5. Cấu trúc của luận văn
3.3 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty
3.3.5 Đổi mới nội dung, phương pháp và quy trình đánh giá nguồn nhân lực
Một cơ sở quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhân lực là kết quả từ việc đánh giá nhân viên. Từ kết quả này, lãnh đạo sẽ có những quyết định liên quan đến nhân sự
như bố trí, tuyển dụng, thay thế, thưởng, phạt... vì thế, cơng tác này cần phải đạt được độ chính xác cao. Trong thời gian qua, hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Cơng ty cịn bộc lộ nhiều hạn chế. Hình thức đánh giá và phương pháp đánh giá còn rất đơn giản. Công ty thực hiện đánh giá thông qua ý kiến chủ quan của người quản lý, chưa có sự đánh giá hai chiều giữa nhân viên quản lý và người lao động trực tiếp dẫn đến kết quả đánh giá đôi khi chưa phản ánh đúng năng lực của người lao động. Việc đánh giá người lao động còn chung chung, chưa cụ thể, chưa đi sâu vào đánh giá năng lực, thái độ làm việc, chất lượng, hiệu quả cơng tác, chưa có phương pháp khoa học và chưa xây dựng được tiêu chí đánh giá năng lực rõ ràng. Người lao động tại Công ty không thường xuyên nhận được thông tin phản hồi chi tiết về kết quả làm việc của mình. Trong thời gian tới, để hồn thiện cơng tác đánh giá nguồn nhân lực, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau:
3.3.5.1 Hồn thiện các tiêu chí đánh giá nguồn nhân lực
Các tiêu chí đánh giá nguồn nhân lực là một trong những nội dung quan trọng của công tác đánh giá nguồn nhân lực. Để công tác đánh giá nguồn nhân lực phát huy hiệu quả, Cơng ty cần thực hiện hồn thiện các tiêu chí đánh giá như sau:
- Công ty cần sửa đổi và bổ sung thêm các tiêu chí đánh giá nhằm phát hiện ra các tiềm năng của người lao động. Điều quan trọng của công tác đánh giá là đưa ra được những tiêu chí để làm cơ sở để đánh giá người lao động. Những tiêu chí đưa ra cần chính xác, phù hợp với thực tiễn và phù hợp đối với mỗi người loại lao động tại vị trí cơng việc khác nhau (lao động trực tiếp và lao động gián tiếp). Các tiêu chí đánh giá nhằm phát hiện tiềm năng của nhân viên sẽ giúp Cơng ty định hướng trong việc bố trí, phân cơng cơng việc phù hợp.
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc phải được xây dựng một cách khách quan, hợp lý, đầy đủ, chi tiết, phù hợp và cụ thể. Cần hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho từng chức danh cơng việc áp dụng cho từng bộ phận. Có tiêu chí đánh giá sẽ giúp cho việc đánh giá được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. Việc đánh giá cần công bằng và minh bạch nên các chỉ tiêu đưa ra phải thực sự phù hợp có tính khoa học, có tình, có lý. Điều đó khơng những tạo điều kiện cho người đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác, nhanh chóng mà cịn tạo điều kiện cho người lao động tự đánh giá
và kiểm tra mức độ chính xác về đánh giá thực hiện hiện cơng việc của người quản lý. Tiêu chí “Mức độ hồn thành nhiệm vụ” cần được nhấn mạnh bằng cách cho trọng số cao hơn các tiêu chí khác. Các tiêu chuẩn đánh giá phải dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các tiêu chuẩn đánh giá nhân viên tại Cơng ty Kim Sơn ngồi các tiêu chuẩn đã có cần bổ sung, hồn thiện trên cơ sở các nội dung sau:
+ Kỹ năng giải quyết vấn đề: Xã hội ngày càng phát triển làm phát sinh những vấn đề phức tạp với độ khó ngày càng tăng. Vì vậy, người lao động phải có kỹ năng giải quyết vấn đề mới có thể đề xuất, kiến nghị những giải pháp mang tính khả thi mà ít tốn kém các nguồn lực trong đơn vị.
