6.2. GIAO DỊCH CHI NGÂN SÁCH XÃ QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
6.2.2. Chi thường xuyên của ngân sách xã
- Phân bổ và nhập dự toán : căn cứ dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ dự toán chi ngân sách cấp xã được Hội đồng nhân dân quyết định, Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện phân bổ dự toán chi ngân sách cấp xã, trong đó đối với dự toán chi thường xuyên phân bổ chi tiết đến loại, khoản của Mục lục ngân sách nhà nước theo quy định, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch (01 bản) làm căn cứ nhập vào Tabmis (hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc) và thanh toán, kiểm soát chi theo quy định. Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bản dự toán do Uỷ ban nhân dân cấp xã gửi đến trước khi thực hiện nhập vào Tabmis.
- Thời gian gửi dự toán đến KBNN trước 31/12 năm trước.
- Trường hợp xã chưa có dự toán, KBNN thực hiện tạm cấp.
2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi:
Các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi là các định mức chi tiêu NSNN, trong đó có ngân sách xã do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để làm cơ sở cho các cơ quan nhà nước, trong đó có KBNN thực hiện kiểm soát chi NSNN (hình dung nó như 1 thước đo để căn khoản chi đúng hoặc sai). Cơ quan nhà nước có thẩm quyền bao gồm Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính, các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp có thu.
Các loại định mức: Thông thường có 3 loại định mức chính sau:
251
(1) Các loại định mức chung do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính ban hành, cụ thể:
+ Chính phủ quyết định những chế độ chi ngân sách quan trọng, phạm vi ảnh hưởng rộng, liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội của cả nước như chế độ tiền lương; trợ cấp xã hội; chế độ người có công với cách mạng.
+ Thủ tướng Chính phủ quyết định các chế độ, tiêu chuẩn, định mức thực hiện thống nhất trong cả nước; một số loại chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu để phù hợp với đặc điểm địa phương, Thủ tướng Chính phủ quy định khung và HĐND tỉnh quy định định mức chi cụ thể.
+ Bộ Tài chính quyết định chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách đối với ngành, lĩnh vực sau khi thống nhất với các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực; trường hợp không thống nhất thì báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, cho ý kiến trước khi quyết định.
(2) Các loại định mức sử dụng trong phạm vi địa phương: Cụ thể, HĐND tỉnh quyết định chế độ chi ngân sách đối với một số nhiệm vụ chi có tính chất đặc thù phù hợp với đặc điểm thực tế của địa phương. Riêng chế độ có tính chất tiền lương, tiền công, phụ cấp trước khi quyết định phải xin ý kiến của các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực.
(3) Định mức do các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chế độ tự chủ tài chính và đơn vị sự nghiệp có thu ban hành.
Đối với những khoản chi chưa có tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu thì KBNN thực hiện kiểm soát chi theo dự toán đã được phê duyệt.
3) Đã được quyết định chi:
- Thẩm quyền quyết định chi: Thông thường người quyết định chi phải là thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền (thường là phó thủ trưởng đơn vị): Những người này ta gọi chung là chủ tài khoản của đơn vị. Trong trường hợp đối với xã, thì người quyết định chi là Chủ tịch xã hoặc người được uỷ quyền (các phó chủ tịch xã), người được uỷ quyền phải đăng ký mẫu dấu chữ ký tại KBNN nơi giao dịch.
- Hình thức quyết định chi: trường hợp xã rút dự toán tại KBNN thì hình thức quyết định chi là giấy rút dự toán NSNN, trường hợp xã dùng lệnh chi tiền để hỗ trợ ngân sách cho các đơn vị với tư cách là một cấp ngân sách thì hình thức quyết định chi là Lệnh chi tiền.
4) Có đủ các hồ sơ, chứng từ có liên quan:
a. Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được được cấp có thẩm quyền phân bổ.
