- Khoa tiêu hóa Khoa cơ xương
2.2.2Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng cho các Bệnh viện Bạch Mai thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ theo Quyết định 19/2006 Bộ tài chính.
Danh mục chứng từ sử dụng tại Bệnh viện Bạch Mai theo phụ lục 2.1
Ngoài ra, để xây dựng mô hình Bệnh viện làm việc theo quy trình, tiêu chuẩn, làm việc chuyên nghiệp và tận tâm, Ban lãnh đạo bệnh viện đã xây dựng hệ thống quy trình tiêu chuẩn trong thực hiện nghiệp vụ. Theo đó, Phòng tài chính kế toán đã xây dựng các quy trình tài chính kế toán cụ thể: Quy trình mua sắm tài sản cố định, Quy trình thủ tục thanh toán cho Bệnh nhân, Quy trình thu nộp viện phí, Quy trình hoàn ký quỹ cho bệnh nhân, Quy trình kế toán tiền mặt, Quy trình lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính, Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán, Quy trình
thanh toán…. Trong từng quy trình có quy định về các chứng từ, mẫu giấy tờ cụ thể theo quy định của Bệnh viện.
Quy trình kiểm kê TSCĐ, công cụ dụng cụ, tiền mặt thể hiện ở phụ lục 2.2 Quy trình hoàn trả viện phí cho bệnh nhân thể hiện ở phụ lục 2.3
Khi có một nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh: nhân viên kế toán là người lập và ghi sổ kế toán.
Việc lập chứng từ KT tuân thủ theo chế độ kế toán đối với đơn vị sự nghiệp như: - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực;
- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt; - Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Tổ chức chứng từ kế toán tại các khoa phòng liên quan tới hoạt động khám chữa bệnh tại Bệnh viện Bạch Mai
Chu trình luân chuyển chứng từ kế toán
Thứ nhất, các chứng từ phản ánh hoạt động thu viện phí, lệ phí và giá khác tại khoa phòng:
- Tại các khoa phòng, khi bệnh nhân vào khám bệnh, thanh toán viện phí thì nhân viên tại các điểm thu viện phí thu tiền và ghi chứng từ. Nếu bệnh nhân phải nhập viện điều trị, bệnh nhân được yêu cầu ký quỹ, nộp tiền ký quỹ tại các điểm thu viện phí. Chứng từ kế toán ở đây là các biên lai thu phí, lệ phí, biên lai ký quỹ và các phiếu thu.
- Khi thu viện phí, chi phí khác hoặc trả lại ký quỹ cho bệnh nhân, nhân viên thu viện phí thực hiện nhập vào phần mềm kế toán, căn cứ vào giấy tờ các nhân viên thu viện phí hạch toán theo từng khoa phòng, từ đó tổng thu của khoa phòng
cũng được hiện lên rõ ràng. Nhân viên y tá hành chính dưới khoa phòng vào được phần mềm để nhập các dịch vụ mà bệnh nhân đã khám, xem được tổng thu của khoa, nhưng không can thiệp được vào phần mềm.
- Khi bệnh nhân ra viện, các khoa phòng sẽ in Phơi – là tờ giấy ghi lại toàn bộ chi phí phát sinh của bệnh nhân được in ra từ máy, bệnh nhân cầm tờ Phơi đi đến các điểm thu viện phí nộp cho Bệnh viện. Nếu bệnh nhân trước đấy có ký quỹ thì đồng thời cũng được hoàn ký quỹ ngày tại điểm thu viện phí.
- Cuối mỗi ngày, nhân viên thu viện phí tại các tổ thu viện phí nộp số tiền đã thu được vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. Sau đó, cầm chứng từ thu (biên lai thu phí, biên bản ký quỹ, phiếu thu các dịch vụ khác..) lên tổ kiểm soát nội bộ để đối soát biên lai, đồng thời cầm chứng từ tiền gửi ngân hàng để báo cho kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng để hạch toán thu chi tiền mặt.
Thứ hai, chứng từ phản ánh về các khoản chi tại khoa phòng:
Để duy trì hoạt động của mình, các khoa phòng được giao quyền tự chủ tài chính, được thực hiện chi theo Quy chế chi tiêu nội bộ và Biên bản giao khoán với Bệnh viện.
- Hàng tháng các khoa phòng tạm ứng khoản một khoản tiền mặt để chi các nghiệp vụ có số tiền dưới 10 triệu đồng và thu nhập tăng thêm cho cán bộ nhân viên, phiếu chi do y tá hành chính có lập, trưởng khoa ký Thủ trưởng đơn vị.
