b. Kế toán giảm thành phẩm
2.2.4.6. Phương thức thanh toán
Bán hàng trong nước: Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nhưng hiện nay phương thức chủ yếu là chuyển khoản.
Xuất khẩu: Công ty áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) hoặc phương thức thanh toán chuyển tiền (TTR) hoặc phương thức nhờ thu (D/P). 2.2.5. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
2.2.5.1. Khái quát chung
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty chủ yếu là từ bán các mặt hàng hải sản đã qua chế biến.
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hóa đơn GTGT.
Phiếu xuất kho.
Sổ chi tiết.
Sổ nhật kí chung.
Sổ cái.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 5112: Doanh thu nội địa.
TK 131 – Phải thu khách hàng.
TK 111 – Tiền mặt.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp…
Lưu đồ 2.3: Kế toán doanh thu bán hàng nội địa
Giải thích lưu đồ doanh thu bán hàng nội địa:
Phòng kinh doanh dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng làm 2 liên, liên 1 kèm với đơn đặt hàng sẽ được lưu lại phòng kinh doanh theo số, liên 2 chuyển qua cho kế toán hàng tồn kho để lập phiếu xuất kho.
Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho làm 3 liển rồi chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, đồng thời lưu lại lệnh bán hàng liên 2 tại đây theo số. Phiếu xuất kho sau khi được kế toán trưởng kí duyệt sẽ được chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu xuất kho nhận được sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT làm 3 liên rồi chuyển lại cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. Sau khi kí duyệt, hóa đơn GTGT liên 2 sẽ được chuyển cho khách hàng, còn hai liên còn lại chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Phiếu xuất kho (3 liên) sau đó được chuyển qua cho thủ kho kiểm tra, xuất kho và ghi thẻ kho, sau đó lưu lại liên 1 của phiếu xuất kho, liên 2 chuyển qua cho bộ phận giao hàng để tiến hành làm thủ tục giao hàng cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán hàng tồn kho để nhập dữ liệu cho máy tính xử lí và cập nhật sổ chi tiết 155. Đồng thời kế toán hàng tồn kho lưu lại phiếu xuất kho liên 3 theo số.
Còn kế toán thanh toán dựa vào hóa đơn nhận lại sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào Sổ chi tiết 131 theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Sau đó chuyển hóa đơn GTGT liên 1 qua cho kế toán tổng hợp, còn hóa đơn GTGT liên 3 lưu lại tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp dựa vào hóa đơn GTGT liên 1 nhận được từ kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra dữ liệu trên chứng từ và sổ chi tiết 131 đã được lập, sau đó nhập liệu vào sổ nhật kí chung, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái 131, 511 với sự hỗ trợ tính toán của công cụ Excel. Cuối cùng kế toán tổng hợp lưu các chứng từ lại đây theo số.
2.2.5.5. Nội dung hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Hóa đơn số 0006928 kí hiệu HH/11P ngày 02/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Hải Vương mặt hàng cá ngừ ướp đá, doanh số chưa VAT là 56.780.500, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 59.619.525
Có 5112: 56.780.500 Có 3331: 2.839.025
Hóa đơn số 0006929 kí hiệu HH/11P ngày 03/12/2012 công ty xuất bán cho công ty Cổ phần thủy sản Bình Định mặt hàng cá ngừ ướp đá, doanh số chưa VAT là 75.211.533, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 78.972.110
Có 5112: 75.211.533 Có 3331: 3.760.577
Hóa đơn số 0006930 kí hiệu HH/11P ngày 05/12/2012 công ty xuất bán cho Công ty quốc tế Biển Xanh, mặt hàng cá bớp fillet với doanh số chưa VAT là 36.429.900, thuế VAT 5%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121: 38.251.395
Có 5112: 36.429.900 Có 3331: 1.821.495
Hóa đơn số 0006966 kí hiệu HH/11P ngày 27/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Thực phẩm Việt Á Châu, mặt hàng cá ngừ ướp đá với doanh số chưa VAT là 66.233.347, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 69.544.684
Có 5112: 66.233.347 Có 3331: 3.311.337
Hóa đơn số 0006967 kí hiệu HH/11P ngày 27/12/2012 công ty xuất bán cho Nhà hàng mặt hàng Rẻo+lườn cá ngừ với doanh số chưa VAT là 23.550.476, thuế VAT 5%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Nợ 1121: 24..728.000 Có 5112: 23.550.476 Có 3331: 1.177.524
Hóa đơn số 0006968 kí hiệu HH/11P ngày 28/12/2012 công ty xuất bán cho công ty TNHH Biển Việt, mặt hàng cá mú fillet CO với doanh số chưa VAT là 53.788.864, thuế VAT 5%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 56.478.307
Có 5112: 53.788.864 Có 3331: 2.689.443
Hóa đơn số 0249 kí hiệu HH/11P ngày 31/12/2011 công ty xuất bán Phế liệu các loại với doanh số chưa VAT là 18.718.000, thuế VAT 5%. Khách hàng thanh
toán bằng tiền mặt. Nợ 1111: 19.653.900 Có 5112: 18.718.000 Có 3331: 935.900 2.2.5.6. Sơ đồ chữ T 330.712.620 12.600.382 252.014.244 264.614.626 2.999.019 59.980.376 62.979.395 935.900 19.653.900 3331 18.718.000 131 1121 1111 5112 911 3331 3331 330.712.620 330.712.620
2.2.5.7. Chứng từ, sổ sách minh họa
Hóa đơn GTGT (xem phụ lục 2).
