KẾ TOÁN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ KBNN
D. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ
2. Xử lý các loại sai lầm
2.1. Xử lý sai lầm khi truyền tin, đối chiếu
- Các sai lầm vì lý do kỹ thuật không gửi hoặc không nhận được điện, đơn vị kho bạc phải phối hợp các đơn vị thanh toán liên quan, xác định rõ lý do để yêu cầu truyền lại; chuyển điện sang ngày hôm sau hoặc hủy điện để lập điện khác. Trường hợp đã áp dụng các biện pháp trên vẫn không thể gửi hoặc nhận điện, phải thống nhất với trung tâm thanh toán và các đơn vị thanh toán liên quan về biện pháp xử lý kỹ thuật và nghiệp vụ.
- Các sai lầm về kỹ thuật, truyền tin dẫn đến các trường hợp chênh lệch khi đối chiếu ngoại tỉnh cuối ngày được xử lý theo các trường hợp sai lầm khi đối chiếu (đã được quy định trong phần kiểm soát đối chiếu).
2.2. Các sai lầm về kế toán 2.2.1. Xử lý sai lầm tại Kho bạc A 2.2.1.1. Sai lầm trước khi truyền lệnh
Nếu sai sót được phát hiện khi kế toán trưởng chưa kiểm soát thanh toán thì lệnh thanh toán được sửa lại cho đúng hoặc Kế toán trưởng có thể hủy lệnh để lập lại lệnh mới.
2.2.1.2. Sai lầm sau khi đã truyền lệnh đi
a) Trường hợp sai lầm một số yếu tố kế toán người nhận lệnh như mã tài khoản, tên và tài khoản không khớp...(Kho bạc B đã hạch toán chờ xử lý và lập Lệnh thanh toán mới trả lại Kho bạc A trên phân hệ GL), Kho bạc A xác định chính xác nguyên nhân và xử lý:
- Nếu nguyên nhân sai lầm do cán bộ Kho bạc nhập các thông tin đầu vào sai:
Kế toán ghi vào tài khoản LKB đến chờ xử lý, trên phân hệ GL. Đồng thời Kho bạc A lập ủy nhiệm chi làm căn cứ lập lệnh thanh toán mới gửi đi, hạch toán tất toán tài khoản LKB đến chờ xử lý (thực hiện trên phân hệ phù hợp với nghiệp vụ).
- Nếu sai lầm do cán bộ Kho bạc nhập Cam kết chi sai, kế toán ghi vào tài khoản LKB đến chờ xử lý, trên phân hệ GL. Đồng thời thực hiện khôi phục và điều chỉnh Cam kết chi, sau đó lập ủy nhiệm chi làm căn cứ lập lệnh thanh toán mới gửi đi, hạch toán tất toán tài khoản LKB đến chờ xử lý trên phân hệ AP.
- Nếu sai lầm thuộc về khách hàng, Kho bạc A hạch toán trả lại khách hàng trên phân hệ GL, đồng thời yêu cầu khách hàng lập lại chứng từ thanh toán đúng gửi ra Kho bạc.
- Nếu sai lầm thuộc về ngân hàng A (khách hàng A), Kho bạc A xử lý:
Căn cứ LCC kiêm chứng từ phục hồi, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 3856, 3866 (Lệnh chuyển Có)
Có TK 1392 - Phải thu trung gian AR
Đồng thời lập Phiếu chuyển khoản để chuyển trả ngân hàng A, kế toán ghi (AP):
Nợ TK 1392 - Phải thu trung gian AR
Có TK 3392 – Phải trả trung gian AP Đồng thời:
Nợ TK 3392 – Phải trả trung gian AP Có TK 1132, 1133,…
b) Trường hợp sai thiếu
Là trường hợp số tiền trên chứng từ gốc lớn hơn số tiền trên lệnh thanh toán.
KB A lập phiếu chuyển khoản hình thành Lệnh thanh toán bổ sung. Trên Lệnh thanh toán ghi rõ nội dung: “Trả bổ sung số tiền thiếu theo Lệnh thanh toán số…
ngày…”. Đồng thời hạch toán trên phân hệ phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.
c) Trường hợp sai thừa
Là trường hợp số tiền trên chứng từ gốc nhỏ hơn số tiền trên lệnh thanh toán - Đối với lệnh chuyển Có sai thừa: Kế toán lập Điện tra soát truyền KB B để yêu cầu chuyển trả lại số tiền thừa, đồng thời lập phiếu chuyển khoản, ghi (GL):
Nợ TK 1339 – Các khoản phải thu khác Có TK liên quan
Căn cứ Lệnh chuyển Có trả lại của KB B, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 3856, 3866
Có TK 1339 – Các khoản phải thu khác
Trường hợp KB B không thể thu hồi được khoản tiền và lập “Điện tra soátt”
trả lời, KB A lập hội đồng xử lý trách nhiệm với khoản phải thu.