- Các khoa phòng chỉ được phép mua các hàng hóa thông thường, chi văn phòng phẩm, chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ nhân viên, khoa phòng không được phép mua thuốc men phục vụ khám chữa bệnh từ nguồn tạm ứng này. Các khoản thuốc men phải được cấp bởi bệnh viện nhằm kiểm soát chất lượng sản phẩm.
- Cuối tháng, các khoa phòng hoàn chứng từ tạm ứng cho phòng tài chính kế toán, tổ quyết toán tự chủ tài chính có trách nhiệm kiểm tra chứng từ kế toán. Các chứng từ này cũng được lưu tại phòng Tài chính kế toán.
Phòng TCKT lập chứng từ ghi sổ, sau đó hạch toán ghi vào chi phí hoạt động của khoa, ghi giảm tạm ứng. Kế toán theo dõi tạm ứng lưu trữ chứng từ, cuối năm sẽ cất trữ vào kho cùng chứng từ Kế toán tổng hợp.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
Hàng ngày, hàng tháng chứng từ kế toán tại các khoa phòng đều được kiểm tra đối soát bởi 2 tổ kế toán thuộc Phòng kế toán Bệnh viện Bạch Mai.
Với các chứng từ thu, tổ kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đối chiếu lại hàng ngày theo số biên lai phí, lệ phí, biên lai ký quỹ đã phát hành, tổng số thu mà các điểm thu viện phí nộp cho ngân hàng phải bằng với tổng số thu trên biên lai.
Với các chứng từ chi, tổ quyết toán tự chủ tài chính khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán từ đó mới làm căn cứ để hạch toán vào chi phí của Bệnh viện.
Ngoài việc được kiểm tra bởi các tổ kế toán thì toàn bộ chứng từ của các khoa phòng còn được kiểm tra bởi Trưởng phòng TCKT và các phó phòng.
Chứng từ phải hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của NN, phòng TCKT phải từ chối ghi nhận tăng thu hoặc ghi nhận chi phí của Bệnh viện đồng thời báo cáo ngay cho Trưởng phòng Tài chính kế toán biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì Phòng TCKT trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Tổ chức chứng từ kế toán tại Trường Trung cấp y tế Bạch Mai
Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán
Thứ nhất, với chứng từ phản ánh các khoản thu
Trường Trung cấp Y tế Bạch Mai là một đơn vị giáo dục nằm trong Bệnh viện, do đó nguồn thu của trường chỉ có 2 nội dung:
Thu từ Ngân sách NN cấp Thu học phí
Nguồn thu từ NSNN được cấp hàng năm cho đơn vị theo Quyết định từ Bộ Y tế, được cấp vào tài khoản của Trường tại KBNN. Tùy vào chi cho hoạt động thường xuyên hay không thường xuyên mà đơn vị có cơ chế chi tiêu cho thích hợp.
Các khoản thu học phí và thu khác: Kế toán Trường Trung cấp y tế có trách nhiệm lập và hạch toán chứng từ thu học phí cũng như các khoản thu khác. Mức thu học phí tuân theo Quy định của NN về định mức thu. Số học phí thu được phải nộp vào tài khoản Ngân hàng của Trường. Toàn bộ chứng từ thu sau đó phải gửi lên Phòng TCKT để kiểm tra bởi Trưởng phòng TCKT. Chứng từ về các khoản thu sau đó được lưu trữ hoàn toàn tại đơn vị. Kế toán tại đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng TCKT về lưu trữ chứng từ kế toán.
Thứ hai, chứng từ phản ánh các khoản chi
Hàng năm Trường trung cấp y tế Bạch Mai được Bộ y tế giao ngân sách thông qua tài khoản ở KBNN Hai Bà Trưng của Bệnh viện Bạch Mai, mã ngành 490497. Mặc dù là đơn vị tự chủ, tuy nhiên các chứng từ rút tiền từ ngân sách của Trường đều phải được ký duyệt của Kế toán trưởng và Phó giám đốc phụ trách tài chính của Bệnh viện, sử dụng con dấu của Bệnh viện trong giao dịch.
Khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh chuyển tiền từ kho bạc, kế toán Trường lập bộ chứng từ, trình duyệt Kế toán trưởng và Phó giám đốc phụ trách tài chính, sau đó thực hiện rút tiền Ngân sách, và lưu trữ chứng từ tại đơn vị.
Như vậy, mặc dù Trường là một đơn vị tự chủ có con dấu riêng, nhưng con dấu không có ý nghĩa trong nghiệp vụ kinh tế tài chính, mà phải sử dụng con dấu Bệnh viện Bạch Mai.
Với các khoản chi khác, hàng tháng, đơn vị cũng tạm ứng một khoản tiền mặt để chi các hoạt động chuyên môn như trả tiền giờ giảng, chi mua vật tư tiêu hao phục vụ giảng dạy, chi thu nhập tăng thêm cho nhân viên và chi khác dưới 10 triệu.
