CHƯƠNG VIII QUY TRÌNH THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG
1. Quy trình xử lý nghiệp vụ TTLNH
1.1. Trường hợp đơn vị Kho bạc khởi tạo Lệnh thanh toán chuyển đi trong Hệ thống TTLNH
1.1.1. Tại Hệ thống kế toán (TABMIS)
- Kế toán viên sau khi thực hiện các bước kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ giao dịch thanh toán, ký và trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt chứng từ theo đúng trình tự quy định, tiến hành nhập các chứng từ thanh toán vào hệ thống kế toán theo quy định đối với phương thức TTLNH, như sau:
+ Nhập yêu cầu thanh toán (YCTT): Chọn phương thức thanh toán “điện tử”, chọn phương thức thanh toán với Ngân hàng là “thanh toán Liên Ngân hàng”, xác nhận, đệ trình phê duyệt lên kế toán trưởng, đồng thời luân chuyển chứng từ giấy lên kế toán trưởng; kế toán trưởng kiểm soát giữa chứng từ gốc với thông tin của YCTT, nếu thông tin của YCTT sai thực hiện loại bỏ để kế toán viên cập nhật lại thông tin, đệ trình phê duyệt lại; nếu thông tin của YCTT đúng, thực hiện phê duyệt YCTT theo quy định của TABMIS.
+ Sau khi YCTT được kế toán trưởng phê duyệt, kế toán viên thực hiện bước áp thanh toán trong TABMIS, lựa chọn tài khoản thanh toán liên ngân hàng tương ứng tại trường “tài khoản ngân hàng”.
- Trường hợp có giao diện giữa Hệ thống TABMIS và Hệ thống TTLNH, thanh toán viên vào tập trách nhiệm “quản lý chi thanh toán viên” và chạy chương trình
“TABMIS AP giao diện thanh toán IBPS với bên ngoài”.
1.1.2. Tại Hệ thống TTLNH a) Thanh toán viên
- Là người lập Lệnh thanh toán, thực hiện khởi tạo Lệnh thanh toán.
- Trường hợp không có giao diện giữa hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán:
+ Căn cứ chứng từ gốc được kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt và đã được hạch toán trên hệ thống kế toán theo quy định tại Tiết 1.1, Điểm 1, Điều 7 của quy trình này; thanh toán viên nhập đầy đủ các thông tin của Lệnh thanh toán theo mẫu quy định được thể hiện trên màn hình lập Lệnh thanh toán của Hệ thống TTLNH, bao gồm: Đơn vị khởi tạo lệnh, số tiền, tên và địa chỉ của người phát lệnh; tài khoản của người phát lệnh, đơn vị phục vụ người phát lệnh; đơn vị nhận lệnh, tên và địa chỉ của người nhận lệnh, tài khoản của người nhận lệnh, đơn vị phục vụ người nhận lệnh, nội dung chuyển tiền; số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu của người phát lệnh và người nhận lệnh (nếu có).
- Trường hợp có giao diện giữa hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán, kiểm soát lại các dữ liệu của Lệnh thanh toán:
+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán sai hoặc thiếu thông tin của Lệnh thanh toán so với chứng từ gốc, chuyển trả lại chứng từ gốc cho kế toán viên xử lý trên Hệ thống TABMIS theo quy định (kế toán trưởng hủy thanh toán, kế toán viên hủy YCTT), đồng thời người lập lệnh hủy chứng từ điện tử sai trên hệ thống thanh toán.
Riêng trường hợp thanh toán cho khối an ninh – quốc phòng, thanh toán viên được phép sửa lại thông tin Tên đơn vị trả tiền trên hệ thống thanh toán theo đúng tên chi tiết trên chứng từ gốc.
+ Nếu chứng từ điện tử trên hệ thống thanh toán chính xác so với chứng từ gốc, đảm bảo các yếu tố hợp pháp, hợp lệ, thanh toán viên chuyển chứng từ điện tử đồng thời luân chuyển chứng từ giấy đến kế toán trưởng để kiểm soát.
b) Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền)
Là người kiểm soát Lệnh thanh toán; căn cứ chứng từ gốc được phê duyệt do thanh toán viên chuyển sang, kế toán trưởng thực hiện chức năng đối chiếu kiểm soát trên hệ thống, nhập lại 2 yếu tố:
Mã ngân hàng nhận lệnh
Số tiền
+ Nếu phát hiện có sai sót, chuyển trả thanh toán viên xử lý;
+ Nếu dữ liệu đúng, chuyển Lệnh thanh toán trên Hệ thống TTLNH đồng thời luân chuyển chứng từ giấy đến giám đốc để phê duyệt.
c. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền)
Là người duyệt Lệnh thanh toán; thực hiện kiểm tra, kiểm soát sự khớp đúng giữa thông tin của chứng từ giấy với thông tin của Lệnh thanh toán trên hệ thống thanh toán:
+ Trường hợp phát hiện sai thông tin: Chuyển lại cho kế toán trưởng để kế toán trưởng chuyển lại thanh toán viên xử lý.
+ Trường hợp thông tin đúng: Sử dụng thẻ bảo mật do NHNN cung cấp, ký chữ ký điện tử truyền Lệnh thanh toán đi.
