Một là, đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội:
Trong hệ thống thu bảo hiểm xã hội chủ thể đầu tiên cũng là bộ phận cơ bản của hệ thống chính là đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc hiện nay là người lao động và người sử dụng lao động (chủ doanh nghiệp). Tùy theo mức độ phát triển kinh tế xã hội nói chung và của hệ thống an sinh xã hội nói riêng ở từng quốc gia, quy định tham gia của người lao động vào hệ thống Bảo hiểm xã hội có sự khác nhau nhất định về phạm vi.
Yêu cầu pháp lý đầu tiên là chủ doanh nghiệp và người lao động trong diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội với tổ chức Bảo hiểm xã hội nhằm mục đích thiết lập các hồ sơ quản lý đầy đủ về họ.
Đối với người sử dụng lao động
Việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội là vấn đề tiên quyết trong quản lý hoạt động bảo hiểm xã hội. Chủ sử dụng lao động không đăng ký sẽ không được cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý và do vậy việc tuân thủ hay không tuân thủ của họ sẽ không được theo dõi. Đây là kẽ hở đầu tiên để người sử dụng lao động lợi dụng trốn đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Sau khi hoàn thành đăng ký, chủ sử dụng lao động sẽ được cấp một mã số đăng ký, đây được coi như một tiêu chí để nhận dạng chủ sử dụng lao động. Hồ sơ đăng ký của chủ sử dụng lao động (còn gọi là chủ doanh nghiệp) gồm 02 loại chủ yếu:
+Hồ sơ thông tin doanh nghiệp: Bao gồm các dữ liệu cơ bản về doanh nghiệp được khai trong đơn đăng ký;
+Hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp: Đối với hồ sơ thông tin doanh nghiệp, có một hồ sơ đối chiếu đóng góp của doanh nghiệp, tại đây tất cả các khoản đóng góp của doanh nghiệp đều được ghi lại.
Đối với người lao động
Luật Bảo hiểm xã hội chỉ rõ và quy định những người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Mục đích của việc đăng ký người lao động là đảm bảo tất cả những người lao động thuộc diện tham gia trong quy định được xác định và tất cả các đóng góp của họ được ghi chép và lưu giữ.
Đối với mục tiêu nhận dạng, việc đăng ký người lao động đòi hỏi cung cấp các chi tiết cá nhân của họ trong tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Việc đăng ký một người lao động được hoàn thành với việc cấp cho người được tham gia bảo hiểm xã hội sổ Bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ của người lao động gồm 02 hồ sơ chính là:
+Hồ sơ thông tin người lao động: Bao gồm các dữ liệu cơ bản về người lao động được khai trong tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội;
+Hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động: Tất cả quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động được ghi nhận và lưu giữ trên sổ Bảo hiểm xã hội.
Hai là, cơ quan thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội
Cơ quan thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội là chủ thể trực tiếp thực hiện các chính sách bảo hiểm xã hội nói chung và các quy định về thu bảo hiểm xã hội nói riêng. Chính vì thế cơ quan thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện các mục tiêu mà chính sách bảo hiểm xã hội đã đề ra. Cơ quan Bảo hiểm xã hội thực hiện việc thu đóng góp Bảo hiểm xã hội và kiểm tra sự tuân thủ của đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội.
Hoạt động Bảo hiểm xã hội nói chung, hoạt động thu bảo hiểm xã hội nói riêng có tính đặc thù đòi hỏi nhà nước phải quản lý, tổ chức và bảo hộ vì mỗi chính sách, chế độ Bảo hiểm xã hội không chỉ ảnh hưởng đến từng đối tượng mà còn liên quan đến quyền lợi, trách nhiệm của các nhóm lợi ích. Để hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội được hài hoà, ổn định và bền vững, cần có sự tham gia vào quá trình quản lý, điều hành, giám sát của các bên liên quan. Dựa trên chức năng, hoạt động của Bảo hiểm xã hội thì bộ phận thứ ba trong hệ thống thu bảo hiểm xã hội là: Cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực Bảo hiểm xã hội; Các tổ chức công đoàn; Cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
Quy định mức đóng cho quỹ ốm đau, thai sản và TNLĐ-BNN từ người sử dụng lao động là 4% tổng quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội (trước đây Điều lệ Bảo hiểm xã hội quy định là 5%), trong đó quỹ ốm đau và thai sản là 3%, quỹ TNLĐ- BNN là 1%; quỹ hưu trí và tử tuất là 16% tổng quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội (trước đây Điều lệ Bảo hiểm xã hội quy định là 15%) và từ năm 2010 trở đi tăng dần mức đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí, tử tuất để đến năm 2014 là 22%, trong đó người lao động đóng 8%, người sử dụng lao động đóng 14%.
Để trả kịp thời chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động, Luật Bảo hiểm xã hội quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động hàng tháng giữ lại 2% để trả cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ ốm đau, thai sản và thực hiện quyết toán hàng quý với tổ chức Bảo hiểm xã hội.
Mức tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm xã hội thấp nhất bằng mức lương tối thiểu chung và cao nhất bằng 20 tháng lương tối thiểu chung.
Hàng tháng các doanh nghiệp phải trích nộp tiền Bảo hiểm xã hội theo quy định nộp vào tài khoản của cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đăng ký đóng bảo hiểm xã hội.