- Khoa tiêu hóa Khoa cơ xương
2.3.2Những tồn tại và nguyên nhân 1 Những mặt còn tồn tạ
2.3.2.1 Những mặt còn tồn tại
Cơ chế quản lý tài chính nói chung và riêng công tác hạch toán kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai còn nhiều hạn chế, thể hiện qua các nội dung sau:
Về quản lý tài chính theo mô hình tự chủ tài chính
Quy chế chi tiêu nội bộ Bệnh viện đã được xây dựng và sửa đổi cho phù hợp hơn với thực tế hoạt động của đơn vị và các văn bản hiện hành của NN nhưng vẫn còn chưa sát, nhiều nội dung và mức chi vẫn còn thiếu hoặc chưa đầy đủ gây khó khăn trong khi hạch toán cũng như trong hoạt động thanh kiểm tra
Hoạt động kinh doanh dịch vụ ngày càng tăng, các đơn vị liên doanh, liên kết luôn đòi hỏi lợi nhuận cao nên Bệnh viện phải luôn cân nhắc vấn đề lợi nhuận của mình với hiệu quả kinh tế . Do vậy đòi hỏi cán bộ quản lý phải luôn có tình độ năng lực cả về chuyên môn lẫn kế toán quản trị trong khi đó với năng lực đội ngũ CBVN hiện nay của Bệnh viện chưa thể đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu này.
Giá viện phí chỉ bao gồm một phần nhỏ trong tổng giá thành dịch vụ nên gây nhiều bất cập về hiệu quả kinh tế cũng như công bằng trong chăm sóc sức khỏe của người dân. Nhiều dịch vụ mới không có trong quy định của Bộ Y tế nhất là dịch vụ kỹ thuật cao nên gây khó khăn cho đơn vị trong việc xây dựng giá thu viện phí.
Một số khoa phòng còn xảy ra hiện tượng thu ngoài sổ sách mà Bệnh viện còn chưa có biện pháp để kiểm soát hết được.
Về công tác tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Bệnh viện Bạch Mai đã tổ chức tương đối tốt, tuy nhiên vẫn có vài điểm vướng mắc. Tại một số đơn vị khoa phòng được giao cơ chế tự chủ có kế toán riêng như Trường Trung cấp Y tế có kế toán thuộc biên chế của trường,
Chương trình MTQG có kế toán thuộc biên chế tại các khoa phòng thực hiện chương trình. Các kế toán này thuộc sự chỉ đạo chuyên môn của Phòng tài chính kế toán, nhưng lại thuộc biện chế của đơn vị. Điều này gây khó khăn trong việc chỉ đạo và trong việc luân chuyển nhân viên kế toán, còn chưa có sự đồng bộ hóa trong bộ máy kế toán.
Bênh cạnh đó, cán bộ kế toán nhà thuốc là nhân viên phòng tài chính kế toán, chịu sự quản lý của Trưởng phòng Tài chính kế toán về cả chuyên môn và con người. Theo đó, các khoản phúc lợi của các nhân viên kế toán ở đây đều hưởng như cán bộ phòng kế toán, không được chia khoản thu nhập tăng thêm được chia sau chênh lệch thu chi của Nhà thuốc. Đây cũng là một phần bất cập của trong công tác tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện. Bởi vì, nhà thuốc Bệnh viện Bạch Mai là một đơn vị lớn, có 5 nhà thuốc, trên 15.000 đầu mục thuốc, trung bình một tháng nhập và xuất khoảng 20 tỷ đồng tiền thuốc, như vậy khối lượng công việc của nhân viên kế toán ở nhà thuốc là rất lớn, so với các vị trí khác như thu viện phí...thì khối lượng công việc nhiều hơn, tuy nhiên thu nhập lại không được cao hơn. Nên chăng có một cơ chế chi cho các cán bộ kế toán tại nhà thuốc, để bù đắp với phần công sức mà các nhân viên kế toán đã bỏ ra.
Về tổ chức chứng từ kế toán
Về công tác chứng từ, Bệnh viện có một số khoa phòng, đơn vị hạch toán độc lập và tự quản lý chứng từ, ví dụ: Trường Trung học y tế, nhà thuốc Bệnh viện, đề án Bệnh viện vệ tinh. Kế toán tại các đơn vị này có trách nhiệm tự quản lý và theo dõi chứng từ, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng TCKT về lưu trữ chứng từ.