- Đối với lệnh chuyển Nợ sai thừa: Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa, lập lệnh chuyển Có để trả cho KB B số tiền đã chuyển thừa, kế toán ghi (GL):
Nợ TK liên quan
Có TK 3853, 3863
Biên bản chuyển tiền thừa được lưu cùng chứng từ ngày.
d) Sai các yếu tố hạch toán của người phát lệnh
Trường hợp này người nhận lệnh vẫn nhận được tiền nhưng có thể không biết chính xác người thanh toán (phát lệnh) với mình. KB A lập phiếu điều chỉnh các sai lầm người phát lệnh trong chương trình kế toán, đồng thời lập điện tra soát gắn với lệnh thanh toán, truyền để thông báo cho KB B biết theo các nội dung điều chỉnh.
KB B phối hợp, trả lời tra soát để chấp nhận hoặc không chấp nhận với nội dung điều chỉnh.
đ) Một số sai lầm khác
KB A phải tra soát kịp thời và có biện pháp xử lý phù hợp.
2.2.2. Xử lý sai lầm tại Kho bạc B
Khi phát hiện các sai sót hoặc có những yếu tố chưa rõ, KB B phải tra soát ngay KB A theo mẫu tra soát.
2.2.2.1. Với lệnh thanh toán sai thiếu
KB B hạch toán bổ sung số tiền thiếu như đối với một lệnh thanh toán bình thường.
2.2.2.2. Với lệnh thanh toán sai thừa a) Đối với Lệnh chuyển Có
- Phát hiện trước khi trả tiền cho khách hàng, kế toán hạch toán vào tài khoản chờ xử lý trên phân hệ GL, đồng thời lập lệnh chuyển Có chuyển trả lại KB A trên GL.
- Phát hiện sau khi đã trả tiền vào tài khoản liên quan. Nếu tài khoản còn đủ tiền, kế toán lập phiếu điều chỉnh chuyển số tiền thừa trả lại KB A, ghi (GL):
Nợ TK liên quan
Có TK 3859, 3869
Điện tra soát do KB A gửi đến và phiếu điều chỉnh đều được lưu và báo cho người nhận lệnh.
Nếu khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng, KB B phải phối hợp với ngân hàng để đòi lại khoản tiền thừa.
Trường hợp khách hàng không đủ tiền hoặc ngân hàng không thể trả lại sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi, KB B lập Điện tra soát gửi KB A. KB A phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền chuyển thừa.
b) Đối với lệnh chuyển Nợ
Khi nhận được lệnh chuyển Nợ sai thừa đến, kế toán lập LCC trả lại KB A và hạch toán như quy trình kế toán LCC thông thường.
2.2.2.3. Sai tên hoặc tài khoản người nhận lệnh; số chứng minh thư người nhận lệnh
Hạch toán vào tài khoản chờ xử lý (trên phân hệ GL):
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK 3858, 3868 Có TK 3855, 3865 - Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK 3856, 3866
Có TK 3859, 3869
Đồng thời KTV lập ủy nhiệm chi, làm căn cứ lập Lệnh chuyển Có trên phân hệ GL tất toán tài khoản chờ xử lý, chuyển trả lại KB A.
2.2.2.4. Sai các yếu tố hạch toán của người phát lệnh tại KB A
Khi nhận được tra soát thông báo của Kho bạc A về việc sai các yếu tố hạch toán người phát lệnh, KB B trả lời tra soát để chấp nhận hoặc không chấp nhận. In tra soát, lưu và thông báo cho người nhận lệnh biết. Trường hợp người nhận lệnh không chấp nhận, KB B phải phối hợp KB A, Trung tâm thanh toán để thống nhất các biện pháp điều chỉnh hoặc trả lại.
2.2.2.5. Sai một số nội dung khác
Một số sai lầm như mục lục ngân sách, địa chỉ người nhận, ngày cấp, nơi cấp CMT, ..KB B lập tra soát yêu cầu KB A trả lời.
Căn cứ vào trả lời tra soát của KB A để hạch toán đúng hoặc sai lầm, chờ xử lý…và xử lý kịp thời.