XUẤT NHẬP KHẨU THUỶSẢN QUẢNG NINH THỜI GIAN QUA
2.3. TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY THỜI GIAN QUA
2.3.1. Giới thiệu công tác nghiên cứu và phát triển thị trường xuất khẩu của công ty
Không giống như những doanh nghiệp kinh doanh các ngành nghề khác, khách hàng của các doanh nghiệp xuất khẩu thuỷ sản Việt Nam không phải là người tiêu dùng cuối cùng ở thị trường nước ngoài mà chính là những nhà nhập khẩu, nhà bán buôn nước ngoài. Do vậy, công tác nghiên cứu và tiếp cận thị trường ở công ty CP XNK thuỷ sản Quảng Ninh tập trung vào nghiên cứu và tìm kiếm khách hàng, nhằm kí kết các hợp đồng ngoại thương, đẩy mạnh hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.
Công tác nghiên cứu và phát triển thị trường của công ty về cơ bản qua những bước sau:
1.Xác định mục tiêu nghiên cứu
2.Tìm hiểu thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu 3.Xúc tiến giao dịch
4.Kí kết và thực hiện hợp đồng 5. Đúc rút kinh nghiệm
Sau đây đi vào nội dung cụ thể:
1-Xác định mục tiêu nghiên cứu
Nhiều người cho rằng nghiên cứu thị trường xuất khẩu chỉ đơn thuần là thu thập thông tin về thị trường đó, nhưng bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định mục tiờu nghiờn cứu. Phải hiểu rừ vỡ sao cần nghiờn cứu thị trường và cần nghiờn cứu vấn đề gì? Bỏ qua hoặc sai lầm trong bước này có thể khiến mọi việc thực hiện sau đó trở nên vô nghĩa.
Tại công ty, nghiên cứu thị trường do phòng kinh doanh đảm nhận dưới sự chỉ đạo phối hợp của Giám đốc công ty. Việc đầu tiên là phải xác định: cần tìm cái gì hay khách hàng của mình là ai?
Công ty xác định thị trường chủ lực của mình là thị trường Nhật Bản, bên cạnh đó, nếu xét trên doanh số bán hàng thì có thể coi thị trường Trung Quốc là một trong các thị trường chính của công ty. Khách hàng của công ty chính là các nhà nhập khẩu, các thương nhân, công ty trong hệ thống phân phối ở nước ngoài, các nhà chế biến…trên cácthị trường đó.
Không chỉ căn cứ trên nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng mà điều quan trọng là phải dựa trên năng lực sản xuất hiện tại của công ty, kết hợp với nhu cầu khách hàng, đưa ra mục tiêu tiếp cận cho phù hợp. Phương châm kinh doanh của các doanh nghiệp ngày nay, nhất là các doanh nghiệp xuất khẩu là “bán cái thị trường cần chứ không phải là bán cái doanh nghiệp có”.
2-Thu thập thông tin
Trong giai đoạn hai cần xác định các thông tin cần quan tâm và cách thu thập hiệu quả nhất. Có hai nguồn dữ liệu có thể sử dụng là số liệu thứ cấp và số liệu sơ cấp:
Những số liệu thứ cấp là thông tin đã có sẵn ở đâu đó và trước đây được thu thập cho các mục tiêu khác.
Những số liệu sơ cấp là thông tin được thu thập lần đầu cho một mục tiêu cụ thể nào đó.
Cũng như hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu thuỷ sản Việt Nam, công ty chủ yếu nghiên cứu thị trường xuất khẩu trên cơ sở thu thập các thông tin thứ cấp. Bởi việc thu thập các nghiên cứu sơ cấp cũng như sử dụng các phương pháp, công cụ nghiên cứu phục vụ việc nghiên cứu sơ cấp vô cùng tốn kém về thời gian, tiền bạc
cũng như đòi hỏi đội ngũ nghiên cứu thị trường phải cực kì am hiểu về nghiên cứu thị trường và marketing. Trong khi đó, nguồn nhân lực của công ty còn hạn chế, nhất là chưa có bộ phận phụ trách marketing riêng mà tất cả đều do phòng kinh doanh đảm nhận công việc. Mặt khác, chi phí cho nghiên cứu sơ cấp là khá lớn, trong khi ngân sách lại khá eo hẹp.