Sổ cái 5112. CÔNG TY TNHH HOÀNG HẢI 298 Đường 2/4-Nha Trang Mẫu số S03b-DNN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC SỔ CÁI Từ ngày 01/01 đến 31/12 năm 2012
TÀI KHOẢN: Doanh thu nội địa 5112 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN SỐ NGÀY NỢ CÓ SỐ DƯ ĐẦU KỲ: - - 0006928 02/12/12 Xuất bán cá ngừ ướp đá 131 56.780.500 0006929 03/12/12 Xuất bán cá ngừ ướp đá 131 75.211.533 0006930 05/12/12 Xuất bán cá bớp fillet 1121 36.429.900 0006931 05/12/12 Xuấ bán cá mó NC 1121 52.447.254 0006932 06/12/12 Xuất bán cá ngừ cắt steak 131 302.420.300 0006934 07/12/12 Xuất bán cá dũa fillet không da 131 49.320.455
……
0006966 27/12/12 Xuất bán cá ngừ ướp đá 131 66.233.347 0006967 27/12/12 Xuất bán rẻo + lườn cá ngừ 1121 23.550.476 0006968 28/12/12 Xuất bán cá mú fillet CO 131 53.788.864 0006969 28/12/12 Xuất bán cá thu NC 131 35.780.400 0006970 29/12/12 Xuất bán cá ngừ fillet loin CO 131 186.980.526 0006971 31/12/12
Xuất bán cá kiếm fillet loin +
lườn cá cờ kiếm 131 258.233.650 0249 31/12/12 Xuất bán phế liệu các loại 1111 18.718.000 0250 31/12/12 Xuất bán phế liệu các loại 1111 6.654.500 PKT12 31/12/12 K/c doanh thu nội địa 911 30.529.658.555
CỘNG PS THÁNG 12 30.529.658.555 2.923.803.634 SỐ LŨY KẾ 30.529.658.555 30.529.658.555 SỐ DƯ CUỐI THÁNG - -
2.2.5.8. Nhận xét
Qua việc hạch toán trên ta thấy công ty hạch toán doanh thu nội địa theo đúng nguyên tắc hạch toán, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.6. Kế toán doanh thu hàng xuất khẩu 2.2.6.1. Khái quát chung 2.2.6.1. Khái quát chung
a. Nội dung
Doanh thu xuất khẩu của công ty là doanh thu từ xuất khẩu các mặt hàng hải sản đã qua chế biến. Xuất khẩu là hoạt động chính của công ty.
Công tác xuất khẩu được tiến hành tại phòng kinh doanh và phòng kế toán của công ty.
Doanh thu xuất khẩu được ghi nhận khi sản phẩm được xác định là tiêu thụ, cụ thể là sau khi xuất hàng, đóng hàng lên container, khai báo các thủ tục hải quan và chuyển hàng lên tàu (hoặc máy bay) thì doanh thu xuất khẩu mới được ghi nhận. b. Loại hình xuất khẩu
Loại hình xuất khẩu chủ yếu của công ty là xuất khẩu trực tiếp. c. Phương thức thanh toán trong xuất khẩu
Hiện nay, các phương thức thanh toán trong xuất khẩu công ty áp dụng chủ yếu là:
Phương thức tín dụng L/C (Letter of Credit).
