5.3. QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN NHÀ NƯỚC TẠI XÃ
5.3.2. Quản lý quá trình sử dụng tài sản nhà nước
Quản lý quá trình sử dụng TSNN là thực hiện quản lý việc sử dụng tài sản theo mục đích, theo tiêu chuẩn, định mức và chế độ sử dụng tài sản; quản lý việc hạch toán, bỏa dưỡng, sửa chữa tài sản ... nhằm đảm bảo cho việc sử dụng TSNN có hiệu quả, tiết kiệm, đáp ứng được nhu cầu công tác của các cơ quan HCSN.
Theo quy định chung tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước phải được sử dụng đúng mục đích, công năng, tiêu chuẩn, định mức, chế độ và bảo đảm hiệu quả, tiết kiệm, không được sử dụng tài sản nhà nước vào mục đích cá nhân. Cơ quan nhà nước, các tổ chức đơn vị sự nghiệp chưa tự chủ tài chính không được sử dụng tài sản nhà nước vào mục đích sản xuất kinh doanh, cho thuê, liên doanh liên kết.
Quản lý quá trình sử dụng TSNN với các nội dung cụ thể như sau:
5.3.2.1. Hạch toán, lập, quản lý hồ sơ về TSNN a) Hạch toán:
Cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước thực hiện hạch toán và báo cáo đối với tất cả tài sản nhà nước được giao quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê.
Đối với tài sản đạt tiêu chuẩn là tài sản cố định, việc quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện theo chế độ ban hành tại Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
- Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định:
+ Tài sản cố định hữu hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định, thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn: có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có nguyên giá từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên.
218
+ Tài sản cố định vô hình là tài sản không mang hình thái vật chất cụ thể mà cơ quan đơn vị phải đầu tư chi phí cho việc tạo lập như: Giá trị quyền sử dụng đất, bằng phát minh sáng chế, phần mềm máy vi tính, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích, bản quyền tác giả..., thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn: có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có nguyên giá từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên.
- Xác định nguyên giá tài sản cổ định:
+ Tài sản cố định hữu hình: (i) Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm là giá mua thực tế (giá ghi trên hóa đơn trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá - nếu có) cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có) mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. (ii) Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành. (iii) Nguyên giá tài sản cố định được điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. (iv) Nguyên giá tài sản cố định được tặng cho: Là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất cộng (+) với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử đã trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử, các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có), mà cơ quan, đơn vị phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào sử dụng. Nguyên giá tài sản đặc biệt: Được sử dụng giá quy ước làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giá quy ước do các Bộ, cơ quan ngang Bộ chuyên ngành quản lý quy định.
+ Tài sản cố định vô hình: (i) Giá trị quyền sử dụng đất: Đối với đất được giao có thu tiền sử dụng đất; đất nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp; đất được thuê mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định là tiền sử dụng đất phải nộp khi được nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc số tiền đã trả khi nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc số tiền thuê đất đã trả 1 lần cho toàn bộ thời gian thuê cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). Trường hợp đất được giao không thu tiền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6 Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/1/2006 của Chính phủ về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất cộng (+) với các khoản thuế, phí, lệ phí (nếu có). (ii) Giá trị bằng phát minh sáng chế: Là các chi phí cơ quan, đơn vị phải trả cho các công trình nghiên cứu, sản xuất thử được Nhà nước cấp bằng phát minh sáng chế hoặc đơn vị mua lại bản quyền bằng sáng chế của các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài. (iii) Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích: Là
219
tổng số tiền chi thù lao cho tác giả và được Nhà nước công nhận cho tác giả độc quyền phát hành và bán tác phẩm của mình. (iv) Giá trị phần mềm máy vi tính: Là số tiền chi trả cho việc thuê lập trình hoặc mua phần mềm máy vi tính theo các chương trình của đơn vị (khi thực hiện ghi chép, quản lý bằng máy vi tính). Đối với giá trị phần mềm máy vi tính được tặng cho: nguyên giá được xác định là giá trị của tài sản được cơ quan tài chính tính làm căn cứ để hạch toán hoặc giá trị do các tổ chức có chức năng định giá tài sản nhà nước đánh giá lại và được cơ quan tài chính cùng cấp thống nhất.