Một điều nữa rất quan trọng cần phải đề cập đến là đặc thù ngành nghề kinh doanh xuất khẩu thuỷ sản, khách hàng của công ty cũng như các doanh nghiệp xuất khẩu thuỷ sản Việt Nam không phải là người tiêu dùng, mà là các cá nhân, tổ chức nước ngoài đặt hàng ở công ty. Chính các công ty này sẽ thực hiện công tác nghiên cứu tại thị trường nước họ, tìm hiểu thói quen, sở thích, thị hiếu của người tiêu dùng, từ đó sẽ thiết kế nên các sản phẩm với đầy đủ tiêu chuẩn quy cách sản phẩm, sau đó đặt hàng tại công ty. Trong trường hợp này, khách hàng là người chủ động trong việc tìm kiếm đối tác-các nhà cung cấp cho mình.
Với nguồn thông tin thứ cấp tương đối phong phú và độ tin cậy có thể đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu, công ty sử dụng phương pháp nghiên cứu thứ cấp, xuất phát điểm từ các số liệu thứ cấp với ưu điểm là rẻ tiền và dễ kiếm. Các nguồn thông tin thứ cấp mà công ty sử dụng là:
-Hệ thống báo cáo nội bộ:
Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều có hệ thống báo cáo nội bộ, phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó:
+Ý kiến phản hồi của khách hàng
+Các báo cáo nghiên cứu thị trường trước đây
lá những tài liệu có thể sử dụng để phục vụ cho công tác tiếp cận thị trường của công ty. Đây là nguồn dữ liệu gần gũi nhất, dễ có nhất.
-Các nguồn thông tin sẵn có ngoài thị trường:
Các thông tin về khách hàng nước ngoài có thể thu thập được thông qua:
+Dữ liệu công bố chính thức của các cơ quan chức năng như Niên giám thống kê.
+Các kết quả điều tra, nghiên cứu, các bài báo được đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Các tạp chí ấn phẩm chuyên ngành về marketing, các tạp chí chuyên ngành thuỷ sản…
+Thông tin từ Bộ thương mại, Hiệp hội chế biến thuỷ sản +Mạng internet.
-Kinh nghiệm:
Cùng với sự phát triển của công ty, các nhân viên kinh doanh đã tích luỹ được những kinh nghiệm trong công việc cũng như có những phán đoán, dự báo về thị
trường trong ngắn hạn tương đối chính xác. Tuy nhiên nếu việc ra quyết định chỉ dựa trên trực giác và kinh nghiệm thì sẽ trở nên rất rủi ro vì thị trường luôn biến động và phát triển không ngừng. Vì thế kinh nghiệm chỉ để bổ trợ, khẳng định thêm cho việc ra quyết định trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu về khách hàng.
Trong số các nguồn thông tin kể trên, internet là nguồn thông tin vô cùng rộng lớn và phong phú, chứa đựng các thông tin về các khách hàng cũng như nhu cầu hiện tại của khách hàng về sản phẩm. Thời đại thương mại điện tử đang diễn ra một cách nhanh chóng, các thông tin được cập nhật liên tục, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của mọi người, đặc biệt là của đội ngũ các doanh nghiệp. Bên cạnh các văn bản truyền thống, những cơ quan hỗ trợ thông tin xuất khẩu như Bộ thương mại, Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, Hiệp hội chế biến thuỷ sản, Cổng thương mại điện tử Việt Nam (ECVN) cung cấp các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp trên các website của mình, điều này làm giảm bớt được nhiều thời gian và chi phí, đem lại hiệu quả cao, hỗ trợ đắc lực không chỉ cho công ty mà cho toàn ngành xuất khẩu thuỷ sản.
