3.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI NGÂN SÁCH XÃ
3.2.2. Chấp hành dự toán ngân sách xã
3.2.2.1. Căn cứ để chấp hành dự toán ngân sách xã Căn cư chấp hành dự toán là:
- Dự toán ngân sách xã và phương án phân bổ ngân sách xã cả năm đã được HĐND xã quyết định.
- Phân bổ dự toán chi tiết của UBND xã dự kiến chi đầu tư cho các dự án, chi thường xuyên theo Loại, Khoản của Mục lục NSNN gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ thanh toán và kiểm soát chi.
Việc phân bổ chi ngân sách xã cần đảm bảo nguyên tắc: Tổng số giao cho các bộ phận không vượt quá tổng số chi đã được HĐND cấp xã quyết định theo ngành lĩnh vực.
- UBND xã gửi dự toán chi ngân sách xã cho KBNN nơi giao dịch.
3.2.2.2. Chấp hành dự toán chi
Chi ngân sách xã gồm chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Giữa hai khoản có quy trình thực hiện chi khác nhau:
Chấp hành các khoản chi thường xuyên:
- Căn cứ để thực hiện chi là dự toán chi cả năm đã được UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi thường xuyên ngân sách xã theo từng Khoản của mục lục NSNN thông báo cho các đơn vị thuộc xã được ngân sách đảm bảo hoặc hỗ trợ kinh phí.
114
- Yêu cầu:
+ Chi đúng dự toán được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đúng mục đích, đối tượng và tiết kiệm, có hiệu quả.
+ Chấp hành đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và quyết toán sử dụng kinh phí với UBND xã và công khai kết quả thu, chi tài chính.
Trách nhiệm của công chức tài chính kế toán xã:
+ Thẩm tra nhu cầu sử dụng kinh phí của các đơn vị, và trình Chủ tịch xã ký thủ tục chi ngân sách (giấy rút dự toán hoặc lệnh chi tiền) theo quy định.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi ngân sách, sử dụng tài sản của các bộ phận, phát hiện và báo cáo đề xuất kịp thời Chủ tịch UBND xã về những vi phạm chế độ, tiêu chuẩn định mức để có biện pháp thực hiện mục tiêu và tiến độ quy định.
Trách nhiệm của Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền quyết định chi:
+ Việc quyết định chi phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán được phê duyệt và người ra quyết định chi phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình, nếu chi sai phải bồi hoàn cho công quỹ và tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm còn bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Nguyên tắc chi thường xuyên:
Việc thực hiện chi thường xuyên phải đảm bảo các điều kiện:
1) Đã được ghi trong dự toán được giao, trừ trường hợp dự toán và phân bổ dự toán chưa được cấp có thẩm quyền quyết định và chi từ nguồn tăng thu, nguồn dự phòng ngân sách;
2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định;
3) Được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
4) Các khoản chi thuộc loại đấu thầu, thẩm định giá thì phải thực hiện các thủ tục đấu thầu và thẩm định giá theo quy định.
Việc chấp hành các khoản chi thường xuyên của ngân sách phải căn cứ vào tiến độ thực hiện chuyên môn, thực hiện chế độ, căn cứ vào dự toán chi cả năm.
Trường hợp không đủ nguồn chi trả, thì sắp xếp các yêu cầu chi theo thứ tự ưu tiên. Trước hết ưu tiên chi trả các khoản tiền lương, phụ cấp của cán bộ xã; tiếp đến là các khoản chi cho các hoạt động, chi sự nghiệp không thể trì hoãn được,…
Đối với các khoản chi như công tác phí, tổng kết, hội nghị…, UBND xã có thể tạm ứng ở KBNN để chi theo chế độ quy định. Khi có chứng từ hợp lệ, lập bảng kê chứng từ chi kèm theo đề nghị thanh toán kèm thủ tục làm cơ sở chi ngân sách xã tại KBNN.
Khi rút dự toán các khoản chi thường xuyên, Kế toán xã lập chứng từ trình Chủ tịch xã hoặc người được uỷ quyền ký gửi KBNN nơi giao dịch và kèm theo các
115
tài liệu cần thiết theo quy định của pháp luật. Trên chứng từ phải ghi cụ thể, đầy đủ Chương, Khoản, Tiểu mục theo quy định của Mục lục NSNN, kèm theo Bảng kê chứng từ chi; đối với các khoản chi lớn phải kèm theo tài liệu chứng minh. Trường hợp thanh toán một lần có nhiều đối tượng thì lập thêm Bảng kê chi, chi tiết theo Mục lục NSNN.