1.2. Trường hợp đơn vị KBNN nhận Lệnh thanh toán từ Hệ thống TTLNH chuyển đến.
1.2.1. Tại Hệ thống TTLNH
- Kế toán trưởng sử dụng thẻ bảo mật, nhận chứng từ theo lô. Hệ thống sẽ tự động đẩy dữ liệu vào chương trình giao diện.
- Thanh toán viên in 02 liên Lệnh thanh toán (theo mẫu số TTLNH-4 tại Thông tư số 23/2010/TT-NHNN), chuyển kế toán trưởng làm căn cứ kiểm soát.
1.2.2. Tại chương trình giao diện a) Thanh toán viên
- Nhận và xử lý dữ liệu: Kiểm tra mã tài khoản người nhận lệnh, tên người nhận lệnh; kiểm tra các yếu tố Mục lục ngân sách Nhà nước, cơ quan thu, mã quan hệ ngân sách, mã nguồn (nếu có); bổ sung mã địa bàn (nếu có). Sau đó, thanh toán viên lựa chọn một trong hai trường hợp “Đúng” hoặc “Chờ xử lý”.
+ Lựa chọn “Đúng”: Sau khi giao diện vào hệ thống kế toán, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản người nhận lệnh.
+ Lựa chọn “Chờ xử lý”: Sử dụng trong các trường hợp Lệnh thanh toán đến đã nhận nhưng chưa đủ, chưa chính xác thông tin để hạch toán. Sau khi giao diện vào hệ thống kế toán, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản phải thu, phải trả khác trong TTLNH.
- Chọn hệ thống cần giao diện đến:
+ Trường hợp Lệnh thanh toán là khoản thu NSNN hoặc khoản tạm thu, tạm giữ của các cơ quan thu, thanh toán viên chọn giao diện vào Hệ thống TCS.
+ Các Lệnh thanh toán còn lại, thanh toán viên chọn giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS.
b) Kế toán trưởng
Kiểm soát căn cứ vào 02 liên Lệnh thanh toán giấy phục hồi và chứng từ điện tử.
+ Nếu sai: Chuyển lại cho thanh toán viên.
+ Nếu đúng: Chấp nhận, ký kiểm soát giao dịch.
1.2.3 Tại Hệ thống quản lý thu NSNN (TCS) – Đối với các lệnh TTLNH giao diện vào TCS
- Sau khi kế toán trưởng ký kiểm soát chứng từ điện tử đến trên chương trình giao diện, chứng từ điện tử được lựa chọn sẽ được giao diện vào TCS và ở trạng thái “chưa kiểm soát”.
- Kế toán viên thu NSNN sau khi hoàn thiện thông tin mã địa bàn, mã cơ quan thu, mã ký hiệu thống kê (nếu có) của phiếu thu (trừ các thông tin về số tiền, tài khoản, mã đối tượng nộp thuế, tên đối tượng nộp thuế, Mục lục NSNN, số tớ khai hải quan, kỳ thuế), thực hiện đệ trình kế toán trưởng ký kiểm soát chứng từ thu trên TCS.
- Lệnh thanh toán được giao diện từ Chương trình giao diện vào Hệ thống TCS, sau đó giao diện từ TCS sang TABMIS, theo quy định của Quy trình giao diện TCS – TABMIS.
1.2.4. Tại Hệ thống kế toán (TABMIS) – Đối với các lệnh TTLNH giao diện trực tiếp vào TABMIS (GL)
- Thanh toán viên vào tập trách nhiệm “sổ cái người lập” chạy chương trình
“TABMIS AP giao diện thanh toán liên ngân hàng GL (IBPS) – đầu vào”.
- Các chứng từ điện tử được giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS theo phương án đã lựa chọn trước đó trên chương trình giao diện.
- Các Lệnh thanh toán được giao diện trực tiếp từ Chương trình giao diện vào phân hệ Quản lý sổ cái của Hệ thống TABMIS sẽ ở trạng thái “Đã kiểm soát” trong TABMIS.
- Cuối ngày kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu, sổ sách kế toán, các quan hệ cân đối kế toán – thanh toán, đảm bảo khớp đúng giữa số liệu kế toán và thanh toán.
- Các bút toán kế toán liên quan được sinh ra tự động, tuân theo quy định của chế độ kế toán Nhà nước áp dụng cho TABMIS và tại điều 9, điều 10 của quy trình này.
Lưu ý: Trường hợp không thực hiện được giao diện vào TABMIS hoặc TCS, căn cứ vào lệnh thanh toán giấy phục hồi, kế toán viên xử lý:
+ Trường hợp lệnh thanh toán là khoản thu NSNN hoặc khoản tạm thu, tạm giữ của các cơ quan thu, kế toán viên nhập vào TCS, thực hiện xác nhận, đệ trình kế toán trưởng ký phê duyệt.
+ Các Lệnh thanh toán còn lại, kế toán viên nhập trực tiếp vào phân hệ Quản lý sổ cái của TABMIS, thực hiện xác nhận, đệ trình kế toán trưởng ký phê duyệt.