Ý thức được tầm quan trọng của việc thu thập các thông tin nên công ty rất chú trọng đến việc thu thập và lưu trữ các thông tin có liên quan các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng, ngay cả khi chưa cần đến.
c-Xúc tiến giao dịch
Hoạt động xúc tiến giao dịch giữ một vai trò quan trọng trong quá trình tiếp cận thị trường. Những thông tin tìm hiểu về khách hàng ở giai đoạn trước sẽ giúp cho việc xúc tiến giao dịch được nhanh chóng hơn. Với những khách hàng mà công ty có địa chỉ liên lạc cụ thể, phòng kinh doanh tiến hành gửi thư trực tiếp, điện thoại, hoặc thông qua internet để giới thiệu về công ty và các sản phẩm xuất khẩu thuỷ sản của công ty.
Nếu khách hàng có nhu cầu, họ sẽ gửi thư hỏi hàng (Inquyri) đến công ty, thường bằng email với mục đích nhận báo giá với các thông tin đầy đủ vể loại hàng, giá cả, thanh toán…
Công ty sẽ gửi lại đơn chào hàng cho khách hàng (Offer) thông báo những điều khoản có trong thư hỏi hàng như tên hàng, số lượng, quy cách, giá cả, thanh toỏn, giao hàng…Nội dung của thư chào hàng thường ngắn gọn, thể hiện rừ ý định bán hàng của công ty.
Sau khi xem xét, nếu đồng ý với những điều khoản trong thư chào hàng, khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng (Order) cho công ty, còn nếu chưa hoàn toàn chấp nhận người mua sẽ viết thư hoàn giá (Counter-Order) để mặc cả lại và đưa ra đề nghị mới.
Tuỳ vào tính chất thương vụ và mối quan hệ giưa hai bên mà các công đoạn xúc tiến giao dịch trước khi đi đến kí kết hợp đồng nhiều hay ít, có tốn nhiều thời gian hay không. Sau nhiều lần hoàn giá, một trong hai bên sẽ gửi thư chấp nhận (Acceptance) và đi đến thoả thuận kí kết hợp đồng ngoại thương.
Nhưng không phải là khách hàng nào công ty cũng có trong tay địa chỉ liên lạc, chính vì vậy việc quảng cáo, đưa tên tuổi của công ty đến với các nhà nhập khẩu nước ngoài nhiều hơn là việc rất cần thiết. Không thể thụ động ngồi một chỗ chờ khách hàng đến với mình mà các doanh nghiệp phải tìm đến với khách hàng, làm cho họ biết đến mình, tín nhiệm mình, nâng cao uy tín của công ty. Công ty khá tích cực trong việc tham gia các Hội chợ khách hàng như Hội chợ Thuỷ sản Nhật, Hội chợ Thuỷ sản Đan Mạch…; đầu tư quảng cáo tên tuổi trên các website chuyên ngành như website của Trung tâm tin học Bộ thủy sản, đồng thời là hội viên của Hiệp hội chế biến và xuất khẩu thuỷ sản Việt Nam (VASEP)... Việc quảng bá tên tuổi của công ty thúc đẩy hiệu quả kinh doanh, nhiều khách hàng có nhu cầu thông qua đó chủ động tìm đến công ty hợp tác làm ăn.
d-Kí kết và thực hiện hợp đồng
Mỗi quốc gia đều có nét khác nhau về văn hoá, lối sống cũng như tập quán kinh doanh, chính vì vậy các bên cần tìm hiểu kĩ về văn hoá của nhau để có phương án kinh doanh thích hợp, tránh sai lầm đáng tiếc.
Sau khi tiếp cận thị trường và tìm kiếm khách hàng, công tác xuất khẩu của công ty bao gồm những nội dung sau:
1.Đàm phán, kí kết hợp đồng 2.Chuẩn bị đầu khâu thanh toán 3.Chuẩn bị hàng hoá
4.Kiểm tra hàng xuất khẩu 5.Thuê phương tiện 6.Làm thủ tục hải quan 7.Giao hàng
8.Thanh toán
9.Khiếu nại nếu có và thanh lý hợp đồng.
