3.2.3.1 Hiện đại hóa công nghệ, tăng cường khả năng cập nhật thông tin về luật pháp và tập quán quốc tế.
Cải tiến và nâng cao trình độ công nghệ trong lĩnh vực TTQT là một trong những yếu tố góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động TTQT, thể hiện sự hòa nhập của công nghệ Việt Nam với thế giới. Tuy nhiên, cần có sự lựa chọn mô hình phù hợp, đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển. Cụ thể:
- Hiện đại hóa nghiệp vụ ngân hàng: Tất cả các mảng nghiệp vụ ngân hàng đều được hiện đại hóa, công nghệ thông tin hóa nhằm tạo ra những sản phẩm với tính năng mới, tiện ích mới, gia tăng sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng nhiều sản phẩm của ngân hàng do có sự liên kết tính năng các sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
- Nâng cấp, cải tiến hệ thống kỹ thuật, công nghệ, đặc biệt trong hoạt động TTQT để phục vụ tối đa yêu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng và khối lượng TTQT ngày càng tăng. Ứng dụng những công nghệ có khả năng và tốc độ xử lý nhanh với khối lượng lớn nhằm đảm bảo cho dây chuyền TTQT được vận hành thông suốt, nhanh chóng, an toàn và chính xác, không sai sót, góp phần làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Các chứng từ TTQT được xử lý hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ đúng qui trình, thông lệ quốc tế.
Phát triển thêm chương trình, đảm bảo hỗ trợ tốt nhất trong việc cập nhật thông tin về luật pháp và tập quán quốc tế, đảm bảo quá trình TTQT được thực hiện tuân thủ theo thông lệ quốc tế, tuân thủ luật pháp quốc tế, nhằm hạn chế tối đa những rủi ro trong TTQT
- Giới thiệu, quảng bá sản phẩm: Quan tâm việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ TTQT và hình ảnh ngân hàng đến khách hàng qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, internet,.. nhằm thu hút sự quan tâm và ảnh hưởng đến sự lựa chọn sử dụng dịch vụ của khách hàng.
3.2.3.2 Nâng cao chất lượng công tác TTQT và đội ngũ cán bộ nghiệp vụ
Trong nền kinh tế hội nhập, vấn đề sử dụng hiệu quả lao động có trình độ, phân công, bố trí công tác phù hợp, đúng vị trí, sở trường là điều rất cần thiết. Với đội ngũ này, hoạt động ngân hàng kinh doanh hiệu quả hơn, hạn chế được những rủi ro xảy ra, nâng cao uy tín ngân hàng hơn. Để đạt được kết quả trên, ngân hàng cần có chiến lược rõ ràng, cụ thể để đạt được mục tiêu của mình. Cụ thể:
- Nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ cán bộ hiện tại:
Quán triệt cán bộ TTQT trau dồi kỹ năng chuyên môn, trình độ, cập nhật thông tin kịp thời nhằm phục vụ, tư vấn khách hàng thật hiệu quả.
Mỗi cán bộ TTQT nên tích cực tham gia vào các diễn đàn TTQT, bày tỏ quan điểm cũng như lắng nghe ý kiến khác nhau, vừa rèn luyện trình độ ngoại ngữ vừa nâng cao trình độ nghiệp vụ, phục vụ tốt hơn cho công việc chuyên môn.
Mỗi cán bộ Vietcombank, đặc biệt là cán bộ TTQT và cán bộ khách hàng rèn luyện phong cách, thái độ phục vụ khách hàng chu đáo, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng khi có nhu cầu, kể cả làm việc ngoài giờ theo yêu cầu khách hàng do đa số các khách hàng có quan hệ XNK với Chi nhánh đều có quan hệ tín dụng.
- Tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cán bộ quản lý và nhân viên TTQT lên tầm khu vực và thế giới:
Cần chú ý đào tạo đội ngũ cán bộ về trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, kiến thức pháp luật, khả năng phòng ngừa rủi ro để đáp ứng tốt công việc TTQT trong điều kiện kinh tế hội nhập thế giới hiện nay. Đội ngũ cán bộ TTQT chủ yếu tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, kỹ năng giao tiếp khách hàng, khả năng phân tích tình hình tài chính, tình hình thị trường để có thể phát hiện ra hoặc cảnh báo những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động TTQT.
Ngân hàng cần thường xuyên thực hiện đào tạo và đào tạo lại cán bộ để hình thành đội ngũ cán bộ TTQT đủ năng lực, trình độ, đủ linh hoạt để xử lý, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn, đào tạo hoặc tham dự hội thảo tại các ngân hàng nước ngoài ở Việt Nam nhằm tiếp thu thêm kiến thức mới, học hỏi thêm kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống để có thể áp dụng khi xảy ra tình huống tương tự.
Sử dụng hiệu quả hơn nguồn kinh phí cho công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ, sẵn sàng chi cho những lớp học nâng cao trình độ cán bộ. Cụ thể, cần có những lớp đào tạo cho các cán bộ TTQT về kỹ năng TTQT, kỹ năng kiểm chứng từ có cấp bằng, chứng chỉ đánh dấu tiêu chuẩn, trình độ cán bộ làm công tác TTQT tại Vietcombank.
- Tạo môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ hợp lý cho nhân viên
Thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao chưa đủ, nhà sử dụng lao động cần tạo ra môi trường làm việc tốt để nhân viên cống hiến hết mình cho tổ chức, tận tâm, nhiệt tình cho công việc, phát huy hết khả năng sáng tạo, mối quan hệ đồng nghiệp cởi mở, thẳng thắn tạo điều kiện nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng.
Nhà sử dụng lao động cần bố trí công việc phù hợp sở trường , tạo động lực khuyến khích cho người lao động, thực hiện chế độ thưởng phạt đúng người, đúng việc, tạo điều kiện cho người lao động cống hiến và hưởng thụ phù hợp với cống hiến của mình.
- Có chính sách thu hút, tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao
Cần xây dựng qui chế tuyển dụng rõ ràng bao gồm các tiêu chuẩn, phương pháp tuyển dụng, cách thức thi tuyển, nội dung thi, tiêu chí lựa chọn,.. để dễ dàng trong việc đánh giá chất lượng tuyển dụng.
Tổ chức thông báo tuyển dụng rộng rãi để có thể thu hút được nhân lực từ nhiều nguồn khác nhau, đem lại sự đa dạng cho chất lượng nguồn nhân lực. Cần thiết ngân hàng nên có những buổi nói chuyện thực tế tại những địa điểm có nguồn nhân lực phù hợp để tạo sức ảnh hưởng, đưa hình ảnh ngân hàng ấn tượng với các đối tượng tiềm năng của ngân hàng.
3.2.3.3 Đẩy mạnh công tác tư vấn khách hàng và công tác bán hàng
- Tiếp cận khách hàng: Cán bộ TTQT và cán bộ khách hàng nên thường xuyên tiếp cận khách hàng để nắm bắt thông tin khách hàng, nhiệt tình trong tư vấn, hỗ trợ khách hàng, nâng cao uy tín, niềm tin khách hàng với Vietcombank.
- Nâng cao kỹ năng mềm trong công tác khách hàng: Cán bộ TTQT và cán bộ Khách hàng cần nâng cao kỹ năng bán hàng, kỹ năng đàm phám, thuyết trình, thuyết phục để tư vấn khách hàng rõ ràng và đạt hiệu quả trong công tác bán hàng.