Do đơn vị có phần mềm kế toán riêng, nên toàn bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều do kế toán tại các đơn vị tự hạch toán theo đúng chế độ. Cuối tháng, toàn bộ chứng từ được chuyển lên phòng TCKT để tổ quyết toán tự chủ tài chính soát xét chứng từ, các chứng từ nào không hợp lý hợp lệ thì đơn vị phải hoàn chỉnh.
Kế toán trưởng ký duyệt và hoàn lại chứng từ để các đơn vị tự lưu trữ.
Như vậy với đơn vị này, Phòng Tài chính kế toán chỉ kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ mà không phải thực hiện lưu trữ chứng từ.
Hàng quý, kế toán Trường phối hợp với kế toán công nợ của Bệnh viện, xác định số tiền đơn vị đã tạm ứng. Trường sau khi nhận được thông báo nợ của Bệnh viện, phải có trách nhiệm trả lại theo đúng thời hạn.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Trường Trung cấp Y tế là một đơn vị trực thuộc Bệnh viện nhưng lại có phần mềm kế toán riêng, có kế toán phụ trách riêng, vì vậy phần lập và hạch toán chứng từ, lưu trữ chứng từ được thực hiện bởi kế toán tại đơn vị. Tuy nhiên, toàn bộ chứng từ được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ bởi Kế toán trưởng và Tổ quyết toán tự chủ tài chính.
Nhân viên kế toán tại trường phải chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về toàn bộ công việc của mình.
Tổ chức chứng từ kế toán tại nhà thuốc bệnh viện
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Nhà thuốc Bệnh viện là đơn vị có nhân viên kế toán và phần mềm kế toán riêng, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán nhà thuốc lập và hạch toán vào phần mềm kế toán.
Hàng tháng, chứng từ kế toán nhà thuốc không phải chịu sự kiểm soát lại của Tổ quyết toán tự chủ tài chính. Như vậy, về mặt tổ chức công tác kế toán, nhà thuốc đã đạt được mức tự chủ tương đối cao.
Toàn bộ chứng từ phát sinh có liên quan đến Nhà thuốc bệnh viện đều được lưu riêng biệt, tuy là một bộ phận chứng từ của Bệnh viện, nhưng có kho chứa riêng, không cùng với toàn bộ hệ thống chứng từ kế toán trong viện.
Kiểm tra chứng từ kế toán
Tuy không bị soát xét bởi Tổ quyết toán tự chủ tài chính, nhưng lại bị kiểm soát bởi Phó phòng tài chính kế toán và Phó giám đốc tài chính – đây là 2 lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm lãnh đạo về tài chính đơn vị nhà thuốc. Ví dụ: phiếu chi
được ký bởi Phó phòng TCKT và Phó GĐTC vào vị trí Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Điều này đảm bảo kiểm soát chứng từ chặt chẽ qua nhiều khâu, và giao trách nhiệm có lãnh đạo Bệnh viện.
Tổ chức chứng từ kế toán các CTMT quốc gia của Bệnh viện
Luân chuyển chứng từ kế toán
Đây là các chương trình mục tiêu quốc gia nên tuân theo quy định của Nhà nước theo từng chương trình riêng. Mỗi CTMT do một kế toán chịu trách nhiêm lập chứng từ khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuy nhiên mỗi CTMT lại không có phần mềm kế toán riêng để hạch toán, nên được hạch toán cùng với phần mềm chung của bệnh viện.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán CTMT có trách nhiệm lập chứng từ, sau đó trình duyệt Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra soát xét chứng từ thì chứng từ được kế toán tổng hợp hạch toán vào phần mềm kế toán Bệnh viện trên phòng TCKT. Như vậy, việc lập và hạch toán chứng từ là do hai nhân viên kế toán khác nhau thực hiện.
Các chứng từ CTMT này đều được lưu trữ tại phòng tài chính kế toán theo ngày, theo tài khoản. Điều này bất lợi ở chỗ, khi thực hiện quyết toán chương trình theo toàn bộ thời gian thực hiện, ví dụ có những chương trình kéo dài 3 năm, 5 năm hoặc nhiều hơn thế nữa. Khi đó vì chứng từ đã lưu cùng toàn bộ chứng từ kế toán của Bệnh viện, nên kiểm tra, tổng hợp lại chứng từ, hoặc xem xét một chứng từ nào đó từ các năm trước là rất bất tiện, khó khăn.
Kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán CTMT được kiểm tra, kiểm soát hai lần bởi kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ, tuân theo quy định NN về định mức chi với các CTMT Quốc gia, phải đầy đủ chữ ký theo quy định.