2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Được thành lập lại theo Quyết định số 649/QĐ-TCLĐ ngày 10/3/2008 của VNPost, Trung tâm Khai thác Vận chuyển có trụ sở chính tại số 5 Phạm Hùng - Mỹ Đình - Từ Liêm – Hà Nội.
Theo Quyết định này, Trung tâm KTVC là đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điện thành phố Hà Nội trên cơ sở tiếp nhận bàn giao nguyên trạng từ Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế Khu vực I thuộc Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ
- Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác, phát triển mạng lưới bưu chính trong nước và quốc tế trong phạm vi được phân cấp.
- Kinh doanh vận chuyển chuyên ngành bưu chính và các dịch vụ vận chuyển có liên quan trên mạng bưu chính trong nước, quốc tế.
- Tư vấn, khảo sát, thiết kế, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị khai thác bưu chính và phương tiện vận chuyển.
- Thực hiện việc sản xuất kinh doanh vật tư ấn phẩm, thiết bị chuyên ngành về Bưu chính.
- Kinh doanh các ngành, nghề, dịch vụ khác theo quy định của pháp luật và được Bưu điện thành phố Hà Nội cho phép.
- Thực hiện các nhiệm vụ do Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam và Bưu điện thành phố Hà Nội giao.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)
Bộ máy quản lý của Trung tâm KTVC gồm có: 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
1. Giám đốc Trung tâm do Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Bưu điện thành phố Hà Nội. Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Bưu điện Tp. Hà Nội và trước pháp luật về quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi, quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định.
2. Phó Giám đốc là người giúp việc Giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
3. Kế toán trƣởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của đơn vị, có các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của Pháp luật.
4. Bộ máy giúp việc gồm có:
- Khối các phòng chức năng:
+ Phòng hành chính quản trị: Giúp Giám đốc Trung tâm quản lý điều hành mọi mặt hoạt động về công tác hành chính quản trị tại Trung tâm.
+ Phòng Kế hoạch Đầu tư: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc điều hành các công tác: tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, định mức kinh tế kỹ thuật, giám sát, đánh giá các dự án đầu tư trong phạm vi được giao, cân đối các nguồn vốn phục vụ cho mục tiêu đầu tư phát triển của Trung tâm, quản lý hoạt động của các đơn vị trực thuộc Trung tâm trên lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh.
+ Phòng Kế toán thống kê tài chính: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý điều hành toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong Trung tâm.
+ Phòng Tiếp thị bán hàng: Tham mưu, giúp Giám đốc và thừa hành Giám đốc điều hành các vấn đề về hoạt động marketing: nghiên cứu thị trường sản phẩm, dịch vụ, giá cước, kênh bán hàng, xúc tiến hỗn hợp và chăm sóc khách hàng đối với các dịch vụ Bưu chính và các sản phẩm khác của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
+ Phòng quản lý nghiệp vụ: Quản lý mạng lưới khai thác, vận chuyển các dịch vụ bưu chính, thống kê nghiệp vụ và chất lượng các dịch vụ bưu chính.
+ Phòng Tổ chức cán bộ lao động tiền lương: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc điều hành về các lĩnh vực: tổ chức cán bộ, đào tạo lao động, tiền lương, chính sách xã hội trong toàn Trung tâm.
- Khối phụ trợ và sản xuất
+ Khối phụ trợ: Đội bảo vệ, Đội Kỹ thuật tin học, Đội Điều độ Trung chuyển.
+ Khối khai thác và vận chuyển: Bưu cục khai thác bưu phẩm, Bưu cục Ngoại dịch, Bưu cục khai thác Bưu kiện, Đội Vận chuyển 1, 2, 3.
+ Khối tạo doanh thu kinh doanh: Bưu cục Giao dịch, chi nhánh Bưu chính ủy thác, chi nhánh DataPost.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm Khai thác Vận chuyển chuyển
Trung tâm KTVC được giao nhiệm vụ tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác, phát triển mạng lưới bưu chính liên tỉnh và quốc tế tại khu vực phía Bắc. Trung tâm còn được giao nhiệm vụ tổ chức các dịch vụ bưu chính, viễn thông trên địa bàn Hà Nội.
Với 18 đơn vị trực thuộc và gần 600 CBCNV, trung tâm được giao đảm trách các nhiệm vụ chính sau:
- Mạng khai thác liên tỉnh và quốc tế:
+ Liên tỉnh: Trao đổi chuyến thư với 63 bưu điện tỉnh thành, 12 bưu cục cấp 2, 60 bưu cục nội ngoại thành, chia chọn nội tỉnh tới 207 tuyến phát.
