6. Kết cấu luận văn
3.2.2.2 Động viên, khuyến khích, có chế độ rõ ràng cho cán bộ nhân
nhân viên đi học các bậc học cao hơn
Hiện nay, như chương 2 đã chỉ rõ, việc tham gia các chương trình đại học (dành cho cán bộ nhân viên trình độ cao đẳng), hay chương trình cao học (dành cho cán bộ nhân viên trình độ đại học) đều do bản thân cán bộ nhân viên tự đảm bảo chi phí và vẫn phải đảm bảo giờ dạy và nhiệm vụ tại Trường. Một số cán bộ nhân viên có nguyện vọng học lên nhưng do hoàn cảnh gia đình hay công việc nên chưa thể tham gia học tập. Với nhu cầu về bằng cấp cho các chiến lược trung và dài hạn, Nhà trường cần đề xuất với các cấp quản lý có chính sách hỗ trợ cho họ. Việc hỗ trợ có thể bao gồm nhiều hình thức như hỗ trợ toàn bộ hay một phần học phí học tập, giảm giờ dạy, ưu tiên miễn một số các hoạt động để cán bộ nhân viên có thể dành thời gian học tập. Một số trường trong địa bàn TP. Hồ Chí Minh, đặc biệt là các trường đại học còn có chính sách (được thể hiện ở Quy chế thu chi nội bộ trường) hỗ trợ cho học viên cao học chi phí in ấn, cho phí tổ chức bảo vệ khoá luận, luận văn. Việc hỗ trợ cho cán bộ nhân viên đi học có thể được thực hiện tuỳ từng trường hợp, tập
trung vào những cán bộ nhân viên có hoàn cảnh khó khăn, gia đình đông người hay hệ số lương/thu nhập còn ít. Với giải pháp này, việc đào tạo thêm sẽ được khuyến khích trong cán bộ nhân viên và cũng là một chính sách giúp giữ chân nguồn nhân lực, tránh chảy máu chất xám. Cán bộ nhân viên được hỗ trợ chi phí đào tạo như vậy cần phải cam kết đóng góp cho Nhà trường sau khi hoàn thành học.
3.2.2.3 Mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ trên cơ sở yêu cầu của các khoa, phòng ban
Giải pháp mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ trên cơ sở yêu cầu của các khoa phòng ban là một trong những giải pháp mà theo chúng tôi là rất khả thi và phù hợp với tình hình cũng như đặc điểm của Trường. Đây cũng là giải pháp dễ thực hiện và tiết kiệm mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Việc tổ chức (theo định kỳ hay theo điều kiện) các lớp học chuyên môn tại Trường là điều dễ thực hiện và có thể tận dụng cơ sở vật chất của Nhà trường. Về góc độ nội dung, các lớp bồi dưỡng, các chương trình tập huấn có thể theo 2 hướng: chuyên môn kỹ thuật và kỹ năng. Các lớp chuyên môn kỹ thuật, đặc biệt dành cho các khoa chuyên môn có thể được tổ chức trên cơ sở nhu cầu thực tế của các khoa. Các lớp kỹ năng có thể do các khoa hay các phòng ban đề xuất và có thể được tổ chức với đối tượng mở rộng (ra nhiều khoa và nhiều phòng ban cùng lúc). Các bước nên đi theo một quy trình cơ bản như sau: (1) Nhà trường thông báo chủ trương về vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo thông
qua hình thức các lớp bồi dưỡng được tổ chức nội bộ.
(2) Các khoa, phòng ban xác định nhu cầu và làm tờ trình lên Ban lãnh đạo nhà trường cùng với một số nội dung như: chuyên môn, vấn đề cần bồi dưỡng; tính hiệu quả và cần thiết của lớp tập huấn; thời gian và thời lượng; địa điểm; tập huấn viên (trong hay ngoài trường); dự trù thù lao cho tập huấn viên và các chi phí khác…
(3) Nhà trường sẽ xét các đề xuất, tham khảo thông tin về nội dung tập huấn, xem xét sơ yếu lý lịch và khả năng chuyên môn của tập huấn viên, xem xét vấn đề thù lao và chi phí… sau đó sẽ quyết định và thông báo cho toàn trường.
(4) Cán bộ nhân viên tiến hành đăng ký tham gia.
(5) Các khoa, phòng ban đề xuất chương trình có trách nhiệm chuẩn bị lớp bồi dưỡng (sắp xếp phòng, thông báo, chuẩn bị tài liệu, mời tập huấn viên…)
Việc mở các lớp bồi dưỡng như vậy không nhất thiết phải mời giảng viên bên ngoài Trường mà còn có thể tận dụng nguồn nhân lực của Nhà trường khi mời các giảng viên từ các khoa khác hay các phòng ban khác có chuyên môn hay từng được đào tạo về các kỹ năng có nhu cầu để tham gia dạy lớp bồi dưỡng.