Sau đây đi vào một số nội dung cụ thể:
v.1.Đàm phán, kí kết hợp đồng
Việc đàm phán giữa công ty và khách hàng về các điều khoản như số lượng hàng hoá, tên hàng, giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng, cách thức thanh toán,…sẽ được thoả thuận thông qua điện thoại, email, fax, trong một số ít trường hợp mới có gặp gỡ trực tiếp.
Sau khi đàm phán, hai bên đưa ra Proforma Invoice, trong đó nêu một cách ngắn gọn và vắn tắt những nội dung chủ yếu về tên hàng, số lượng, chất lượng.
Khách hàng sau khi xem xét sẽ lập ra Perchase Order hoặc Sales Contract gửi tới công ty để hai bên kí kết và gửi lại bằng fax cho nhau.
Trong Sales Cotract cần quy định cỏc điều khoản một cỏch cụ thể, rừ ràng, tránh gây hiểu lầm hoặc tạo ra nhiều kẽ hở trong hợp đồng, tạo điều kiện cho các bên cố tình thực hiện sai hợp đồng, gây ra tổn thất không đáng có.
Việc giao dịch như trên được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thuỷ sản. Do phần lớn các khách hàng là quen biết nên việc giao dịch như vậy sẽ rút ngắn thời gian, giảm chi phí, hợp đồng nhanh chóng được kí kết và thực hiện.
v2.Chuẩn bị đầu khâu thanh toán
Việc chuẩn bị đầu khâu thanh toán chỉ thực hiện nếu hai bên thoả thuận thanh toán bằng phương thức L/C. Công ty sẽ yêu cầu khách hàng mở L/C theo đúng nội dung của hợp đồng ngoại thương, L/C sẽ được gửi đến công ty qua ngân hàng thông báo làm cở sở xác nhận cho việc thanh toán sau này. Việc mở L/C được thực hiện càng sớm càng tốt vì công ty có thể dùng L/C thế chấp ngân hàng lấy vốn để chuẩn bị hàng hoá.
v3.Chuẩn bị hàng hoá
Trên cơ sở hợp đồng kí kết, phòng kinh doanh lập ra đơn hàng nội bộ gửi tới bộ phận thu mua, bộ phận sản xuất, phòng kế toán tài vụ để các bộ phận này nắm bắt, triển khai công việc. Có thể nói việc đáp ứng đơn hàng cũng như hiệu quả xuất khẩu như thế nào phụ thuộc rất lớn vào giai đoạn này.
Nội dung của đơn hàng nội bộ bao gồm:
-Khách hàng -Tên hàng
-Số lượng, quy cách sản phẩm -Cách đóng gói, bao bì, kí mã hiệu -Thời hạn giao hàng.
Căn cứ trên các thông tin hiện tại về đơn hàng, lượng dự trữ, nguyên liệu, quản đốc phân xưởng sẽ lập nên kế hoạch sản xuất, triển khai tới các đơn vị cụ thể.
Trong quỏ trỡnh chế biến luụn cú sự kiểm tra, kiểm soỏt, theo dừi tiến độ từ phía phòng kinh doanh, đội HACCP nhằm nhận diện và xoá bỏ các mối nguy trong quá trình làm hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt các tiêu chuẩn đề ra. Hàng hoá sau khi được làm và kiểm tra hoàn tất sẽ được lưu kho chờ ngày xuất hàng.
v4.Kiểm tra hàng xuất khẩu
Việc kiểm tra hàng hoá được thực hiện trước khi tiến hành xuất kho giao cho phương tiện vận tải. Thông thường công ty lấy mẫu gửi cho NAIFIQAVED để kiểm tra về vi sinh, kháng sinh và cơ quan này sẽ gửi lại cho công ty giấy chứng nhận kết quả có đạt hay không (Health Certificate). Đây là một trong những giấy tờ quan trọng trong bộ chứng từ xuất khẩu của công ty.
v5.Thuê phương tiện vận tải
Cùng với quá trình làm hàng, phòng kinh doanh tiến hành thuê phương tiện vận tải:
+Thuê xe chở hàng nội địa +Thuê container đóng hàng +Thuê tàu/máy bay vận chuyển
Việc thuê phương tiện vận tải hiện nay tương đối dễ dàng, ngày càng xuất hiện nhiều các công ty vận tải trong nước và quốc tế. Các nhà vận tải và giao nhận này đã chủ động liên hệ với công ty để chào giá và cung cấp lịch xuất hành. Sự cạnh tranh giữa các hãng vận tải làm cho giá cả rẻ hơn, phục vụ tốt hơn.
