KẾ TOÁN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ KBNN
3. Giải thích thuật ngữ
3.1. Người phát lệnh (khách hàng A)
Là tổ chức, cá nhân phát ra chứng từ thanh toán qua đơn vị kho bạc.
Người phát lệnh có thể là:
+ Tổ chức, cá nhân mở tài khoản tại đơn vị kho bạc.
+ Tổ chức hoặc cá nhân gửi chứng từ thanh toán đến ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với Kho bạc gửi lệnh để thực hiện thanh toán đến Kho bạc nhận lệnh.
+ Cá nhân hoặc tổ chức không mở tài khoản tại đơn vị Kho bạc nhưng nộp tiền mặt vào Kho bạc để thực hiện thanh toán, chuyển tiền cho cá nhân, tổ chức mở tài khoản tại đơn vị Kho bạc khác.
Các trường hợp thanh toán liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ nội bộ, người phát lệnh là Kho bạc gửi lệnh (xem tiết 3.8- điểm 3 - Phần A).
3.2. Người nhận lệnh (khách hàng B)
Là tổ chức hoặc cá nhân được thụ hưởng khoản tiền (nếu là lệnh chuyển Có);
là tổ chức hoặc cá nhân phải trả tiền (nếu là Lệnh chuyển Nợ), còn gọi là người trả tiền.
Người nhận lệnh có thể là:
+ Tổ chức, cá nhân mở tài khoản tại đơn vị kho bạc.
+ Tổ chức hoặc cá nhân giao dịch với ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với Kho bạc nhận lệnh.
+ Tổ chức hoặc cá nhân không mở tài khoản tại đơn vị kho bạc nhưng lĩnh tiền mặt tại đơn vị kho bạc theo lệnh thanh toán.
Các trường hợp thanh toán liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ nội bộ, người nhận lệnh là Kho bạc nhận lệnh (xem tiết 3.8 - điểm 3 - Phần A).
3.3. Kho bạc gửi lệnh (Kho bạc A)
Là đơn vị kho bạc nhận chứng từ thanh toán của người phát lệnh để thực hiện thanh toán chứng từ đó.
Trong hệ thống KBNN, KB A bao gồm KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh hoặc phòng giao dịch thuộc KBNN tỉnh; hoặc KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc TW; hoặc Sở Giao dịch KBNN.
3.4. Kho bạc nhận lệnh (Kho bạc B)
Là đơn vị kho bạc phục vụ người nhận lệnh, thực hiện trả tiền cho người nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Có) hoặc thu tiền từ người nhận lệnh (nếu là lệnh chuyển Nợ).
Trong hệ thống KBNN, KB B bao gồm KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh hoặc phòng giao dịch thuộc KBNN tỉnh (sau đây gọi chung là Kho bạc huyện); hoặc Kho bạc tỉnh, thành phố trực thuộc TW (sau đây gọi chung là Kho bạc tỉnh); hoặc Sở Giao dịch KBNN.
3.5. Trung tâm thanh toán tỉnh
Là bộ phận thuộc phòng kế toán Kho bạc tỉnh làm trung gian thanh toán giữa KB A và KB B trên địa bàn tỉnh (trường hợp thanh toán nội tỉnh) hoặc trung gian thanh toán giữa các đơn vị kho bạc trên địa bàn tỉnh với Trung tâm thanh toán toàn quốc (trường hợp thanh toán ngoại tỉnh).
Trung tâm thanh toán tỉnh có nhiệm vụ làm đầu mối theo dõi, xử lý, đối chiếu các lệnh thanh toán ngoại tỉnh và thực hiện việc quản lý hệ thống thanh toán nội tỉnh theo quy định tại quy trình này.
Sở Giao dịch KBNN được coi như một Kho bạc tỉnh, có trung tâm thanh toán tỉnh là bộ phận thuộc phòng kế toán của Sở Giao dịch, làm trung gian thanh toán giữa Sở Giao dịch với Trung tâm thanh toán toàn quốc.
3.6. Trung tâm thanh toán toàn quốc (T4)
Là Phòng Thanh toán điện tử thuộc Ban Kế toán KBNN làm nhiệm vụ trung gian thanh toán giữa các trung tâm thanh toán tỉnh và các nhiệm vụ khác theo quy định.
3.7. Chứng từ thanh toán
Là yêu cầu thanh toán của người phát lệnh đối với KB A dưới dạng chứng từ kế toán nhằm thực hiện việc thanh toán điện tử đến KB B. Chứng từ có thể bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ thanh toán có thể là yêu cầu thanh toán của khách hàng hoặc tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán trực tiếp với KB A. Chứng từ thanh toán có thể là chứng từ chuyển Có hoặc chứng từ chuyển Nợ.
3.8. Các hoạt động nghiệp vụ nội bộ
Là các hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ hệ thống KBNN liên quan đến thanh toán liên kho bạc, có người phát lệnh và người nhận lệnh không phải là khách hàng giao dịch với đơn vị kho bạc hoặc cá nhân nộp, lĩnh tiền mặt, đơn vị có tài khoản tại ngân hàng tham gia thanh toán với đơn vị kho bạc, như: nghiệp vụ chuyển
nguồn vốn đầu tư; thanh toán hộ gốc, lãi trái phiếu; cho vay giữa các cấp ngân sách...Trong trường hợp này, người phát lệnh và người nhận lệnh đồng thời là Kho bạc gửi lệnh và Kho bạc nhận lệnh, và các tài khoản người phát lệnh, người nhận lệnh là các tài khoản nghiệp vụ nội bộ.
