Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phiếu báo thành phẩm hoàn thành.
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm kê thành phẩm.
Thẻ kho.
Sổ chi tiết tài khoản 154, 155.
Sổ nhật kí chung.
Sổ cái tài khoản 154, 155, 632. 2.2.3.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 155 – Thành phẩm
Thành phẩm của công ty có rất nhiều loại, mỗi loại được đánh một mã số khác nhau để thuận lợi cho việc theo dõi. Mã số chung được đánh số 155000, ví dụ như:
Mã số 155001 – Cá ngừ ướp đá. Mã số 155002 – Cá ngừ fillet loin. Mã số 155003 – Cá ngừ fillet loin CO. Mã số 155004 – Cá ngừ cắt saku. Mã số 155005- Cá ngừ cắt steak. … Mã số 155053 – Cá hồng fillet. Mã số 155056 – Cá bớp fille…. 2.2.3.4. Trình tự luân chuyển chứng từ sổ sách a. Kế toán tăng thành phẩm
Lưu đồ 2.1: Kế toán nhập kho thành phẩm từ sản xuất
Giải thích lưu đồ nhập kho thành phẩm từ sản xuất:
Bộ phận sản xuất căn cứ vào lệnh sản xuất đã được kí duyệt sẽ tiến hành sản xuất thành phẩm, sau khi hoàn thành thì tiến hành lập Phiếu báo thành phẩm hoàn thành và chuyển sang cho kế toán hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho khi nhận được phiếu báo thành phẩm hoàn thành do bộ phận sản xuất chuyển sang sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho làm 3 liên, và chuyển tất cả phiếu nhập kho kèm phiếu báo sản phẩm hoàn thành sang cho thủ kho.
Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do kế toán hàng tồn kho chuyển sang sẽ tiến hành kiểm tra, nhập kho và ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho sẽ lưu lại phiếu nhập kho liên 1 kèm theo phiếu báo thành phẩm hoàn thành tại đây theo số, phiếu nhập
kho liên 2 chuyển lại cho kế toán hàng tồn kho, và phiếu nhập kho liên 3 chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán hàng tồn kho khi nhận lại được phiếu nhập kho liên 2 do thủ kho chuyển sang sẽ tiến hành nhập liệu, vào sổ chi tiết 155 và lưu phiếu nhập kho liên 2 tại đây theo số.
Còn kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu nhập kho liên 3 sẽ tiến hành kiểm tra, nhập liệu, vào sổ nhật kí chung trên Excel, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái 155, và các chứng từ được lưu lại đây theo số.
b. Kế toán giảm thành phẩm
Giải thích lưu đồ xuất kho thành phẩm:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra đơn đặt hàng và tiến hành kí hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán được lập thành 2 bản trình giám đốc kí duyệt. Sau khi kí duyệt thì hợp đồng sẽ được chuyển trả lại phòng kinh doanh, còn đơn đặt hàng thì được chuyển sang cho kế toán hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho khi nhận được đơn đặt hàng đã được duyệt sẽ tiến hành kiểm tra số lượng thành phẩm trong kho, nếu có đủ hàng trong kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, và chuyển lại cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, còn đơn đặt hàng sẽ được chuyển trả lại cho phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh khi nhận lại được các bản hợp đồng do giám đốc kí duyệt và đơn đặt do kế toán hàng tồn kho chuyển trả thì sẽ lưu lại tại đây 1 bản hợp đồng kèm với đơn đặt hàng, còn 1 bản hợp đổng sẽ được chuyển cho khách hàng làm căn cứ cho việc giao dịch.
Đồng thời, các phiếu xuất kho sau khi đã được kế toán trưởng và giám đốc duyệt sẽ được chuyển sang cho thủ kho.
Thủ kho khi nhận được các chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành kiểm tra, xuất kho và ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho sẽ lưu lại phiếu xuất kho liên 1 tại đây theo số, phiếu xuất kho liên 2 sẽ được chuyển lại cho kế toán hàng tồn kho, và phiếu xuất kho liên 3 sẽ được chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán hàng tồn kho khi nhận được phiếu xuất kho liên 2 do thủ kho chuyển trả sẽ tiến hành nhập liệu, vào sổ chi tiết 155, và sẽ lưu phiếu nhập kho liên 2 tại đây theo số.
