Tiêu chuẩn, định mức sử dụng TSNN là công cụ phục vụ công tác quản lý của Nhà nước xuyên suốt quá trình quản lý, sử dụng tài sản công, từ lập kế hoạch đầu tư, mua sắm, lập và giao dự toán ngân sách, tổ chức đầu tư xây dựng, mua sắm, sử dụng, và quá trình kết thúc thanh xử lý TSNN. Nguyên tắc suôn suốt của quá trình quản lý, sử dụng TSNN được thể hiện tại Luật Quản lý, sử dụng TSNN đó là: “Tài sản nhà nước phải được đầu tư, trang bị và sử dụng đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, bảo đảm công bằng, hiệu quả, tiết kiệm”. Đây là nguyên tắc đồng thời là yêu cầu trong quản lý, sử dụng tài sản nhà nước. Theo đó, trước hết tài sản nhà nước phải được sử dụng đúng mục đích (trụ sở thì không được sử dụng để ở; xe ô tô công thì không được sử dụng vào mục đích riêng ...), đúng tiêu chuẩn, chế độ, định mức. Đây là căn cứ quan trọng để bố trí dự toán đầu tư, mua sắm, cũng như để quản lý, sử dụng và kiểm soát chi tiêu, đồng thời cũng là chuẩn mực để xác định mức độ vi phạm và xử lý vi phạm theo đúng người, đúng việc. Đồng thời việc sử dụng tài sản nhà nước phải tiết kiệm, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất cho Nhà nước, cho nhân dân xét về trước mắt cũng như lâu dài. Về cơ bản, hệ thống tiêu chuẩn định mức sử dụng tài sản công được chia thành ba nhóm chính, gồm: Tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc; Tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô phục vụ công tác; Tiêu chuẩn, định mức sử dụng trang thiết bị phục vụ công tác. Tuy nhiên, tài sản phổ biến tại cấp xã gồm có 2 nhóm là trụ sở làm việc và trang thiết bị phụ vụ công tác, cụ thể như sau:
5.2.1. Đối với trụ sở làm việc
Quyết định số 32/2004/QĐ- BTC ngày 6/4/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước tại xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) để bố trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức làm công tác đảng, chính quyền, mặt trận, đoàn thể và chuyên môn nghiệp vụ tại xã thuộc biên chế do Chính phủ quy định.
Định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã được quy định tối đa theo từng khu vực. Khu vực đô thị không quá 450 m2; Khu vực đồng bằng, trung du không quá 500 m2; Khu vực miền núi, hải đảo không quá 400 m2;
Định mức sử dụng trụ sở làm việc nêu trên gồm: Diện tích nhà dùng để làm việc cho các cán bộ, công chức làm công tác đảng, chính quyền, mặt trận, đoàn thể, chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ cho công tác tiếp dân, họp, lưu trữ hồ sơ và sử dụng cho các nhu cầu công việc chung khác tại xã.
Căn cứ vào thực tế ở địa phương và tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc nêu trên, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định diện tích đất giao cho cấp xã làm trụ sở cho phù hợp.
211
Việc bố trí sử dụng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã trong định mức nêu trên được thực hiện như sau:
- Diện tích sử dụng làm việc của chức danh: Bí thư Đảng uỷ hoặc Bí thư Chi bộ xã (nơi chưa thành lập Đảng ủy cấp xã), Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã sử dụng diện tích làm việc từ 10-12 m2;
- Diện tích sử dụng làm việc của chức danh: Phó Bí thư Đảng uỷ, Thường trực Đảng uỷ cấp xã (nơi không có Phó Bí thư chuyên trách công tác Đảng) hoặc Phó Bí thư Chi bộ xã (nơi chưa thành lập Đảng ủy cấp xã), Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã sử dụng diện tích làm việc từ 8-10 m2.
Trường hợp một cán bộ, công chức xã kiêm nhiệm nhiều chức danh khác nhau thì được tính theo định mức của chức danh bổ nhiệm chính thức của cán bộ đó đảm nhận.
- Diện tích làm việc của các chức danh còn lại gồm cả cán bộ công chức nhà nước (hưởng lương theo ngạch công chức) được bố trí làm việc tại xã (nếu có) và diện tích sử dụng để phục vụ cho công tác tiếp dân, họp, lưu trữ hồ sơ và sử dụng phục vụ nhu cầu công việc chung khác tại xã do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã bố trí phù hợp với điều kiện trụ sở làm việc hiện có của xã.
Hàng năm, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào khả năng ngân sách của mỗi cấp, tổng diện tích nhà làm việc hiện có, số lượng cán bộ, công chức của từng xã và tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã để quyết định việc xây dựng mới, xây dựng bổ sung hoặc cấp trụ sở làm việc cho từng xã để từng bước đảm bảo đủ diện tích làm việc cho cán bộ, công chức xã.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, căn cứ vào thực tế và khả năng ngân sách của địa phương; căn cứ tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cấp xã và thiết kế mẫu (nếu có) để chỉ đạo các Sở, Ban, ngành có liên quan, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh và cấp xã:
- Thực hiện việc bố trí, sắp xếp lại trụ sở làm việc hiện có cho phù hợp với tiêu chuẩn, định mức, tình hình thực tế ở địa phương, đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản Nhà nước.
