I. YÊU CẦU
1. Kế toán các tài khoản không trong cân đối được hạch toán theo phương pháp ghi đơn (bút toán thống kê) và được phản ánh chi tiết theo từng loại tài sản, từng đơn vị tài sản như: cuốn, tờ, cái, con, hòm, ki lô gam, ...; đơn vị hạch toán theo quy ước là 01 Đồng Việt Nam.
2. Các tài khoản liên quan đến tiền (ngoại tệ, tiền giả, tiền nghi giả, tiền mẫu, ...) được chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng loại mệnh giá.
3. Chứng từ sử dụng là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi và các hoá đơn, chứng từ liên quan khác.
II. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN 1. Kế toán tài sản giữ hộ
a) Căn cứ Biên bản giao nhận tài sản (ghi rõ tình trạng của tài sản giữ hộ), kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9911, 9912, 9913, 9914 (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ Biên bản giao nhận tài sản trước đây đã ký kết với KBNN và các giấy tờ liên quan, kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9911, 9912, 9913, 9914 (chi tiết Mã LTS)
c) Riêng đối với kim loại quý, đá quý giữ đang giữ hộ, nếu có Quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền:
- Trường hợp chuyển sang KBNN quản lý:
+ Căn cứ Quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9914 - Kim loại quý, đá quý giữ hộ (chi tiết Mã LTS) Đồng thời lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9931 - Kim loại quý, đá quý trong kho (chi tiết Mã LTS) Hoặc: Nợ TK 9932 - Kim loại quý, đá quý gửi NH (chi tiết Mã LTS) - Trường hợp Quyết định xử lý tịch thu nộp NSNN:
+ Căn cứ Quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9914 - Kim loại quý, đá quý giữ hộ (chi tiết Mã LTS)
+ Căn cứ Giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền bán kim loại quý, đá quý, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 1132, 1133, …
Có TK 7111 - Thu NSNN 2. Kế toán tài sản tạm giữ chờ xử lý
a) Căn cứ Biên bản giao nhận tài sản tạm giữ chờ xử lý, kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9921, 9922, 9923, 9924 (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kèm Biên bản giao nhận tài sản tạm giữ chờ xử lý trước đây đã ký kết với KBNN, kế toán lập Phiếu xuất kho và ghi (GL):
Có TK 9921, 9922, 9923, 9924 (chi tiết Mã LTS)
Đồng thời hạch toán vào các tài khoản liên quan (tài khoản trong bảng cân đối tài khoản) tuỳ trường hợp cụ thể theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
3. Kế toán kim loại quý, đá quý do KBNN quản lý 3.1. Trường hợp không đánh giá
Trường hợp không đánh giá giá trị tài sản, kế toán thực hiện tương tự như kế toán tài sản giữ hộ hướng dẫn trên.