Còn kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển sang sẽ tiến hành nhập liệu vào sổ nhật kí chung trên Excel, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái 155 và các chứng từ được lưu lại tại đây theo số.
Phiếu kế toán tháng 10 ngày 31/10/2012, nhập kho thành phẩm từ sản xuất. Nợ 155: 14.156.062.446
Có 154: 14.156.062.446
Phiếu kế toán tháng 11 ngày 30/11/2012, nhập kho thành phẩm từ sản xuất. Nợ 155: 7.162.055.570
Có 154: 7.162.055.570
Phiếu kế toán tháng 12 ngày 31/12/2012, nhập kho thành phẩm từ sản xuất. Nợ 155: 10.410.466.096
Có 154: 10.410.466.096 ………
Phiếu kế toán tháng 10 ngày 31/10/2012, xuất giá vốn hàng bán thành phẩm. Nợ 632: 12.601.882.209
Có 155: 12.601.882.209
Phiếu kế toán tháng 11 ngày 30/11/2012, xuất giá vốn hàng bán thành phẩm.
Nợ 632: 6.362.150.400
Có 155: 6.362.150.400
Phiếu kế toán tháng 12 ngày 31/12/2012, xuất giá vốn hàng bán thành phẩm Nợ 632: 10.824.820.550 Có 155: 10.824.820.550 2.2.3.6. Sơ đồ chữ T 2.2.3.7. Chứng từ, sổ sách minh họa 29.788.853.159 31.728.584.112 SD: 17.784.980.403 SD: 15.845.249.450 632 154 155 31.728.584.112 29.788.853.159
CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI Mẫu số 02-VT
298 Đường 2/4, P.Vĩnh Phước, NT, KH Theo QĐ số 48/QĐ/BTC
Ngày 14/09/2006 PHIẾU NHẬP KHO THÀNH PHẨM
Số: 1019
Ngày: 27/10/2012
Nhập tại kho: Công ty TNHH Hoàng Hải
Đơn vị giao: Phân xưởng sản xuất Thống kê: Phạm T Oanh
Họ và tên người nhận hàng: Thủ kho: Ngô Thanh Hoàng
STT Mã số Nội dung ĐVT Số lượng
1 155001 Cá ngừ ướp đá kg 2.517,0
2 155003 Cá ngừ fillet loin CO kg 1.253,5
3 155010 Rẻo cá ngừ kg 223,6
4 155030 Phế liệu cá các loại kg 2.098,3
TỔNG CỘNG 6.092,4
Nha trang, ngày 27 tháng 10 năm 2012
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO THỦ KHO GIÁM ĐỐC
CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI
298 Đường 2/4, P. Vĩnh Phước, Nha Trang, KH PHIẾU XUẤT KHO
Số: 1126
Ngày: 30/11/2012
Xuất tại kho: Công ty TNHH Hoàng Hải
Họ và tên người xuất hàng: Ngô Thanh Hoàng
Kèm theo hóa đơn số:
STT Tên khách hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cty CP Quốc tế Biển Xanh Cá ngừ fillet loin CO Kg 56,0 220.000 12.320.000
2 Lê Quốc Bảo Rẻo cá các loại Kg 5.328,0 4.762 25.371.936
3 Lê Thị Kim Phế liệu cá các loại Kg 21.470,0 2.500 53.675.000
TỔNG CỘNG: 26.854,0 91.366.936
Số tiền bằng chữ: Chín mươi mốt triệu, ba trăm sáu mươi sáu nghìn, chín trăm ba
mươi sáu đồng
2.2.3.8. Nhận xét
Công ty đã tổ chức ghi chép và hạch toán kế toán thành phẩm đúng nguyên tắc kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán đầy đủ và chính xác.
Tuy nhiên công ty sử dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để xác định giá xuất kho thành phẩm. Cách này tuy đơn giản, dễ làm nhưng công việc tính toán sẽ dồn rất nhiều vào cuối kỳ.
2.2.4. Những vấn đề chung về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.4.1. Những mặt hàng tiêu thụ ở công ty TNHH Hoàng Hải 2.2.4.1. Những mặt hàng tiêu thụ ở công ty TNHH Hoàng Hải
Sản phẩm của công ty TNHH Hoàng Hải là các loại hải sản tươi, trong đó chủ yếu là sản phẩm cá ngừ các loại như: cá ngừ ướp đá, cá ngừ fillet loin, cá ngừ fillet loin CO, cá ngừ cắt saku, cá ngừ cắt steak, cá ngừ cắt cube… Ngoài ra, còn có một số loại cá khác như: cá kiếm, cá gòn, cá dũa, cá mú, cá hồng, cá đen, cá bớp, cá thu, cá đổng, cá mó, cá chuồn…
2.2.4.2. Thị trường tiêu thụ
Công ty TNHH tiêu thụ sản phẩm cả ở trong nước và ngoài nước. Công ty hiện nay xuất khẩu sang các thị trường như: Mỹ, Nhật Bản, EU, Canada,… Đó là những thị trường lâu năm, khách hàng ở đây nhìn chung là dễ tính. Bên cạnh đó việc tiêu thụ trong nước lại được thực hiện thông qua các đại lý phân phối và một số các siêu thị.
2.2.4.3. Phương thức bán hàng
Sản phẩm của công ty được tiêu thụ dưới hai hình thức:
Tiêu thụ trực tiếp: Là phương thức mà người mua sẽ đến trực tiếp công ty để nhận hàng sau khi đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Phương thức này thường áp dụng cho những lô hàng có giá trị nhỏ hoặc tiêu thụ trong nước.
Chuyển hàng chờ chấp nhận: Là phương thức tiêu thụ mà công ty phải có trách nhiệm giao hàng tận nơi cho người mua theo hợp đồng đã ký kết, trong trường hợp này sản phẩm gửi đi bán chưa được xem là tiêu thụ, chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán mới được coi là tiêu thụ.
2.2.4.4. Cách xác định giá bán
Việc xây dựng giá bán tại công ty dựa trên giá cả thị trường của các sản phẩm cùng loại của công ty khác và cơ bản nhất là giá bán thành phẩm dựa trên giá thành thực tế của từng loại sản phẩm và phần trăm lãi vay của công ty.
Giá bán thành phẩm = giá thành thực tế x (1+ phần trăm lãi vay)
Lãi là khoản lợi nhuận do công ty đặt ra. Khoản lãi này tùy theo điều kiện của công ty mà công ty ấn định mức lãi này sao cho phù hợp với giá cả trên thị trường. Mức lãi này cao hay thấp là phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản lý. Mức lãi này không bao giờ ổn định theo từng thời kỳ mà nó biến động liên tục cho phù hợp với giá cả thị trường và hơn nữa để giải quyết mục tiêu của công ty. Có thể công ty đặt ra mức lãi thấp dành cho khách hàng truyền thống của công ty nhằm tạo hiệu quả trong việc làm ăn lâu dài với bạn hàng lâu năm. Cho nên việc ấn định mức lãi này đòi hỏi nhà quản lý phải nhạy bén, biết nắm bắt thời cơ, ứng phó giá cả như thế nào cho phù hợp để đảm bảo thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín với khách hàng.
2.2.4.5. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi sản phẩm được xác định là tiêu thụ.
2.2.4.6. Phương thức thanh toán
Bán hàng trong nước: Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nhưng hiện nay phương thức chủ yếu là chuyển khoản.
Xuất khẩu: Công ty áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) hoặc phương thức thanh toán chuyển tiền (TTR) hoặc phương thức nhờ thu (D/P). 2.2.5. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
2.2.5.1. Khái quát chung
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty chủ yếu là từ bán các mặt hàng hải sản đã qua chế biến.
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hóa đơn GTGT.
Phiếu xuất kho.
Sổ chi tiết.
Sổ nhật kí chung.
Sổ cái.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 5112: Doanh thu nội địa.
TK 131 – Phải thu khách hàng.
TK 111 – Tiền mặt.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp…
Lưu đồ 2.3: Kế toán doanh thu bán hàng nội địa
Giải thích lưu đồ doanh thu bán hàng nội địa:
Phòng kinh doanh dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng làm 2 liên, liên 1 kèm với đơn đặt hàng sẽ được lưu lại phòng kinh doanh theo số, liên 2 chuyển qua cho kế toán hàng tồn kho để lập phiếu xuất kho.
Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho làm 3 liển rồi chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, đồng thời lưu lại lệnh bán hàng liên 2 tại đây theo số. Phiếu xuất kho sau khi được kế toán trưởng kí duyệt sẽ được chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu xuất kho nhận được sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT làm 3 liên rồi chuyển lại cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. Sau khi kí duyệt, hóa đơn GTGT liên 2 sẽ được chuyển cho khách hàng, còn hai liên còn lại chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Phiếu xuất kho (3 liên) sau đó được chuyển qua cho thủ kho kiểm tra, xuất kho và ghi thẻ kho, sau đó lưu lại liên 1 của phiếu xuất kho, liên 2 chuyển qua cho bộ phận giao hàng để tiến hành làm thủ tục giao hàng cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán hàng tồn kho để nhập dữ liệu cho máy tính xử lí và cập nhật sổ chi tiết 155. Đồng thời kế toán hàng tồn kho lưu lại phiếu xuất kho liên 3 theo số.
Còn kế toán thanh toán dựa vào hóa đơn nhận lại sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào Sổ chi tiết 131 theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Sau đó chuyển hóa đơn GTGT liên 1 qua cho kế toán tổng hợp, còn hóa đơn GTGT liên 3 lưu lại tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp dựa vào hóa đơn GTGT liên 1 nhận được từ kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra dữ liệu trên chứng từ và sổ chi tiết 131 đã được lập, sau đó nhập liệu vào sổ nhật kí chung, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái 131, 511 với sự hỗ trợ tính toán của công cụ Excel. Cuối cùng kế toán tổng hợp lưu các chứng từ lại đây theo số.
2.2.5.5. Nội dung hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Hóa đơn số 0006928 kí hiệu HH/11P ngày 02/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Hải Vương mặt hàng cá ngừ ướp đá, doanh số chưa VAT là 56.780.500, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 59.619.525
Có 5112: 56.780.500 Có 3331: 2.839.025
Hóa đơn số 0006929 kí hiệu HH/11P ngày 03/12/2012 công ty xuất bán cho công ty Cổ phần thủy sản Bình Định mặt hàng cá ngừ ướp đá, doanh số chưa VAT là 75.211.533, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 78.972.110
Có 5112: 75.211.533 Có 3331: 3.760.577
Hóa đơn số 0006930 kí hiệu HH/11P ngày 05/12/2012 công ty xuất bán cho Công ty quốc tế Biển Xanh, mặt hàng cá bớp fillet với doanh số chưa VAT là 36.429.900, thuế VAT 5%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121: 38.251.395
Có 5112: 36.429.900 Có 3331: 1.821.495
Hóa đơn số 0006966 kí hiệu HH/11P ngày 27/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Thực phẩm Việt Á Châu, mặt hàng cá ngừ ướp đá với doanh số chưa VAT là 66.233.347, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 69.544.684
Có 5112: 66.233.347 Có 3331: 3.311.337
Hóa đơn số 0006967 kí hiệu HH/11P ngày 27/12/2012 công ty xuất bán cho Nhà hàng mặt hàng Rẻo+lườn cá ngừ với doanh số chưa VAT là 23.550.476, thuế VAT 5%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121: 24..728.000 Có 5112: 23.550.476 Có 3331: 1.177.524
Hóa đơn số 0006968 kí hiệu HH/11P ngày 28/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Biển Việt, mặt hàng cá mú fillet CO với doanh số chưa VAT là 53.788.864, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 56.478.307
Có 5112: 53.788.864 Có 3331: 2.689.443
Hóa đơn số 0249 kí hiệu HH/11P ngày 31/12/2011 công ty xuất bán Phế liệu các loại với doanh số chưa VAT là 18.718.000, thuế VAT 5%. Khách hàng thanh
toán bằng tiền mặt. Nợ 1111: 19.653.900 Có 5112: 18.718.000 Có 3331: 935.900 2.2.5.6. Sơ đồ chữ T 330.712.620 12.600.382 252.014.244 264.614.626 2.999.019 59.980.376 62.979.395 935.900 19.653.900 3331 18.718.000 131 1121 1111 5112 911 3331 3331 330.712.620 330.712.620
2.2.5.7. Chứng từ, sổ sách minh họa
Hóa đơn GTGT (xem phụ lục 2).