- Xã thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP gửi Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý tài sản công của đơn vị.
b. Hồ sơ tạm ứng:
252
Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách trong trường hợp chưa có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng để thanh toán theo tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp được thanh toán bằng tiền mặt...): Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi KBNN một trong các chứng từ sau: thông báo thu tiền của đơn vị cung cấp dịch vụ; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền;
Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
c. Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển khoản tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đủ điều kiện thanh toán.
- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi như trường hợp thanh toán trực tiếp. Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi khác).
d. Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
(1) Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Chi lương: Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương (gửi một lần đầu). Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có phát sinh).
+ Chi thuê mướn lao động (bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút): Bảng kê các các hợp đồng lao động có xác nhận của thủ trưởng đơn vị.
253
(2) Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn:
+ Chi thông tin, tuyên truyền liên lạc: Thông báo thu tiền của cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn thu tiền, hóa đơn cung cấp dịch vụ của đơn vị.
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí.
+ Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán chi phí hội nghị.
+ Chi phí thuê mướn: tùy theo tính chất từng khoản chi, hồ sơ thanh toán gồm hợp đồng thuê mướn, biên bản nghiệm thu, hoá đơn tài chính.
+ Chi nghiệp vụ chuyên môn khác như chi mua sách báo tài liệu, ấn phẩm;
mua sắm vật tư thiết bị dùng cho công tác chuyên môn (không phải TSCĐ) và các khoản chi có tính chất đặc thù khác: hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính.
(3) Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ:
- Trường hợp phải qua đấu thầu, chọn thầu thì tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền.
- Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng
- Hóa đơn tài chính theo chế độ, biên bản nghiệm thu.
(4) Đối với các khoản chi khác: Các tài liệu, chứng từ đối với từng khoản chi (hoá đơn tài chính, biên bản nghiệm thu)
6.2.2.2. Kiểm soát trước khi cấp phát thanh toán
Khi có nhu cầu chi, ngoài hồ sơ gửi 1 lần vào đầu năm (dự toán chi ngân sách xã năm được duyệt; bảng đăng ký biên chế quỹ tiền lương,…), thì xã phải gửi KBNN nơi giao dịch một số hồ sơ như: giấy rút dự toán NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan đến từng khoản chi đã được nêu ở phần trên.
Khi nhận được hồ sơ, chứng từ của xã, KBNN sẽ kiểm soát các yếu tố, bao gồm: (tức là hồ sơ, chứng từ của xã phải đảm bảo các yêu cầu sau):
- Đối chiếu khoản chi với dự toán, đảm bảo khoản chi phải có trong dự toán năm được duyệt
- Kiểm tra hồ sơ, chứng từ của từng khoản chi, đảm bảo khoản chi phải có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ theo quy định đã được nêu ở phần trên (lương cần hồ sơ gì;
mua sắm, sửa chữa cần hồ sơ gì,…).
- Kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, định mức chế độ chi. Tuỳ theo nội dung khoản chi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi do Chính phủ, Thủ tưởng Chính phủ, Bộ Taì chính hay HĐND tỉnh ban hành, thì KBNN thực hiện đối chiếu với các tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu đó, đảm bảo số đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán không được vượt quá tiêu chuẩn chế độ chi cho phép. Nếu khoản chi chưa có tiêu chuẩn, định mức chi thì KBNN thực hiện kiểm soát chi theo dự toán được duyệt của xã.
254
- Kiểm tra các yếu tố hạch toán trên Giấy rút dự toán NSNN: Tuỳ theo nội dung chi, xã phải hạch toán đúng theo chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của mục lục NSNN đã được quy định. Khi tạm ứng thì xã phải hạch toán đến mục; song khi thanh toán thì xã phải hạch toán chi tiết đến tiểu mục để KBNN kiểm soát và thanh toán cho xã.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ: Đảm bảo hồ sơ, chứng từ phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định; có đầy đủ dấu, chữ ký của những người có liên quan (Chủ tịch xã, tài chính kế toán xã,…); mẫu dấu, mẫu chữ ký phải phù hợp với mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký với KBNN.