3.2. Trường hợp đánh giá
a) Căn cứ chứng từ, Biên bản giao nhận tài sản giữa các đơn vị, tổ chức với KBNN, các văn bản liên quan về số kim loại quý, đá quý, kế toán lập Phiếu nhập kho và ghi (GL):
Nợ TK 9931 - Kim loại quý, đá quý trong kho (chi tiết Mã LTS)
Hoặc: Nợ TK 9932 - Kim loại quý, đá quý gửi ngân hàng (chi tiết Mã LTS) Đồng thời ghi (GL):
Nợ TK 1181 - Kim loại quý, đá quý trong kho
Nợ TK 1186, …- Kim loại quý, đá quý gửi ngân hàng, …
Có TK 3941, 3942, 3949, … (giá ghi sổ tại thời điểm hạch toán) b) Căn cứ Quyết định của cấp có thẩm quyền xử lý số kim loại quý, đá quý do KBNN quản lý trên TK Phải trả về tiền, tài sản tạm giữ chờ xử lý kèm Biên bản giao nhận tài sản trước đây đã ký kết với KBNN kèm chứng từ của đơn vị (Giấy nộp tiền vào NSNN, Uỷ nhiệm chi, …), kế toán lập Phiếu xuất kho và ghi:
- Trường hợp chuyển vào thu NSNN, kế toán ghi (GL):
Có TK 9931 - Kim loại quý, đá quý trong kho (chi tiết Mã LTS)
Đồng thời ghi (GL):
Nợ TK 3941, 3942, 3949, … (giá ghi sổ tại thời điểm hạch toán) Có TK 1181 - Kim loại quý, đá quý trong kho
Có TK 1186, …- Kim loại quý, đá quý gửi ngân hàng, …
Và chuyển bán cho Ngân hàng Nhà nước (hoặc Ngân hàng trên địa bàn có chức năng kinh doanh kim khí quý, đá quý): căn cứ Giấy báo Có của Ngân hàng (hoặc số tiền mặt) về số tiền bán kim loại quý, đá quý, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 1112, 1113, …
Có TK 7111 - Thu NSNN
- Trường hợp chuyển trả cho chủ sở hữu, kế toán ghi (GL):
Có TK 9931 - Kim loại quý, đá quý trong kho (chi tiết Mã LTS) Đồng thời tất toán tài khoản của chủ sở hữu và ghi (GL):
Nợ TK 3941, 3942, 3949 (giá đã ghi sổ)
Có TK 1181 - Kim loại quý, đá quý trong kho
Có TK 1186, …- Kim loại quý, đá quý gửi ngân hàng, … 4. Kế toán tiền giả
4.1. Tại KBNN huyện
a) Căn cứ Biên bản thu giữ tiền giả hoặc Biên bản thu giữ tiền nghi giả (trường hợp chưa xác định chính xác là tiền giả hay tiền thật), kế toán lập Phiếu nhập kho ghi (GL):
Nợ TK 9951 - Tiền giả (chi tiết Mã LTS)
Hoặc: Nợ TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ Biên bản giao nhận tiền giả với KBNN tỉnh hoặc với cơ quan Công an, kế toán lập Phiếu xuất kho và ghi (GL):
Có TK 9951 - Tiền giả (chi tiết Mã LTS)
c) Căn cứ Biên bản giao nhận tiền nghi giả với KBNN tỉnh và Phiếu xuất kho chuyển về KBNN tỉnh, kế toán ghi (GL):
Có TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS)
d) Trường hợp KBNN tỉnh xác nhận tiền nghi giả là tiền thật và chuyển trả lại cho KBNN huyện, kế toán xử lý:
- Nhận bằng tiền mặt: căn cứ Biên bản giao nhận tiền, kế toán lập Phiếu thu, ghi (GL):
Nợ TK 1112 - Tiền mặt bằng Đồng Việt Nam
Có TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết người bị thu giữ)
- Nhận qua thanh toán LKB: căn cứ Lệnh chuyển Có phục hồi, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 3856 - LKB đến - LCC
Có TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết người bị thu giữ) e) Kế toán lập Phiếu chi trả lại tiền cho người bị thu giữ và ghi (AP):
Nợ TK TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết người bị thu giữ) Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Đồng thời ghi (AP):
Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Có TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam 4.2. Tại KBNN tỉnh
a) Đối với tiền giả, tiền nghi giả nhận từ KBNN huyện:
- Căn cứ Biên bản giao nhận tiền giả, tiền nghi giả giữa KBNN tỉnh và huyện, kế toán lập Phiếu nhập kho ghi (GL):
Nợ TK 9951 - Tiền giả (chi tiết Mã LTS)
Hoặc: Nợ TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS)
- Trường hợp xác nhận tiền nghi giả là tiền thật, kế toán lập Phiếu xuất kho và ghi (GL):
Có TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS) Đồng thời lập Phiếu thu và ghi (GL):
Nợ TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
