- Phải thực sự tạo cho tâm hồn tự nhiên thanh thản:
4.5.1.2. Nghệ thuật điện đàm:
Xuất phát từ đặc thù của điện thoại, khi giao tiếp chúng ta cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không nên gọi điện vào lúc quá khuya hoặc vào những thời điểm khơng thích hợp như sáng sớm, cuối giờ làm việc, giờ nghỉ trưa, giờ ăn cơm của người khác. Nếu gọi đi châu lục khác thì phải kiểm tra nơi người nhận lúc đó mấy giờ kẻo làm phiền hà không cần thiết.
- Cần kiểm tra số điện thoại trước khi quay số. Nếu gọi nhầm phải xin lỗi người đầu dây, sau mới dập máy. Trong trường hợp này người nhận điện thoại phải nói: “Rất tiếc ơng/bà đã nhầm số”.
- Chuẩn bị chu đáo nội dung đàm thoại (nên ghi vào giấy những ý chính). Đi thẳng vào những ý chính bằng những câu ngắn gọn, chính xác. Khơng ê a, kể lễ trong khi đàm thoại.
- Nói vừa đủ nghe với thái độ lễ phép, nhã nhặn, tình cảm là cái dun lơi cuốn lịng người.
- Khi có người trả lời phía đầu dây, hãy xưng tên, địa chỉ ngay đồng thời đi thẳng vào vấn đề (nếu biết đó là người cần gặp).
- Tuyệt đối không được mở đầu bằng câu: “Anh là ai? Tên là gì đấy?” hoặc “Anh có biết tơi là ai không?”. Không nên tạo cho người nghe những ức chế không cần thiết trong trạng thái bị động như vậy.
- Đối với người nghe, nên nhắc ống nghe trả lời ngay khi hồi chuông thứ nhất vừa đổ xong, hãy xưng danh và niềm nở chào người gọi đến một cách lịch sự. Nên vào đầu bằng câu như: “Văn phòng lễ tân khách sạn A kính chào q khách”. Khơng được hỏi: “Ai ở đầu dây đó?” hay “Ai gọi đấy?”… Đừng bao giờ để điện thoại đổ chng mà khơng có người trả lời hoặc trả lời chậm, làm như thế người gọi đến sẽ cho ta là không thiết tha với cơng việc họ sắp trao đổi hoặc đơn vị mình làm ăn khơng quy cũ, nề nếp.
- Trước và sau khi đàm thoại đừng quên chào, xin lỗi, cảm ơn. Không nên kết thúc cuộc điện đàm một cách sổ sàng: “Thôi nhé”, “Bye, bye”, “Gặp sau nhé”. Cách kết thúc như vậy làm mất hết thiện cảm đã xây dắp một cách cơng phu trước đó.
- Người ta thường ví nụ cười trong giao tiếp qua điện thoại như cái bắt tay trong gặp gỡ trực tiếp.
- Người gọi điện phải chủ động gác máy trước người nghe, mặc dù cả hai bên đã thỏa thuận chấm dứt cuộc trao đổi.