Một số hãng và đại lý vận tải công ty thường liên hệ:
1. Công ty vận tải quốc tế Miền Bắc 2. Công ty VOSA
3. Công ty Wanhai 4. China Shipping 5. Hyundai
6. Germartrans 7. Marsk 8. K’Line
9. Vietnam Airline 10. Pacific Airline
Mối quan hệ rộng rãi với các hãng, các đại lý giao nhận giúp công ty linh động trong việc thuê phương tiện vận chuyển hàng hoá, thực hiện giao hàng đúng tiến độ cũng như tiết kiệm chi phí lưu thông.
v6.Làm thủ tục hải quan
Cũng như đa phần các hàng hoá khác của Việt Nam, hàng thuỷ sản chế biến khi xuất khẩu không phải chịu thuế xuất khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước ta. Trước khi xuất hàng, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ đến chi cục Hải quan thành phố nơi sẽ xuất hàng để hoàn tất thủ tục. Sau khi khai báo vào sổ khai báo, hải quan sẽ chỉ định một công chức hải quan thụ lý hồ sơ, toàn
bộ hồ sơ phải được nộp chậm nhất là 8 giờ trước khi tàu xuất cảnh. Do công ty là một đơn vị có uy tín lâu năm nên thủ tục hải quan được giải quyết nhanh gọn.
v7.Giao hàng
Hàng được đóng lên container tại kho của công ty dưới sự giám sát của nhân viên công ty, không cần kiểm hoá hải quan như trước. Container được niêm phong kẹp chì sau khi hàng được đóng đầy đủ và chở đến tập kết tại bãi container. Trường hợp hàng không chứa đầy container, công ty sẽ chuyển hàng đến bãi để đóng cùng với các chủ hàng khác nhưng không muộn hơn 8 giờ trước khi hàng chất lên tàu.
Sau khi hàng được bốc lên tàu, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ nhận được biên lai thuyền phó (Master’s receipt) và sẽ đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn sạch (Clean on board) sau khi thanh toán hoặc xác nhận thanh toán cước phí vận tải.
v8.Thanh toán
Hai bên thường thoả thuận thanh toán bằng L/C hoặc T/T. Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, nhân viên xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ cho ngân hàng yêu cầu thanh toán (với hình thức L/C) hoặc gửi bộ chứng từ cho khách hàng và chờ khách hàng gửi tiền thanh toán cho mình (với hình thức T/T).
* Bộ chứng từ thanh toán L/C gồm có:
-Hoá đơn thương mại-Commercial Invoice -Vận đơn-Bill of Lading hoặc AWB -Phiếu đóng gói-Packing List
-Bảng kê chi tiết hàng hoá-Specification
-Giấy chứng nhận chất lượng-Health of certificate -Giấy chứng nhận xuất xứ-Certificate of Origin -Tờ khai hải quan xuất khẩu
*Bộ chứng từ thanh toán TTR gồm có:
-Hóa đơn thương mại -Vận đơn
-Phiếu đóng gói
-Giấy chứng nhận chất lượng -Giấy chứng nhận xuất xứ
v9.Khiếu nại (nếu có) và thanh lý hợp đồng
Khi khách hàng nhận được hàng hoá và phát hiện những sai sót nào đó đối với sản phẩm thì họ sẽ thông báo cho công ty để hai bên tim cách giải quyết.
Sau khi việc giao hàng và giải quyết khiếu nại (nếu có) của khách hàng đã hoàn tất thì phòng kinh doanh tiến hành thanh lý hợp đồng.