3.2.3.4 Nâng cao công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát nhằm xây dựng được hệ thống, những tiêu chí nhằm phát hiện những rủi ro tiềm ẩn, những bất ổn trong hoạt động TTQT để có những giải pháp thích hợp, kịp thời.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ, đều đặn: Cán bộ kiểm tra giám sát tuân thủ cần thường xuyên thực hiện những cuộc kiểm tra định kỳ đều đặn nhằm phát hiện những sai sót, kịp thời chấn chỉnh. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát theo dõi thường xuyên các hoạt động ngân hàng, giám sát rủi ro đạo đức, tác nghiệp của cán bộ nhằm đảm bảo tuân thủ đúng qui trình, qui định và phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra.
- Linh hoạt và nhạy bén với thông tin, thị trường: Cán bộ kiểm tra cần cập nhật thông tin thị trường nhằm nâng cao khả năng phát hiện sớm rủi ro, thông tin đến bộ phận tác nghiệp những thông tin về cấm vận, gian lận,.. nhằm hạn chế việc thực hiện các giao dịch có khả năng rủi ro.
- Thực hiện tốt công tác nghiên cứu, thực hiện văn bản: Nghiên cứu sâu, nghiêm túc các văn bản, công văn hướng dẫn từ cấp trên đảm bảo tuân thủ mọi qui định của NHNN về đảm bảo các tỉ lệ an toàn trong hoạt động ngân hàng.
- Đảm bảo tác nghiệp thông suốt, an toàn: Hoàn thiện và bổ sung các văn bản ,
qui trình nội bộ để đảm bảo việc thực hiện đúng qui trình, đảm bảo hoạt động thông
suốt giữa các bộ phận tác nghiệp, không gây chồng chéo thủ tục, mất thời gian tác
nghiệp làm phiền hà khách hàng.
3.2.3.5 Đẩy mạnh tác nghiệp, kiểm tra, thẩm định thông tin khách hàng hiệu quả. - Phối hợp cán bộ khách hàng bám sát kế hoạch xuất khẩu của doanh nghiệp để khuyến khích doanh nghiệp xuất trình chứng từ qua Chi nhánh. Với ưu thế hiện tại về kinh nghiệm cũng như mối quan hệ truyền thống, các phòng ban cần có sự hỗ trợ tốt cho phòng TTQT để hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nâng cao hiệu quả hoạt động TTQT tại Chi nhánh.
- Các bộ phận tác nghiệp, các phòng ban liên quan cần có sự phối hợp tốt, tránh chồng chéo thủ tục gây phiền hà cho khách hàng. Ưu thế lớn nhất của Vietcombank là nghiệp vụ chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm, thủ tục thời gian xử lý nhanh, nếu không giảm thiểu những thủ tục không thật sự cần thiết sẽ gây mất thời gian, phiền hà cho khách hàng, tạo cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh lôi kéo khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch tiếp cận khách hàng mới để phát triển khách hàng. Tuy nhiên, cần tìm hiểu thông tin khách hàng kỹ trước khi tiếp cận cũng như thẩm định kỹ khách hàng trước khi xây dựng quan hệ. cần nhạy bén trong công tác thu thập thông tin để có cơ sở thẩm định chính xác.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất những hợp đồng tài trợ XNK, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng theo cam kết, đảm bảo việc xuất trình chứng XNK đủ với những hợp đồng ngoại đã thế chấp tại Chi nhánh. Hoạt động thanh toán trong đa số trường hợp gắn chặt tín dụng, là đòn bẩy quan trọng thúc đẩy hoạt động thanh toán phát triển nên cần đồng hành và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động thanh toán tài trợ thương mại.
3.2.3.6 Đẩy mạnh công tác Marketing
Trong nền kinh tế hiện nay, một phần thành công trong hoạt động kinh doanh ngân hàng do khách hàng mang lại. Họ có quyền quyết định lựa chọn ngân hàng nào để thực hiện hoạt động TTQT. Họ không còn phụ thuộc vào ngân hàng như trước kia, khi mà ngân hàng không quan tâm đến khách hàng, ngân hàng chỉ cung cấp dịch vụ có
sẵn. Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay giữa các ngân hàng, nếu ngân hàng không quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, quan tâm đến phong cách, thái độ phục vụ, không quan tâm đến việc tiếp thị, quảng cáo sản phẩm, thương hiệu đến với khách hàng thì bản thân ngân hàng đó đã để mất một phần cơ hội thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, những sản phẩm ngân hàng thường không có nhiều khác biệt, vì vậy, ngân hàng có chiến lược khách hàng tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch.