+ Quốc tế: Trao đổi chuyến thư đường bay bưu phẩm với 57 nước, bưu kiện với 41, chuyến thư thủy bộ (cả bưu phẩm và bưu kiện) với 62 nước.
- Mạng vận chuyển liên tỉnh và quốc tế: Với 16 tuyến đường thư cấp I cự ly gần 10.000km/ngày, 11 tuyến đường thư cấp 2 với trên 1.200km/ngày, 01 tuyến đường thư quốc tế bằng xe ngành (2 chuyến/tuần), 01 tuyến đường thư tàu hỏa Bắc Nam (04 chuyến/tuần), 5 tuyến đường bay trong nước và 9 tuyến đường bay quốc tế.
- Mạng cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông với 03 bưu cục, chi nhánh cung cấp các dịch vụ:
+ Chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện trong nước và quốc tế. + Chuyển phát nhanh EMS trong nước và quốc tế.
+ Dịch vụ chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. + Dịch vụ điện thoại, fax, thu cước viễn thông.
+ Dịch vụ khai giá – COD, điện hoa, bảo hiểm PTI. + Dịch vụ bưu chính ủy thác.
+ Dịch vụ DataPost
+ Sản xuất và cung cấp các loại phong bì tiêu chuẩn.
Doanh thu thực hiện năm 2008 là 49,63 tỷ đồng, đạt 102,63% kế hoạch giao, tăng 11,9% so với năm 2007; trong đó doanh thu dịch vụ DataPost đạt 20,3 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 40,9% trong tổng doanh thu tại Trung tâm [11].
2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KINH DOANH DỊCH VỤ DATAPOST 2.2.1 Khái quát về dịch vụ DataPost 2.2.1 Khái quát về dịch vụ DataPost
DataPost là dịch vụ công nghệ bưu phẩm hiện đại dựa trên sự lai ghép giữa Tin học - Viễn thông – Bưu chính, tạo ra khả năng tại một thời điểm có thể chấp nhận thông tin người gửi dưới các dạng dữ liệu điện tử, các ấn phẩm có sẵn được xử lý, in, gấp lồng phong bì và chuyến phát đến nhiều người nhận, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn và bảo mật.
Sử dụng dịch vụ DataPost, người gửi có thể ủy thác cho Bưu điện thực hiện toàn bộ hay từng phần công việc chuẩn bị bưu phẩm như: định dạng tài liệu, thiết kế mẫu, in lazer, gấp lồng vào phong bì và chuyển phát cùng một thời điểm đến nhiều người nhận một cách nhanh chóng nhất.
Sản phẩm của dịch vụ DataPost là các bản in trên giấy hoặc các chất liệu khác có thể lồng vào phong bì để chuyển phát đến tay người nhận trên mạng lưới bưu chính. Thông tin được in cho mỗi người nhận có nội dung khác nhau (diverse) hoặc giống nhau (copy).
Sản phẩm của dịch vụ DataPost còn là các tệp thông tin, dữ liệu điện tử của người nhận được mã hóa và truyền đến người nhận qua mạng máy tính dùng riêng của DataPost hoặc mạng Internet. Tại các thiết bị đầu cuối, người nhận sử dụng mật khẩu để đăng nhập tra cứu thông tin hoặc in ra các tài liệu khi cần thiết.
Như vậy, dịch vụ DataPost thực chất là “dịch vụ của dịch vụ”. Kết hợp công nghệ của ba ngành: Viễn thông (công nghệ truyền tín hiệu), Điện toán (công nghệ xử lý dữ liệu, điều khiển tự động), Bưu chính (chuyển phát), dịch vụ DataPost là một trong những dịch vụ mới mang lại hiệu quả kinh tế cao cho ngành Bưu chính.
DataPost cung cấp các dịch vụ:
- Dịch vụ cơ bản: DataPost cung cấp cho khách hàng sử dụng đồng thời hoặc từng phần các công đoạn như: xử lý dữ liệu, in trên hệ thống lazer tốc độ cao, gấp lồng tài liệu/ấn phẩm vào phong bì.
- Dịch vụ cộng thêm:
+ Tạo mẫu, thiết kế, sản xuất và cung cấp phong bì tiêu chuẩn (có ô kính, không có ô kính) theo yêu cầu.
