- Khoa tiêu hóa Khoa cơ xương
3.3.3Giải pháp hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Lập chứng từ
Các bộ phận kế toán khi lập chứng từ còn tình trạng chưa đủ bộ hồ sơ chứng từ. Ví dụ: đối với quy trình thanh toán chi tiền mặt, bộ chứng từ chi bao gồm: hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng – nếu có, giấy đề nghị mua sắm – với nghiệp vụ mua sắm vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ...Tuy nhiên, khi lập bộ chứng từ để chi, đôi khi còn bỏ sót thiếu giấy đề nghị thanh toán, hoặc thiếu đề nghị mua sắm vật tư hàng hóa, khiến bộ chứng từ không đầy đủ. Thiếu sót này mang tính chất chủ quan từ phía người làm kế toán, để giải quyết tình trạng này, nên:
- Tập huấn lại cho cán bộ làm kế toán về chu trình thực hiện kế toán, về bộ chứng từ đi kèm.
- Có biện pháp phạt, nhắc nhở khi cán bộ kế toán vi phạm lỗi nhiều lần, có thể trừ trực tiếp vào thu nhập tăng thêm để cán bộ kế toán nhớ, không vi phạm lần sau.
Luân chuyển chứng từ
Hiện nay, Bệnh viện Bạch Mai đã xây dựng được một số quy trình kế toán như quy trình thanh toán viện phí cho bệnh nhân, quy trình thanh toán, quy trình mua sắm tài sản cố định...Những quy trình này là quy trình chuẩn áp dụng trong Bệnh viện, tuy nhiên số lượng quy trình còn ít, mới phổ biến được một số nghiệp vụ kế toán tài chính. Trong thời gian tới, Phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống các quy trình kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị trong bệnh viện.
Những quy trình kế toán này sẽ do trực tiếp cá nhân làm kế toán viết, sau đó gửi lên phòng TCKT của Bệnh viện để chỉnh sửa và phê duyệt. Khi quy trình đưa vào áp dụng các bên liên quan phải hoàn toàn tuân thủ.Việc để cho cán bộ trực tiếp làm kế toán xây dựng quy trình vì chỉ có cán bộ đó mới hiểu rõ quy trình làm việc, những vướng mắc khó khăn khi thực hiện quy trình và đưa ra biện pháp cải tiến để xây dựng quy trình hợp lý hóa nhất, hiệu quả nhất.
Ví dụ: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại Trường Trung cấp y tế theo Bảng 3.1
Bảng 3.1 Sơ đồ chu trình luân chuyển chứng từ tiền mặt tại Trường TCYT
Lưu trữ chứng từ
Chứng từ kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai có khối lượng rất lớn, được lưu theo trình tự thời gian và nội dung công việc. Tuy nhiên, với khối lượng lớn như vậy mà không có phòng để lưu trữ chứng từ, chứng từ đôi khi phải để bên ngoài phòng làm việc, dễ gây mất mát. Phòng TCKT cũng đã có công văn xin Ban Giám đốc Bệnh viện bố trí cho khu vực để chứng từ kế toán, nhưng do Bệnh viện khá chật hẹp, đến phòng cho Bệnh nhân điều trị còn khó khăn, vì thế nhu cầu có phòng lưu trữ chứng từ chưa được đáp ứng. Hiện nay, các nhân viên phòng TCKT đang phải tự kiểm soát thùng chứng từ liên quan đến phần hành công việc của mình. Thời gian
Trình bộ chứng từ chi cho Hiệu trưởng phê duyệt
Thủ quỹ chi tại trường
Cuối tháng, kế toán Trường TCYT tập hợp toàn bộ chứng từ chi gửi tổ quyết toán tự chủ tài chính kiểm tra
Tổ quyết toán tự chủ tài chính kiểm tra xong, KT trường phải hoàn thiện chứng từ, trình duyệt Kế toán trưởng
Kế toán trưởng duyệt
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán Trường TCYT lập chứng từ (phiếu chi)
Hoàn trả chứng từ về Trường, lưu trữ tại trường TCYT Trình bộ chứng từ chi cho Hiệu trưởng phê duyệt
Thủ quỹ chi tại trường
Cuối tháng, kế toán Trường TCYT tập hợp toàn bộ chứng từ chi gửi tổ quyết toán tự chủ tài chính kiểm tra
Tổ quyết toán tự chủ tài chính kiểm tra xong, KT trường phải hoàn thiện chứng từ, trình duyệt Kế toán trưởng
Kế toán trưởng duyệt
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán Trường TCYT lập chứng từ (phiếu chi)
tới, mong muốn Ban Giám đốc Bệnh viện tạo điều kiện bố trí cho lưu trữ chứng từ vào khu vực hợp lý. Với những chứng từ kế toán có thể tiêu hủy được, Phòng TCKT nên đem tiêu hủy để có chỗ cho chứng từ mới phát sinh.
Khi sắp xếp lại kho lưu trữ chứng từ, nên:
- Phân loại theo từng năm, từng nội dung cụ thể, có biển thông báo từng năm - Nên sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian, năm cũ ở trong, năm mới ở ngoài - Nên có sơ đồ thể hiện chứng từ của từng bộ phận, theo từng tháng, năm cụ thể - Mở sổ theo dõi chứng từ, giao trách nhiệm cho cán bộ quản lý chứng từ - Chứng từ đem đi lưu trữ khi lấy ra phải có sự cho phép của kế toán trưởng.
Kiểm tra chứng từ
Vì thực hiện chủ động tự chủ trong các nội dung chi tại khoa phòng, nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, khi các khoa phòng tập hợp chứng từ gửi tổ quyết toán tự chủ tài chính. Chứng từ chi dưới khoa phòng do y tá hành chính không có chuyên môn kế toán lập, nên việc kiểm tra này rất cần thiết và phải sát sao, tuy nhiên lại không kịp thời. Để giảm thiểu những sai sót không đáng có như chứng từ không đủ, không đúng, không hợp lệ, phòng TCKT nên tổ chức đào tạo cho các y tá hành chính dưới khoa phòng để đảm nhiệm công tác được tốt hơn.