5) Trường hợp thật cần thiết phải tạm ứng cho nhiệm vụ chi (như tạm ứng công tác phí, ứng tiền trước cho khách hàng, cho nhà thầu theo hợp đồng, chuẩn bị hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ…), thì được tạm ứng để chi, nhưng trên chứng từ chi ngân sách xã ghi số tiền cần tạm ứng chi tiết theo Tiểu mục đối với các Khoản đã rõ nội dung, trường hợp chưa rõ nội dung thì ghi Tiểu mục khác. Khi thanh toán tạm ứng phải có đủ chứng từ hợp lệ, Kế toán xã phải lập Bảng kê chứng từ chi và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi KBNN nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách theo đúng Tiểu mục thực chi.
- Các khoản thanh toán ngân sách xã qua KBNN cho các đối tượng có tài khoản giao dịch ở KBNN hoặc ở ngân hàng phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (trừ trường hợp khoản chi nhỏ có thể thanh toán bằng tiền mặt). Khi thanh toán bằng chuyển khoản, sử dụng chứng từ chi ngân sách xã bằng chuyển khoản.
Đối với các khoản chi từ các nguồn thu được giữ lại tại xã, Kế toán xã phối hợp với KBNN định kỳ trình Chủ tịch UBND thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi vào ngân sách xã; khi làm thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi phải kèm theo Bảng kê chứng từ thu và Bảng kê chứng từ chi theo đúng chế độ quy định.
Trong quản lý chi thường xuyên cũng xuất hiện nhiều tình huống phải xử lý như: (i) Sai lệch hồ sơ, sai lệch dự toán; (ii) Số yêu cầu thanh toán lớn hơn tồn quỹ;
và (iii) Nhiệm vụ chi ngân sách đã được UBND duyệt gửi KBNN, do yếu tố khách quan chưa thực hiện chi được…, thì công chức tài chính - kế toán xã phải kiểm tra, rà soát và tham mưu cho Chủ tịch xã xử lý từng trường hợp theo quy định.
Thực hiện chi đầu tư phát triển:
Chi đầu tư phát triển của ngân sách xã thực hiện theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng; Thông tư số 75/2008/TT-BTC ngày 28/8/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý vốn đầu tư thuộc ngân sách xã, trong đó lưu ý:
Về nguồn vốn đầu tư:
- Vốn ngân sách nhà nước, bao gồm: vốn ngân sách xã chi cho các dự án đầu tư; vốn bổ sung có mục tiêu của NSNN cấp trên cho các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền phê duyệt quyết định dự án đầu tư của UBND xã; các khoản đóng góp theo nguyên tắc tự nguyện của nhân dân trong xã cho từng dự án đầu tư cụ thể, do HĐND xã thông qua và được đưa vào nguồn thu của ngân sách xã.
- Các khoản đóng góp tự nguyện và viện trợ không hoàn lại của các tổ chức, cá nhân (trong và ngoài nước) để đầu tư cho các dự án đầu tư do xã quản lý được thực hiện như sau:
116
+ Trường hợp đóng góp bằng tiền: UBND xã thực hiện thu và nộp vào tài khoản của ngân sách xã mở tại KBNN.
+ Trường hợp đóng góp bằng hiện vật: Đối với khoản đóng góp bằng vật tư, công lao động tự nguyện của nhân dân trong xã: căn cứ vào số lượng vật tư, công lao động do người dân đóng góp, giá cả vật tư, giá ngày công lao động tại địa phương, UBND xã xác định giá trị (bằng tiền Việt Nam) để ghi thu nguồn vốn đầu tư và ghi chi cho dự án đầu tư.
Đối với khoản đóng góp bằng hiện vật của tổ chức, cá nhân khác để đầu tư cho xã: UBND xã thành lập Hội đồng xác định giá trị hiện vật (bằng tiền Việt Nam) để giao cho Chủ đầu tư quản lý; đồng thời ghi thu dự án đầu tư và ghi chi cho dự án đầu tư. Hội đồng xác định giá trị hiện vật do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định thành lập; thành viên gồm đại diện Chính quyền, Đoàn thể trong đơn vị cấp xã và Ban giám sát đầu tư của cộng đồng.
- Về xin cấp mã số dự án đầu tư (theo quy định Quyết định số 90/2007/QĐ- BTC ngày 26/10/2007 và Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/7/2008 của Bộ Tài chính về mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách).