+ Tư vấn thiết kế đồ họa các ấn phẩm, tài liệu, phong bì, logo quảng cáo,…
+ Cung cấp địa chỉ thương mại.
+ Cung cấp vật tư theo yêu cầu (giấy in, mực in…)
- Dịch vụ bưu chính: chuyển phát bưu phẩm dưới dạng thư thường, ghi số, chuyển phát nhanh EMS đến địa chỉ người nhận.
Quá trình phát triển dịch vụ DataPost:
Tổ chức DataPost quốc tế được thành lập vào những năm 90 thế kỷ 20 gồm nhiều nước ở châu Âu, Bắc Mỹ và Australia. Tại Việt Nam, tháng 8/2000, dịch vụ DataPost được Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam chính thức giao cho Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế tổ chức triển khai dịch vụ tại hai thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, Tổng Công ty còn cho phép mở thêm các điểm cung cấp dịch vụ tại Nghệ An, Cần Thơ. Đến hết tháng 7/2009, doanh thu dịch vụ DataPost tại Hà Nội là 11,15 tỷ đồng, bằng 53,09% kế hoạch năm [11].
2.2.2 Đặc điểm của dịch vụ DataPost
- Dịch vụ DataPost mang tính chuyên nghiệp và tập trung cao: Khách hàng chỉ cần mã hóa và lưu trữ thông tin dưới dạng file dữ liệu bằng các chương trình phần mềm thích hợp, sau đó gửi đến bộ phận xử lý dữ liệu của dịch vụ. Tất cả những dữ liệu này sẽ được xử lý theo yêu cầu của khách hàng và được đưa vào dây chuyền tự động để thực hiện các thao tác: in lazer, gấp lồng, chuyển phát đến tay người nhận trong khoảng thời gian ngắn nhất.
- Dịch vụ DataPost có tính cạnh tranh và linh hoạt cao: Sử dụng dịch vụ DataPost, khách hàng có thể không phải sử dụng toàn bộ quá trình cung cấp
dịch vụ mà chỉ sử dụng một phần trong quá trình đó. Hơn nữa, do được thực hiện trên những hệ thống thiết bị hiện đại, công suất cao nên dịch vụ DataPost cho phép đáp ứng nhu cầu của khách hàng với số lượng lớn, tiêu chuẩn và chất lượng cao.
- Dịch vụ DataPost cho phép nhà cung cấp có thể mở thêm nhiều loại hình dịch vụ cộng thêm: Do dịch vụ DataPost là “dịch vụ của dịch vụ” nên từ dây chuyền cung cấp dịch vụ DataPost, nhà cung cấp có thể mở rộng danh mục sản phẩm dịch vụ của mình như: in thương mại, cung cấp địa chỉ thương mại, cung cấp phong bì tiêu chuẩn….
Trong quá trình cung cấp dịch vụ, yêu cầu về độ chính xác và bảo mật thông tin, dữ liệu của khách hàng được đặt ra ở mức độ rất cao, phải đảm bảo thông tin không bị sai lệch, rò rỉ.
- Khách hàng sử dụng dịch vụ DataPost chủ yếu là các doanh nghiệp, các tổ chức, cơ quan, đoàn thể sử dụng với số lượng lớn.
- Dịch vụ DataPost phát triển sẽ kéo theo sự phát triển của một số các dịch vụ Bưu chính khác như: thư thường, EMS,…
Quy trình dịch vụ DataPost (Phụ lục 2) Lợi ích của khách hàng khi sử dụng dịch vụ:
- Khách hàng chỉ cần cung cấp nội dung các tài liệu cần gửi, DataPost sẽ đảm nhận toàn bộ phần việc còn lại: xử lý, thiết kế đồ họa, in, gấp, lồng và dán phong bì, chia chọn, chuyển phát.
- Thông qua hệ thống máy móc công nghệ hiện đại, quá trình xử lý của DataPost diễn ra với tốc độ cao, có thể giải quyết khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn.
- Mọi dữ liệu ở bất cứ dạng nào đều được giữ bảo mật nghiêm ngặt. Toàn bộ khu vực thực hiện quy trình DataPost luôn có sự giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo thông tin của khách hàng an toàn, bảo mật.
- DataPost giúp khách hàng thoát khỏi khối lượng lớn công việc liên quan tới việc chuẩn bị và chuyển thư, tài liệu tới các khách hàng. Do đó sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được vốn, nhân sự, nơi lưu giữ và các nguồn lực hành chính khác.
