5. Cấu trúc của luận văn
1.3 Nội dung của quản trị nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp
1.3.2 Phân tích cơng việc
1.3.2.1 Khái niệm
Phân tích cơng việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các nghĩa vụ, các trách nhiệm tạo nên một công việc và kiến thức, kỹ năng và các khả năng cần thiết để thực hiện cơng việc [2]. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ và trách nhiệm gì, thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc, thiết bị, cơng cụ nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thể...
1.3.2.2 Tiến trình phân tích cơng việc
Q trình phân tích cơng việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung có thể chia ra thành bốn bước như sau [3]:
Bước 1: Xác định các cơng việc cần phân tích. Danh mục các cơng việc cần phân
tích được xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích cơng việc của doanh nghiệp.
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thơng tin thích hợp
Khi thu thập thơng tin phân tích cơng việc, cần lưu ý là không những cần làm rõ những gì người lao động đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì người lao động cần phải thực hiện. Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thơng tin phân tích cơng việc như quan sát, ghi chép các sự kiện quan trọng, nhật kí cơng việc, phỏng vấn, sử dụng bảng câu hỏi, hội thảo chuyên gia. Khơng có phương pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vì mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
Bước 4: Sử dụng thơng tin thu thập được vào các mục đích của phân tích cơng việc, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc...
1.3.2.3 Các công cụ để thực hiện phân tích cơng việc a. Bản mô tả công việc
Do đặc thù về quy mơ, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do mục đích phân tích cơng việc khác nhau nên trong thực tế khơng có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mơ tả cơng việc thường có các nội dung chủ yếu sau đây [4]:
- Nhận diện cơng việc gồm có: tên cơng việc, mã số của công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện cơng việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện cơng việc, mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.
- Tóm tắt cơng việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, chức năng, trách nhiệm trong công việc, quyền hành của người thực hiện công việc, tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc, điều kiện làm việc…
b. Bản tiêu chuẩn công việc: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả những
yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Do các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn cơng việc là: Trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến cơng việc, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hồn cảnh gia đình, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện cơng việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân,…
Khi tuyển chọn các nhân viên đã được đào tạo, những tiêu chuẩn trên có thể xác định thông qua nghiên cứu hồ sơ nhân viên, thông qua các cuộc trắc nghiệm và phỏng vấn.