Phương thức chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR (Telegraphic Transfer Reimbursement).
Phương thức nhờ thu (D/P).
Trong đó, phương thức xuất khẩu được áp dụng chủ yếu tại công ty là phương thức thanh toán tín dụng L/C. Phương thức này được áp dụng đối với các loại mặt hàng đông lạnh, đi bằng đường thủy. Khi áp dụng phương thức này thì người mua phải đặt cọc trước một khoản tiền cho công ty để đảm bảo, và số tiền đặt cọc này chiếm bao nhiêu phần trăm (%) là do sự thỏa thuận của hai bên.
Ngoài ra, thì phương thức chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR cũng được sử dụng khá nhiều tại công ty. Phương thức này được áp dụng chủ yếu đối với các loại mặt hàng tươi, đi bằng đường hàng không. Đối với phương thức này, người xuất khẩu khi xuất trình bộ chứng từ hợp lệ cho ngân hàng thông báo sẽ được thanh toán ngay. Quy trình thanh toán về cơ bản thì người mua sao y bộ chứng từ gốc kèm
theo Lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng để ngân hàng chuyển khoản thanh toán. Tất nhiên, trong tài khoản ngoại tệ của người mua phải có đủ số ngoại tệ để thanh toán theo trị giá thanh toán trên Invoice (nếu tài khoản ngoại tệ không đủ thì người mua phải làm đơn mua ngoại tệ và ngân hàng sẽ trích tiền VND để mua ngoại tệ chuyển sang tài khoản ngoại tệ), và căn cứ vào Lệnh chuyển tiền, ngân hàng sẽ điện thanh toán cho nhà cung cấp theo yêu cầu trên Lệnh chuyển tiền.
d. Thủ tục xuất khẩu
Thủ tục tiến hành xuất khẩu của công ty được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình tiến hành xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Đàm phán, kí hợp đồng ngoại thương
Yêu cầu người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu
Xuất hàng lên Container
Trình chứng từ cho ngân hàng
Thông báo cho người mua
Giám định số lượng và chất lượng sản phẩm
Khai báo hải quan xuất khẩu, lập bộ chứng từ xuất khẩu và lập Hối phiếu
Giải thích quy trình tiến hành xuất khẩu:
Sau khi đàm phán, kí kết hợp xuất khẩu với các đối tác nước ngoài thì tùy theo phương thức thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng, công ty sẽ tiến hành yêu cầu người mua làm thủ tục thanh toán ban đầu (ví dụ như nếu áp dụng theo phương thức tín dụng L/C thì thủ tục thanh toán ban đầu sẽ là yêu cầu người mua chuyển tiền đặt cọc cho công ty). Trong khi chờ đợi người mua chuyển tiền đặt cọc thì công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất và thông báo xuống phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm. Sau khi hoàn thành việc chế biến thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ giám định số lượng và chất lượng sản phẩm trước khi xuất hàng. Căn cứ vào hợp đồng mà công ty sẽ dự kiến ngày xuất hàng lên Container, và sẽ tiến hành khai báo các thủ tục hải quan, lập bộ chứng từ xuất khẩu và lập Hối phiếu. Bộ chứng từ xuất khẩu sau khi đã được phòng kinh doanh kiểm tra đầy đủ, sẽ được trình lên ngân hàng, sau đó sẽ thông báo cho người mua để người mua làm các thủ tục thanh toán còn lại cho công ty.
2.2.6.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng ngoại thương.
Hóa đơn xuất khẩu.
Phiếu xuất kho.
Lệnh bán hàng.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc Vận đơn đường không (Air Waybill).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (Health Certificate).
Tờ khai hải quan.
Bảng kê hàng xuất khẩu.
Sổ nhật kí chung.
Sổ cái.
2.2.6.3. Tài khoản sử dụng
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 5111: Doanh thu xuất khẩu.