Để làm được việc này, ngân hàng cần xây dựng kế hoạch, lên chương trình nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị trường và dự báo nhu cầu thị trường để phát triển sản phẩm phù hợp nhu cầu. Ngoài ra, nghiên cứu thị trường còn nhằm mục đích phân tích các yếu tổ ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng. Ngân hàng cần đứng trên góc độ khách hàng để nghiên cứu, xem những sản phẩm ngân hàng nào được ưu tiên lựa chọn, nó có phù hợp tiêu chí của khách hàng hay không. Tiếp đó, ngân hàng cần lên kế hoạch quảng cáo hình ảnh ngân hàng, quảng bá sản phẩm ngân hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng. Tuy nhiên, cần chú ý, quảng bá phải đảm bảo các tiêu chí như: ngắn gọn, dễ hiểu, kích thích sự tò mò, ham muốn sử dụng của khách hàng để hiệu quả quáng cáo được cao. Đặc biệt, đối tượng là cán bộ nhân viên của ngân hàng là kênh quảng cáo hiệu quả nhất, thể hiện qua thái độ phục vụ, phong cách giao tiếp với khách hàng. Vì vậy, mỗi cán bộ Vietcombank cần rèn luyện tác phong phục vụ, thể hiện tốt văn hóa giao tiếp với khách hàng, mà cụ thể là theo văn hóa Vietcombank như đã qui định trong sổ tay “ Văn hóa Vietcombank”
3.2.3.7 Phát triển hoàn thiện chương trình quản lý rủi ro hoạt động
Hoạt động TTQT là hoạt động thường xuyên tiềm ẩn rủi ro làm ảnh hưởng chung đến hiệu quả hoạt động ngân hàng. Muốn phòng ngừa tốt công tác này, bên cạnh việc thực hiện tốt các mặt khác, cần chú trọng phát triển hoàn thiện chương trình quản lý rủi ro hoạt động. Ngoài việc cập nhật thường xuyên, cung cấp liên tục thông tin liên quan đến những dấu hiệu, những rủi ro xảy ra, cần xây dựng thêm hệ thống đánh giá, phân loại khách hàng, thị trường, biến động thị trường, thống kê và phân loại từng rủi ro và đánh giá, phân tích nguyên nhân,… nhằm nâng cao khả năng nhận biết, phát hiện sớm những dấu hiệu rủi ro, hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra.
Ngoài ra, công tác thẩm định, đánh giá khách hàng cần được thực hiện tốt, kỹ lưỡng. Cán bộ cần thẩm định kỹ, phân tích tốt các chỉ số qua các báo cáo của doanh nghiệp để có hạn mức tín dụng phù hợp, nhằm quản lý tốt rủi ro tín dụng.
3.2.3.8 Nâng cao chất lượng để gia tăng lợi nhuận TTQT, cắt giảm chi phí TTQT
Ngân hàng cần có chính sách phù hợp để gia tăng nguồn thu từ hoạt động dịch vụ, đồng thời cắt giảm những chi phí không thật sự cần thiết làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Để tăng hiệu quả hoạt động TTQT, ngân hàng cần có các biện pháp tối ưu để cắt giảm chi phí hoạt động TTQT. Nếu chi phí cho hoạt động này quá cao, vượt mức qui định thì lợi nhuận sẽ thấp, hiệu quả sẽ giảm và ngược lại. Chính vì vậy, Chi nhánh nên cắt giảm bớt những khoản chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm, phân công, bố trí nhân sự phù hợp năng lực, tránh hiện tượng dư thừa nhân viên gây lãng phí.