- Lập kế hoạch xây dựng mới và xây dựng mở rộng, nâng cấp trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy định hiện hành của pháp luật.
- Thực hiện quản lý, sử dụng trụ sở làm việc; quản lý đất thuộc khuôn viên trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.
Định mức sử dụng trụ sở làm việc tại cấp xã của cơ quan Công an và cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành khác hoạt động có tính đặc thù, thì căn cứ vào định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã và việc bố trí diện tích làm việc cho các chức danh cụ thể nêu trên, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quy định cho phù hợp.
212
Với các quy định đầy đủ và chi tiết đó đã làm cho công tác đầu tư, xây dựng và bố trí trụ sở làm việc tại các cơ quan, đơn vị cấp xã đảm bảo tính thống nhất, chống lãng phí; bên cạnh đó, việc xây dựng tiêu chuẩn, định mức trụ sở làm việc cũng tính tới yếu tố định hướng phát triển lâu dài của cơ quan, đơn vị như tổ chức bộ máy, yêu cầu công tác, thủ tục hành chính... nhằm đảm bảo việc đầu tư, xây dựng trụ sở làm việc có hiệu quả cả về trước mắt và lâu dài.
5.2.2. Đối với trang thiết bị và phương tiện làm việc
Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 94/2006/TT-BTC ngày 09/10/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc ban hành tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Theo đó, Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, các Ban quản lý dự án số biên chế cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước bảo đảm (vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn đối ứng từ ngân sách nhà nước, vốn vay nợ, viện trợ) được thực hiện theo tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức quy định tại Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ. Các cơ quan của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội quyết định việc áp dụng Quy định này đối với cơ quan, tổ chức mình. Các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được vận dụng theo Quy định này để xây dựng tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, đơn vị.
Trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức theo quy định này bao gồm: bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công văn, giá đựng tài liệu, bộ bàn ghế họp, tiếp khách; thiết bị văn phòng: máy vi tính để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại cố định; trang thiết bị cho phòng họp, phòng hội trường cơ quan: bàn ghế, thiết bị âm thanh, máy chiếu và các trang thiết bị khác.
Về nguyên tắc trang bị: (1) Đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ được giao; có chất lượng tốt, sử dụng lâu, bền, tiết kiệm, có hiệu quả, bảo đảm yêu cầu từng bước hiện đại hoá công sở; (2) Mức kinh phí mua sắm, số lượng trang thiết bị và phương tiện làm việc theo tại quy định này là mức tối đa áp dụng cho phòng làm việc được trang bị mới; các cơ quan chỉ thực hiện mua sắm mới những trang thiết bị và phương tiện làm việc còn thiếu so với tiêu chuẩn, định mức quy định hoặc phải thay thế do hư hỏng, thanh lý. Những trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện đang sử dụng có số lượng cao hơn, có giá trị cao hơn hoặc thấp hơn tiêu chuẩn, định mức thì cơ quan, đơn vị phải tiếp tục sử dụng cho đến khi hư hỏng, thanh lý.
Về tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước cấp xã quy định cụ thể như sau:
213
- Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của Hội đồng nhõn dõn, ủy ban nhõn dõn xó (tớnh cho 01 người)
+ Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã được trang bị bàn và ghế ngồi làm việc (1 bộ), tủ đựng tài liệu (1 chiếc), điện thoại cố định (1 máy) với mức kinh phí tối đa không quá 5 triệu đồng/1 người.
+ Cán bộ, công chức, viên chức của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã được trang bị 1 bộ bàn và ghế ngồi làm việc với mức kinh phí tối đa không quá 2 triệu đồng/người.
- Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã (tính cho 01 phòng làm việc)
+ Phòng làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã được trang bị 01 bộ bàn ghế họp, tiếp khách và các trang thiết bị khác (nếu cần) với mức kinh phí tối đa là 8 triệu đồng/phòng.
+ Phòng làm việc cán bộ, công chức, viên chức xã được trang bị 01 bộ bàn ghế họp, tiếp khách (chỉ tính cho phòng có từ 4 người trở lên), 02 chiếc tủ đựng tài liệu, các trang thiết bị khác (nếu cần), ngoài tiêu chuẩn trên, mỗi người được trang bị thêm 01 ghế tiếp khách với kinh phí tối đa không quá 10 triệu đồng/1 phòng.
- Tiêu chuẩn trang thiết bị tính chung cho 01 xã được trang bị 04 máy vi tính để bàn (bao gồm cả bàn vi tính, lưu điện), 02 máy in, 01 máy fax, 03 điện thoại cố định.