TK 131 – Phải thu khách hàng.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
2.2.6.4. Trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách
Giải thích lưu đồ doanh thu xuất khẩu:
Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu đã ký sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng làm 2 liên và lập Bộ chứng từ xuất khẩu. Bộ chứng từ xuất khẩu sau khi được lập sẽ được chuyển cho ngân hàng để ngân hàng kiểm tra và thực hiện các thủ tục thanh toán, còn liên 1 lệnh bán hàng kèm với hợp đồng xuất khẩu sẽ được lưu lại phòng kinh doanh theo số, liên 2 chuyển qua cho kế toán hàng tồn kho để lập phiếu xuất kho.
Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho làm 3 liển rồi chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt, đồng thời lưu lại lệnh bán hàng liên 2 tại đây theo số. Phiếu xuất kho sau khi được kế toán trưởng kí duyệt sẽ được chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu xuất kho nhận được sẽ tiến hành lập hóa đơn xuất khẩu làm 3 liên rồi chuyển lại cho kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt. Sau khi kí duyệt, hóa đơn xuất khẩu liên 2 sẽ được chuyển cho khách hàng, còn hai liên còn lại chuyển qua cho kế toán thanh toán.
Phiếu xuất kho (3 liên) sau đó được chuyển qua cho thủ kho kiểm tra, xuất kho và ghi thẻ kho, sau đó lưu lại liên 1 của phiếu xuất kho, liên 2 chuyển qua cho bộ phận giao hàng để tiến hành làm thủ tục giao hàng cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán hàng tồn kho để nhập dữ liệu cho máy tính xử lí và cập nhật sổ chi tiết 155. Đồng thời kế toán hàng tồn kho lưu lại phiếu xuất kho liên 3 theo số.
Còn kế toán thanh toán dựa vào hóa đơn nhận lại sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào Sổ chi tiết 131 theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Sau đó chuyển hóa đơn xuất khẩu liên 1 qua cho kế toán tổng hợp, còn hóa đơn xuất khẩu liên 3 lưu lại tại đây theo số.
Kế toán tổng hợp dựa vào hóa đơn xuất khẩu liên 1 nhận được từ kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra dữ liệu trên chứng từ và sổ chi tiết 131 đã được lập, sau đó tiến hành nhập liệu vào sổ nhật kí chung, từ đó cập nhật dữ liệu lên sổ cái
131, 511 với sự hỗ trợ tính toán của công cụ Excel. Cuối cùng kế toán tổng hợp lưu các chứng từ lại đây theo số.
2.2.6.5. Nội dung hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Hóa đơn số 0000483 kí hiệu HH/11P, ngày 04/12/2012 công ty xuất khẩu cho công ty Blue Atlentic INC mặt hàng Cá dũa cắt khúc portion (ko da) với doanh số chưa thuế là 2.064.892.500, thuế VAT và thuế xuất khẩu là 0%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 2.064.892.500
Có 5111: 2.064.892.500
Hóa đơn số 0000484 kí hiệu HH/11P, ngày 07/12/2011 công ty xuất khẩu cho công ty Toho Corporation mặt hàng cá ngừ ướp đá với doanh số chưa thuế là 210.386.520, thuế VAT và thuế xuất khẩu là 0%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 210.386.520
Có 5111: 210.386.520
Hóa đơn số 0000495 kí hiệu HH/11P, ngày 25/12/2012 công ty xuất khẩu cho công ty Ruby Seafood INC mặt hàng cá ngừ cắt steak + cá ngừ cắt saku với doanh số chưa thuế là 688.158.855, thuế VAT và thuế xuất khẩu là 0%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 688.158.855
Có 5111: 688.158.855
Hóa đơn số 0000496 kí hiệu HH/11P, ngày 26/12/2012 công ty xuất khẩu cho công ty Toho Corporation mặt hàng cá ngừ ướp đá với doanh số chưa thuế là 366.693.343, thuế VAT và thuế xuất khẩu là 0%. Khách hàng chưa thanh toán.
Nợ 131: 366.693.343
Có 5111: 366.693.343
Hóa đơn số 0000497 kí hiệu HH/11P, ngày 28/12/2012 công ty xuất khẩu cho công ty Fishco BVA mặt hàng cá kiếm Steak thường ko da với doanh số chưa
thuế là 1.993.544.778, thuế VAT và thuế xuất khẩu là 0%. Khách hàng chưa thanh toán. Nợ 131: 1.993.544.778 Có 5111: 1.993.544.778