b. Kế toán giảm thành phẩm
2.4.1. Những mặt đạt được
Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ, có sự phân công, bố trí hợp lí nên việc kiểm tra, giám sát một cách dễ dàng mọi hoạt động và công việc của từng nhân viên, ngăn chặn được những sai phạm kịp thời, đồng thời cũng giúp ban quản lý công ty nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời.
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật kí chung. Hình thức này khá quen thuộc và đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra, đối chiếu, phù hợp với quy mô của công ty.
Về hệ thống tài khoản cũng như sổ sách kế toán công ty sử dụng thì phù hợp với chế độ kế toán, với quyết định kế toán số 48/2006/QĐ-BTC, theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Việc tổ chức, luân chuyển chứng từ, sổ sách cũng như việc sắp xếp và lưu trữ được thực hiện một cách khá hợp lý và đúng quy định.
Máy móc thiết bị phục vụ công tác kế toán cũng như phục vụ cho hoạt động chế biến sản phẩm khá đầy đủ. Trong phòng kế toán có đầy đủ các thiết bị cần thiết từ máy tính, máy in, máy photo… đến cả máy lạnh cho nhân viên có thể tập trung làm việc một cách có hiệu quả nhất.
Quá trình sản xuất thành phẩm, nhập xuất kho thành phẩm được theo quản lý, theo dõi khá chặt chẽ, thường xuyên, chi tiết về số lượng, giá trị, thể hiện qua việc công ty có gắn thiết bị camera dưới xưởng chế biến để giám sát quá trình làm việc của công nhân; có thống kê, thủ kho và cả kế toán hàng tồn kho theo dõi việc nhập xuất tồn kho thành phẩm.
Công ty biết tận dụng hết các nguồn nguyên liệu có thể tìm được từ việc thu mua của các hộ ngư dân lớn nhỏ, đến việc tự sắm tàu đánh bắt cá, để tạo ra những sản phẩm khác nhau phù hợp với người tiêu dùng, đồng thời đa dạng hóa sản phẩm. Tận dụng phế phẩm để tạo ra nguồn doanh thu cho công ty.
Đội ngũ công nhân chính thức và bộ phận KCS của công ty có tay nghề nên chất lượng sản phẩm của công ty tương đối tốt, tạo được tín nhiệm của khách hàng. 2.4.2. Những mặt hạn chế
Trong nhiều năm qua, công ty đã có nhiều đóng góp tích cực đối với ngành thủy sản của thành phố, góp phần đẩy mạnh nền kinh tế nước nhà. Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được thì công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục do ảnh hưởng khách quan cũng như chủ quan.
Đối với công tác kế toán:
Hiện nay công ty chưa thật sự áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán mà chủ yếu chỉ sử dụng công cụ Excel để phục vụ cho công việc. Tuy nhờ vào Excel cũng có ưu điểm là tiết kiệm thời gian và tránh bớt sai sót, nhưng hạn chế của nó là so với các phần mềm kế toán khác thì hệ thống sổ kế toán trên Excel rời rạc giữa các bộ phận, không nhập số liệu của các phần hành trên một cơ sở dữ liệu và cập nhật vào trong một chương trình, mà kế toán nào thì sẽ có chương trình kế toán Excel cho nhiệm vụ của kế toán đó. Dẫn đến công tác kế toán mặc dù được theo dõi chi tiết nhưng không cập nhật kịp thời và việc đối chiếu số liệu giữa các kế toán vào thời điểm cuối kỳ thường bị trễ.
Hệ thống sổ còn nhiều loại chưa được mở chi tiết, cụ thể là các sổ chi tiết liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được mở.
Tài khoản 5111 “Doanh thu hàng xuất khẩu” hiện nay chưa được công ty mở chi tiết cho từng sản phẩm và cho từng thị trường, do đó khó thấy rõ được hiệu quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm xuất khẩu cũng như chưa thấy được thị phần của từng thị trường.
Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu thì công ty hạch toán phù hợp, nhưng vào cuối kì, khi kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để xác định kết quả kinh doanh thì công ty không kết chuyển các khoản này sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần mà kết chuyển thẳng sang tài khoản 911, điều này là chưa đúng với nguyên tắc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Đối với công tác tiêu thụ:
Đối với công tác tiêu thụ thì công ty chưa có bộ phận marketing riêng, mà hầu như công việc nghiên cứu thị trường đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm, điều này làm tăng công việc của phòng gây nên tình trạng chồng chất công việc trong quá trình hoạt động, dễ dẫn đến việc gián đoạn và đôi khi công việc không giải quyết kịp thời làm mất đi các cơ hội hấp dẫn.
Các thông tin về nhu cầu khách hàng hầu như được tham khảo qua các trang web của ngành hay thông qua báo chí,.. vì vậy sự cập nhật chưa được kịp thời, gây ra hạn chế trong công tác tiêu thụ.