3.9. Lệnh thanh toán
Là yêu cầu thanh toán của KB A đối với KB B trong thanh toán điện tử căn cứ vào chứng từ thanh toán của người phát lệnh tại KB A.
Lệnh thanh toán bao gồm lệnh chuyển Có hoặc lệnh chuyển Nợ. Mỗi lệnh thanh toán có thể được hình thành từ một hoặc một số chứng từ thanh toán. Mỗi chứng từ thanh toán có thể tạo ra một hoặc một số lệnh thanh toán.
3.10. Lệnh chuyển Nợ
Là lệnh thanh toán của KB A phát ra căn cứ vào chứng từ thanh toán của người phát lệnh chuyển đến KB B để thu hồi khoản đã thanh toán hộ cho Kho bạc B (chỉ áp dụng đối với trường hợp các hoạt động nghiệp vụ nội bộ).
3.11. Lệnh chuyển Có
Là lệnh thanh toán của KB A phát ra căn cứ vào chứng từ thanh toán của người phát lệnh chuyển đến KB B để trả tiền cho người nhận lệnh tại KB B; hoặc để chuyển số phải trả cho KB B trong các hoạt động nghiệp vụ nội bộ.
3.12. Lệnh chuyển Có giá trị cao
Là lệnh chuyển Có, có số tiền bằng hoặc lớn hơn mức quy định của Tổng Giám đốc KBNN. Lệnh chuyển Có giá trị cao chỉ áp dụng cho các trường hợp người nhận lệnh là các đơn vị khách hàng giao dịch mở tài khoản tại Kho bạc nhận lệnh, hoặc chuyển theo kênh ngoài hệ thống; Không áp dụng lệnh chuyển Có giá trị cao đối với các trường hợp tài khoản người nhận lệnh là các tài khoản nghiệp vụ nội bộ hoặc là các tài khoản đặc thù theo quy định của Trung tâm thanh toán toàn quốc.
Mức giá trị cao được Tổng Giám đốc KBNN quy định bằng văn bản riêng trong từng thời kỳ.
3.13. Số lệnh thanh toán
Là một dãy số được cấp cho mỗi lệnh thanh toán. Số lệnh được theo dõi liên tục theo năm cho từng loại lệnh thanh toán. Số lệnh thanh toán được gắn với một số tiêu thức đặc thù như mã hiệu Kho bạc, loại lệnh, năm phát sinh lệnh thanh toán, thứ tự phát sinh của các lệnh trong năm.
3.14. Kênh thanh toán
Là hướng chuyển tiền từ KB A đến KB B được KB A xác định ngay khi hình thành lệnh thanh toán.
3.15. Mã Kho bạc
Là một dãy số gồm 4 ký tự được sắp xếp theo một trật tự nhất định, và xác định duy nhất cho mỗi đơn vị Kho bạc quyền được tham gia vào hệ thống thanh toán điện tử.
Mã Kho bạc do Trung tâm thanh toán toàn quốc cấp theo quyết định của Tổng Giám đốc KBNN và được quản lý tập trung tại Trung tâm thanh toán toàn quốc.
3.16. Mã ngân hàng, tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với Kho bạc Là mã số được xác định duy nhất cho mỗi đơn vị ngân hàng hay tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với một hoặc một số đơn vị Kho bạc. Mã ngân hàng do Trung tâm thanh toán toàn quốc quản lý thống nhất trên cơ sở thông tin về hệ thống ngân hàng từ Ngân hàng Nhà nước hoặc cập nhật từ các Kho bạc tỉnh.
3.17. Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách
Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách dùng để hạch toán các khoản thu, chi ngân sách phát sinh tại các đơn vị có quan hệ với ngân sách, gồm: Đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản và các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách kể cả các đơn vị không sử dụng kinh phí ngân sách nhưng có quan hệ mở tài khoản và giao dịch với KBNN.
Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách là một trong những căn cứ để chương trình thanh toán điện tử kiểm tra tính chính xác người nhận lệnh cùng với các tiêu thức khác.
3.18. Thanh toán viên
Là kế toán viên có nhiệm vụ trực tiếp quản lý công tác tạo, nhận lệnh thanh toán, đối chiếu, theo dõi thanh toán, tra soát, phối hợp với kế toán viên xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hạch toán kế toán và thanh toán. Cụ thể:
- Trực tiếp lập hoặc kiểm tra tính chính xác của lệnh thanh toán đi và hoàn thiện các thông tin của lệnh thanh toán đến, lập tra soát và trả lời tra soát, phối hợp kế toán viên xử lý các sai lầm phát sinh trong quá trình hạch toán kế toán, thanh toán, đối chiếu.
- Trực tiếp thực hiện công tác đối chiếu, theo dõi, lập báo cáo ngày, tháng, năm theo quy định.
3.19. Kế toán trưởng
Là lãnh đạo đơn vị kế toán được cấp thẩm quyền giao nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và ký chức danh kế toán trưởng trên các chứng từ kế toán, thanh toán.
3.20. Giám đốc
Là lãnh đạo đơn vị kho bạc có nhiệm vụ ký chức danh Giám đốc trên các chứng từ kế toán, kiểm soát Lệnh chuyển Có giá trị cao.
3.21. Cán bộ kiểm tra kiểm soát
Là cán bộ thuộc Bộ phận, Phòng, Ban Kiểm tra kiểm soát, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy chế trách nhiệm đối với thành viên gián tiếp tham gia vào hệ thống thanh toán điện tử.
Các thuật ngữ “Thanh toán viên”, “Kế toán viên”, “Kế toán trưởng”, “Giám đốc”, “Kiểm tra kiểm soát” trên đây được hiểu trong phạm vi thực hiện quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán liên kho bạc điện tử trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.