KẾ TOÁN THANH TOÁN ĐIỆN TỬ KBNN
D. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ
2. Quy định cụ thể
2.1. Thanh toán nội tỉnh 2.1.1. Tại KB A và KB B
- Hạch toán nghiệp vụ theo dõi:
+ Các lệnh thanh toán đi, đến.
+ Tình trạng các Lệnh thanh toán và các chi tiết liên quan.
+ Các điện tra soát đi, đến và các tình trạng liên quan.
Hàng ngày, tháng, năm in ra các mẫu báo cáo theo quy định. Thanh toán viên và Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán. Số liệu báo cáo thanh toán phải đảm bảo nguyên tắc: tổng số chuyển lệnh thanh toán đi hạch toán cùng ngày phải khớp đúng với tài khoản 3851 (chi tiết cho các loại lệnh), tổng số nhận lệnh thanh toán đến hạch toán cùng ngày phải khớp đúng với tài khoản 3854 (chi tiết cho các loại lệnh).
+ Hàng ngày, phát sinh tài khoản 3852/3853; 3855/3856 bằng tổng số tiền các lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có hạch toán cùng ngày truyền hoặc nhận trên Bảng kê các lệnh thanh toán đi, đến.
+ Đối với các lệnh thanh toán có ngày hạch toán và ngày truyền tin đi hoặc đến khác nhau, Thanh toán viên và Kế toán trưởng phải theo dõi đầy đủ các tình trạng của lệnh qua các ngày, đảm bảo cho các lệnh thanh toán được hạch toán kế toán và truyền tin một cách kịp thời, chính xác. Các loại tra soát phải được theo dõi và xử lý kịp thời theo quy định.
+ Hàng tháng, số liệu tài khoản 3852, 3853, 3855, 3856 khớp đúng với các Bảng kê, báo cáo theo quy định.
2.1.2. Tại trung tâm thanh toán tỉnh
- Trung tâm thanh toán tỉnh hạch toán nghiệp vụ theo dõi:
+ Các lệnh thanh toán đi qua trung tâm.
+ Tình trạng các Lệnh thanh toán.
+ Các điện tra soát đi qua trung tâm và các tình trạng liên quan.
+ Tổng hợp số liệu thanh toán.
+ Các quan hệ số liệu giữa kế toán và thanh toán
Hàng ngày, tháng, năm in ra các mẫu báo cáo theo quy định. Thanh toán viên và Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán. Số liệu báo cáo thanh toán phải đảm bảo nguyên tắc: Số liệu thanh toán chi tiết theo từng đơn vị khớp đúng phát sinh tài khoản LKB của đơn vị KBNN đó. Trên toàn địa bàn, tổng số chuyển lệnh thanh toán đi phải khớp đúng với tài khoản 3851 (chi tiết cho các loại lệnh), tổng số nhận lệnh thanh toán về phải khớp đúng với tài khoản 3854 (chi tiết cho các loại lệnh), đồng thời số LKB đi phải bằng số LKB đến.
- Số liệu đối chiếu các lệnh thanh toán theo từng kho bạc, chi tiết số trung tâm nhận và truyền, lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có phải khớp đúng với phát sinh tài khoản LKB đi và đến của đơn vị kho bạc.
2.2. Thanh toán ngoại tỉnh 2.2.1. Tại KB A, KB B
Hạch toán nghiệp vụ theo dõi chi tiết các lệnh thanh toán ngoại tỉnh và quan hệ số liệu kế toán – thanh toán như quy định về hạch toán nghiệp vụ thanh toán LKB nội tỉnh.
2.2.2. Tại Trung tâm thanh toán tỉnh
Trung tâm thanh toán tỉnh hạch toán các nghiệp vụ để theo dõi:
+ Các lệnh thanh toán đi, đến liên quan đến văn phòng và Kho bạc huyện.
+ Tình trạng các Lệnh thanh toán, điện tra soát.
+ Các điện tra soát đi, đến và các tình trạng liên quan.
+ Kết quả công tác đối chiếu, truyền tin.
+ Tổng hợp số liệu thanh toán ngày, tháng, năm hoặc định kỳ theo yêu cầu quản lý.
+ Các quan hệ số liệu giữa kế toán và thanh toán
- Số liệu trên Bảng kê các lệnh thanh toán đi ngoại tỉnh, ngoại tỉnh đến phải khớp đúng với tài khoản LKB ngoại tỉnh đi (TK 3861), tài khoản LKB đến (TK 3864) đối với các lệnh được hạch toán cùng ngày truyền hoặc ngày nhận, đồng thời phù hợp số liệu đối chiếu với trung tâm thanh toán toàn quốc trên Bảng đối chiếu các lệnh thanh toán đi, đến ngoại tỉnh đối với các lệnh thanh toán hình thành được truyền nhận thành công từ Trung tâm thanh toán tỉnh đến Trung tâm thanh toán toàn quốc.