Về lập kế hoạch vốn đầu tư:
- Việc lập kế hoạch vốn đầu tư của Uỷ ban nhân dân xã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 60. Kế hoạch vốn đầu tư phải đảm bảo các nội dung sau:
+ Tổng số vốn đầu tư trong năm, chia theo từng dự án đầu tư và từng nguồn vốn.
+ Các kiến nghị (nếu có).
- Kế hoạch vốn đầu tư của xã sau khi được HĐND xã thông qua, được gửi đến phòng Tài chính - Kế hoạch huyện.
Về thông báo kế hoạch vốn đầu tư:
Căn cứ vào kế hoạch vốn đầu tư năm được HĐND xã thông qua; trên cơ sở các nguồn thu của ngân sách xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã quyết định thông báo kế hoạch vốn đầu tư, đồng thời gửi KBNN để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán vốn cho dự án đầu tư.
3.2.2.3. Xử lý ngân sách cuối năm
Ngân sách năm nào được sử dụng trong năm đó. Tuy nhiên, hết năm ngân sách không phải mọi nhiệm vụ chi đều được hoàn thành, mà phải cần tiếp tục thực hiện trong nhưng năm sau, vì vậy cần phải tuân thủ quy định xử lý ngân sách cuối năm theo quy định.
Thời hạn chi, tạm ứng ngân sách
Thời hạn chi, tạm ứng ngân sách (kể cả tạm ứng vốn đầu tư xây dựng cơ bản), được thực hiện chậm nhất đến hết ngày 31/12.
117
Thời hạn gửi hồ sơ, chứng từ đến KBNN nơi giao dịch chậm nhất đến hết ngày 30/12.
Trường hợp đã có khối lượng, công việc thực hiện đến hết ngày 31/12:
+ Thời hạn chi đến hết ngày 31/01 năm sau;
+ Thời hạn gửi hồ sơ, chứng từ chi ngân sách đến KBNN nơi giao dịch chậm nhất đến hết ngày 25/01 năm sau.
Xử lý số dư tài khoản tiền gửi
Số dư tài khoản tiền gửi kinh phí ngân sách cấp, UBND xã quản lý đến hết ngày 31/12 được xử lý như sau:
- Số dư tiền gửi thuộc ngân sách xã: Được sử dụng đến hết ngày 31/12 năm sau, nếu hết ngày 31/01 năm sau vẫn còn thì được chuyển sang năm sau sử dụng tiếp theo chế độ.
- Số dư tài khoản tiền gửi kinh phí chi hộ: Được xử lý theo quy định của cấp có thẩm quyền về uỷ nhiệm khoản chi hộ đó, hoặc nộp lại cấp ngân sách đã uỷ quyền, hoặc được tiếp tục sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Xử lý số dư dự toán ngân sách
Hết ngày 31 tháng 01 năm sau, dự toán ngân sách giao cho đơn vị, dự án, công trình chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa hết gọi là số dư dự toán. Số dư dự toán được xử lý như sau:
a) Các trường hợp được xét cho chuyển số dư dự toán sang năm sau:
- Các trường hợp này bao gồm:
+ Các nhiệm vụ chi được bổ sung vào quý IV.
+ Các nhiệm vụ chi khắc phục dịch bệnh, hoả hoạn, thiên tai (đê, kè, cống, các công trình thuỷ lợi vượt lũ, thoát lũ, khu trú bão cho tàu thuyền đánh cá, các dự án đảm bảo an toàn giao thông, trường học, bệnh viện...).
+ Vốn đối ứng các dự án ODA, viện trợ không hoàn lại.
+ Vốn đầu tư của các dự án đầu tư xây dựng cơ bản khác đảm bảo các điều kiện.
+ Các trường hợp cần thiết khác.
- Vốn đầu tư của các dự án đầu tư XDCB: được xem xét, quyết định cho chi tiếp vào năm sau phải đảm bảo các điều kiện sau:
+ Các dự án được bố trí để mua sắm thiết bị nhập khẩu, đã đấu thầu, ký hợp đồng, mở L/C, đặt cọc hoặc thanh toán một phần tiền theo hợp đồng nhưng hàng không về kịp để thanh toán đúng thời gian quy định.
+ Các dự án được bố trí đủ vốn theo quyết định đầu tư đã phê duyệt để hoàn thành đưa vào sử dụng (dự toán năm tiếp theo không bố trí vốn).
