- Khoa tiêu hóa Khoa cơ xương
2.2.4Thực trạng tổ chức sổ kế toán
Bệnh viện Bạch mai đã thực hiện tin học hóa trong công tác kế toán nên công việc của kế toán được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán được áp dụng cho toàn Bệnh viện. Tuy sử dụng chung một phần mềm kế toán nhưng được cài tại các đơn vị khác nhau và không liên kết với nhau. Các khoa phòng hạch toán cùng hệ thống phần mềm của Bệnh viện nên có một hệ thống sổ kế toán gọi là hệ thống sổ kế toán Bệnh viện.
Ban Giám đốc
Phòng TCKT xuất vật tư trên phần mềm
Phòng VTYT xuất vật tư dạng hiện vật Khoa phòng (2) (1) (3) (4) (5) (6)
Các đơn vị khác như Nhà thuốc, Trường trung học y tế hạch toán phần mềm kế toán giống Bệnh viện nhưng không kết nối với phần mềm kế toán Bệnh viện, nên có thể coi là phần mềm riêng biệt và có hệ thống sổ kế toán riêng.Mỗi năm tài chính, các đơn vị này phải in hệ thống sổ kế toán báo cáo cho Phòng TCKT Bệnh viện và có trách nhiệm lưu trữ tại đơn vị như hệ thống chứng từ.
Do đặc thù trong việc phân công cán bộ thực hiện kế toán tại các đơn vị, khoa phòng, bệnh viện nên có nhiều người giữ sổ kế toán. Ví dụ, bệnh viện có một hệ thống sổ kế toán, hệ thống nhà thuốc có người giữ số kế toán riêng và trường trung học y tế có hệ thống số kế toán riêng... Điều này gây ra bất tiện ở chỗ, nếu Kế toán trưởng hay kế toán tổng hợp muốn kiểm tra, giám sát phải liên hệ với từng đơn vị, sau đó các đơn vị mang tới trình kiểm, rất mất thời gian và không đem lại hiệu quả tối ưu.
Phần mềm kế toán tại Bệnh viện được thiết kế theo 3 hình thức kế toán, nhưng Bệnh viện Bạch mai lựa chọn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Trước hết, kế toán cần tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ liên quan để dễ dàng xử lý
Việc xử lý chứng từ được thực hiện trước khi nhập dữ liệu vào máy: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, nội dung, tính chính xác, rõ ràng của số liệu...
Kế toán căn cứ vào chứng từ đã được xử lý, hạch toán vào phần mềm kế toán Máy tính sẽ tính toán, phân loại, hệ thống hóa thông tin theo chương trình đã cài sẵn để có thông tin tổng hợp trên các TK, thông tin chi tiết và hệ thống BCTC. Kế toán có thể xem xét số liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong năm tài chính.
Cuối kỳ, cuối năm kế toán thực hiện thao tác khóa sổ kế toán và lâp BCTC. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết luôn được thực hiện tự động, luôn đảm bảo chính xác, trung thực thông tin đã nhập trong kỳ.
Hệ thống sổ kế toán theo Hình thức chứng từ ghi sổ gồm: số đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ kế toán chi tiết.
Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện ở phụ lục 1.6 Một số sổ chi tiết:
Sổ chi tiết TK 5111 tháng 01/2012ở phụ lục 2.5; Sổ chi tiết TK 5118 tháng 01/2012 ở phụ lục 2.6;
Sổ chi tiết TK 66121 tháng 01/2012 tại Viện Tim mạch ở phụ lục 2.7; Sổ chi tiết TK 66121 tháng 01/2012 tại Phòng Kế hoạch tổng hợp ở phụ lục 2.8