6.2. GIAO DỊCH CHI NGÂN SÁCH XÃ QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
6.2.3. Chi đầu tư xây dựng cơ bản của ngân sách xã
a- Kho bạc Nhà nước huyện là cơ quan kiểm soát vốn ĐTXDCB thuộc nguồn NS xã (đối với nguồn vốn XDCB khác không thuộc nguồn NS xã để đầu tư các dự án do xã quản lý thì khuyến khích để KBNN kiểm soát).
b- Hình thức cấp phát thanh toán:
- Thanh toán theo dự toán: được áp dụng để thanh toán cho các khoản chi phí Ban quản lý dự án; đền bù, giải phóng mặt bằng.
- Thanh toán hợp đồng trọn gói: được áp dụng để thanh toán cho các hợp đồng xây lắp, hợp đồng mua bán thiết bị, hợp đồng tư vấn có thời gian thực hiện dưới 12 tháng.
- Thanh toán theo hợp đồng có điều chỉnh giá: được áp dụng để thanh toán cho các hợp đồng xây lắp, mua bán thiết bị... trên 12 tháng khi có biến động về giá.
c- Mở tài khoản: Chủ đầu tư được mở tài khoản cấp phát vốn đầu tư thuộc ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước huyện (nơi mở tài khoản giao dịch của ngân sách xã). Hồ sơ mở tài khoản theo Quyết định số 30/2005/QĐ-BTC ngày 26/5/2005 của Bộ Tài chính và hướng dẫn của KBNN.
d- Danh mục hồ sơ gửi lần đầu:
- Đối với dự án thực hiện giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
+ Văn bản phê duyệt dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư.
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu.
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
- Đối với dự án giai đoạn thực hiện dự án:
+ Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình kèm báo cáo kinh tế kỹ thuật (trường hợp lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật).
261
+ Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Quyết định phê duyệt dự toán kèm dự toán chi tiết ( trường hợp lập dự án đầu tư ).
+ Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu bao gồm cả các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng (trừ đề xuất của nhà thầu; các chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện tham chiếu; các bản vẽ thiết kế và các tài liệu mang tính chất kỹ thuật khác);
Đối với trường hợp gói thầu thực hiện theo hình thức người dân trong xã tự làm cần bổ sung thêm văn bản chấp thuận của người quyết định đầu tư cho phép người dân trong xã tự làm (nếu trong quyết định đầu tư chưa có quy định). Hợp đồng xây dựng ký kết giữa chủ đầu tư với dân tự làm thông qua người đại diện thì không bắt buộc phải đóng dấu trên chữ ký của người đại diện.
e- Tài liệu gửi bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn đầu tư năm do Uỷ ban nhân xã thông báo.
6.2.3.2. Tạm ứng a- Hồ sơ xã gửi KBNN:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
- Giấy rút vốn đầu tư.
- Giấy bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng)
b- Mức tạm ứng: Thực hiện theo quy định của Chính Phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng.
c- Quy trình xử lý hồ sơ tại KBNN
Trong thời gian tối đa 04 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị tạm ứng do chủ đầu tư gửi, cán bộ thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ;
đối chiếu với nội dung tạm ứng, mức vốn đề nghị tạm ứng, tên đơn vị được hưởng, tài khoản đơn vị được hưởng với quy định của hợp đồng (đối với tạm ứng theo hợp đồng) và căn cứ vào kế hoạch vốn năm của dự án hoàn thành thủ tục tạm ứng, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của KBNN tại quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
6.2.3.3. Thanh toán
a- Hồ sơ xã gửi KBNN: Ngoài những tài liệu ban đầu đã gửi nêu trên, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN huyện các hồ sơ tài liệu sau:
- Thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng:
262
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Quy định của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có);
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
+ Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Quy định của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
- Thanh toán khối lượng hoàn thành không thông qua hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
+ Giấy rút vốn đầu tư.
- Thanh toán khối lượng hoàn thành do người dân trong xã tự làm:
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Quy định của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng);
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
+ Giấy rút vốn đầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Quy định của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng ).
Trường hợp Người đại diện không có tài khoản thì KBNN căn cứ vào đề nghị của chủ đầu tư để kiểm soát và thanh toán bằng tiền mặt cho Người đại diện. Người đại diện thanh toán trực tiếp cho người dân tham gia thực hiện thi công xây dựng gói thầu.
Đối với trường hợp dân trong xã tự làm thì không thanh toán thuế giá trị gia tăng trong công trình.
b- Quy trình xử lý hồ sơ thanh toán tại KBNN
Trong thời gian tối đa 07 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán do chủ đầu tư gửi, cán bộ thanh toán phải kiểm soát xong hồ sơ và căn cứ vào kế hoạch vốn năm của dự án hoàn thành các thủ tục thanh toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. Nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán, ngoài việc xem xét tính đầy đủ
263
và pháp lý của hồ sơ, tài liệu; sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, cán bộ thanh toán cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:
+ Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng : Đối chiếu hình thức lựa chọn nhà thầu theo qui định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng như hướng dẫn tại quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
+ Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán được duyệt.
+ Đối với các công việc thực do người dân tự làm : Đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán hoặc dự toán bổ sung được duyệt.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của KBNN về luân chuyển chứng từ trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư.
6.2.3.4. Báo cáo và quyết toán vốn
a- Báo cáo định kỳ về thanh toán vốn đầu tư.
- KBNN huyện thực hiện chế độ báo cáo tình hình thanh toán vốn đầu tư định kỳ hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân xã đồng gửi KBNN tỉnh để tổng hợp báo cáo.
- Kết thúc năm kế hoạch, KBNN huyện lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư với UBND xã về tình hình nhận vốn, sử dụng vốn đầu tư XDCB theo quy định về quyết toán Ngân sách Nhà nước đồng gửi KBNN tỉnh để tổng hợp báo cáo.
b- Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
- Khi nhận được Bảng đối chiếu số liệu sử dụng vốn đầu tư của chủ đầu tư (theo biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính ), cán bộ thanh toán đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán cho dự án (bao gồm số vốn thực tế KBNN đã thanh toán, số vốn ghi thu-ghi chi) và có ý kiến nhận xét, kiến nghị xử lý (nếu có), báo cáo phụ trách bộ phận để trình Lãnh đạo KBNN huyện ký duyệt. Sau đó cán bộ thanh toán chuyển Bảng đối chiếu đã có xác nhận của KBNN cho chủ đầu tư, lưu hồ sơ dự án 01 liên.
- Trường hợp số vốn thanh toán cho dự án lớn hơn số vốn quyết toán dự án hoàn thành được duyệt, KBNN huyện yêu cầu chủ đầu tư thu hồi nộp vào ngân sách xã phần chênh lệch đó và làm thủ tục giảm vốn thanh toán cho dự án theo quy định.
- Trường hợp số vốn thanh toán cho dự án nhỏ hơn số vốn quyết toán được duyệt, KBNN huyện yêu cầu chủ đầu tư có biện pháp bố trí đủ vốn để thanh toán dứt điểm những khoản nợ phải trả của dự án.
264
- Khi nhận được thông báo phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành của cấp có thẩm quyền, KBNN huyện làm thủ tục tất toán số vốn đã thanh toán cho dự án theo hướng dẫn của chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN ban hành theo Quyết định số 120/2008/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tài chính và văn bản hướng dẫn của KBNN.