Tổ chức bộ máy quản lý nhà nước ở nước ta hiện nay chia thành 4 cấp: trung ương, tỉnh, huyện, xã. Trong 4 cấp nói trên thì chính quyền thì từ trung ương đến
127
huyện là có bộ máy được tổ chức hoàn chỉnh, gồm các Bộ, Sở, ban, ngành, phòng trực thuộc. Dưới các Bộ, ban, ngành có các cơ quan, đơn vị, tổ chức có đầy đủ thẩm quyền về quản lý tài chính – ngân sách được giao.
Đối với xã, phường, thị trấn được phân cấp rất nhiều nội dung hoạt động quản lý hành chính, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh (theo thống kê, có khoảng trên 52 nhiệm vụ, nhưng tổ chức bộ máy lại không đầy đủ như các cấp chính quyền huyện, tỉnh. Ngoài HĐND và UBND có đầy đủ thẩm quyền, còn lại là những bộ phận với những chức danh thuộc hệ thống chính trị cơ sở của xã. Các đơn vị thuộc xã, ngoài các đối tượng chi từ ngân sách, còn có các đối tượng khác dựa vào các hoạt động tài chính của tổ chức khác để thực hiện nhiệm vụ. Trong quá trình hoạt động, nếu thiếu kinh phí thì được ngân sách hỗ trợ, trường hợp thừa thì nộp ngân sách. Các hoạt động sự nghiệp, quản lý tài sản cũng phát sinh nhiều khoản thu chi như: thu từ bán sản phẩm hàng hóa hoặc kinh doanh dịch vụ (sự nghiệp kinh tế), thanh toán các dịch vụ, cung cấp điện nước của khách hàng, doanh thu bán vé trong sự nghiệp văn hoá thể thao, vé chợ, tiền thuê điểm bán hàng… và chi ra để duy trì các hoạt động sự nghiệp đó. Từ khi có tổ chức thôn bản, để lo việc chung ở cộng đồng, cũng xuất hiện các khoản thu chi tài chính thôn bản. Từ các hoạt động tài chính trên, chính quyền xã phải tổ chức chỉ đạo thực hiện quản lý, hạch toán kế toán theo từng hoạt động, từng tổ chức đơn vị. Đối với cấp trên, các hoạt động tài chính này có chế độ quản lý tài chính hành chính sự nghiệp. Đối với xã, các hoạt động tài chính này được coi là các hoạt động tài chính khác ở xã.
3.3.2. Các hoạt động tài chính khác của xã
3.3.2.1. Phạm vi các hoạt động tài chính khác của xã
Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cơ sở, tuy địa bàn hẹp, nhưng trên đó hầu hết các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng đều hoạt động và phát triển. Chính quyền được phân cấp quản lý hầu hết các lĩnh vực quản lý nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội và đảm bảo quốc phòng – an ninh trên địa bàn. Có nhiều nhiệm vụ được ngân sách nhà nước cấp kinh phí, nhưng cũng có nhiều nhiệm vụ dựa trên hoạt động thu chi tài chính, ngân sách xã chỉ hỗ trợ một phần. Các hoạt động trong các sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp văn hoá xã hội, hoạt động thôn bản ở xã cũng phát sinh các khoản thu chi tài chính. Trong công tác xã hội có nảy sinh nhu cầu chi tiêu, nên được phép thành lập và quản lý một số quỹ, gọi là quỹ chuyên dùng như:
quỹ an ninh, quỹ quốc phòng, quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ khuyến học...
3.3.2.2. Các hoạt động tài chính khác của xã
Theo Thông tư số 60/2003/TT-BTC quy định thì các hoạt động tài chính khác ở xã, phường, thị trấn gồm: các quỹ công chuyên dùng, tài chính các sự nghiệp của xã, các hoạt động tài chính của thôn bản và các hoạt động tài chính khác của xã.
Các hoạt động tài chính khác của xã có đặc điểm:
- Các khoản thu, chi của các hoạt động tài chính khác của xã không thuộc ngân sách xã, vì vậy, không hạch toán vào ngân sách xã.
128
- UBND xã với vai trò trách nhiệm của mình thực hiện quản lý nhà nước về mặt tài chính: hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát hoặc hỗ trợ trực tiếp trong các khâu của quá trình thu, chi của các hoạt động tài chính khác ở xã để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch.
3.3.3. Các quy định về quản lý hoạt động tài chính khác của xã 3.3.3.1. Các quỹ công chuyên dùng của xã
Các quỹ công chuyên dùng của xã gồm các quỹ tài chính được lập theo quy định của Nhà nước (Quỹ an ninh quốc phòng, Quỹ đền ơn đáp nghĩa, Quỹ bảo thọ, Quỹ xoá đói giảm nghèo, Quỹ khuyến nông, Quỹ phòng chống bão lụt, Quỹ xoá nhà dột nát…) và các khoản đóng góp trên nguyên tắc tự nguyện của nhân dân do thôn, bản huy động đã được HĐND xã cho phép nhưng không đưa vào ngân sách xã theo chế độ quy định. Nội dung, mức và phương thức quản lý thu chi quỹ thực hiện theo quy định của Nhà nước đối với từng quỹ.