Có TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết Mã LTS, Mã ĐVQHNS KBNN huyện)
- Chuyển trả tiền về KBNN huyện:
+ Trường hợp chuyển trả KBNN huyện bằng tiền mặt: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền và Phiếu chi, kế toán ghi (AP):
Nợ TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết Mã LTS, Mã ĐVQHNS KBNN huyện) Có TK TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Đồng thời ghi (AP):
Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Có TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
+ Trường hợp chuyển trả KBNN huyện qua thanh toán LKB, kế toán lập Phiếu chuyển khoản, ghi (GL):
Nợ TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết Mã LTS, Mã ĐVQHNS KBNN huyện) Có TK 3853 - LKB đi - LCC
b) Đối với tiền giả, tiền nghi giả tại KBNN tỉnh
- Căn cứ Biên bản thu giữ tiền giả hoặc Biên bản thu giữ tiền nghi giả (trường hợp chưa xác định chính xác là tiền giả hay tiền thật), kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9951 - Tiền giả (chi tiết Mã LTS)
Hoặc: Nợ TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS)
- Trường hợp xác định tiền nghi giả là tiền thật, kế toán lập phiếu Xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9952 - Tiền nghi giả (chi tiết Mã LTS) + Đồng thời lập Phiếu thu, ghi (GL):
Nợ TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
Có TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết người bị thu giữ)
+ Trả lại tiền cho người bị thu giữ: kế toán lập Phiếu chi và ghi (AP):
Nợ TK 3999 - Phải trả khác (chi tiết người bị thu giữ) Có TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Đồng thời ghi (AP):
Nợ TK 3392 - Phải trả trung gian - AP
Có TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam 5. Kế toán tiền rách nát
a) Căn cứ số tiền rách nát, hư hỏng trong quá trình bảo quản (kể cả tiền rách nát đổi cho khách hàng và thu phí) và đề nghị của phòng (bộ phận) Kho quỹ, kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9961 - Tiền rách nát (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ đề nghị của phòng (bộ phận) Kho quỹ về việc nộp (hoặc đổi) tiền rách, nát cho Ngân hàng (nơi KBNN mở tài khoản giao dịch), kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9961 - Tiền rách nát (chi tiết Mã LTS) Đồng thời lập Phiếu chi, ghi (GL):
Nợ TK 1171 - Tiền đang chuyển bằng đồng Việt Nam
Có TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam - Căn cứ Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi (GL):
Nợ TK 1132, 1133, …
Có TK 1171 - Tiền đang chuyển bằng đồng Việt Nam
- Trường hợp Ngân hàng đổi tiền rách, nát và trả tiền mặt (tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông) cho Kho bạc:
Căn cứ chứng từ thu tiền mặt (Giấy báo có) của Ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu và ghi (GL):
Nợ TK 1112 - Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
Có TK 1171 - Tiền đang chuyển bằng đồng Việt Nam 6. Kế toán tiền mẫu
a) Căn cứ số tiền mẫu nhận từ ngân hàng và Biên bản giao nhận tiền và tài sản, kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9971 - Tiền mẫu (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ đề nghị của phòng (bộ phận) Kho quỹ về việc nộp lại ngân hàng khi Ngân hàng số tiền mẫu khi có văn bản thông báo đình chỉ lưu hành một hay nhiều loại tiền có mệnh giá tiền mặt, kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9971 - Tiền mẫu (chi tiết Mã LTS) 7. Kế toán tiền lưu niệm
a) Căn cứ số tiền lưu niệm nhận từ ngân hàng và Biên bản giao nhận tiền và tài sản, kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi (GL):
Nợ TK 9981 - Tiền lưu niệm (chi tiết Mã LTS)
b) Căn cứ Lệnh xuất tiền lưu niệm của Tổng Giám đốc KBNN, kế toán lập Phiếu xuất kho, ghi (GL):
Có TK 9981 - Tiền mẫu (chi tiết Mã LTS)
CHƯƠNG XII