Đội ngũ nhân viên kinh doanh và bán hàng còn khá ít nên việc mở rộng thị trường và quảng bá thương hiệu chưa cao. Khách hàng của công ty thường là khách hàng quen thuộc lâu năm nên dễ bị ép giá bán.
Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty chưa phong phú và đa dạng, hầu như chỉ sản xuất theo các đơn đặt hàng chắc chắn đã tiêu thụ.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
CHƯƠNG III
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
TNHH HOÀNG HẢI
Sau thời gian tìm hiểu công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Hoàng Hải, em thấy công ty có nhiều điểm thuận lợi trong công tác kế toán cũng như trong tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty như:
Công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công ty được tổ chức khá đầy đủ và chặt chẽ, từ việc bố trí bộ máy kế toán đến việc áp dụng hình thức kế toán, tài khoản kế toán đều được công ty thực hiện tương đối hợp lý.
Hệ thống máy móc thiết bị được công ty đầu tư khá đầy đủ, thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như: nhà xưởng, máy móc thiết bị phục vụ công tác chế biến, bảo quản sản phẩm, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản lý công ty…
Công ty luôn có đội ngũ nhân viên có trình độ, tay nghề, kinh nghiệm; có các nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, lâu dài; có các thị trường tiêu thụ quen thuộc, tiềm năng…
Từ những thuận lợi trên đã giúp cho công ty luôn trong trạng thái hoạt động ổn định, đặc biệt là việc tiêu thụ sản phẩm của công ty thường xuyên đạt kết quả tốt, từ đó mang lại hiệu quả trong kinh doanh.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đạt được, thì công ty cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn thường gặp trong hoạt động sản xuất kinh doanh như:
Các chế độ, chuẩn mực kế toán của bộ tài chính thường xuyên thay đổi, làm cho công ty cũng phải thường xuyên cập nhật thông tin để có thể thích nghi với các quy định hiện hành.
Thị trường tiêu thụ ngày càng khó khăn và khắc nghiệt, đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều.
Tình hình thế giới có nhiều biến động, việc đánh bắt thủy hải sản diễn ra bừa bãi dẫn đến khan hiếm nguồn thủy hải sản…
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán cũng như góp phần nâng cao tình hình tiêu thụ của công ty trong điều kiện khó khăn hiện nay.
3.1. CÁC ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.1.1. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán 3.1.1. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Cơ sở của đề xuất
Hiện nay, mặc dù tại phòng kế toán của công ty cũng được trang bị đầy đủ máy vi tính nhưng việc quản lý số liệu cũng như tính toán và lưu trữ dữ liệu là bằng phần mềm trên Excel, chưa có một phần mềm kế toán cụ thể nào, nên công việc kế toán mặc dù được theo dõi chi tiết nhưng không cập nhật kịp thời, dẫn đến việc đối chiếu số liệu kế toán vào thời điểm cuối kỳ thường bị trễ.
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh như hiện nay, việc sử dụng một phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán tại công ty là điều rất cần thiết. Công ty muốn có được sức cạnh tranh trên thị trường thì cần phải thay đổi và áp dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động quản lý và kinh doanh để phù hợp với thời đại. Thông tin được xử lý trên phần mềm kế toán sẽ tránh được những sai sót, giúp tiết kiệm thời gian và việc xử lý chứng từ sẽ nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu lập báo cáo kịp thời theo đúng niên độ kế toán.
Nội dung của đề xuất
Trước thực trạng trên, theo em công ty nên đầu tư cho mình một phần mềm kế toán phù hợp cho công tác kế toán của công ty như:
Hiện nay, trên thị trường có bán rất nhiều phần mềm kế toán toán khác nhau, do nhiều đơn vị cung cấp, được viết phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Công ty có thể tìm mua được cho mình một phần mềm thích hợp. Có thể tham khảo một số phần mềm kế toán như: MISA SME, FAST, FOXPRO, Acsoft, Sunsoft,
SIMBA Accounting, Accura… Đồng thời, do có nhiều phần mềm kế toán cạnh tranh nhau trên thị trường, nên chi phí để đầu tư vào một phần mềm thì không còn quá cao như trước, chỉ khoảng từ vài trăm USD đến vài nghìn USD.
Hoặc công ty có thể thuê một đơn vị chuyên về phần mềm kế toán viết phần mềm, đơn vị này sẽ cử chuyên gia đến để tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán tại công ty. Từ đó sẽ viết phần mềm kế toán sao cho phù hợp với những yêu cầu về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán của Bộ tài chính cũng như phù hợp với chế độ, chính sách kế toán, yêu cầu quản lý tại công ty.