- Sau khi kiểm soát nếu thấy phù hợp, thì KBNN thực hiện chi cho xã (cấp thanh toán hoặc cấp tạm ứng tuỳ tình hình cụ thể) theo quy định; nếu không phù hợp thì KBNN trả lại hồ sơ và thông báo cho xã biết rõ lý do từ chối thanh toán. Đương nhiên KBNN sẽ phải chịu trách nhiệm về quyết định từ chối của mình.
6.2.2.3. Phương thức cấp phát a. Phương thức tạm ứng:
- Đối tượng cấp: Chi quản lý hành chính; chi nghiệp vụ chuyên môn chưa đủ điều kiện thanh toán; chi mua sắm tài sản, sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn TSCĐ chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng;
- Mức cấp: Mức cấp tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo đề nghị của xã và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức cấp tạm ứng tối đa không vượt quá dự toán năm đã được phê duyệt tương và không vượt số tồn quỹ ngân sách xã.
- Trình tự, thủ tục cấp tạm ứng: Khi có nhu cầu tạm ứng, xã gửi KBNN đầy đủ các hồ sơ, tài liệu có liên quan theo quy định kèm theo giấy rút dự toán NSNN (ghi rõ nội dung tạm ứng) để KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi tạm ứng.
KBNN kiểm tra, kiểm soát, nếu đủ điều kiện quy định thì thực hiện cấp tạm ứng cho xã.
- Thanh toán tạm ứng: Khi đủ điều kiện thanh toán, xã gửi KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ có liên quan để KBNN kiểm soát.
+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ đề nghị của xã, KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán (đối với số đã tạm ứng) và yêu cầu xã lập giấy rút dự toán để cấp thanh toán bổ sung cho xã (đối với phần chênh lệch giữa đề nghị thanh toán và số đã tạm ứng).
+ Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã tạm ứng: Căn cứ đề nghị của xã, KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán (số tiền đúng bằng số đề nghị thanh toán).
Trường hợp số tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán, xã có thể thanh toán trong tháng sau, quý sau. Tất cả các khoản tạm ứng sau 31/12 chưa đủ thủ tục thanh toán được tiếp tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách xã và quyết toán vào niên độ năm trước; nếu sau thời gian chỉnh lý quyết toán, UBND xã phải ra quyết định chuyển tạm ứng sang năm sau và quyết toán vào niên độ năm sau
255
để KBNN chuyển khoản tạm ứng đó sang năm sau thanh toán và quyết toán vào niên độ năm sau; xã cũng chuyển tạm ứng và quyết toán vào năm sau.
b. Cấp thanh toán:
- Đối tượng cấp: Các khoản thanh toán cá nhân (lương, sinh hoạt phí,…), các khoản chi đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán.
- Mức cấp thanh toán: Căn cứ hồ sơ, chứng từ chi và theo đề nghị của xã.
Mức cấp thanh toán tối đa (bao gồm cả số chi tạm ứng chưa được thu hồi) không được vượt quá dự toán năm đã được phê duyệt và không vượt số tồn quỹ ngân sách xã.
- Trình tự thanh toán: Khi có nhu cầu cấp phát, thanh toán, xã gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan. KBNN kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ của xã, nếu phù hợp thì làm thủ tục thanh toán chi trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc cấp chi trả qua xã để xã chi trả cho người thụ hưởng (trường hợp chi trả cho cán bộ xã như lương,…).
6.2.2.4. Quy trình chung chi ngân sách xã qua KBNN
a. Đối với trường hợp chi qua xã (công chức tài chính kế toán xã):
Đây là trường hợp chi phổ biến và thường được áp dụng đối với một số khoản chi như chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, các khoản chi khác. Quy trình chi cụ thể theo sơ đồ:
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi, Tài chính kế toán xã căn cứ dự toán năm được duyệt, nhu cầu chi và các chứng từ chi thực tế giấy rút dự toán NSNN và phải lập đủ 2 liên theo đúng mẫu quy định; nếu chi tạm ứng phải ghi rõ tạm ứng); sau đó, trình giấy rút dự toán NSNN cùng các hồ sơ có liên quan lên Chủ tịch hoặc phó chủ
256
tịch xã để ký giấy rút dự toán. Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã phê duyệt xong sẽ trả lại hồ sơ cho Tài chính kế toán xã
Bước 2: Tài chính kế toán xã đưa giấy rút dự toán cùng các hồ sơ, chứng từ có liên quan theo đúng quy định đối với từng khoản chi đã được nêu ở phần trước đến KBNN để làm thủ tục thanh toán hoặc tạm ứng.
Bước 3: Căn cứ giấy rút dự toán cùng các hồ sơ có liên quan của xã, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát, nếu thấy phù hợp thì ký phê duyệt lên các liên giấy rút dự toán và gửi trả lại cho xã 1 liên; sau đó, làm thủ tục xuất quỹ tiền mặt để thanh toán cho xã theo số tiền ghi trên giấy rút dự toấn (cấp thanh toán hoặc cấp tạm ứng);
đồng thời, hạch toán chi ngân sách xã (đã qua KBNN nếu thanh toán và chưa qua KBNN nếu tạm ứng) và giảm quỹ tiền mặt tại KBNN.
Bước 4: Căn cứ liên giấy rút dự toán do KBNN trả lại, Tài chính kế toán xã thực hiện hạch toán chi ngân sách xã (đã qua KBNN nếu thanh toán và chưa qua KBNN nếu tạm ứng) và ghi giảm tiền gửi ngân sách xã tại KBNN; đồng thời, căn cứ vào chứng từ chi đã làm thủ tục thanh toán tại KBNN và số tiền đã nhận từ KBNN, xã thực hiện thanh toán chi trả cho đối tượng thụ hưởng (chẳng hạn chi lương cho cán bộ xã theo danh sách những người hưởng lương,…).
Lưu ý: trường hợp chi trả qua ATM đối với một số khoản chi trả, thanh toán cá nhân, quy trình chi thực hiện như sau:
Bước 1: UBND xã ký hợp đồng với một ngân hàng thương mại để sử dụng dịch vụ thanh toán cá nhân cho cán bộ, công chức của mình.
Bước 2: Căn cứ hợp đồng đã ký với UBND xã, ngân hàng thương mại phục vụ làm thủ tục mở một tài khoản thanh toán cho đơn vị giao dịch và tài khoản tiền gửi thanh toán cá nhân cho từng cán bộ, công chức của đơn vị giao dịch.
Bước 3: Khi có nhu cầu thanh toán, chi trả cho cán bộ, công chức trong đơn vị, UBND xã lập và gửi đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi đến Kho bạc Nhà nước để làm thủ tục kiểm soát chi ngân sách nhà nước và kiểm soát thanh toán bằng tiền mặt theo chế độ quy định. Căn cứ đề nghị của UBND xã, Kho bạc Nhà nước kiểm soát, nếu phù hợp thì làm thủ tục chuyển tiền vào tài khoản thanh toán của đơn vị mở tại ngân hàng thương mại.
Bước 4: Căn cứ danh sách chi trả cá nhân hàng tháng của đơn vị và số tiền trên tài khoản thanh toán, ngân hàng thương mại làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản thanh toán của UBND xã sang các tài khoản thanh toán cá nhân của từng cán bộ, công chức cuả xã.
b. Chi trực tiếp cho người thụ hưởng:
Đối với trường hợp chi trực tiếp cho người thụ hưởng: Đây là trường hợp ít xảy ra và thường được áp dụng đối với các chi mua sắm, sửa chữa lớn (áp dụng từng bước nếu có điều kiện), xem sơ đồ:.
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi, Tài chính kế toán xã căn cứ dự toán năm được duyệt, nhu cầu chi theo đề nghị của các đối tượng thụ hưởng (thường là nhà