118
+ Các dự án bố trí vốn đền bù, giải phóng mặt bằng mà phương án và dự toán đền bù, giải phóng mặt bằng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Thủ tục xét chuyển số dư dự toán thực hiện như sau:
UBND cấp xã sau khi rà soát theo quy định trên cho phép chuyển nguồn sang năm, thì phải có văn bản gửi KBNN nơi giao dịch chậm nhất đến hết ngày 15/02 năm sau.
- Việc thực hiện chuyển số dư dự toán sang ngân sách năm sau được thực hiện như sau:
+ Trường hợp được chuyển: Căn cứ văn bản của UBND cấp xã cho phép chuyển, KBNN nơi giao dịch thực hiện chuyển số dư dự toán ngân sách năm trước sang dự toán ngân sách năm sau.
- Hết ngày 15/3 năm sau, các trường hợp không có văn bản được phép chuyển, thì số dư dự toán bị huỷ bỏ.
b) Các trường hợp được chuyển đương nhiên (không phải xét chuyển) - Các trường hợp này bao gồm:
+ Kinh phí quản lý hành chính giao tự chủ đối với các địa phương đã thực hiện thi điểm chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cấp xã;
+ Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương;
+ Các khoản kinh phí khác được phép tiếp tục sử dụng theo chế độ quy định.
- Việc chuyển số dư dự toán của các trường hợp đương nhiên chuyển được thực hiện như sau:
+ Chậm nhất đến hết ngày 10 tháng 02 năm sau, UBND cấp xã đối chiếu số dư dự toán.
+ Căn cứ kết quả đối chiếu số dư dự toán, KBNN nơi giao dịch có trách nhiệm thực hiện chuyển số dư dự toán sang năm sau và có báo cáo gửi UBND cấp xã.
c) Số dư tại cấp ngân sách được chuyển sang năm sau - Các trường hợp bao gồm:
+ Dự phòng, dự toán chưa phân bổ (nếu có), và phải có nhiệm vụ chi mà chưa kịp phân bổ
+ Số tăng thu so dự toán của các cấp ngân sách phải có phương án sử dụng được duyệt thì được chuyển sang dự toán ngân sách năm sau.
UBND có văn bản gửi KBNN nơi giao dịch đề nghị chuyển nguồn sang năm sau để chi tiêu tiếp theo quy định.
- Trách nhiệm chuyển nguồn sang năm sau:
119
KBNN nơi giao dịch thực hiện chuyển số dư dự toán như trường hợp phải xét chuyển.
Thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách và Xử lý số dư tạm ứng sau thời gian chỉnh lý quyết toán
- Hết ngày 31/12, các khoản tạm ứng, nếu chưa thanh toán, thì được tiếp tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán và hạch toán, quyết toán vào ngân sách năm trước.
- Đơn vị sử dụng ngân sách (gồm cả chủ đầu tư) có trách nhiệm thanh toán số tạm ứng với KBNN trước khi hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách.
- KBNN các cấp có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị thanh toán tạm ứng kinh phí theo thời hạn quy định.
Sau 31/01 năm sau, số tạm ứng còn lại gọi là số dư tạm ứng được xử lý như sau:
a) Các trường hợp được đương nhiên chuyển - Các loại này bao gồm:
+ Kinh phí quản lý hành chính giao tự chủ đối với các địa phương đã thực hiện thí điểm chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cấp xã.
+ Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương;
+ Các khoản kinh phí khác được phép tiếp tục sử dụng theo chế độ quy định.
- Quy trình xét chuyển đối với các trường hợp đương nhiên:
Chậm nhất đến hết ngày 10/02 năm sau, UBND xã đối chiếu số dư tạm ứng với KBNN nơi giao dịch theo Biểu số 03/ĐVDT, Thông tư 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008.
- Căn cứ kết quả đối chiếu số dư tạm ứng, KBNN nơi giao dịch:
+ Hạch toán giảm tạm ứng năm trước, tăng tạm ứng năm sau;
+ Đồng thời thực hiện chuyển số dư dự toán ngân sách năm trước (tương ứng với số dư tạm ứng) sang dự toán ngân sách năm sau.
- KBNN lập báo cáo chi tiết gửi UBND cấp xã theo quy định b) Số phải xét chuyển
- Gồm: Các trường hợp còn lại.
- Thủ tục xử lý:
UBND cấp xã rà soát nếu cho pháp chuyển sang năm sau thì phải có văn bản gửi KBNN nơi giao dịch chậm nhất hết ngày 15/02 năm
- Hạch toán đối với trường hợp được chuyển: