b. Kế toán giảm thành phẩm
2.2.7. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.7.1. Khái quát chung
Tại công ty TNHH Hoàng Hải thì chiết khấu thương mại phần lớn được hưởng trực tiếp trên hóa đơn, còn thuế suất thuế xuất khẩu của công ty là 0%, do đó mà các khoản giảm trừ doanh thu của công ty hầu như chỉ là giảm giá hàng bán và một vài trường hợp hàng bán bị trả lại.
2.2.7.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hóa đơn GTGT.
Phiếu nhập kho.
Biên bản hàng bán bị trả lại.
Biên bản giảm giá hàng bán.
Sổ chi tiết.
Sổ nhật kí chung.
Sổ cái.
2.2.7.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại. Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán.
Lưu đồ 2.5: Kế toán hàng bán bị trả lại
Giải thích lưu đồ hàng bán bị trả lại:
Kế toán thanh toán sau khi nhận được biên bản hàng bán bị trả lại từ phòng kinh doanh, sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và tìm hóa đơn giá trị gia tăng tương ứng. Sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy, định khoản sổ chi tiết các tài khoản 131 để theo dõi công nợ phải thu, và chuyển biên bản hàng bán bị trả lại sang cho kế toán tổng hợp, còn hóa đơn liên 3 vẫn lưu lại tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp dựa vào chứng từ nhận được từ kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết trên máy. Sau đó nhập liệu vào sổ nhật kí chung trên Excel, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái các tài khoản 531,131, và sẽ chuyển trả biên bản hàng bán bị trả lại cho phòng kinh doanh.
Lưu đồ 2.6: Kế toán giảm giá hàng bán
Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị giảm giá từ phòng kinh doanh, sẽ tiến hành kiểm tra và lập hóa đơn giảm giá hàng bán làm 3 liên, sau đó chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. Sau khi kí duyệt, hóa đơn liên 2 sẽ được giao cho khách hàng, còn các hóa đơn còn lại sẽ chuyển trả kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán khi nhận được các chứng từ chuyển trả sẽ tiến hành nhập liệu vào sổ chi tiết các tài khoản 131 để theo dõi công nợ phải thu, sau đó sẽ lưu lại hóa đơn liên 1 tại đây theo số, còn hóa đơn liên 3 và biên bản đề nghị giảm giá sẽ được chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp dựa vào chứng từ nhận được từ kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết trên máy. Sau đó nhập liệu vào sổ nhật kí chung trên Excel, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái các tài khoản 532,131, và sẽ chuyển trả biên bản đề nghị giảm giá cho phòng kinh doanh, còn hóa đơn giảm giá hàng bán liên 3 được lưu lại tại đây theo số.
2.2.7.5. Nội dung hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Biên bản số 3067 ngày 15/10/2012, trả lại tiền cho lô hàng xuất khẩu bị trả về bằng tiền gửi ngân hàng, giá trị chưa thuế là 2.868.027.550, thuế VAT hàng xuất khẩu và thuế xuất khẩu là 0%, giá vốn của lô hàng này là 1.634.204.443.
Nợ 155001: 1.634.204.443
Có 632: 1.634.204.443 Nợ 531: 2.868.027.550
Có 1122: 2.868.027.550 ………..
Biên bản số 014 ngày 19/05/2012, công ty đồng ý giảm giá hàng bán cho lô hàng bán trong nước, giá trị chưa thuế của lô hàng đồng ý giảm giá là 102.350.000, thuế VAT 5%. Công ty đồng ý giảm 10% giá trị chưa thuế của lô hàng này.
Nợ 532: 10.235.000
Nợ 3331: 511.750
Biên bản số 023 ngày 07/09/2012, công ty đồng ý giảm giá cho lô hàng xuất khẩu bị lỗi và chuyển trả tiền giảm giá bằng tiền gửi ngân hàng, giá trị chưa thuế của lô hàng giảm giá là 818.745.800, thuế VAT hàng xuất khẩu và thuế xuất khẩu là 0%. Công ty đồng ý giảm 20% giá trị lô hàng này.
Nợ 532: 163.749.160 Có 1122: 163.749.160 2.2.7.6. Sơ đồ chữ T 2.868.027.550 2.868.027.550 511.750 10.235.000 10.746.750 2.868.027.550 531 1122 532 163.749.160 131 3331 911 2.868.027.550 173.984.160 173.984.160 173.984.160
2.2.7.7. Minh họa chứng từ, sổ sách CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI 298 Đường 2/4-Nha Trang Mẫu số S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC SỔ CÁI Từ ngày 01/01 đến 31/12 năm 2012
TÀI KHOẢN: Hàng bán bị trả lại 531 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN SỐ NGÀY NỢ CÓ SỐ DƯ ĐẦU KỲ: - - 3067 15/10/12 Trả tiền lô hàng xuất khẩu trả về 1122 2.868.027.550
CỘNG PS THÁNG 10 2.868.027.550 SỐ DƯ CUỐI THÁNG 10 4.178.149.258 PKT12 31/12/12 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 911 4.178.149.258 CỘNG PS THÁNG 12 4.178.149.258 SỐ LŨY KẾ 4.178.149.258 4.178.149.258 SỐ DƯ CUỐI THÁNG 12 - - 2.2.7.8. Nhận xét
Các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán của công ty được hạch toán một cách khá đầy đủ. Tuy nhiên việc hạch toán của công ty còn có một vài điểm bất cập và chưa đúng quy định như sau:
Công ty chưa theo dõi chi tiết cho giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại cho tiêu thụ nội bộ và xuất khẩu, mà chỉ theo dõi hạch toán chung vào tài khoản 531 và tài khoản 532.
Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu thì công ty hạch toán như vậy là phù hợp, nhưng vào cuối kì, khi kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định kết quả kinh doanh thì công ty không kết chuyển các khoản này sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần mà kết chuyển thẳng sang tài khoản 911, điều này là chưa đúng với nguyên tắc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.