+ Kỹ năng giao tiếp và phối hợp trong công việc: Là khả năng truyền đạt hiệu quả những suy nghĩ và ý tưởng của mình, thu hút sự chú ý lắng nghe của người khác, từ đó mở ra những quan điểm và ý kiến của người khác. Sự phối hợp trong công việc hay khả năng làm việc nhóm là cách hiệu quả để tập trung trí tuệ của tập thể giúp cho cơng việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn trước những khó khăn, thách thức của mơi trường bên ngồi.
+ Khả năng sáng kiến, sáng tạo: Đây là tiêu chuẩn thể hiện khả năng suy nghĩ và hành
động của người lao động. Thực tế công việc cho thấy người lãnh đạo luôn cần nhân viên của mình đưa ra những sáng kiến cải tiến phương thức làm việc, đáp ứng những thách thức nảy sinh trong môi trường cạnh tranh. Ngồi ra, tính sáng tạo cịn giúp người lao động có thể dễ dàng đảm nhận những nhiệm vụ mới và đạt được mục tiêu đề ra.
+ Khả năng tin học, ngoại ngữ (chỉ áp dụng với lao động gián tiếp): thể hiện sự am hiểu về khoa học máy tính, có khả năng sử dụng thành thạo hệ thống phần mềm, hệ thống internet để bổ trợ tích cực cho q trình xử lý và cập nhật thơng tin.
+ Khả năng tự phát triển bản thân: Những kỹ năng bản thân cần phải có và tận dụng điểm mạnh của mình làm tăng thêm giá trị cho cơng việc, liên tục xác định yêu cầu những kỹ năng cần phải bổ sung và cách để đạt được những kỹ năng đó. Đây là khả năng giúp người lao động liên tục cải tiến và hoàn thiện bản thân.
- Xây dựng bảng chỉ số mức độ phức tạp cho từng công việc và thiết lập các chức danh công việc tương ứng theo bảng chỉ số. Trong q trình phát triển có nhiều thay đổi như thay đổi về công nghệ, mở rộng thị trường, triển khai dịch vụ mới, áp dụng những tiến bộ mới vào sản xuất và quản lý sẽ nảy sinh những công việc mới, phát sinh những chức danh mới... Bởi vậy cần thường xuyên cập nhật, sửa đổi bổ sung chức danh công việc mới chưa có trong bảng mức độ phức tạp theo công việc. Công việc này sẽ làm cho người lao động nhận thức được trách nhiệm, từ đó xác định được các mục tiêu phấn đấu, đồng thời Cơng ty có cơ sở để trả lương, thưởng cho người lao động một cách xứng đáng với mức độ đóng góp.
- Để có được những bài học kinh nghiệm, cải tiến công tác đánh giá để không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác đánh giá, hàng quý Công ty nên thực hiện điều tra khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên về kết quả đánh giá. Đây là căn cứ quan trọng để không ngừng hồn thiện cơng tác đánh giá thành tích, chất lượng cơng việc và góp phần xây dựng, cải thiện tích cực mối quan hệ thân thiện giữa những người lãnh đạo và nhân viên trong Công ty.
3.3.5.2 Hồn thiện trình tự thực hiện đánh giá
Trình tự thực hiện đánh giá người lao động cần khoa học nhằm mục tiêu đánh giá khách quan, công bằng. Công ty nên thực hiện đánh giá nguồn nhân lực theo các bước sau đây:
Bước 1. Lựa chọn phương pháp đánh giá:
Để lựa chọn được phương pháp thích hợp đảm bảo cho hệ thống đánh giá được chặt chẽ, cơng bằng thì các nhà quản lý thường dựa vào 2 phương pháp sau:
- Lựa chọn dựa vào mục đích đánh giá: Mục đích cơ bản của q trình đánh giá thực hiện cơng việc là kiểm tra tình hình thực hiện cơng việc. Ngồi ra việc đánh giá cịn nhằm thực hiện các chức năng của cơng tác quản trị nhân sự như đào tạo, đề bạt tăng lương.
- Lựa chọn dựa vào mục tiêu quản lý: Tùy theo mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn để lựa chọn phương pháp phù hợp... Ví dụ, nếu tổ chức đánh giá theo mục tiêu ngắn hạn thì có thể sử dụng phương pháp quản lý bằng mục tiêu.
Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp thang đo đồ họa để đánh giá mức độ hồn thành cơng viêc của người lao động. Công ty vẫn nên tiếp tục sử dụng phương pháp này để đánh giá nhân viên. Tuy nhiên, trong thang đo đánh giá nên chi tiết hơn về các mức điểm đánh giá và đảm bảo khuyến khích người lao động hồn thành tốt công việc. Các mức độ đánh giá và các hệ số lương, thưởng tương ứng với các mức độ đánh giá nên áp dụng tại Công ty là: A hệ số 1,5; B hệ số 1,2; C hệ số 1,0; D không xét. Với hệ số áp dụng này sẽ khuyến khích, tạo động lực cho người lao động tích cực lao động, tăng năng suất, sáng tạo trong cơng việc, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Bước 2: Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá, thường là hàng tháng, 6 tháng hoặc 1 năm. Chu kỳ đánh giá không nên quá dài, bởi việc thu thập thông tin cho một q trình đánh giá dài sẽ thiếu chính xác, khơng đầy đủ, do đó kết quả đánh giá sẽ bị sai lệch. Chu kỳ đánh giá khơng nên q ngắn vì có thể nó chưa phản ánh hết được q trình thực hiện cơng việc.
Hiện tại Cơng ty mới chỉ thực hiện đánh giá theo chu kỳ 6 tháng và theo năm. Trong thời gian tới, Công ty nên áp dụng đánh giá nguồn nhân lực theo tháng (bên cạnh đánh giá 6 tháng và theo năm) nhằ m khuyến khích, động viên kịp thời những người làm tốt đồng thời nhắc nhở, có biện pháp giúp đỡ đối với những người làm chưa tốt. Điều này sẽ tạo được sự đồng thuận trong Công ty, đem lại môi trường làm việc thoải mái, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Bước 3. Lựa chọn người đánh giá
Việc lựa chọn người đánh giá là việc rất quan trọng trong tiến trình đánh giá. Lựa chọn người đánh giá có ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Muốn làm tốt công tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên thì những người được chọn làm cơng tác đánh giá không thể đánh giá một cách tuỳ tiện theo ngẫu hứng hoặc bản thân bị chi phối bởi tình cảm cá nhân. Cần xây dựng bộ phận chuyên trách làm công tác đánh giá, đồng thời tổ chức huấn luyện, đào tạo đội ngũ làm công tác đánh giá. Đội ngũ đánh giá cần phải xây dựng và nắm vững các quy trình, tiến trình và các phương pháp đánh về
cả lý thuyết lẫn thực hành, phải hiểu và biết mục tiêu cũng như tầm quan trọng của hoạt động này. Việc huấn luyện thường xuyên sẽ làm cho đội ngũ cán bộ đánh giá có thêm kỹ năng đánh giá phù hợp với đặc điểm thực tiễn của Công ty. Công ty nên sử dụng những đối tượng cho công tác đánh giá:
- Lãnh đạo trực tiếp các phòng, tổ đội sản xuất: Là người quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động, được coi là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và hiệu quả nhất. Đồng thời, trực tiếp chỉ đạo và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp để quá trình thực hiện cơng việc của người lao động có hiệu quả hơn.
- Đồng nghiệp: Là những người cùng làm việc, hiểu rõ về kết quả thực hiện công việc của người cùng làm việc với mình. Do đó, họ có thể đưa ra những đánh giá phù hợp về sự thực hiện công việc của người lao động
- Tự đánh giá của người lao động: Cách thức này ít có tính hiệu quả bởi vì kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích nhận được của người lao động, dẫn đến kết quả đánh giá khơng chính xác. Phương pháp này chỉ được áp dụng đối với phương pháp đánh giá quản lý bằng mục tiêu.
Bước 4: Phỏng vấn đánh giá
Là q trình thu thập thơng tin phản hồi sau khi thực hiện quy trình đánh giá, được thực hiện thơng qua thảo luận, nói chuyện giữa người đánh giá và đối tượng đánh giá. Nội dung của phỏng vấn là thảo luận về sự thực hiện công việc của đối tượng, các tiềm năng của họ trong tương lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Việc đánh giá hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng tại các bộ phận phải được tiến hành cơng khai, dân chủ, có sự tham gia và hướng dẫn của đại diện các tổ chức đồn thể (cơng đồn, nữ cơng). Kết quả đánh giá cần được trao đổi, thảo luận với nhân viên nhằm giải quyết thấu đáo có tình, có lý các thắc mắc của nhân viên từ đó sẽ động viên nhân viên cố gắng hơn nữa.
