cho dự ỏn, bao gồm việc xỏc định mục đớch, mục tiờu tổng quỏt và cụ thể của dự ỏn, cựng với cỏc cụng việc và cỏch thức để hoàn thành mục đớch, mục tiờu đú; thực hiện kế hoạch và quản lý những thay đổi. Vỡ mục tiờu của cỏc dự ỏn là hoàn thành đỳng thời hạn, trong phạm vi ngõn sỏch, đảm bào về mặt chất lượng, kỹ thuật theo yờu cầu của nhà tài trợ hay khỏch hàng, nờn trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, cỏc cỏn bộ phụ trỏch quản lý sẽ phải nghiờn cứu, thu thập thụng tin để xỏc định rừ mục tiờu của dự ỏn, cỏch thức hay phương phỏp thực hiện dự ỏn đú, cỏc cỏ nhõn, tổ hay nhúm chịu trỏch nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện cho từng cụng việc của dự ỏn. Mục đớch chớnh của quỏ trỡnh lập kế hoạch mà Cụng ty vạch ra chớnh là để trỏnh cỏc vấn đề rắc rối, rủi ro trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn sau này.
Bản kế hoạch dự ỏn sau khi được Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt, nhà tài trợ, và nhà tư vấn ký kết hoàn tất thỡ mới được chuyển sang quỏ trỡnh thực hiện. Điều này sẽ tăng cường việc trao đổi thụng tin với những đối tượng liờn quan dự ỏn cũng như hướng dẫn cỏn bộ, đơn vị quản lý dự ỏn thực hiện và kiểm soỏt dự ỏn chặt chẽ và hiệu quả.
Cỏc đơn vị và nhõn viờn chuyờn trỏch tiến hành việc thực hiện kế hoạch và tổ chức theo dừi thực hiện dưới sự chỉ đạo và phờ duyệt giải phỏp xử lý của Giỏm đốc dự ỏn, bao gồm việc: Quản lý lịch trỡnh, ngõn sỏch của dự ỏn để theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh của dự ỏn, từ đú nhanh chúng đề ra những phương ỏn đảm bảo cụng việc hoàn thành đỳng thời hạn; theo dừi cỏc vấn đề liờn quan đến chất lượng, hợp đồng mua sắm...
Trong cụng việc này, Giỏm đốc dự ỏn đúng vai trũ rất quan trọng. Người đứng đầu ban quản lý dự ỏn chịu trỏch nhiệm kết hợp làm việc và quản lý cỏc thành viờn trong đội dự ỏn để tạo ra hiệu quả cụng việc cao nhất. Giỏm đốc dự ỏn sẽ duy trỡ theo dừi, giỏm sỏt trờn một quy mụ tổng thể để đảm bảo dự ỏn đạt được mục tiờu đó định. Trong một số trường hợp khẩn cấp, Giỏm đốc dự ỏn sẽ phải xem xột ba yếu tố thời gian, chất lượng, và nguồn lực để đưa ra được quyết định kịp thời trờn cơ sở
đỏnh đổi cỏc mục tiờu trung gian, nhằm đảm bảo mục tiờu của dự ỏn. Nhận biết được tầm quan trọng của giai đoạn thực hiện dự ỏn, Cụng ty đó thực hiện biờn phỏp chủ động giỏm sỏt cỏc thành phần cơ bản của dự ỏn và quản lý thời gian chặt chẽ.