Chi nhánh DataPost là đơn vị trực thuộc Trung tâm Khai thác Vận chuyển được tổ chức thành 03 bộ phận: bộ phận quản lý đơn vị, tổ công nghệ và tổ in lưới.
Các phòng chức năng của Trung tâm KTVC quản lý về mọi mặt tài chính, thống kê, hạch toán kế toán, tiếp thị bán hàng, chính sách chăm sóc khách hàng, các hợp đồng sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, cung cấp lao động mùa vụ, cung cấp các nguyên vật liệu, vật tư ấn phẩm và văn phòng phẩm.
Chi nhánh DataPost có nhiệm vụ tổ chức giao dịch, tiếp nhận thông tin, dữ liệu, vật phẩm, ấn phẩm gửi kèm (nếu có) của khách hàng, bố trí ca kíp sản xuất để thực hiện các đơn hàng của khách thông qua các công đoạn: chuẩn bị
nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu, sản xuất phong bì, xử lý dữ liệu, in ấn theo biểu mẫu khách yêu cầu, gấp lồng tài liệu đã in vào phong bì, đóng túi gói theo tuyến để chuyển giao cho kháchhàng hoặc làm thủ tục nghiệp vụ chuyển phát bưu chính (EMS, ghi số, thư thường,…).
Hoạt động quản lý dịch vụ DataPost còn được thể hiện thông qua các chính sách sau:
- Chính sách chất lƣợng đƣợc đo bằng các nhóm chỉ tiêu sau:
+ Nhóm chỉ tiêu chất lượng trong giao dịch với khách hàng: thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, an toàn, tiện lợi, văn minh trong giao dịch.
+ Nhóm chỉ tiêu thời gian toàn trình: thời gian từ khi khách hàng gửi dữ liệu và xác nhận bằng văn bản tới khi phát cho người nhận gồm thời gian chấp nhận, xử lý, in, gấp lồng và chuyển phát đến tay người nhận.
+ Nhóm chỉ tiêu an toàn: không suy xuyển về hình thức và nội dung, không thất lạc, mất mát.
+ Nhóm chỉ tiêu chất lượng trong giao dịch với khách hàng: thuận tiện, tư vấn tránh hiểu nhầm, hiểu sai dẫn đến quá trình tác nghiệp không đúng.
Với các tiêu chí trên, BĐHN đã xây dựng và triển khai mô hình quản lý chất lượng dịch vụ Datapost có hệ thống từ bưu cục giao dịch đến các bộ phận quản lý chức năng. Nhìn chung, chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ của cán bộ công nhân viên được đánh giá cao. Tỷ lệ vi phạm chất lượng dịch vụ Datapost so với các dịch vụ khác là thấp. Kết quả kiểm tra chất lượng dịch vụ Datapost năm 2008 được thể hiện trong hình 2.1:
Chỉ tiêu chất lượng dịch vụ Datapost 0 20 40 60 80 100 120 140
Đúng chỉ tiêu thời gian Chậm ở khâu phát Chậm ở khâu đóng C hỉ t iêu chất lượng Số lượng B ưu p hẩm
Hình 2.1: Chất lƣợng dịch vụ Datapost
Nguồn: Phòng Quản lý Nghiệp vụ , Trung tâm KTVC 2009
- Chính sách giá cƣớc
Theo Điều 4 trong Quy định về dịch vụ DataPost ban hành kèm theo quyết định số 2000/QĐ-BC ngày 11/8/2000 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam), cước phí dịch vụ DataPost bao gồm:
+ Cước dịch vụ cơ bản: công đoạn in và gấp lồng (Phụ lục 3)
+ Cước dịch vụ gia tăng: cước dịch vụ cộng thêm của công đoạn in, cước dịch vụ cộng thêm công đoạn gấp lồng (Phụ lục 4)
+ Cước dịch vụ phong bì: Phụ lục 5
+ Cước dịch vụ chuyển phát: được thực hiện theo các văn bản, quyết định ban hành cước của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam (Phụ lục 5).
+ Cước dịch vụ cộng thêm khác (Phụ lục 5)
Theo quan điểm hiện nay, chiến lược marketing bao gồm nhiều yếu tố như: giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mại,… Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, hoạt động marketing cho dịch vụ DataPost tại Trung tâm KTVC chỉ bao hàm các hoạt động quảng cáo, khuyến mại và chăm sóc khách hàng theo định hướng của Tổng Công ty và Bưu điện Thành phố Hà Nội.
Các hoạt động quảng cáo, khuyến mại theo văn bản hướng dẫn của cấp trên chủ yếu thông qua hình thức: quảng cáo trên báo chí (trang địa phương), phát tờ rơi,..
Hoạt động chăm sóc khách hàng: áp dụng cơ chế, chính sách trích thưởng cho cho khách hàng thống nhất trong toàn Bưu điện Tp. Hà Nội, theo đó khách hàng được hưởng mức trích thưởng/chiết khấu đến 25% trên tổng doanh thu cước khách hàng mang lại.