Chứng từ của khoa phòng khác lưu tại Bệnh viện theo ngày tháng và theo tài khoản. Tuy nhiên với khối lượng chứng từ khổng lồ nên việc tìm địa điểm cất trữ chứng từ còn khá nan giải với phòng TCKT. Hiện nay, có rất nhiều chứng từ đang lưu trữ tại hành lang, mỗi nhân viên phải tự quản lý chứng từ thuộc phần hành của mình, không có phòng lưu trữ, vì vậy nguy cơ mất chứng từ rất cao.
Với chương trình mục tiêu quốc gia thì việc lưu chứng từ còn nhiều bất cập, chứng từ được hạch toán và lưu cùng chứng từ kế toán bệnh viện theo ngày tháng,
không lưu theo từng chương trình, gây khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra và thanh tra việc hoàn thành mục tiêu của chương trình.
Khi lập chứng từ còn chủ quan, chưa có đầy đủ giấy tờ cần thiết đã đem ra chi và không hoàn thiện đầy đủ sau đó. Quy trình luân chuyển chứng từ còn chưa xây dựng đầy đủ với các bộ phận kế toán các đơn vị kế toán như Trường Trung cấp, Nhà thuốc, Đề án Bệnh viện Vệ tinh...
Về tổ chức tài khoản kế toán
Bất cập trong quản lý thu viện phí khi không đồng bộ được hệ thống phần mềm thu viện phí. Dẫn đến khó khăn trong công tác quản trị kế toán. Đồng thời, gây ra tốn thời gian, công sức, nhân lực, tài chính để nhập lại chứng từ thu. Việc nhập lại này lại có yếu tố con người trong đó, nên lại có thể gây ra sai sót một cách chủ quan. Nếu hệ thống mạng và phần mềm đồng bộ, thì sai sót có thể giảm đi mà còn không phải tốn kém thời gian, công sức nữa.
Với chu trình khám bệnh tại Bệnh viện Bạch Mai, khi bệnh nhân điều trị tại khoa phòng nào đều phải ký quỹ tại khoa phòng đó. Điều này khiến cho có những bệnh nhân phải điều trị nhiều loại bệnh, khi vừa kết thúc ở khoa này lại phải làm thủ tục nhập vào khoa khác, mỗi khoa bệnh nhân lại phải thực hiện ký quỹ từ đầu, trong khi có thể ở khoa trước đó chưa kịp làm thủ tục hoàn ký quỹ. Việc liên tục bệnh nhân phải ký quỹ, hoàn quỹ tại nhiều khoa phòng trong cùng một bệnh viện mất rất nhiều thời gian, công sức và gây căng thẳng cho tình hình tài chính của Bệnh nhân.
Chu trình:
Bệnh nhân vào nằm viện tại khoa A => ký quỹ tại khoa A => ra viện ở khoa A => hoàn ký quỹ khoa A => lấy tiền thừa về => nhập viện vào khoa B => ký quỹ tại khoa B => ra viện ở khoa B=> hoàn ký quỹ khoa B => lấy tiền thừa về => nhập viện vào khoa C...
Ưu điểm của chu trình này là thanh toán đứt đoạn từng khoa nhưng lại có nhiều hạn chế: mất thời gian cho bệnh nhân và người nhà bệnh nhân; bệnh nhân chưa kịp lấy tiền hoàn ký quỹ nên không có đủ tiền ký quỹ ở khoa mới, bệnh nhân không hiểu được tại sau trong cùng bệnh viện mà lại phải làm nhiều thủ tục hành
chính phức tạp; nhân viên kế toán mất nhiều thời gian khi làm các thủ tục ký quỹ rồi lại hoàn quỹ khi bệnh nhân phải ra vào các khoa...
Trong công tác quản lý vật tư tiêu hao, tuân theo nguyên tắc phù hợp, khi xuất vật tư cho các đơn vị khoa phòng, đề nghị không ghi vào chi phí đơn vị luôn, mà hạch toán ghi Nợ TK phải thu/Có TK152. Cuối đợt điều trị, khi bệnh nhân thanh toán viện phí, ghi nhận doanh thu Nợ TK Tiền mặt/Có TK doanh thu, đồng thời ghi Nợ TK chi phí/Có TK phải thu các khoản vật tư, thuốc... đã tiêu dùng cho Bệnh nhân. Vừa tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp, vừa phản ánh chính xác chênh lệch thu chi trong kỳ tại khoa phòng.
Trong công tác theo dõi vật tư, do khi đơn vị lĩnh vật tư đã ghi vào chi phí, không quản lý được số vật tư tồn lại tại khoa phòng chưa sử dụng. Việc này gây ra hiện tượng thất thoát vật tư, hoặc đơn vị sử dụng vật tư làm ngoài, ghi thu ngoài sổ sách.