- Đối với các lệnh thanh toán có ngày hạch toán và ngày truyền hoặc ngày nhận khác nhau, Thanh toán viên và Kế toán trưởng phải theo dõi đầy đủ các tình trạng của lệnh qua các ngày, đảm bảo cho các lệnh thanh toán được hạch toán kế toán và truyền tin một cách kịp thời, chính xác. Các loại tra soát phải được xử lý kịp thời.
- Các số liệu nghiệp vụ phải đảm bảo:
+ Tổng số nhận từ văn phòng KB tỉnh A và Kho bạc huyện = Tổng số chuyển về trung tâm thanh toán toàn quốc (số lệnh, số tiền).
+ Tổng số nhận từ trung tâm thanh toán toàn quốc = Tổng số chuyển về Văn phòng KB tỉnh B và Kho bạc huyện (số lệnh, số tiền).
- Hình thức của hạch toán nghiệp vụ tại trung tâm thanh toán là các bảng kê thanh toán cuối ngày hoặc tại các thời điểm trong ngày theo yêu cầu quản lý và kết xuất thông tin. Các bảng kê mô tả các nội dung cơ bản của lệnh thanh toán như:
trạng thái của từng lệnh thanh toán đi và đến, thời gian nhận, thời gian truyền, số lệnh, số tiền...
- Hạch toán nghiệp vụ phải đảm bảo đủ thông tin về nội dung, tình trạng của từng lệnh thanh toán, điện tra soát, làm căn cứ để đối chiếu thanh toán và lập báo cáo thanh toán tháng, quý, năm.
- Cuối ngày, sau khi kết thúc ngày giao dịch, thanh toán viên in các Bảng kê đối chiếu lệnh thanh toán, tra soát với trung tâm thanh toán toàn quốc đảm bảo khớp đúng giữa số nhận và truyền, các chênh lệnh phát sinh phải được xử lý kịp thời theo chế độ này. Trường hợp lý do kỹ thuật không thể xử lý chênh lệch trong ngày, phải in ra Bảng kê các chênh lệch để theo dõi và xử lý vào ngày hôm sau.
Hàng ngày, tháng, năm in ra các mẫu bảng kê, báo cáo theo quy định. Thanh toán viên và Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán. Số liệu báo cáo thanh toán phải đảm bảo nguyên tắc: Số liệu thanh toán chi tiết theo từng đơn vị bằng phát sinh tài khoản LKB của đơn vị kho bạc đó. Trên toàn địa bàn, tổng số chuyển lệnh thanh toán đi phải khớp đúng với tài khoản 3861 (chi tiết cho các loại lệnh), tổng số nhận lệnh thanh toán về phải khớp đúng với tài khoản 3864 (chi tiết cho các loại lệnh).
2.2.3. Tại Trung tâm thanh toán toàn quốc
Tại trung tâm thanh toán toàn quốc hạch toán các nghiệp vụ để theo dõi:
+ Số lệnh đã nhận và chuyển từ các T3 (kể cả T3 tại Sở giao dịch KBNN) + Tình trạng, kết quả truyền tin, đối chiếu các lệnh thanh toán, điện tra soát với từng trung tâm thanh toán tỉnh.
+ Chi tiết các chênh lệch số liệu thanh toán và kế toán trên toàn quốc.
+ Các số liệu hạch toán phải đảm bảo: Tổng số nhận = Tổng số chưa chuyển + Tổng số đã chuyển.
- Hình thức của hạch toán nghiệp vụ tại trung tâm thanh toán toàn quốc là các bảng kê thanh toán cuối ngày hoặc tại các thời điểm trong ngày theo yêu cầu quản lý và kết xuất thông tin. Các bảng kê thể hiện các nội dung cơ bản của lệnh thanh toán như: tình trạng của từng lệnh chuyển đi và đến, thời gian nhận, thời gian truyền, số lệnh, số tiền, tổng số tiền...
- Hạch toán nghiệp vụ thể hiện đủ thông tin cơ bản về nội dung, tình trạng của từng lệnh thanh toán, làm căn cứ để theo dõi, đối chiếu thanh toán và lập báo cáo thanh toán tháng, quý, năm.
Các thông tin trên được thể hiện trong các bảng kê, báo cáo ngày, tháng, năm, quy định trong chế độ báo cáo của quyết định này.
- Cuối ngày, sau khi kết thúc ngày giao dịch, cán bộ trung tâm thanh toán in các Bảng kê tổng hợp đối chiếu lệnh thanh toán, đảm bảo khớp đúng giữa số nhận và truyền, các chênh lệnh phát sinh phải được xử lý kịp thời theo quy định này.
Trường hợp lý do kỹ thuật không thể xử lý chênh lệch trong ngày, phải in ra các Bảng kê chênh lệch hoặc chưa chuyển để theo dõi và xử lý vào ngày hôm sau.
- Trên phạm vi toàn quốc, trong từng tháng hoặc năm, khi các lệnh thanh toán hình thành được truyền nhận thành công, số liệu trên các bảng kê đi, đến phải đúng với doanh số LKB ngoại tỉnh, nội tỉnh đi, đến; lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có.
Đ. KIỂM SOÁT ĐỐI CHIẾU VÀ XỬ LÝ SAI LẦM I. KIỂM SOÁT ĐỐI CHIẾU