Căn cứ tính chất công việc của từng phòng, Chủ tịch xã xem xét, quyết định trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại cố định cho phù hợp với kinh phí tối đa không quá 125 triệu đồng/01 xã.
- Trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các phòng sử dụng chung
Trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các phòng sử dụng chung của cơ quan, gồm bàn ghế, tủ, thiết bị âm thanh và các trang thiết bị khác (nếu có) để trang bị cho phòng họp, phòng tiếp khách, phòng hội trường, phòng thường trực, phòng tiếp dân, phòng lưu trữ và phòng sử dụng cho các hoạt động nghiệp vụ đặc thù. Thủ trưởng cơ quan quyết định trang bị về số lượng, chất lượng, chủng loại cho phù hợp với tính chất công việc, diện tích của các phòng và khả năng nguồn kinh phí của cơ quan, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình.
Đối với cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án mạng tin học diện rộng của Chính phủ, việc trang bị máy vi tính và các thiết bị khác có liên quan thực hiện theo quy định của Đề án. Đối với cơ quan có trụ sở mới được thiết kế tủ đựng tài liệu gắn liền với nội thất phòng làm việc thì không tính trang bị tủ đựng tài liệu.
Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức thay đổi, luân chuyển công tác giữa các bộ phận trong cơ quan thì vẫn tiếp tục sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện có, không mua sắm mới. Đối với cán bộ được đề bạt mà trang thiết bị, phương tiện làm việc còn thiếu so với tiêu chuẩn, định mức quy định, căn cứ khả năng ngân sách để thực hiện trang bị từng bước bảo đảm theo tiêu chuẩn, định mức
214
quy định. Trường hợp cơ quan đã được trang bị đủ tiêu chuẩn thì không được điều chuyển cho cấp dưới, cơ quan khác, để mua mới theo tiêu chuẩn, định mức quy định.
Căn cứ tính chất đặc thù và yêu cầu công việc của một số cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, Thủ trưởng cơ quan trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được giao xem xét, quyết định việc trang bị thêm một số trang thiết bị và phương tiện làm việc ngoài tiêu chuẩn, định mức quy định cho cán bộ, công chức, viên chức, bảo đảm nguyên tắc công khai, tiết kiệm, có hiệu quả.
Về trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các phòng sử dụng chung của cơ quan: phòng họp, phòng tiếp khách, phòng hội trường, phòng thường trực, phòng tiếp dân, phòng lưu trữ, phòng sử dụng cho các hoạt động nghiệp vụ đặc thù: Đối với các trang thiết bị và phương tiện làm việc của các phòng sử dụng chung của cơ quan hiện có vẫn đảm bảo phục vụ yêu cầu công việc chung thì các cơ quan tiếp tục sử dụng không mua sắm mới để thay thế trang thiết bị và phương tiện làm việc đang sử dụng. Trường hợp phòng sử dụng chung chưa đáp ứng yêu cầu làm việc tối thiểu như chưa trang bị đủ bàn, ghế phòng họp, phòng hội trường, bàn ghế tiếp khách, thiết bị âm thanh cần thiết và các trang thiết bị khác (nếu có), thì Thủ trưởng cơ quan phải rà soát hiện trạng trang thiết bị và phương tiện làm việc hiện có, nhu cầu cần mua sắm bổ sung thêm, xây dựng kế hoạch trang bị cụ thể theo từng năm để quyết định trang bị về số lượng, chất lượng, chủng loại cho phù hợp với tính chất công việc, diện tích của từng phòng và khả năng nguồn kinh phí của cơ quan, bảo đảm trang bị có hiệu quả, tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Căn cứ vào kế hoạch trang bị thiết bị và phương tiện làm việc, các cơ quan nhà nước dự kiến nhu cầu kinh phí mua sắm hàng năm, tổng hợp trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm báo cáo cơ quan chủ quản cấp trên, việc bố trí ngân sách phải căn cứ vào khả năng ngân sách được giao hàng năm. Căn cứ dự toán chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, cơ quan nhà nước các cấp thực hiện mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc theo đúng quy định hiện hành của nhà nước, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định, đảm bảo hiệu quả, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm thẩm định phương án phân bổ dự toán ngân sách của các cơ quan nhà nước, trong đó có kinh phí mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc của các cơ quan nhà nước; trường hợp phân bổ không đúng theo tiêu chuẩn, định mức quy định, không phù hợp theo quyết định của cấp có thẩm quyền giao, thì yêu cầu cơ quan phân bổ ngân sách điều chỉnh lại. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng ngân sách để mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc ở các cơ quan nhà nước, trường hợp phát hiện việc mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc không đúng chế độ quy định, thì yêu cầu Kho bạc Nhà nước tạm dừng thanh toán. Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kiểm soát chi mua sắm trang thiết bị và phương tiện làm việc theo quy định của chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước, theo tiêu chuẩn, định mức quy định và chế độ chi tiêu hiện hành.