Ngoài ra, các nhân viên kế toán cũng cần được hỗ trợ thêm để nâng cao nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính, đảm bảo xử lý khi có sự cố xảy ra.
Hiệu quả của đề xuất
Khi công ty áp dụng tin học vào công tác kế toán sẽ đem lại những hiệu quả sau:
Công việc kế toán diễn ra nhanh chóng, kịp thời.
Độ ổn định và tin cậy của phần mềm cao.
Các phần mềm hiện nay thường xuyên cập nhật các quy định, chính sách kế toán mới do Bộ tài chính ban hành.
Nâng cao tính bảo mật của hệ thống.
Có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ. 3.1.2. Hoàn thiện về mẫu số kế toán chi tiết
Cơ sở của đề xuất
Hiện tại, công ty không mở sổ chi tiết cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, mà dùng chính sổ cái để chi tiết các loại chi phí này. Tuy nhiên thì các loại chi phí này lại phát sinh khá nhiều và có sức ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, nên quản lý chặt chẽ, chi tiết cho từng khoản mục, tránh để phát sinh vượt quá mức dự toán, cần mở chi tiết để nhanh chóng phát hiện kịp thời các chi phí vượt quá mức làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó có biện pháp để khắc phục.
Sau đây là mẫu sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mà công ty có thể áp dụng: SỔ CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: 6421 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tổng số tiền
Ghi Nợ tài khoản 6421 Số hiệu Ngày tháng Chia ra CP nhân viên CP vật liệu Đồ dùng bao bì KH TS CĐ Thuế lệ phí DV mua ngoài CP khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cộng PS
SỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tài khoản: 6422 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tổng số tiền
Ghi Nợ tài khoản 6422 Số hiệu Ngày tháng Chia ra CP nhân viên CP vật liệu Đồ dùng bao bì KH TS CĐ Thuế lệ phí DV mua ngoài CP khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cộng PS
Căn cứ và cách ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc, bảng phân bổ, bảng lương…), cách vào sổ như sau:
Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
Cột 4: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
Từ cột 7 trở đi: Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi vào các cột phù hợp tương ứng với nội dung của chi phí.
Hiệu quả của đề xuất
Nếu các sổ chi phí được mở thì công ty có thể theo dõi từng khoản mục của chi phí, từ đó có thể cung cấp thông tin kịp thời về từng nội dung của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, và xác định những nội dung chi phí nào vượt định mức, để có thể có những biện pháp khắc phục kịp thời.
3.1.3. Hoàn thiện chi tiết tài khoản kế toán và cách hạch toán liên quan đến doanh thu doanh thu
Cơ sở của đề xuất
Nhìn chung hệ thống tài khoản được sử dụng trong công ty tương đối đầy đủ nhưng mức độ chi tiết cho từng tài khoản chưa cao. Hiện nay, sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, và công ty vẫn luôn tìm kiếm nhiều hơn nữa thị trường xuất khẩu, nhưng tài khoản 5111 – “Doanh thu hàng xuất khẩu” tại công ty chưa được mở chi tiết cho từng sản phẩm và cho từng khách hàng , và tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán” cũng chưa được mở cụ thể cho từng sản phẩm, do đó chưa đáp ứng được yêu cầu chi tiết hóa tài khoản như trong chế độ kế toán quy định, và như vậy chúng ta khó thấy rõ được hiệu quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm xuất khẩu cũng như chưa thấy được thị phần của từng thị trường.
Mặt khác, cách hạch toán hiện nay của công ty về các khoản giảm trừ doanh thu cũng chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Nội dung của đề xuất
Mở chi tiết cho các tài khoản trên.
Chi tiết theo từng khách hàng:
TK 5111.X1: Doanh thu xuất khẩu sang khách hàng X1.
TK 5111.X2: Doanh thu xuất khẩu sang khách hàng X2.
TK 5111.X3: Doanh thu xuất khẩu sang khách hàng X3…
TK 632.X1: Giá vốn hàng bán khách hàng X1.
TK 632.X3: Giá vốn hàng bán khách hàng X3…
Hoặc chi tiết theo sản phẩm:
TK 5111.001: Doanh thu cá ngừ ướp đá.
TK 5111.002: Doanh thu cá ngừ fillet loin.
TK 5111.003: Doanh thu cá ngừ fillet loin CO…
TK 632.001: Giá vốn cá ngừ ướp đá.
TK 632.002: Giá vốn cá ngừ fillet loin.
TK 632.003: Giá vốn cá ngừ fillet loin CO…
Vào cuối kì, các khoản giảm trừ doanh thu 531, 532 được công ty kết chuyển thẳng vào tài khoản 911 mà không thông qua tài khoản 511. Điều này chưa đúng với nguyên tắc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty nên kết chuyển các tài khoản này sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần trước: