Với hơn 60 nhân viên, Baza đã có một lực lượng nhân sự đông đảo tuy nhiên vẫn còn thiếu đội ngũ nhân sự cốt cán có chất lượng và chuyên môn. Các nhân viên trẻ tuổi có các nhược điểm thiếu kinh nghiệm và dễ bỏ việc nếu gặp khó khăn trong công việc vì vậy để duy trì hoạt động hiệu quả liên tục của một bộ phận sẽ gặp trở ngại. Đầu tiên cần ổn định bộ máy, các nhân sự đang hoạt động.
tuyển dụng nhằm tìm kiếm những nhân sự đủ tầm, đủ tài, đủ kinh nghiệm. Cần có một chính sách đãi ngộ tốt nhằm thu hút những người tài về làm việc cho doanh nghiệp. Đào tạo lớp cán bộ nguồn tạo nòng cốt vững chắc để từ đó phát triển lan tỏa ra.
Phát triển phòng hành chính nhân sự chuyên đảm nhiệm nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo.
Xây dựng phòng Marketing chuyên nghiệp hơn.
Đào tạo chuyên sâu hơn đội ngũ phòng chăm sóc khách hàng.
Phát triển đội ngũ thiết kế để tiếp tục phát huy điểm mạnh của website Baza.vn là luôn cung cấp bộ hình ảnh sản phẩm đầy đủ, rõ ràng, đẹp mắt.
Xây dựng, phát triển phòng kỹ thuật lập trình.
Từ đó sẽ từng bước xây dựng doanh nghiệp thêm ngày càng lớn mạnh và vững chắc.
Bên cạnh đó cần hoàn thiện các quy trình hoạt động của Công ty. Baza hoạt động và phát triển trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến còn mới mẻ, không có nhiều mô hình doanh nghiệp đi trước để học tập và rút kinh nghiệm. Thời kỳ đầu thành lập, mỗi thành viên kiêm nhiệm nhiều việc, vừa làm vừa tự rút ra kinh nghiệm, thiếu chuyên môn và thiếu cả sự liên kết giữa các cá nhân. Công ty phát triển nhanh về quy mô, nhưng suốt một thời gian dài hệ thống quy trình hoạt động chưa được chú trọng. Vì vậy trong rất nhiều khâu còn vướng mắc, công việc bị cản trở, tiêu cực phát sinh.
Thêm nữa nhân sự Công ty đa phần còn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm tự vận động, vấn đề phát sinh đến đâu, công việc bị trì trệ đến đó, hoặc tiêu cực này dẫn đến tiêu cực khác.
Ban lãnh đạo Công ty cần cấp thiết tìm hiểu các mô hình vận hành lớn nhỏ trên thế giới để chắt lọc những điểm tốt, điểm phù hợp, từ đó vận dụng và xây dựng, hoàn thiện hệ thống các quy trình hoạt động, tiêu chuẩn đánh giá công việc để giải quyết tốt vấn đề này. Dưới đây là một số quy trình, quy chế cần hoàn thiện trước tiên:
- Quy trình chăm sóc khách hàng: Chăm sóc khách hàng được chia ra làm ba giai đoạn: trước, trong và sau khi bán hàng. Để xây dựng được một quy trình chăm sóc khách hàng tốt, Công ty cần tiến hành phân tích hành vi khách hàng trực tuyến, các chỉ tiêu đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, các nhân tố ảnh hưởng đến chăm sóc khách hàng ở Công ty hiện nay v.v…Lưu ý quy trình này cần được tôi tối ưu hóa, đơn giản hóa và cần linh hoạt trong quá trình giải quyết khiếu
nại. Đồng thời, cần quy định cụ thể hơn trahs nhiệm và quyền hạn đối với từng bộ phận hỗ trợ giải quyết khiếu nại để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, gây tồn đọng khiếu nại cũng như tình trạng thực hiện công việc chồng chéo.
- Quy trình nhập xuất kho: Quy trình nhập xuất kho tối ưu không những giúp Công ty giải quyết tốt vấn đề quản lý hàng hóa, giảm thiểu mất mát mà còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, thúc đẩy doanh thu cho Công ty. Hiện nay, Công ty chưa có quy trình nhập xuất kho hợp lý, do vậy nhiều khi xảy ra nhầm lẫn, sai khác, số lượng hàng thực tế không trùng khớp với số lượng hàng hóa hiển thị trên hệ thống website.
- Quy chế khen thưởng, kỷ luật trong doanh nghiệp: Có thưởng, có phạt hợp lý mới thúc đẩy được nhân viên làm việc, hạn chế sai sót, tiêu cực. Với tốc độ phát triển nhanh như hiện nay, Baza cần cấp thiết xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật để đưa mọi hoạt động vào quy củ, nâng cao hiệu suất công việc.
- Quy trình bảo hành hàng hóa: hàng hóa cần bảo hành có thể chia thành hai trường hợp lớn, trường hợp hàng hóa hỏng được phát hiện tại kho và hàng hóa hỏng khách hàng gửi về. Trong đó, lại chia ra các ngành hàng, các nguồn hàng để gửi đi bảo hành. Thông thường, Công ty còn lệ thuộc nhiều vào điều kiện bảo hành của đối tác, nhiều khi việc trả hàng cho khách bị chậm trễ, nhân viên tiếp nhận khiếu nại không nắm rõ tình trạng hàng hóa đang được bảo hành đến đâu để tư vấn cho khách, hay hàng hóa xuất từ kho ra bảo hành không biết khi nào được hồi kho, khâu quản lý không được chặt chẽ. Xây dựng xong quy trình này, việc quản lý xuất nhập kho cũng như chăm sóc khách hàng cũng sẽ được hoàn thiện hơn.