Về tổ chức sổ kế toán
Đơn vị sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán. Nhưng việc hạch toán trên phần mềm còn hạn chế:
Phần mềm thu viện phí được cài đặt ở 6 điểm thu viện phí nhưng không liên kết với nhau và không liên kết với phần mềm kế toán Bệnh viện, vì thế cuối ngày, tổ kiểm soát nội bộ lại một lần nữa phải nhập số thu viện phí vào phần mềm kế toán tại phòng TCKT. Việc này vừa mất thời gian, công sức, lại có tính chất chủ quan nên có thể xảy ra sai sót.
Phần mềm kế toán bệnh viện và phần mềm kế toán nhà thuốc, phần mềm kế toán trường trung cấp không liên kết với nhau, nên khi kế toán bệnh viện muốn theo dõi đơn vị dưới thì không xem xét được trên phần mềm mà phải yêu cầu đơn vị cấp dưới mang chứng từ sổ sách, báo cáo lên để kiểm tra. Nếu xây dựng được hệ thống phần mềm đồng bộ toàn Bệnh viện, trên phòng TCKT có thể kiểm soát được dưới đơn vị dưới thì sẽ rất hữu ích, hiệu quả trong công việc cao, công tác kiểm tra kiểm soát cũng dễ dàng hơn.
Nhiều đơn vị, bộ phận còn chưa in đầy đủ hệ thống sổ như Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kho, sổ chi tiết công cụ dụng cụ, sổ chi tiết các khoản thu.
Về thực hiện chế độ BCTC
Công tác lập dự toán đã sát với tình hình thực tế, tuy nhiên do Bệnh viện Bạch Mai là một đơn vị lớn gồm nhiều khoa phòng, đơn vị nhỏ, để tổng hợp được dự toán của toàn Bệnh viện phải có dự toán của từng thành viên, nên công tác lập dự toán mất rất nhiều thời gian, thường bị chậm trễ so với quy định của Bộ Y tế.
“Thuyết minh báo cáo tài chính” chưa thể hiện rõ nét việc so sánh số liệu của năm nay và năm trước nên chưa đem lại tính thuyết phục cao nhất của một báo cáo.
Các BCTC tương đối khoa học và hợp lý, tuy nhiên lại chưa có Báo cáo quản trị phục vụ chức năng quản lý trong nội bộ đơn vị. Phòng TCKT cũng chưa có nhân viên nào thực hiện nhiệm vụ Kế toán quản trị, khi Ban Giám đốc hoặc các lãnh đạo có yêu cầu số liệu quản trị nào sẽ được kế toán tổng hợp cung cấp. Kế toán tổng hợp đã nhiều việc nay lại càng nhiều việc hơn. Bệnh viện cũng chưa xây dựng được hệ thống báo cáo kế toán quản trị cung cấp định kỳ cho nhà quản lý, công tác kế toán quản trị còn yếu kém.
Về kiểm tra kế toán
Bệnh viện đã ứng dụng công nghệ thông tin và tin học hóa trong quản lý song chưa đồng bộ, chưa chi tiết hết được các nội dung để phục vụ cho nhu cầu quản lý vẫn còn có tình trạng thất thu.
Ngược lại, mặc dù đã nâng cao công tác kiểm tra, kiểm soát và các biện pháp hành chính nhưng tại một số khoa vẫn còn tồn tại những khoản thu ngoài không có trong quy định của Bệnh viện, hay thu cao hơn so với mức quy định gây bức xúc đối với bệnh nhân.
Công tác kiểm tra kế toán do bản thân bên trong phòng TCKT thực hiện. Tổ kiểm soát nội bộ tuy có chức danh là kiểm soát nội bộ nhưng về cơ bản mới kiểm soát được phần thu viện phí trong Bệnh viện. Tổ quyết toán tự chủ tài chính kiểm tra phần chi của các khoa phòng, đơn vị. Việc kiểm tra giám sát còn lại được thực hiện bởi Trưởng phòng TCKT và các phó phòng. Ngoài nhiệm vụ kiểm tra kế toán,
các cá nhân còn được giao rất nhiều nhiệm vụ khác nữa. Đây là tình trạng khi lực lượng kiểm tra quá mỏng, lại còn đảm nhận nhiều việc nên không kiểm soát hết các hoạt động kế toán trong bệnh viện. Bệnh viện chưa có bộ phận kiểm tra độc lập với kế toán, việc kế toán tự kiểm tra kế toán có thể dẫn tới bỏ qua nhiều sai sót.