3.2.3 Các giải pháp về duy trì nguồn nhân lực
Việc sử dụng đúng năng lực vào đúng vị trí, việc xây dựng một hệ thống quan hệ hợp tác hiệu quả, cũng như việc xây dựng các hình thức đánh giá chất lượng một cách khoa học… mới là điều kiện đủ. Nhóm giải pháp này nhằm gợi ý cho việc phân tích công việc/nhiệm vụ/tránh nhiệm/liên đới giữa các bộ phận/các cá nhân trong Trường cũng như gợi ý một số hình thức đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ nhân viên, của cấp lãnh đạo.
3.2.3.1 Xây dựng hệ thống đánh giá chất lượng và đánh giá cán bộ nhân viên theo từng nhóm đối tượng
Đánh giá kết quả công tác đào tạo, phục vụ và quản lý là công việc quan trọng và có ý nghĩa ở nhiều mặt: kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để phong tặng các danh hiệu, bằng khen các cấp, cơ sở để phân chia các mức thưởng, để bổ nhiệm hay miễn nhiệm một cách công bằng và còn là cơ sở để các cấp quản lý, lãnh đạo tình hình nguồn nhân lực của Trường. Như đã đề cập ở chương 2, hệ thống đánh giá kết quả hoạt động của cán bộ nhân viên trong trường cho đến nay vẫn chỉ dừng lại ở hình thức tự đánh giá có nhận xét của cấp trên. Chính vì vậy, cần xây dựng hệ thống đánh giá chi tiết hơn và cụ thể hơn.
Trên cơ sở kinh nghiệm cá nhân và tham khảo một số hệ thống đánh giá nhân viên khác, chúng tôi xin gợi ý giải pháp đánh giá chất lượng công việc trên một số cơ sở sau:
Đối với việc tự đánh giá và đánh giá cán bộ nhân viên.
- Phân loại đánh giá theo 3 đối tượng: (1) quản lý, (2) giáo viên, (3) phục vụ và kỹ thuật viên. Các tiêu chí đánh giá cho từng đối tượng sẽ khác nhau do tính chất công việc, mức độ trách nhiệm khác nhau.
- Đánh giá trên cơ sở tự cho điểm (Bảng tự đánh giá và quy đổi thành điểm) và các mục điểm sẽ được Hội đồng thi đua khen thưởng thông qua hay điều chỉnh. Hệ thống điểm có thể được tính tuỳ theo các nhóm điểm: nhóm điểm giới hạn (thí dụ số giờ dạy vượt chuẩn thì được cộng thêm điểm, nhưng chỉ được công một số
lượng nào đó cho đến giới hạn tối đa), nhóm điểm không giới hạn (các điểm về kết quả phát minh, sáng chế, giải thưởng, danh hiệu các cấp v.v.)
- Đánh giá theo các tiêu chí chính như sau: (1) tự đánh giá về tác phong đạo đức, chính trị tư tưởng; (2) việc đảm bảo số lượng giờ dạy, giờ làm việc (nếu là nhân viên văn phòng) theo tiêu chuẩn quy định; (3) số giờ dạy, giờ làm việc vượt chuẩn; (4) tham gia các hoạt động chính trị, đoàn thể, văn - thể - mỹ; (5) các kết quả đạt được (bằng khen, các giải thưởng, danh hiệu bên ngoài, kết quả nghiên cứu khoa học kỹ thuật…); (6) một số vi phạm (vi phạm giao thông, sinh để có kế hoạch, nghỉ dạy/làm không phép v.v.) sẽ bị cho điểm âm; (7) Kết quả đánh giá của sinh viên đối với giáo viên các Khoa.
- Tổng cộng số điểm của mỗi cán bộ nhân viên sẽ là cơ sở để tính tỷ lệ thưởng cho toàn Trường. Thí dụ, tổng số điểm của tất cả cán bộ nhân viên là T Đ, và quỹ thưởng của năm là QT, còn điểm của từng cán bộ nhân viên (sau khi đã được Hội đồng xét thưởng công nhận) là T CN. Như vậy, mỗi đơn vị điểm kết quả đánh giá sẽ là QT chia cho T Đ. Chẳng hạn quỹ thưởng Tết cho toàn Trường là 100tr và tổng điểm của tất cả cán bộ nhân viên là 10,000đ. Như vậy, mỗi đơn vị điểm sẽ là 100,000,000tr / 10,000 điểm = 10,000 đồng. Đơn vị điểm được tính ra giá trị sẽ được nhân cho số điểm của từng người để ra số tiền thưởng.