2.2.3 Nguồn lực
2.2.3.1 Nguồn nhân lực
Bộ phận được giao trực tiếp cung cấp dịch vụ là chi nhánh Datapost, trực thuộc Trung tâm Khai thác Vận chuyển, được tổ chức thành 03 bộ phận: Bộ phận quản lý đơn vị, tổ công nghệ và tổ in lưới.
Các phòng chức năng Trung tâm Khai thác Vận chuyển quản lý mọi mặt về tài chính, thống kê, hạch toán kế toán, tiếp thị bán hàng, chính sách chăm sóc khách hàng, các hợp đồng sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, cung cấp lao động mùa vụ, cung cấp các nguyên vật liệu - vật tư ấn phẩm - văn phòng phẩm…
Chi nhánh Datapost có nhiệm vụ tổ chức giao dịch, tiếp nhận thông tin, dữ liệu, vật phẩm, ấn phẩm gửi kèm (nếu có) của khách hàng, bố trí ca kíp sản xuất để thực hiện các đơn hàng của khách thông qua các công đoạn: chuẩn bị nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu, sản xuất phong bì, xử lý dữ liệu, in ấn theo biểu mẫu khách yêu cầu, gấp lồng tài liệu đã in vào phong bì, đóng túi gói theo tuyến để chuyển giao cho khách hàng hoặc làm thủ tục nghiệp vụ chuyển phát Bưu chính (EMS, ghi số, thư thường…) khi khách hàng có yêu cầu chuyển đến từng người nhận riêng lẻ.
Hiện tại, tổng số nhân viên tại đơn vị gồm 39 người. Trong đó, bộ phận quản lý chiếm 7,7%, bộ phận công nghệ chiếm 41%. Với cơ cấu nhân viên giao dịch khách hàng chỉ chiếm 7,7% chưa đáp ứng đủ nhu cầu chăm sóc và phát triển khách hàng như hiện nay (số liệu cụ thể được nêu trong bảng 2.1)
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự tại chi nhánh Datapost Hà Nội TT CHỨC NĂNG SỐ LƢỢNG (NGƢỜI) TỶ TRỌNG (%) 1 Quản lý 03 7,7 2 Giao dịch 03 7,7 3 Xử lý dữ liệu 03 7,7 4 Công nghệ 16 41 5 Sản xuất phong bì 09 23 6 In lưới 05 12,8 Tổng 39
Nguồn: : Báo cáo nhân sự, Trung tâm KTVC 2009
Các doanh nghiệp cạnh tranh hết sức quan tâm đến cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực, phát triển nguồn nhân lực theo hướng thu hút nhân tài trong lực lượng lao động xã hội, thực hiện chính sách làm việc hưởng theo năng suất lao động một cách hiệu quả. Nhờ đó họ xây dựng được một đội ngũ lao động nhiệt tình, năng động và có trách nhiệm với công việc.
Trong khi đó, cũng giống như các đơn vị của VNPost, BĐHN chưa có các tiêu chí để đánh giá, phân loại nhân sự. Hình thức tính lương theo năng suất lao động đang được áp dụng nhưng mới ở giai đoạn đầu nên chưa thực sự tạo được động lực khuyến khích đối với người lao động. Chính sách khen thưởng ở các đơn vị trực thuộc còn chưa có hiệu quả thực tế. Chưa xây dựng được cơ chế thu hút nhân tài, tuyển chọn lao động một cách thống nhất, giáo trình đào tạo chuyên ngành chưa được chuẩn hóa và đáp ứng được những yêu cầu mới.... Ngoài ra, điểm yếu lớn nhất của nguồn nhân lực VNPost là do lịch sử để lại: là doanh nghiệp đóng vai trò chủ đạo trong việc cung cấp dịch vụ BCVT, hoạt động lâu ở vị thế độc quyền, bộ máy nhân sự cồng kềnh kém hiệu quả. Vì thế, việc đổi mới, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng với giai đoạn phát triển mới là một quá trình và phải thực hiện đồng bộ với các giải pháp khác.
2.2.3.2 Công nghệ
Hệ thống dây chuyền Datapost được đầu tư với trang thiết bị tương đối đồng bộ và hiện đại được thể hiện trong bảng 2.2
Bảng 2.2 : Hệ thống thiết bị của dây chuyền Datapost TT TÊN THIẾT BỊ SL XUẤT
XỨ CÔNG SUẤT THIẾT KẾ GHI CHÚ
I Hệ thống in, gấp lồng 1 MÁY IN LASER