T Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm
2.2.4. Cơ chế kiểm soát tài chính
Tổng Công ty thực hiện cơ chế kiểm soát tài chính thông qua bộ máy chuyên môn về kế toán - thống kê - kiểm toán nội bộ, Ban kiểm soát Tổng Công ty và qua hệ thống các văn bản: Điều lệ tổ chức và hoạt động, Quy chế làm việc và phân cấp quản lý, Quy chế dân chủ trong doanh nghiệp, ...
Việc kiểm soát tài chính được thực hiện ở hai cấp độ, kiểm soát trong nội bộ các đơn vị thành viên và kiểm tra, giám sát của Tổng Công ty với các đơn vị thành viên.
* Công tác kế toán - thống kê - kiểm toán nội bộ:
Điều lệ tổ chức và hoạt động, Quy chế làm việc và phân cấp quản lý của Tổng Công ty quy định rõ việc thực hiện công tác kế toán - thống kê trong Tổng Công ty tuân thủ đúng như quy định tại Luật kế toán, Luật thống kê hiện hành. Công tác hạch toán kế toán thực hiện đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Việc lập và nộp các báo cáo quyết toán quý, năm phải đảm bảo đúng mẫu biểu và thời gian theo quy định của Nhà nước.
Điều lệ tổ chức và hoạt động, Quy chế làm việc và phân cấp quản lý cũng xác định rõ Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng Tổng Công ty chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, khách quan của số liệu trong các chứng từ và báo cáo kế toán - thống kê, đồng thời Giám đốc và Phụ trách kế toán tại các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về số liệu trong đơn vị phụ trách.
Quy chế làm việc và phân cấp quản lý quy định, định kỳ cuối mỗi quý, năm hoặc đột xuất Phòng kế toán Tổng Công ty kiểm tra tình hình thực tế tài sản tại đơn vị thành viên để lên báo cáo quyết toán quý, năm một cách chính xác nhất. Đồng thời tại bất cứ thời điểm nào thành viên HĐTV, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng Tổng Công ty đều có thể kiểm tra bất thường hoạt động SXKD cũng như các số liệu, tài liệu về tài chính kế toán tại đơn vị thành viên nhằm giảm đến mức thấp nhất những sai sót và thất thoát về tài sản.
Với quy mô sản xuất kinh doanh chưa lớn, các đơn vị thành viên chưa quá nhiều nên Tổng Công ty đang áp dụng cơ chế Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng quản lý, giám sát trực tiếp, sát sao đến từng đơn vị thành viên, thậm chí đến từng công việc cụ thể. Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty có đề cập đến việc thuê đơn vị độc lập kiểm toán các báo cáo quyết toán năm của Tổng Công ty nếu thấy cần thiết, thực tế những năm qua với công việc này Tổng Công ty tự kiểm toán nội bộ. Riêng với các dự án đầu tư xây dựng và với các đơn vị liên doanh Tổng Công ty đều thuê các đơn vị kiểm toán độc lập để kiểm toán quyết toán đầu tư và quyết toán năm.
Với việc xây dựng Quy chế dân chủ trong doanh nghiệp, trong đó quy định những thông tin về tài chính được công khai để cán bộ công nhân trong Tổng Công ty được biết, đồng thời khuyến khích người lao động trong doanh nghiệp tích cực
tham gia giám sát hoạt động quản trị điều hành của HĐQT, Tổng Giám đốc và Giám đốc các đơn vị thành viên. Thông qua quy chế dân chủ trong doanh nghiệp, người lao động thường xuyên và định kỳ trong hội nghị tổng kết năm được biết về tình hình, kết quả SXKD, tiền lương và các chế độ, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, công tác từ thiện xã hội và phương hướng phát triển của Tổng Công ty trong thời gian tới.
* Công tác kiểm tra - kiểm soát:
Ban kiểm soát Tổng Công ty là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành của Tổng Công ty.
Điều lệ Tổng Công ty quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của Ban kiểm soát: kiểm soát các hoạt động kinh doanh, sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo, quyết toán năm tài chính của Tổng Công ty và kiến nghị khắc phục các sai phạm (nếu có) của HĐQT, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng.
Ban kiểm soát được quyền yêu cầu Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Giám đốc đơn vị thành viên, các phòng, ban nghiệp vụ của Tổng Công ty cung cấp tài liệu và trả lời về các hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty, đơn vị trong phạm vi mình phụ trách.
Ban kiểm soát có trách nhiệm thẩm tra các báo cáo quyết toán năm tài chính. Điều lệ Tổng Công ty quy định, chậm nhất 20 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng Tổng Công ty phải lập và gửi đến các thành viên HĐQT, Ban kiểm soát các báo cáo quyết toán năm: Bảng cân đối kế toán; Bảng kết quả sản xuất kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính; Báo cáo tổng hợp kiểm kê tài sản cuối năm; Bảng cân đối kế toán tổng hợp về tình hình hoạt động của Tổng Công ty và các Công ty mà Tổng Công ty tham gia góp vốn. Sau khi nhận được các báo cáo này, trong vòng 10 ngày Ban kiểm soát có trách nhiệm thẩm định xong kết quả. Trên cơ sở kết quả thẩm định, Ban kiểm soát lập Báo cáo thẩm tra bản tổng kết năm tài chính để trình Đại hội cổ đông, trong đó nêu rõ những ưu, khuyết điểm trong quản lý tài chính của HĐQT và Tổng Giám đốc theo ý kiến độc lập của mình đồng thời chịu trách nhiệm về những đánh giá, kết luận trong báo cáo.
* Công tác lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện kế hoạch tài chính:
Kết thúc năm kế hoạch, căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch trong năm vừa qua, dự báo thị trường của năm tiếp theo và năng lực của từng đơn vị cùng tình hình thực tế của Tổng Công ty, Tổng Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong đó có kế hoạch về tài chính trình Hội đồng quản trị xem xét để báo cáo Đại hội cổ đông quyết định. Kế hoạch về tài chính được xây dựng dựa trên mục tiêu, nhiệm vụ và các giải pháp của kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau khi được Đại hội cổ đông thông qua, Tổng Giám đốc tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đến từng đơn vị thành viên trong Tổng Công ty đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch đã đề ra. Hàng tháng, quý các đơn vị thành viên và toàn Tổng Công ty tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại đơn vị và toàn Tổng Công ty nhằm đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Kế hoạch về tài chính phải luôn đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh, khi kế hoạch sản xuất kinh doanh thay đổi thì kế hoạch tài chính cũng phải thay đổi và ngược lại nếu trong năm các chỉ tiêu về tài chính phục vụ cho sản xuất kinh doanh thay đổi thì kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng phải điều chỉnh cho phù hợp.