Đối với việc đánh giá của người học (sinh viên) đối với giáo viên:
- Mỗi giáo viên sẽ được đánh giá bởi một hay một số lớp được chọn lựa. - Hình thức đánh giá theo thang điểm 1 đến 5, hay 1 đến 10 thông qua việc phát phiếu đánh giá cho sinh viên, học viên khi kết thúc các khoá học và trước các kỳ thi.
- Nội dung đánh giá, chúng tôi đề nghị các nội dung sau: (1) Tác phong, giờ giấc; (2) Kiến thức chuyên môn, công tác chuẩn bị nội dung; (3) Phương pháp truyền đạt, sư phạm; (4) Sử dụng phương tiện máy móc hiện đại, dụng cụ trợ giảng trong giảng dạy.
- Kết quả đánh giá sẽ được Phòng Tổ chức – Hành chính xem xét và báo cáo đối với các trường hợp có kết quả đánh giá thấp và liên tục nhiều lần của người học. Kết quả đánh giá cũng sẽ được thể hiện trong việc đánh giá cán bộ nhân viên như đã đề cập ở trên.
Đối với việc đánh giá lãnh đạo Nhà trường hay lãnh đạo các Khoa, phòng ban cũng cần được thực hiện một cách có tiêu chí và thẳng thắn. Trường có thể chọn giải pháp đánh giá đóng góp mà không cần ghi tên, hay có thể thực hiện hàng năm cách bỏ phiếu tín nhiệm/bất tín nhiệm đối với một số vị trí quan trọng.
3.2.3.2 Xây dựng thư viện và trung tâm học liệu
Để trở thành một trường cao đẳng, Nhà trường cần phải quan tâm hơn đến việc quản lý tri thức và chia sẻ tri thức. Những đòi hỏi nghiên cứu khoa học và chất lượng trong đào tạo của trường cao đẳng có nhiều tiêu chí cao hơn hẳn so với trường trung cấp như hiện nay. Chính vì vậy, giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo không thể không tính đến việc đầu tư cho một thư viện ngày càng đầy đủ hơn về sách, tài liệu, được tổ chức một cách tiện lợi để dễ dàng tra cứu, một không gian đọc sách, nghiên cứu yên tĩnh… iện nay, thư viện của Trường còn rất nhỏ hẹp và ít được khai thác. Số lượng và chất lượng sách chuyên môn, báo chí chuyên ngành v.v. cũng rất hạn chết.
Ngoài thư viện ra, Nhà trường còn cần phải từng bước tính đến việc xây dựng một trung tâm chia sẻ học liệu, chia sẻ tài liệu giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm trên cơ sở các bản viết. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc tổ chức trung tâm chia sẻ nội dung học liệu có thể được thực hiện một cách khá dễ dàng và tiết kiệm. Cán bộ nhân viên có nhu cầu tham khảo có thể dễ dàng truy cập vào cơ sở dữ liệu của Trường để xem, để bình luận, đánh giá và thậm chí chia sẻ tài liệu và kinh nghiệm mà mình có.
3.2.3.3 Hoạt động chuyên môn, nhóm nghiên cứu và phát triển chất lượng, biên soạn tài liệu giảng dạy và giáo trình lượng, biên soạn tài liệu giảng dạy và giáo trình
Các hoạt động chuyên môn cần được tổ chức thường xuyên hơn tại các khoa với sự tham gia của cán bộ giáo viên khoa đó. Ngoài ra, Nhà trường cần thành lập các nhóm nghiên cứu liên khoa, hoạt động theo định kỳ với những yêu cầu chuyên môn do Nhà trường yêu cầu hay do nhóm tự xác định. Trong quá trình hoạt động theo nhóm như vậy, việc trao đổi chia sẻ kiến thức sẽ giúp các thành viên nâng cao chuyên môn tay nghề, nâng cao kiến thức. Các nhóm có thể có một số thành viên kinh nghiệm và các thành viên trẻ trong đó các thành viên lớn tuổi hơn, có kinh nghiệm hơn có thể giúp đỡ, nâng đỡ cho các thành viên mới, còn ít kinh nghiệm.
Khoa cũng có thể tổ chức thêm các nhóm tiến hành dự giờ rồi cùng tham gia rút kinh nghiệm trong quá trình giảng dạy.
