5. TỔ CHỨC PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
5.4. Tổ chức công tác phân tích
Đẻ đạt được các ycu cầu, công tác tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh cần đảm bảo phù hợp với loại hình, điều kiện, quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác phân tích được thực hiện qua ba bước: Chuẩn bị cho quá trình phân tích; Tiến hành phân tích; Tổng hợp và đánh giá công tác phân tích.
5.4.7. Chuẩn bị cho quá trình phân tích
Chuẩn bị cho quá trình phân tích hay còn gọi là lập kế hoạch cho phân tích. Tùy thuộc vào mục đích, ycu cầu của doanh nghiộp mà xác định nội dung cần phân tích, thời gian cần tiến hành phân tích, nhân sự tham gia, tài liệu chuẩn bị cho phân tích... trong đố, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của tài liệu phân tích là vấn đề quan trọng nhất.
Đe tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh cho phù họp cần căn cứ trên chức năng của từng bộ phận, đánh giá khả năng đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định. Cụ thể:
- Đối với bộ phận được quyền kiềm soát và ra quyết định về chi phí sẽ tổ chức thực hiện phân tích về tình hình biến động giữa thực hiện so với định mức (hoặc kế hoạch) nhàm phát hiện chênh lệch của từng yếu tố chi phí, giá cả về mặt biến động lượng và giá, trên cơ sở đó tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp;
- Đối với các bộ phận được phân quyền kiểm soát và ra quyết định về doanh thu thường gọi là trung tâm kinh doanh, là các bộ phận kinh doanh ricng biệt theo khu vực địa điếm hay một sô sản phâm, nhóm hàng nhất định, chịu trách nhiệm tiến hành phân tích BCTN, đi xem xct và đánh giá mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận làm cơ sở để đánh giá hòa vốn trong kinh doanh và việc phân tích báo cáo bộ phận;
- Đối với trung tâm đầu tư, cần chủ yếu quan tam đến hiệu quà cùa
7 4
vốn đầu tư, ngắn hạn và dài hạn. Đẻ đáp ứng việc cung cấp và thoả mãn thông tin sê tiến hành phân tích các báo cáo kế toán - tài chính, phân tích đề ra quyết định dài hạn và ngắn hạn.
5.4.2. Tiến hành phân tích
Tiến hành phân tích, là việc căn cứ trên tài liệu phân tích, xác định đối tượng phân tích, sử dụng các đối tượng phân tích riêng có để chỉ rõ mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, phân loại các nhân tố theo nhiều tiêu thức khác nhau để tạo điều kiện cho việc đánh giá đúng kết quả kinh doanh.
5.4.3. Tống hợp, đánh giá công tác phân tích.
Tổng hợp, đánh giá là bước cuối cùng của công tác phân tích.
Trên cơ sở kết quả đã phân tích việc tổng hợp và đánh giá phải chỉ ra được bản chất hoạt động kinh doanh, chi rõ những nhược điểm trong quá trình quản lý, đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục các nhược điổm, phát huy các ưu điểm, khai thác khả năng tiềm tàng đế nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nội dung của ba bước trên phụ thuộc vào mục đích, yêu cầu và phạm vi phân tích đặt ra. Mặc dầu mỗi khâu đều có nội dung, vị trí ricng nhưng luôn mối quan hộ mật thiết với nhau, một trong ba bước trên thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến quá trình phân tích. Vì vậy khi tiến hành cần chú ý tổ chức tốt từng bước đế không ảnh hưởng đến quá trình phân tích chung.
Tóm lại, quá trình tồ chức công tác phân tích được tiến hành tuỳ theo đặc điềm loại hình tố chức sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Nhàm đáp ứng nhu cầu thoả mãn thông tin cung cấp cho quy trinh lập kế hoạch, kiổm tra và ra quyết định, công tác tổ chức phân tích phải làm sao thoà mãn được cao nhất nhu cầu của từng câp chức năng quản lý.
7 5
Kết luận Chương 1
Phân tích hoạt động kinh doanh là công cụ có ý nghĩa quan trọng, không thể thiểu đối với tất cả các chủ thể tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh doanh sử dụng một tập hợp các khái niệm, phưong pháp và các công cụ cho phcp xử lý các thông tin kế toán và thông tin khác về quản lý nhằm đánh giá toàn diện tình hình sản xuất kinh doanh, đánh giá rủi ro, mức độ và chất lượng hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp. Thông qua phân tích sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế, nghiên cứu mối quan hộ tác động qua lại lẫn nhau giữa các nhân tố cấu thành, giúp doanh nghiệp nhận thức đầy đủ toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, xác định rõ các nguyên nhân để có biộn pháp khắc phục kịp thời, giúp thực hiộn tốt các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, phân tích hoạt động kinh doanh không phải là các công cụ kỹ thuật đơn thuần, đế phân tích thực sự là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng khai thác, sử dụng có hiộu quả các nguồn lực, đòi hỏi việc tố chức công tác phân tích trong thực tế phải hợp lý, phù hợp với đặc điốm thực tế của hoàn cảnh sản xuất kinh doanh cụ thể, trên cơ sở phải nhận thức rồ đối tượng hiện tượng kinh tế nghiên cứu, xác định chính xác nội dung phân tích, nhận thức đúng phương pháp luận và sử dụng thành thạo hệ thống các phương pháp phân tích.
7 6
Câu hỏi ôn tập
1) Phân tích hoạt động kinh doanh ý nghĩa mang lại?
2) Tại sao cân phái xác định chính xác đối tượng của phân tích hoạt động kinh doanh?
3) Khi thực hiộn phương pháp so sánh cần quan tâm đến vấn đề nào?
4) Ncu các bước tiến hành phương pháp thay thế liên hoàn? Cho ví dụ minh họa?
5) Phân biệt sự khác nhau giừa phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch?
6) Ỷ nghĩa áp dụng của các phương pháp phân tích?
7) Trình bày trình tự tiến hành Phân tích hoạt động kinh doanh?
7 7