Công chức tài chính - kế toán xã có nhiệm vụ giúp UBND xã quản lý các quỹ trên (thực hiện thu, chi; tổ chức hạch toán, quyết toán riêng từng quỹ; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định…). Kinh phí của các quỹ chưa sử dụng hết trong năm được chuyển sang năm sau.
UBND xã phải báo cáo kết quả hoạt động hàng năm của từng quỹ cho HĐND xã, UBND huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện và công khai cho nhân dân biết theo quy định.
3.3.3.2. Hoạt động tài chính sự nghiệp của xã
Hoạt động tài chính sự nghiệp của xã bao gồm: các hoạt động của các trạm y tế, trường mầm non (ngoài công lập), các hoạt động văn hoá thông tin, thể dục thể thao, các hoạt động quản lý đò, chợ, đầm hồ ao, đất đai, tài nguyên, bến bãi… do UBND xã tổ chức và quản lý theo chế độ quy định.
Mọi hoạt động tài chính các sự nghiệp của xã được tổ chức quản lý thống nhất theo nguyên tắc:
- UBND xã giao cho các đơn vị, tổ chức của xã trực tiếp thực hiện từng loại sự nghiệp. Các đơn vị trên phải lập kế hoạch tài chính hàng năm, trình UBND xã duyệt, trong kế hoạch tài chính phải tính toán đầy đủ các khoản thu, các khoản chi;
số phải nộp ngân sách xã hoặc số hỗ trợ từ ngân sách xã theo chế độ quy định (nếu có). UBND xã có nhiệm vụ tổng hợp báo cáo kế hoạch tài chính và kết quả tài chính hàng năm của từng hoạt động sự nghiệp trình HĐND xã. HĐND xã giám sát các hoạt động sự nghiệp này.
- Kế toán xã giúp UBND xã quản lý tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã (hướng dẫn các đơn vị được giao thực hiện các hoạt động sự nghiệp trong việc tổ chức hạch toán và quyết toán thu, chi (không tổng hợp vào quyết toán thu, chi ngân sách xã); thực hiện chế độ báo cáo tài chính phù hợp với từng hoạt động, kiểm tra thường xuyên và đột xuất tình hình tài chính của các hoạt động này…).
129
3.3.3.3. Các hoạt động tài chính của thôn bản
Các hoạt động đóng góp trên nguyên tắc tự nguyện của nhân dân để sử dụng vào các mục đích cụ thể để phục vụ cho lợi ích chung của cộng đồng thôn bản do thôn bản trực tiếp huy động và không đưa vào ngân sách xã. Việc huy động chỉ được thực hiện sau khi có sự thống nhất, tự nguyện của nhân dân về chủ trương, mức huy động và phải báo cáo UBND xã. Thôn bản phải cử người mở sổ sách ghi chép đầy đủ, cụ thể các khoản thu, chi và công khai với nhân dân kết quả huy động, kết quả sử dụng các nguồn tài chính trên. Thôn bản chỉ thu chi theo từng công việc. Trường hợp tiền huy động chưa sử dụng tới, thôn bản có thể nhờ xã gửi vào tài khoản của xã tại KBNN. Kế toán xã có nhiệm vụ giúp UBND xã hướng dẫn, kiểm tra (khi cần thiết) về tài chính đối với hoạt động tài chính thôn bản.
3.3.3.4. Các hoạt động tài chính khác của xã
Hoạt động tài chính của các tổ chức Đảng, đoàn thể được quản lý theo điều lệ của từng tổ chức, không đưa vào ngân sách xã. Các tổ chức Đảng, đoàn thể ở xã phải cử người mở sổ sách theo dõi cụ thể từng khoản thu, chi; tự tổ chức thu, chi và thực hiện chế độ báo cáo, công khai tài chính theo quy định của từng tổ chức.
3.3.3.5. Các khoản thu hộ, chi hộ
Bao gồm các khoản thu, chi thuộc nhiệm vụ của các tổ chức, cơ quan khác nhờ xã thu, chi hộ (học phí, các khoản đóng góp cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…), Kế toán xã giúp UBND xã thực hiện các khoản thu hộ, chi hộ theo chế độ quy định hiện hành, không được sử dụng các khoản thu hộ, chi hộ sai mục đích và phải mở sổ sách để theo dõi riêng, cụ thể từng khoản thu, chi hộ này, và báo cáo quyết toán với cơ quan nhờ thu hộ, chi hộ (không tổng hợp vào quyết toán thu, chi ngân sách xã).