Các tài liệu giảng dạy và giáo trình cũng là mục tiêu cần đạt đến nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy. Việc tổ chức biên soạn tài liệu giảng dạy (ngắn, sơ lược và phát cho học viên, sinh viên), cho đến biên soạn và xuất bản các sách phục vụ cho đào tạo ở các khoa có thể được thực hiện theo nhóm một số giáo viên. Việc chuẩn bị biên soạn tài liệu nên được Nhà trường khuyến khích chế độ ưu tiên nào đó. Biên soạn tài liệu và giáo trình còn là một cách tốt để giáo viên tự bồi dưỡng chuyên môn, cập nhật kiến thức mới, kiểm tra kiến thức cũ và thể hiện nội dung giảng dạy phù hợp với bài giảng của mình và với chương trình của khoa, trường.
3.2.3.4 Mở rộng các loại hình dịch vụ nhằm năng cao đời sống cán bộ nhân viên bộ nhân viên
Vấn đề lương và thu nhập luôn là mối quan tâm của CBVC, nhân viên. Do điều kiện kinh tế khó khăn, một số cán bộ nhân viên không thể dành hết thời gian và tâm sức vào công việc. Cũng vì vậy mà có thể xuất hiện những hiện tượng tiêu cực. Việc nâng cao thu nhập của cán bộ nhân viên Trường cũng đã và đang rất được quan tâm. Theo một số các ý kiến đóng góp thu nhận được trong bảng hỏi, Nhà trường cần mở rộng thêm một số các dịch vụ trong khả năng của mình và được phép của cơ quan chủ quản nhằm tăng thêm thu nhập cho người lao động. Đây là vấn đề có tính chất bao quát và đòi hỏi những nghiên cứu chuyên sâu cũng như sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo Trường vì vậy chúng tôi không đi sâu vào giải pháp này. Hy vọng chúng tôi sẽ có dịp bàn sâu về vấn đề này trong những nghiên cứu tương lai hay ở cấp học cao hơn.
3.2.3.5 Các hoạt động văn – thể - mỹ cho cán bộ nhân viên
Hoạt động văn nghệ, thể thao v.v. giúp tạo môi trường sinh hoạt lành mạnh và bổ ích. Các hoạt động này, đặc biệt là thể thao giúp nâng cao thể lực, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, cải thiện quan hệ giữa cán bộ nhân viên trong Trường cũng như giữa nhân viên và các cấp quản lý phòng, khoa, và BGH. Các buổi biểu diễn văn nghệ, các buổi xem phim, xem ca nhạc, thi cắm hoa, thi hùng biện, thi dạy giỏi, các giải thể thao bóng bàn cầu lông bóng rổ, các trận đấu bóng đá giữa cán bộ nhân viên nam của Trường với các đơn vị bạn tại địa phương, các chuyến đi nghỉ mát
kèm các sinh hoạt vận động, các lớp dạy khiêu vũ v.v. đều là các hoạt động có ích cho môi trường văn hoá của Trường và đều là những hoạt động mà đoàn thanh niên, công đoàn Nhà Trường có thể tổ chức.
Việc tổ chức các hoạt động văn thể mỹ này cần lưu ý đến số lượng cán bộ nhân viên tham gia trên cơ sở lưu ý đến các đặc điểm về tuổi tác, giới tính, sở thích, thời gian rảnh rỗi của cán bộ nhân viên.
Không chỉ là hoạt động cho riêng cán bộ nhân viên mà cần phải quan tâm đến gia đình cán bộ nhân viên qua các hoạt động như ngày Quốc tế Thiếu nhi (tạo sân chơi cho con em cán bộ nhân viên, tặng quà, tặng học bổng cho con em có kết quả học tập giỏi…), ngày Quốc tế Phụ nữ (tổ chức kỷ niệm, tổ chức toạ đàm về các vấn đề phụ nữ hôn nhân gia đình…), ngày inh nhật (chúc mừng và tặng quà hay tổ chức sinh nhật), ngày Thương binh Liệt sĩ, ngày Tết v.v. và v.v.
3.2.3.6 Nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cán bộ nhân viên viên
Một số đề xuất qua phỏng vấn nói chuyện với cán bộ nhân viên tại Trường cũng cho thấy Nhà trương nên có kế hoạch lâu dài trong việc xây dựng và nâng cấp khu nhà nghỉ trưa cho cán bộ nhân viên, cơ sở vật chất phục vụ sinh hoạt trong ngày, máy lạnh hoá phòng học và các phòng ban, quan tâm nhiều hơn đến cảnh quan trong khuôn viên Trường. Giải pháp này cũng đòi hỏi kế hoạch dài hạn và sự đầu tư của Nhà trường, nhưng đó cũng là một giải pháp cần thiết nhằm nâng cao đời sống tinh thần của cán bộ nhân viên, từ đó gián tiếp nâng cao hiệu quả công việc, chất lượng đào tạo của nguồn nhân lực tại Trường.
Như vậy, có thể thấy các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nguồn nhân lực bao