Phỏng vấn đánh giá như là một diễn đàn để hai bên cùng thảo luận giải quyết vấn đề, cho nên tạo ra khơng khí đối thoại thật cởi mở. Khơng nên để khơng khí căng thẳng người lao động sẽ co mình lại và người đánh giá sẽ khơng khai thác được hết vấn đề và không thể biết được nguyên nhân sâu xa của vấn đề.
Để thực hiện phỏng vấn đánh giá có hiệu quả, Cơng ty cần thực hiện một số nội dung: - Phải có hệ thống tiêu chuẩn thực hiện công việc thật rõ ràng cẩn thận để nhân viên phải thực hiện và đạt được, tránh sự tị nạnh trong công việc. Các tiêu chuẩn trong việc thực hiện cơng việc có sự phân cấp hồn thành nhỏ, từ 5-7 cấp, để có thể dễ dàng đánh giá được mức độ hồn thành cơng việc hơn.
- Soạn thảo ra danh mục các câu mô tả về hành vi và thái độ thực hiện công việc của nhân viên để cho các nhân viên có thể đánh giá lẫn nhau. Tuy nhiên, kết quả này chỉ mang tính chất tham khảo, và sử dụng là thông tin đánh giá cuối cùng trong các mục đánh giá nhân viên từ cấp quản lý, nhân viên tự đánh giá.
- Lãnh đạo bộ phận cần có bảng theo dõi riêng, các cơng việc làm tốt và chưa tốt của từng nhân viên trong giai đoạn đánh giá, để khi tổng hợp lại có thể đưa ra kết quả đánh giá một các khách quan, hiệu quả.
- Trưng cầu ý kiến của khách về chất lượng phục vụ của nhân viên trong Cơng ty để có những đánh giá chính xác. Cơng việc này có thể được thực hiện bằng việc phỏng vấn khách hàng về nhân viên Cơng ty nói chung, hoặc phỏng vấn từng khách hàng do các nhân viên ng của Công ty phụ trách để ghi nhận những ý kiến khách quan từ phía khách hàng.
- Các trưởng bộ phận, người đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên sử dụng ý kiến của mình để cho điểm người lao động dựa theo thang đo được người đánh giá và nhân viên của bộ phận đó định ra, bản đánh giá đó bao gồm về khối lượng cơng việc mà nhân viên phải hoàn thành, chất lượng của công việc như thái độ phục vụ khách, khả năng xử lý các tình huống, khả năng phát huy các sáng kiến, tuân thủ kỷ luật lao động.
- Đưa ra một danh mục các câu mô tả về hành vi và thái độ thực hiện công việc của người lao động trong Công ty, người đánh giá thực hiện công việc đánh dấu vào câu mô tả mà họ thấy nhân viên đó phù hợp với đánh giá.
Bước 5: Thảo luận kết quả đánh giá
Người đánh giá (lãnh đạo các phịng, tổ) họp với Ban lãnh đạo Cơng ty để trao đổi về kết quả đánh giá, nêu các ý kiến đề xuất. Bước này nhằm mục đích đánh giá một cách toàn diện, khách quan đối với người lao động, tránh được các ý kiến chủ quan của người trực tiếp đánh giá.
Bước 6: Điều chỉnh và thông báo kết quả đánh giá
Sau khi có kết quả thảo luận về kết quả đánh giá thực hiện ở bước 5, lãnh đạo Công ty ra quyết định phê chuẩn kết quả đánh giá và thơng báo cơng khai tới tồn thể người lao động trong Công ty.
Khi thực hiện việc triển khai đánh giá thực hiện công việc, Cơng ty cần ra quyết định ban hành Quy trình đánh giá thực hiện cơng việc gồm các bước như trên và triển khai áp dụng cho các bộ phận phòng ban, đơn vị. Phòng Tổ chức hành chính là bộ phận chính chịu trách nhiệm về việc xây dựng quy trình, phổ biến quy trình, lập kế hoạch, tổ