- Phương pháp tính hao mòn tài sản cố định hữu hình:
+ Mức hao mòn hàng năm của từng tài sản cố định được tính theo công thức sau:
Mức hao mòn hàng năm của từng
TSCĐ
Nguyên giá của TSCĐ
Tỷ lệ tính hao mòn (% năm)
= x
Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, đơn vị tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, đơn vị cho năm đó theo công thức:
Số hao mòn TSCĐ tính đến năm (n)
Số hao mòn TSCĐ đã tính đến
năm (n-1)
Số hao mòn TSCĐ tăng trong năm (n)
Số hao mòn TSCĐ giảm trong năm (n)
= + -
+ Trường hợp thời gian sử dụng, nguyên giá của tài sản cố định thay đổi thì cơ quan, đơn vị xác định lại mức tính hao mòn trung bình năm của tài sản cố định bằng cách lấy giá trị còn lại trên sổ kế toán chia (:) cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời gian sử dụng còn lại (được xác định là chênh lệch giữa thời gian sử dụng đã quy định trừ thời gian đã sử dụng) của tài sản cố định.
+ Mức tính hao mòn cho năm cuối cùng thuộc thời gian sử dụng tài sản cố định được xác định là hiệu số giữa nguyên giá tài sản cố định và số hao mòn luỹ kế đã thực hiện của tài sản cố định đó.
b) Lập hồ sơ tài sản nhà nước:
Hồ sơ tài sản nhà nước gồm có 4 loại:
Một là, Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động TSNN: Đối với trụ sở làm việc, hồ sơ gồm Quyết định giao đất, cho thuê đất; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ về xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của các tổ chức được nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất; Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng; Văn bản chấp thuận mua trụ sở làm việc của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua trụ sở làm việc; Hoá đơn mua trụ sở làm việc; Biên bản giao nhận trụ sở làm việc; Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán trụ sở làm việc; Các tài liệu khác có liên quan. Đối với xe ô tô, hồ sơ gồm: Quyết định mua xe của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua xe; Hoá
220
đơn mua xe; Biên bản giao nhận xe; Giấy đăng ký xe ô tô; Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán xe; Các tài liệu khác có liên quan. Đối với các tài sản khác, hồ sơ gồm văn bản chấp thuận mua sắm tài sản của cấp có thẩm quyền;
Hợp đồng mua sắm tài sản; Hoá đơn mua tài sản; Biên bản giao nhận tài sản; Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, tiêu huỷ tài sản; Các tài liệu khác có liên quan.
Đối với tài sản nhà nước phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật mà khi đăng ký cơ quan có thẩm quyền yêu cầu phải nộp bản chính của hồ sơ thì cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ bản sao của hồ sơ đó.
Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động tài sản nhà nước do cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản lập và lưu trữ.
Hai là, Báo cáo kê khai tài sản nhà nước: Cơ quan được giao quản lý, sử dụng phải báo cáo các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính để quản lý thống nhất, tập trung trong phạm vi cả nước đối với các loại TSNN là trụ sở làm việc, quyền sử dụng đất để xây dựng trụ sở làm việc theo Mẫu số 01-ĐK/TSNN ; xe ô tô các loại theo Mẫu số 02-ĐK/TSNN ; tài sản khác có nguyên giá theo sổ sách kế toán từ 500 triệu đồng (năm trăm triệu đồng) trở lên/1 đơn vị tài sản theo Mẫu số 03-ĐK/TSNN ban hành kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC. Khi thực hiện Báo cáo kê khai tài sản nhà nước ở cấp xã cần lưu ý:
- Mỗi xã chỉ sinh một “Mã đơn vị” để nhập tài sản là Ủy ban nhân dân xã - Các khuôn viên đất, nhà có mục đích sử dụng khác nhau thì kê khai vào mục tương ứng (trụ sở làm việc; đất văn hóa, thể thao, đất công cộng…); không kê khai gộp chung là trụ sở làm việc.
- Không nhập tài sản của Trạm y tế, trường mầm non vào tài sản của xã. Trạm y tế nhập vào Trung tâm y tế quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; trường mầm non nhập vào Phòng Giáo cục và Đào tạo quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Đối với những tài sản cố định không thuộc phạm vi phải lập Báo cáo kê khai thì cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản lập Thẻ tài sản cố định theo Mẫu số 01-TSNNĐ/TSNN ban hành kèm theo Thông tư số 245/2009/TT- BTC để theo dõi, hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành. Trường hợp đã lập Thẻ tài sản cố định theo quy định tại Thông tư số 35/2007/TT-BTC thì tiếp tục sử dụng Thẻ tài sản cố định đã lập, không phải lập lại theo quy định này.
Ba là, Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng TSNN: Bất cứ cơ quan, đơn vị nào tham gia quy trình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước bao gồm cả cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị được giao quản lý, sử dụng đều phải lập Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng TSNN. Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng TSNN được lập định kỳ hàng năm và đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Ủy ban nhân dân các cấp (trong đó có cấp xã) hàng năm phải báo cáo UBND cấo huyện, đồng thời báo cáo Hội đồng nhân dân cùng cấp về tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước thuộc phạm vi quản lý của địa phương.
221
Bốn là, Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước: Là toàn bộ thông tin chi tiết về các loại tài sản theo quy định phải quản lý thống nhất, tập trung trong phạm vi cả nước, gồm: trụ sở làm việc, quyền sử dụng đất để xây dựng trụ sở làm việc; xe ô tô các loại và tài sản khác có nguyên giá theo sổ sách kế toán từ 500 triệu đồng (năm trăm triệu đồng) trở lên/1 đơn vị tài sản. Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước phản ánh được toàn bộ tài sản nhà nước tại cơ quan, tổ chức, đơn vị phải thực hiện kê khai đăng ký theo quy định. Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước gồm có nhiều cấp: cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước của cơ quan, tổ chức đơn vị được giao quản lý, sử dụng TSNN; cơ sở dữ liệu về TSNN của các Bộ, ngành, địa phương; cơ sở dữ liệu quốc gia về TSNN.
c) Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài sản nhà nước
Cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước phải quản lý, lưu trữ đầy đủ các hồ sơ về tài sản do mình quản lý, sử dụng gồm 4 loại: (i) Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động TSNN; (ii) Báo cáo kê khai TSNN;
(iii) Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng TSNN; (iiii) Cơ sở dữ liệu về TSNN.
Cơ quan quản lý cấp trên của cơ quan nhà nước được giao quản lý, sử dụng TSNN quản lý, lưu trữ các hồ sơ: (i) Báo cáo kê khai tài sản nhà nước; báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước của cơ quan nhà nước cấp dưới; (ii) Báo cáo tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước của các cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý; (iii) Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước của các cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý.
Ngoài các cơ quan, tổ chức, đơn vị nêu trên, Bộ, cơ quan TW, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Bộ Tài chính cũng được giao quản lý, lưu trữ hồ sơ về TSNN.
5.3.2.2. Quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước của cơ quan, tổ chức, đơn vị
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước có trách nhiệm ban hành và tổ chức thực hiện Quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước thuộc phạm vi quản lý.
Nội dung chủ yếu của Quy chế: Căn cứ tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức, bộ máy của cơ quan, tổ chức, đơn vị và Quá trình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan, tổ chức, đơn vị để xây dựng Quy chế với các nội dung chủ yếu sau:
- Quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận, cá nhân có liên quan đến đầu tư xây dựng, mua sắm, tiếp nhận, thuê, sử dụng, thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý, tiêu huỷ tài sản; lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ tài sản; bảo vệ tài sản; bảo dưỡng, sửa chữa tài sản; kiểm kê, kiểm tra tài sản;
Đối với đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính, ngoài các nội dung quy định tại điểm này, Quy chế phải quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc sử dụng tài sản nhà nước vào mục đích sản xuất, kinh doanh dịch vụ, cho thuê, liên doanh, liên kết;